Beskrivelse af udbuddet
Udbud af fødevarer har flere kendetegn. Blandt disse kan nævnes, at priserne (navnlig for sæsonvarer) kan skifte flere gange om måneden, at sortimentet består af et meget stort antal forskellige varekategorier, og at fødevareleverandører og ordregiver har behov for, at sortimentet løbende tilpasses i Rammeaftalens løbetid.
Udbuddet er et sortimentsudbud, hvor der tages højde for dagspriser, sæsonudsving, sortimentstilpasning m.v. Tilbudsgiver skal byde ind med en rabatsats på de enkelte udbudte varekategorier.
Formålet med nærværende udbudsproces er at finde den tilbudsgiver, som baseret på de i udbudsmaterialet opstillede mindstekrav vil kunne opfylde ordregivers behov for indkøb af fødevarer til lavest mulige priser.
Tilbudsgiverne behøver ikke, som i forbindelse med traditionelle udbud, at udfylde omfattende lister. Tilbudsgiverne skal i stedet blot fra tilbudstidspunktet give ordregiver login til Tilbudsgivers opdaterede aktuelle dagspriser inden for det sortiment Ordregiver har udbudt. Ordregiver skal have login fra tidspunktet for tilbudsfristen til tidspunktet for tildeling. Vindende Tilbudsgiver skal stille login til rådighed til Rammeaftalen udløber.
Bornholms Regionskommune har et politisk mål om at produktionskøkkenernes samlede økologiprocent skal udgøre minimum 60%. Den udgør i dag 73%.
Udbuddet omfatter bestilling og levering af fødevarer til de af ordregivers institutioner, som er omfattet af Rammeaftalens bilag 1, heri fremgår hvilke institutioner, køkkener m.v. der er forpligtede til at handle på aftalen og hvilke institutioner der er berettiget, men ikke forpligtede hertil. Større institutioner og skoler skal have mulighed for at købe på Rammeaftalen, jf. pkt. 6.2 i Rammeaftalen.
Rammeaftalen er 4-årig. Rammeaftalen træder i kraft den 1.5.2020 og udløber 30.4.2024.
Der er ikke tale om en eksklusivrammeaftale, men det er Ordregivers absolutte intention, at den overvejende del af ordregivers centrale indkøb af fødevarer foretages via den indgåede Rammeaftale. Ordregivers indkøb uden for Rammeaftalen, vil i det overvejende omfatte køb hos mere specialiserede leverandører.
Det er ordregivers forventning, at de samlede årlige indkøb på Rammeaftalen for Bornholms Regionskommune vil blive ca. 11 000 000 DKK.
Ordregiver garanterer dog ikke herved noget minimumsindkøb eller minimumsomsætning på Rammeaftalen.