Rammeaftale om levering af ekstern juridisk rådgivning

Kort beskrivelse

Udbuddet vedrører levering af ekstern juridisk rådgivning inden for retsområderne entreprise- og udbudsret til Byggeri København og Teknik- og Miljøforvaltningen. Udbudsmaterialet er tilgængeligt på byggeweb under udbudsnummer TN197072.

Beskrivelse af udbuddet

Den juridiske rådgivning, der forventes indkøbt under rammeaftalen, indebærer rådgivning inden for retsområderne entreprise- og udbudsret. Det er Ordregivers forventning, at en betydelig del af den juridiske rådgivning, der vil blive indkøbt under rammeaftalen, vedrører juridisk bistand i forbindelse med entrepriseretlige tvister, syn og skøn og sager ved Voldgiftsnævnet for Byggeri og Anlæg. Den udbudsretlige rådgivning, der forventes indkøbt under rammeaftalen, relaterer sig primært til konkret ad hoc sparring om komplicerede udbudsretlige problemstillinger. Det kan ikke udelukkes, at tilbudsgiver også skal yde rådgivning ved større udbud, herunder bistand ved gennemførelsen af større udbud. Det er usandsynligt, at tilbudsgiver skal forberede og/eller føre klagenævnssager ved Klagenævnet for Udbud.

Yderligere oplysninger

Ordregiver anvender de frivillige udelukkelsesgrunde nævnt i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1-6. For så vidt angår udelukkelsesgrunden i § 137, stk. 1, nr. 3, er anvendelsen begrænset til de tilfælde, hvor ansøger har begået handlinger, der har ført til domfældelse for overtrædelse af gældende skattelovgivning.

Liste og kortfattet beskrivelse af regler og kriterier

For at sikre, at den kommende leverandør af juridisk bistand har den fornødne tekniske og faglige formåen, skal tilbudsgiver opfylde følgende mindstekrav:
- Mindst 10 ansatte partnere og/eller advokater,
- Mindst 2 advokater med 6 års praktisk erfaring med udbudsret.

Betingelser for opfyldelse af kontrakten

Der udbydes en rammeaftale med en varighed på 2 år. Det er dog muligt at forlænge rammeaftalen i 2 * 12 mdr. Der henvises i øvrigt til rammeaftalen for en gennemgang af kontraktvilkårene.

Hovedtræk af tildelingsproceduren

Rammeaftalen vil blive tildelt efter tildelingskriteriet ”bedste forhold mellem pris og kvalitet” med følgende vægtede underkriterier:
- Pris 30%,
- Kvalitet 70%.
Til underkriteriet kvalitet er der opstillet følgende 2 delkriterier:
1) Tilbudsgivers kompetencer og erfaringer (45%) samt
2) Tilbudsgivers opgavevaretagelse (55%).
Se pkt. VI.3 for yderligere oplysninger om tildelingen.

Der afholdes præsentationsmøde den 16.9.2019 kl. 09.30-10.30 for interesserede tilbudsgivere. For yderligere info herom henvises til udbudsbetingelserne.
Ved vurderingen af underkriteriet ”Pris” beregner Ordregiver tilbudsgivers ”samlede vægtede timepris” på baggrund af følgende:
- Timepris for partner 30%,
- Timepris for advokat 40%,
- Timepris for advokatfuldmægtige 30%.
Ved underkriteriet ”Kvalitet” indgår følgende delkriterier:
1) Tilbudsgivers kompetencer og erfaringer (45%):
Som det fremgår af udbudsbetingelsernes afsnit 1.1 har Ordregiver mange erfarne entreprisejurister, som tilbudsgiver skal løse sagerne i tæt samarbejde med, ligesom tilbudsgiver skal samarbejde med Ordregivers interne projektledere og byggeledere. Det er derfor vigtigt for Ordregiver, at de op til 5 medlemmer, som indgår i entrepriseteamet, har den rette erfaring med entrepriseret, således at tilbudsgiver altid kan yde kvalificeret rådgivning til Ordregiver.
Besvarelsen skal derfor indeholde CV’ere for de op til 5 nøglemedarbejdere, som tilbudsgiver foreslår, indgår i entrepriseteamet i rammeaftalens løbetid. Se udbudsbetingelsernes afsnit. 4.1.2 for yderligere oplysninger om delkriteriet.
Ved vurderingen af de enkelte CV’ere vil Ordregiver lægge vægt på nøglemedarbejdernes kompetencer. Det vil vægte positivt hvis en eller flere af de tilbudte nøglepersoner har arbejdet med klienter på tværs af byggebranchen, men det vil vægte særdeles positivt, hvis alle de tilbudte nøglepersoner har arbejdet med klienter på tværs af byggebranchen. Ligeledes vil det vægte positivt, hvis en eller flere af nøglepersonerne kan vise erfaring med relevant undervisning.
Det vil vægte positivt i evalueringen af CV’erne, hvis en eller flere af nøglepersonerne har ydet rådgivning om syn- og skønssager, voldgiftssager og løbende tvisteløsning. Rådgivning om alternativ tvisteløsning vægter i den forbindelse mere positivt end traditionel tvisteløsning.
CV’erne vil blive evalueret enkeltvis og samlet, idet det er væsentligt for Ordregiver, at de enkelte nøglemedarbejdere har gode relevante kompetencer, og at nøglemedarbejdernes kompetencer supplerer hinanden, således at det samlede team er i stand til at løfte opgaven;
2) Tilbudsgivers opgavevaretagelse (55%):
Ordregiver ønsker, at den vindende tilbudsgiver tilbyder Ordregiver målrettet, praktisk brugbar og omkostningseffektiv juridisk rådgivning hver gang. Forudsætningen herfor er, at tilbudsgiver forstår, hvad der er vigtigt for Ordregiver, Ordregivers organisation og de interne sagsgange hos Ordregiver. Derudover er det essentielt for en konkret opgavevaretagelse, at tilbudsgiver fremstår som én samlet enhed over for Ordregiver, herunder ved at sagerne løses ved brug af gennemgående personer, men dog altid under forudsætning af, at sagerne bemandes mest hensigtsmæssig, herunder ved at tilbudsgiver inddrager kollegaer og gør brug af intern sparring i forbindelse med opgaveløsningen.
På den baggrund skal tilbudsgiver beskrive håndteringen af sagerne, der er beskrevet i udbudsbetingelsernes afsnit 4.1.2.
Tilbudsgivers besvarelse af sagerne vurderes samlet, idet Ordregiver i sin bedømmelse vil lægge vægt på:
- Hvorledes tilbudsgiver bemander sagen, herunder med angivelse af i) hvem og ii) hvor mange, der tilknyttes sagen med henblik på at sikre faglig kompetent rådgivning til Ordregiver,
- Om der er skiftende bemanding undervejs i sagen, herunder begrundelsen for et eventuelt skift i bemandingen,
- Hvordan tilbudsgiver håndterer og bemander møder med Ordregiver,
- I hvor høj grad tilbudsgiver viser forståelse for og inddrager viden om Ordregivers interne sagsgange i håndteringen,
- Hvilke overvejelser tilbudsgiver gør sig i relation til sagsomkostninger,
- Hvorledes tilbudsgiver vil håndtere eventuel habilitet i forhold til potentielle modparter og kontraktparter.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

En klage over ikke at være blevt prækvalificeret skal indgives inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens afsendelse af underretning om prækvalifikation. Andre klager over udbud eller beslutninger skal være indgivet til Klagenævnet inden 45 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens offentliggørelse af en bekendtgørelse i EU-tidende om indgået kontrakt.

Evalueringsmetode:
Ordregiver evaluerer tilbuddene og tildeler rammeaftalen til den tilbudsgiver, der tilbyder den samlet set økonomisk mest fordelagtige løsning. Ved evalueringen af de indkomne tilbud, anvendes en pointmodel med en pointskala på 0 – 10 point. Tilbuddene tildeles således en pointscore i dette spænd for hvert under- eller del-kriterium. Efter tildeling af pointscore sammenstilles og vægtes pointene, og der udregnes en samlet point-score. Tilbuddet med den højeste samlede pointscore er det økonomisk mest fordelagtige tilbud.
Primær pointmodel for underkriteriet ”Pris”:
Ved bedømmelsen af underkriteriet ”Pris” anvendes en lineær pointmodel, hvor tilbuddet med den laveste, samlede vægtede tilbudspris tildeles 10 point, og et tilbud med en samlet vægtet tilbudspris, der ligger 30% højere end den laveste pris, tildeles 0 point.
Sekundær pointmodel for underkriteriet ”Pris”:
I det tilfælde, hvor spredningen i de indkomne priser er større end 30%, vil ordregiver regulere spændet med 5% indtil alle tilbudspriserne kan rummes i den lineære pointmodel.
Delkriterierne til ”Kvalitet” ovenfor evalueres hver for sig på en skala fra 0-10, hvor 0 point gives tilbud, der kun netop er konditionsmæssige, og 10 point gives tilbud, der indeholder den bedst tænkelige opfyldelse af det pågældende underkriterium. Kun tilbud, der opnår en samlet pointscore på minimum 5 for underkriteriet ”Kvalitet”, der vil kunne få tildelt rammeaftalen. Det indebærer, at tilbud, der ikke lever op til dette krav, vil udgå fra evalueringen og ikke blive taget i betragtning.