Kontrakt om udvikling, drift, vedligeholdelse, support og videreudvikling af Digital Post

Beskrivelse af udbuddet

I. Baggrund og formål
Digitaliseringsstyrelsen ønsker til erstatning af den eksisterende Digital Post-løsning at anskaffe den næste generation Digital Post-løsning, der er en kommunikationsløsning, offentlige myndigheder anvender til sikkert og digitalt at sende uafviselig information med personfølsomme oplysninger.
Det følger af lov om Digital Post fra offentlige afsendere, jf. lov nr. 528 af 11.6.2012, at offentlige myndigheder kan sende post til borgere og virksomheder med de retsvirkninger, der følger af loven, medmindre borgeren/virksomheden er fritaget fra Digital Post. Ca. 4 400 000 borgere og ca. 760 000 virksomheder modtager digital post, mens ca. 500 myndigheder anvender løsningen som afsendere.
Løsningen vil fremover kunne anvendes uden udbud af de i kontraktens bilag 2.5 oplistede myndigheder og af eventuelle myndigheder, som senere ved lov måtte blive forpligtet til at anvende løsningen.
II. Ydelser:
Kontrakten omfatter følgende hovedydelser, som vil blive uddybet nærmere i udbudsmaterialet:
A. Udvikling og etablering af løsningen:
Leverandøren skal udvikle løsningen med fokus på høj kvalitet og sikkerhed. Udviklingen af løsningen vil omfatte kompleks proces- og projektstyring og involvere samarbejde med mange interne og eksterne parter, herunder it-leverandører af eksterne systemer samt slutbrugerrepræsentanter. Det må forventes, at løsningen skal udvikles under et tidsmæssigt presset forløb. Udviklingen vil omfatte:
1) etablering af de nødvendige miljøer til test- og driftsafvikling af løsningen;
2) udvikling af løsningen som en modulært opbygget digital infrastruktur med udvikling og etablering af følgende komponenter:
- (Distribution) integrationskomponent til krypteret forsendelse af meddelelser,
- (Opbevaring) miljø beregnet på store datamængder til krypteret arkivering af brugernes meddelelser,
- (Kontaktregister) register indeholdende brugernes e-mailadresser og telefonnumre,
- (Myndighedsregister) register over offentlige organisationer i Danmark,
- (Skriv til det offentlige) funktionalitet til via Digital Post at skrive til myndigheder i visningsklient,
- (Hændelseslog) brugerorienteret log, hvor der kan fremsøges oplysninger om hændelser ifm. forsendelse af meddelelser,
- (Administrativ Adgang) grafisk brugergrænseflade til konfiguration og opsætning af it-systemer til krypteret forsendelse af meddelelser.
3) udvikling af mange integrationer til eksterne systemer, fx NemLog-in, Datafordeleren og til løsningens brugergrænseflader, som udvikles særskilt fra løsningen af hhv. borger.dk og Virk;
4) gennemførelse af struktureret værktøjsunderstøttet datakonvertering af store mængder data fra den eksisterende løsning, som udgør ca. 100 TB delvist struktureret data med mange datatyper, til flere nye datamodeller og databaser;
5) udrulning af løsningen, som bl.a. omfatter tilslutning af myndigheder til løsningen og uddannelse.
B. Drift, vedligehold og support:
Leverandøren skal levere drift og vedligehold af løsningen, herunder ifm. pilotdrift forud for overtagelsen. Dette vil bl.a. omfatte opdatering af programmel, kapacitets- og performancestyring, overvågning, back-up og restore, overholdelse af sikkerhedskrav mv. Leverandøren skal varetage den daglige support bestående af service desk og 2. level support, herunder ifm. pilotdrift forud for overtagelsen. 1. level support varetages i andet regi.
C. Videreudvikling:
Leverandøren skal løbende videreudvikle løsningen bl.a. som følge af ændrede og nye lovgivningskrav, ændrede og nye sikkerhedskrav samt ændrede og nye krav til behandling af persondata.
D. Teknisk bistand i forbindelse med tilslutning af myndigheder til løsningen:
- Leverandøren skal yde teknisk bistand til myndigheder i forbindelse med tilslutning til løsningen.
E. Konsulent- og ophørsydelser bistand:
Leverandøren skal til styrelsen og myndigheder levere konsulentydelser, herunder uddannelse, samt ophørsydelser ved ophør, herunder ved hjemtagelse eller overdragelse til en ny leverandør.

Digitaliseringsstyrelsen modtog ved udløb af tilbudsfristen tilbud fra 2 virksomheder. Digitaliseringsstyrelsen har desværre konstateret, at begge de modtagne tilbud ikke er konditionsmæssige og dermed ikkeforskriftsmæssige. Det er endvidere Digitaliseringsstyrelsens vurdering, at udbuddets formelle krav og egnethedskrav er opfyldt af begge tilbudsgivere. Tilbudsgiverne er endvidere ikke omfattet af en udelukkelsesgrund.
Digitaliseringsstyrelsen vælger derfor at overgå til udbud med forhandling uden offentliggørelse af en ny udbudsbekendtgørelse i medfør af udbudslovens § 61, stk. 1, nr. 2, og stk. 4.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:
Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.
I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:
1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;
2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen;
3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og udbudslovens § 171, stk. 4;
4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2.
Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.
Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1).
Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/vejledning/

Kort beskrivelse

Digitaliseringsstyrelsen ønsker at foretage en ændring i den næste generation digital post-løsning. Den udbudte kontrakt vedrører udvikling, herunder konvertering, drift, vedligeholdelse, support og videreudvikling af digital post, som beskrevet i punkt II.2.4). Ændringen omfatter udvikling af funktionalitet, der ikke var omfattet af det oprindelige udbud.

Beskrivelse af udbuddet

Den kommende digital post-løsning, benævnt NgDP-løsningen, der blev udbudt ved bekendtgørelse nr. 2019/S 020-043521, forventes taget i brug i 2. halvår 2021. Det blev i udbuddet forudsat, at NgDP-løsningen kunne anvende en række funktionaliteter fra et andet system i Digitaliseringsstyrelsens portefølje. Leverancerne af funktionaliteterne via dette andet system er dog blevet forsinket. NgDP-løsningen vil derfor mangle nødvendige funktionaliteter vedr. administrativ adgang (administration af adgange for kuratorer, likvidatorer og bobestyrere samt læseadgange på vegne af borgere og virksomheder) og i den udbudte løsnings backend (nødvendige funktionaliteter til datamodellering, sagsbehandling og integrationer) ved ibrugtagningen. Dette medfører behov for, at Digitaliseringsstyrelsen tilvejebringer de nødvendige funktionaliteter. Ændringen omfatter udvikling af disse funktionaliteter og gennemføres i medfør af udbudslovens § 181, idet Digitaliseringsstyrelsen har vurderet, at ændringen er nødvendig for at gennemføre den oprindelige kontrakt, at anvendelse af en anden leverandør end den oprindelige leverandør ikke er mulig af økonomiske og tekniske årsager og vil forårsage betydelige problemer og en væsentlig forøgelse af Digitaliseringsstyrelsens omkostninger. Værdien af ændringen, jf. afsnit II.1.7), er en maksimal værdi baseret på Digitaliseringsstyrelsens skøn. Værdien af ændringen er estimeret mellem 7 og 10 mio. DKK, og værdien af ændringen overstiger således ikke 50 pct. af værdien af den oprindelige kontrakt. Den endelige værdi af ændringen vil blive oplyst i en bekendtgørelse om ændringer i en kontrakt i dens løbetid, jf. udbudslovens § 184, stk. 2.

Forhandlet procedure uden forudgående offentliggørelse (forklaring)

Det er Digitaliseringsstyrelsens vurdering, at:
1) ydelserne omfattet af ændringen er nødvendige for at gennemføre den oprindeligt udbudte kontrakt.
2) at anvendelse af en anden leverandør end den oprindelige leverandør ikke er mulig af økonomiske og tekniske årsager og vil forårsage betydelige problemer og en væsentlig forøgelse af Digitaliseringsstyrelsens omkostninger samt
3) at værdien af ændringen ikke overstiger 50 pct. af værdien af den oprindelige kontrakt.
Digitaliseringsstyrelsens vurdering af 1) er baseret på, at den udbudte løsning vil mangle funktionaliteter vedr. Administrativ adgang (administration af adgange for kuratorer, likvidatorer og bobestyrere samt læseadgange på vegne af borgere og virksomheder) og i den udbudte løsnings backend (nødvendige funktionaliteter til datamodellering, sagsbehandling og integrationer). Digitaliseringsstyrelsen havde forudsat, at den udbudte løsning kunne anvende disse funktionaliteter via et andet system i Digitaliseringsstyrelsens portefølje, som er blevet forsinket, hvilket var uforudsigeligt for Digitaliseringsstyrelsen. Forsinkelsen medfører, at dette system ikke kan stille de af ændringen omfattede funktionaliteter til rådighed, inden den udbudte løsning skal tages i brug. Digitaliseringsstyrelsen har vurderet, at der er en række risici forbundet med at overgå til manuelle sagsgange, der gør det nødvendigt, at den udbudte kontrakt ændres, således at de nødvendige funktionaliteter kan udvikles. Omfanget af manuelle processer vil øges fra ca. 10 000 årligt til ca. i alt 50 000 til 60 000. Digitaliseringsstyrelsen har desuden vurderet, at det ikke vil være muligt at opfylde behovet for de nødvendige funktionaliteter med de eksisterende systemer i Digitaliseringsstyrelsens portefølje.
Digitaliseringsstyrelsens vurdering af 2) er baseret på, at jo tættere integration, der kræves mellem den udbudte løsning og den nye funktionalitet, der skal udvikles som følge af ændringen, desto større udviklings-, koordinerings- og styringsmæssige omkostninger vil der kræves for at tilvejebringe funktionaliteten. Heraf følger også forøgede tekniske og økonomiske udfordringer og risici ved adskillelse af den nye funktionalitet, der skal udvikles som følge af ændringen, fra den udbudte løsning i særskilte komponenter eller stand alone løsninger. Ydelserne omfattet af ændringen vurderer Digitaliseringsstyrelsen kræver dyb interaktion med den udbudte løsnings backend, og de funktionaliteter, der skal udvikles som følge af ændringen, kan efter Digitaliseringsstyrelsens vurdering ikke udskilles i selvstændige komponenter med en klar snitflade. Der er ikke anlagt en flerleverandørstrategi for den udbudte løsnings backend i form af et teknisk eller governancemæssigt rammeværk for levering af funktionalitet fra andre leverandører ind i den udbudte løsnings backend, herunder muligheder for udvikling, drift, kvalitetssikring af ekstern udviklingskode. Digitaliseringsstyrelsen vurderer, at det vil forårsage betydelige tekniske problemer at udskille den ovenstående funktionalitet fra den udbudte løsnings backend til særskilte komponenter, som potentielt ville kunne bygges af en anden leverandør, idet der tilføres den udbudte løsning en forøget kompleksitet i snitfladerne mod de eksterne systemer med deraf følgende sårbarhed i svartider og nye potentielle fejlkilder. Da integrationerne delvist genbruger allerede udviklede dele af den udbudte løsning, og i høj grad bygger ovenpå allerede udviklet funktionalitet, vurderer Digitaliseringsstyrelsens desuden at det vil medføre en væsentlig meromkostning at lade integrationerne udvikle som særskilte komponenter af en anden leverandør.

Datoen angivet i afsnit VI.1.3) er udtryk for datoen for afsendelse af denne bekendtgørelse. Ændringen vil tidligst blive indgået efter udløbet af fristen i § 4, stk. 1, nr. 2, i lov om Klagenævnet for Udbud (Lovbekendtgørelse nr. 593 af 2.6.2016 med senere ændringer). Digitaliseringsstyrelsen offentliggør en bekendtgørelse om ændringer i en kontrakt i dens løbetid, jf. udbudslovens § 184, stk. 2, i forbindelse med ændringen.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til § 7, stk. 3, i lov om Klagenævnet for Udbud (Lovbekendtgørelse nr. 593 af 2.6.2016 med senere ændringer) skal klage over tilfælde, hvor en ordregiver har fulgt proceduren i lovens § 4, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende. Klagen skal vedlægges et klagegebyr, jf. nærmere herom i Klagenævnet for Udbuds klagevejledning på Nævnenes Hus' hjemmeside.