Indkøb af servere og storage til Ikast-Brande Kommune

Kort beskrivelse

Ikast-Brande Kommune skal udskifte eksisterende server/storage-miljø, der blandt andet er baseret på VMware jf. Kontraktbilag E – IT-miljøbeskrivelse.
Den vindende Tilbudsgiver skal levere, opsætte, installere og deltage i migreringsarbejdet i forhold til leveringen af Leverancen samt tilbyde en serviceaftale.
Kravspecifikation for de af udbuddet omfattede Produkter fremgår af udbudsmaterialets Kontraktbilag A.
Krav til Ikast-Brande Kommunes serviceaftale fremgår af Udkast til Kontrakt pkt. 3.3.

Beskrivelse af udbuddet

1) Ikast-Brande Kommune forventer, at der afholdes ét forhandlingsmøde, der gennemføres på dansk;
2) Ikast-Brande Kommune forbeholder sig retten til at tildele kontrakten på grundlag af de første bud uden at indgå forhandlinger;
3) Forhandlingen forventes gennemført som et kortvarigt forløb, hvor der forhandles om forbedringer og præciseringer på baggrund af de indledende tilbud samt muligheden for at optimere udbudsmaterialet;
4) Ikast-Brande Kommune vil ikke yde vederlag til deltagerne i forhandlingerne.

Objektive kriterier for udvælgelse af det begrænsede antal ansøgere

Blandt de Ansøgere, der har indsendt en ansøgning inden for tidsfristen i punkt IV.2.2 udvælges på et objektivt og sagligt grundlag op til fire (4) Ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud, såfremt der modtages flere end fire (4) konditionsmæssige og egnede ansøgninger.
Såfremt der ikke modtages ovenstående antal konditionsmæssige og egnede ansøgninger, vil Ikast-Brande Kommune udvælge de Ansøgere der er konditionsmæssige og egnede, så længe Ikast-Brande Kommune vurderer, at antallet af udvalgte Ansøgere kan sikre en tilstrækkelig konkurrence om opgaven.
Udvælgelsen sker med udgangspunkt i bedste egnethed i forhold til den udbudte kontrakt vurderet på baggrund af de efterspurgte referencer, jf. punkt III.1.3 som ud fra Ikast-Brande Kommunes konkrete vurdering, vurderes at beskrive bedst egnethed i forhold til den konkrete udbudte opgave.
Udvælgelsen sker med udgangspunkt i mest relevante referencer i forhold til den konkrete opgave vurderet på baggrund af de adspurgte informationer på baggrund af valgte kriterier vedrørende teknisk og/eller fagligformåen.
Ikast-Brande Kommune vil vurdere følgende positivt:
Såfremt de beskrevne referencer påviser Ansøgers erfaring med sammenlignelige leverancer i form af:
- Levering og opsætning af server/storage løsning med sammenlignelig størrelse som det udbudte, dvs. minimum 100 TB data – 300 virtuelle servere fordelt på 9 VMware hosts med ca. 8 000 brugere,
- Implementering af komplet ny server/storage løsning inkl. migrering af data fra eksisterende installation baseret på VMware uden nedetid og datatab,
- Oplæring af kundens interne medarbejdere i forbindelse med migrering af data.
Der foretages en samlet vurdering af de oplyste referencer, hvorfor enkelte referencer ikke nødvendigvis isoleret betragtet skal omfatte alle ovenstående forhold.

Liste og kortfattet beskrivelse af betingelserne

Ansøgningen skal bestå af Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), hvor de efterspurgte informationer jf. udbudsbetingelsernes punkt 2.1.1 skal oplyses. ESPD'et er en egen-erklæring, der fungerer som foreløbigt bevis for, at Ansøger, Andre Enheder eller Sammenslutningen opfylder kriterierne med hensyn til udelukkelse, egnethed og udvælgelse. Disse oplysninger skal senere verificeres.
Ansøger udfylder ESPD’et i TrueTender ved at klikke på ikonet ”+” under ”ESPD dokumenter” i henhold til de efterspurgte oplysninger. Dokumentet kan gemmes undervejs ved at klikke på ”Gem ESPD”.
Evt. andre Enheder eller deltagere i Sammenslutninger skal ligeledes aflevere ESPD. Disse tilføjes til udbuddet via mail-funktionen i boksen ”ESPD dokumenter” ved at klikke på det blå kuvert-ikon. Herefter udfylder andre Enheder eller deltagere ESPD.
Tilbudsgiver henvises i denne forbindelse til kapitel 3 i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning "ESPD vejledning: "ESPD - Dokumentation og e-Certis”, der trin for trin beskriver, hvordan ESPD udfyldes korrekt.
Såfremt en Sammenslutning (eksempelvis et konsortium) søger om prækvalifikation skal dette oplyses under ESPD del ll, punkt A. Herudover skal samtlige deltagere i Sammenslutningen, udfylde et særskilt og for den enkelte deltager i sammenslutningen individuelt ESPD.
I forbindelse med den endelige dokumentation skal Sammenslutningen endvidere være opmærksom på at vedlægge en erklæring, hvormed parterne erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave, samt bekræfter, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter tildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave.
Sammenslutningen kan anvende Bilag 3 – Erklæring om fælles hæftelse, men må tillige anvende eget bilag såfremt det bekræfter ovenstående hæftelse.
Ansøger kan i forbindelse med afgivelse af ansøgning basere sig på Andre Enheders (virksomheders) tekniske og/eller faglige formåen. Ansøger skal angive, hvorvidt dette er tilfældet i ESPD del ll, punkt C. Der skal vedlægges et særskilt udfyldt ESPD med de oplysninger, der anmodes om i del ll, punkt A og B, del lll samt del IV, for hver enhed, som Ansøger baserer sig på. Del IV skal udfyldes for så vidt angår de forhold, som Ansøger baserer sin egnethed på.
I forbindelse med den endelige dokumentation, skal Ansøger endvidere være opmærksom på, at vedlægge en Støtteerklæring, hvormed de Andre Enheder erklærer at stille alle nødvendige ressourcer til rådighed for Ansøger i forbindelse med løsning af opgaven. De Andre Enheder skal desuden på Ordregivers opfordring fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens § 144, stk. 4 for de oplysninger, som er afgivet i ESPD’et i forbindelse med prækvalifikationen.
Ansøger kan anvende Bilag 2 – Støtteerklæring, men må tillige anvende eget bilag såfremt det bekræfter ovenstående.
Ansøger skal udfylde følgende i ESPD'ets del II: Oplysninger om den økonomiske aktør:
— Punkt A: Oplysninger om den økonomiske aktør,
— Punkt B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter,
— Punkt C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet.
Ansøger skal udfylde følgende i ESPD'ets del III: Udelukkelsesgrunde:
— Punkt A: Grunde vedr. straffedomme,
— Punkt B: Grunde vedr. betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger: Hvis der er udestående betalinger oplyses ”Ja” og det udestående beløb oplyses,
— Punkt C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet:
Ansøger skal bekræfte, at denne ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135, stk. 1 - 3 og § 136. I modsat fald er Ikast-Brande Kommune forpligtet til at udelukke Ansøgeren, jf. dog udbudslovens § 135,stk. 4 og 5.
Ansøger skal yderligere bekræfte, at denne ikke er omfattet af følgende frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 137, stk. 1:
— Forhold vedr. insolvens/konkurs el. lign., jf. nr. 2,
— Aftale med henblik på konkurrencefordrejning, jf. nr. 4.
Ikast-Brande Kommune forbeholder sig ret til at anmode Ansøgere om at godtgøre, at samme juridiske enheds deltagelse i flere ansøgninger ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige Tilbudsgiveres tilbud, herunder at der ikke følges en praksis, som kan true gennemsigtigheden og fordreje konkurrencen mellem de bydende. Såfremt dette ikke kan godtgøres, forbeholder Ikast-Brande Kommune sig ret til at afvise sådanne Ansøgere.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

Ansøger skal anføre op til fem (5) referencer.
Referencerne skal være udført inden for de seneste tre (3) år regnet fra datoen for ansøgningsfristens udløb.
Ikast-Brande Kommune vil se bort fra referencer der er afsluttet mere end tre (3) år før ansøgningsfristen.
For referencer med startdato der er ældre, men hvor der er afsluttet ydelser (delopgaver) indenfor de seneste tre (3) år, vil Ikast-Brande Kommune alene vurdere på de ydelser (delopgaver), som Ansøger har løst inden for de seneste tre (3) år regnet fra ansøgningsfristens udløb. Det er Ansøgers ansvar at udspecificere indholdet af referencen, så det tydeligt fremgår, hvilke ydelser (delopgaver) det drejer sig om.
Ansøger skal anføre de op til fem (5) referencer, som Ansøger finder mest sammenlignelige med nærværende udbud, jf. punkt II.2.9.
Såfremt der oplyses flere referencer, vurderer Ikast-Brande Kommune alene på de fem (5) nyeste referencer. Ved nyeste forstås uafsluttede referencer eller referencer med ophør nærmest ansøgningsfristen. Hvis flere referencer er uafsluttede, vurderer Ikast-Brande Kommune (hvor relevant) på referencerne med nyeste startdato.
Ansøger trykker på ”+” for at få mulighed for at udfylde flere referencer.
Referencerne skal være udført inden for de seneste tre (3) år regnet fra datoen for ansøgningsfristens udløb.
Ikast-Brande Kommune vil se bort fra referencer der er afsluttet mere end tre (3) år før ansøgningsfristen.
For referencer med startdato der er ældre, men hvor der er afsluttet ydelser (delopgaver) indenfor de seneste tre (3) år, vil Ikast-Brande Kommune alene vurdere på de ydelser (delopgaver), som Ansøger har løst inden for de seneste tre (3) år regnet fra ansøgningsfristens udløb. Det er Ansøgers ansvar at udspecificere indholdet af referencen, så det tydeligt fremgår, hvilke ydelser (delopgaver) det drejer sig om.
Referencerne skal indeholde følgende:
Beskrivelse: Beskrivelse af opgaven/opgaverne med fokus på de elementer, som gør referencen sammenlignelig. Der kan desuden i beskrivelsen oplyses den/de periode(r), hvor opgaven har været udført(start- og slutdatoer).
Beløb: Opgavens/opgavernes værdi i DKK, dvs. det beløb som kunden har betalt for at få udført opgaven/opgaverne.
Dato: Dato for opstart (startdato) samt dato for færdiggørelsen (slutdato) af den seneste opgave, der er anført under ”Beskrivelse”. For referencer som endnu ikke er afsluttet efterlades feltet ”Slutdato” blankt/tomt.
Modtagere: Kundenavn inkl. kontaktperson og telefonnummer på denne.

Betingelser for opfyldelse af kontrakten

Kontrakten indeholder regulering af bodsbestemmelser, forsikringsbestemmelser, misligholdelsesbeføjelser mm.
Kontraktens punkt 8 indeholder regulering af miljø, etik og socialt ansvar.
Kontraktens punkt 3.3 indeholder en serviceaftale.
Der henvises i øvrigt til kontrakten.

Ansøger/Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet.
Alle spørgsmål skal stilles i TrueTender ved at klikke på ikonet ”+” under ”Spørgsmål”. Herefter udfyldes dialogboksen med henvisning og spørgsmålet. Ved at klikke på ”Send” fremsendes spørgsmålet til Ordregiver.
Ordregiver besvarer spørgsmål ved at uploade spørgsmål/svar-dokumentet under ”Udbudsdokumenter”.
Det er ansøgers eget ansvar at holde sig ajour med materialet i systemet.
I henhold til tidsplanen vil spørgsmål modtaget inden de angivne spørgefrister blive besvaret af Ordregiver, hvorimod spørgsmål modtaget efter spørgefristens udløb, alene vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets
Karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet inden svarfristen.
Spørgsmål modtaget senere end syv (7) dage inden henholdsvis ansøgningsfristen og tilbudsfristerne vil som udgangspunkt ikke blive besvaret i den pågældende fase.
Tekniske spørgsmål omkring brugen af TrueTender skal stilles til supporten: 79 30 78 33 eller kundecenter@truelink.dk
I forlængelse af underretning om prækvalifikationen skal ansøger, andre enheder og sammenslutninger, på Ordregivers opfordring fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens § § 144 og 152 for de oplysninger, som er afgivet i ESPD’et i forbindelse med prækvalifikationen.
I Udbudsbetingelsernes punkt 3.1.1, 3.1.2 og 3.1.3 beskrives det, hvorledes denne dokumentation skal fremlægges.
Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode Ansøger, sammenslutningens deltagere eller andre enheder om at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation, jf. udbudslovens § 151, stk. 4. Hvis ansøger, sammenslutningens deltagere eller andre enheder er fra Danmark, fremlægges dokumentationen i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra:
— Skifteretten v. Domstolsstyrelsen,
— Skatteforvaltningen,
— ATP,
— Politiet (Kriminalregistret),
— Bemærk, at der skal udfyldes og underskrives en ”samtykkeerklæring”, der skal uploades i forbindelse med bestillingen af serviceattesten.
Serviceattesten bestilles på følgende hjemmeside:
https://indberet.virk.dk/myndigheder/stat/ERST/Anmod_om_serviceattest
Serviceattesten må maksimalt være 6 måneder gammel regnet fra fristen for fremsendelse af Serviceattesten, som fastsat af Ordregiver i opfordringsskrivelsen.
Hvis Tilbudsgiver, en eller flere af deltagerne i Sammenslutningen eller Andre Enheder ikke er fra Danmark, skal denne som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis. e-Certis er et online informationssystem, som skal benyttes til at finde frem til den rette dokumentation, der skal anvendes af EU-medlemslandene i forbindelse med udbud. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til e-Certis kan hentes under følgende link: https://www.kfst.dk/media/46438/espd-dokumentation-og-ecertis.pdf
Såfremt disses lande ikke udsteder de relevante certifikater eller dokumenter, eller dækker disse ikke alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed.
Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

Præcise oplysninger om klagefrist(er):
I henhold til LBK nr. 593 af 2.6.2016 om Klagenævnet for Udbud med senere ændringer (loven er tilgængelig på www.retsinfo.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:
§ 7, stk. 2. Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet, som ikke er omfattet af stk. 1, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:
1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;
2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen;
3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk. 4;
4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, 2. pkt. § 7, stk. 3. Har en ordregiver fulgt proceduren i § 4, skal en klage over, at ordregiveren i strid med Udbudsdirektivet eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende.
Senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 3, stk. 1. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.
Klagenævnet for udbuds egen klagevejledning kan findes på naevneneshus.dk
§ 6, stk. 4. Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. § 3, stk. 1 eller 2, eller i den periode på 10 kalenderdage, som er fastsat i § 4, stk. 1, nr. 2. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i de nævnte perioder, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning, jf. § 12, stk. 1.