EU-udbud af fysiske bøger til UCN, Center for Undervisningsmidler

Kort beskrivelse

Ordregiver udbyder en Rammeaftale, der omfatter successive leveringer af fysiske bøger i form af undervisningsmaterialer til udlån til folkeskoler i UCNs dækningsområde.

Beskrivelse af udbuddet

Baggrunden for nærværende udbud er ambitionen om at sikre optimale indkøbsvilkår på boglige materialer til Ordregivers Center for Undervisningsmidler.
Ordregiver har til hensigt at indgå en Rammeaftale, der omfatter successive leveringer af fysiske bøger i form af undervisningsmaterialer til udlån til folkeskoler i UCNs dækningsområde.
Ordregiver foretager typisk materialevalg én (1) gang hvert kvartal.
De nærmere vilkår fremgår af udbudsmaterialet. For yderligere detaljer vedrørende krav til anskaffelsen henvises til Rammeaftalebilag A – Kravspecifikation.
Den samlede anskaffelse indkøbes for en periode på op til fire (4) år.
Ordregiver forpligter sig i den angivne periode til at købe det af udbuddet omfattede hos den valgte tilbudsgiver på de i nærværende udbudsmateriale nævnte vilkår.

Beskrivelse af fornyelser

Aftalen er uopsigelig de første 18 måneder. Herefter kan Ordregiver opsige aftalen med 6 måneders varsel, således tidligst til ophør efter 24 måneder. Såfremt aftalen ikke opsiges, ophører rammeaftalen pr. 31. december 2023 uden særskilt opsigelse.

Liste og kortfattet beskrivelse af betingelserne

Der opstilles ikke krav til at udøve en erhvervsaktivitet, herunder krav om optagelse i erhvervs- eller handelsregistre.
Tilbudsgiver skal som en del af tilbuddet medsende en udfyldt udgave af Det fælles europæiske
Udbudsdokument (ESPD), hvor de efterspurgte informationer jf. nedenstående skal oplyses. ESPD'et er en
egen-erklæring, der fungerer som foreløbigt bevis for, at Tilbudsgiver opfylder kriterierne med hensyn til
udelukkelse, egnethed og udvælgelse.
Såfremt Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders kapacitet, eller udgør en sammenslutning af
virksomheder (konsortier), skal der afleveres flere ESPD'er, jf. udbudsbetingelserne.
Tilbudsgiver skal udfylde følgende i ESPD'ets del II: Oplysninger om den økonomiske aktør:
— Punkt A: Oplysninger om den økonomiske aktør,
— Punkt B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter,
— Punkt C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet,
— Punkt D: Oplysninger om underleverandører jf. Udbudslovens §177, stk. 2.
Tilbudsgiver skal udfylde følgende i ESPD'ets del III: Udelukkelsesgrunde, hvor Tilbudsgiver skal bekræfte,
at Tilbudsgiver ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i Udbudslovens § 135, stk. 1-3 og § 136:
— Punkt A: Grunde vedr. straffedomme,
— Punkt B: Grunde vedr. betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger: Hvis der er
udestående betalinger oplyses ”Ja” og det udestående beløb oplyses.
Tilbudsgiver skal under ESPD'ets del III, punkt C bekræfte, at denne ikke er omfattet af følgende frivillige
udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 137:
— Tilsidesættelse af visse forpligtelser, jf. nr. 1,
— Forhold vedr. insolvens/konkurs el. lign., jf. nr. 2,
— Aftale mhp. konkurrencefordrejning, jf. nr. 4.
Disse oplysninger skal senere verificeres, jf. udbudsbetingelsernes punkt 2.4.
Tilbudsgiver henvises i denne forbindelse til kapitel 3 i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning "ESPD vejledning: "ESPD - Dokumentation og e-Certis”, der step for step beskriver, hvordan ESPD udfyldes korrekt.
Vejledningen kan hentes under følgende link: https://www.kfst.dk/media/46438/espd-dokumentation-og ecertis.pdf

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

Tilbudsgiver skal anføre de op til tre (3) referencer, som samlet opfylder mindstekravene jf. sidste bullet i denne boks.
Såfremt der oplyses flere referencer, vurderer Ordregiver alene på de tre (3) nyeste referencer. Ved nyeste forstås uafsluttede referencer eller referencer med ophør nærmest tilbudsfristen. Hvis flere referencer er uafsluttede, vurderer Ordregiver (hvor relevant) på referencerne med nyeste startdato.
Referencerne skal være udført inden for de seneste tre (3) år regnet fra datoen for aftalens indgåelse.
Ordregiver vil se bort fra referencer, der er idriftsat mere end tre (3) år før tilbudsfristen.
Referencerne skal indeholde følgende:
1) Beskrivelse: Beskrivelse af opgaven/opgaverne med fokus på de elementer, som gør referencen konditionsmæssig ift. mindstekravene jf. sidste bullet. Der kan desuden i beskrivelsen oplyses den/de periode(r), hvor opgaven har været udført (start- og slutdatoer);
2) Dato: Dato for idriftsættelse (startdato) samt dato for færdiggørelsen (slutdato) af den seneste opgave, der er anført under ”Beskrivelse”. For referencer der endnu ikke er afsluttet (hvor samarbejdet fortsat pågår) efterlades feltet ”Slutdato” blank/tomt;
3) Modtagere: Kundenavn inkl. kontaktperson og telefonnummer på denne.

Betingelser for deltagelse (tekniske og faglige kvalifikationer)

Det er et mindstekrav, at Tilbudsgiver har minimum en (1) reference fra tilsvarende opgaver. Ved ’tilsvarende’ forstås levering af fysiske bøger til en Ordregiver, der distribuerer og eller udlåner læremidler i form af bøger til institutioner i uddannelsessektoren.

Spørgsmål og svar:
Ansøger/Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet.
Alle spørgsmål skal stilles i TrueTender ved at klikke på ikonet ”+” under ”Spørgsmål”. Herefter udfyldes
dialogboksen med henvisning og spørgsmålet. Ved at klikke på ”Send” fremsendes spørgsmålet til Ordregiver.
Ordregiver besvarer spørgsmål ved at uploade spørgsmål/svar-dokumentet under ”Udbudsdokumenter”.
Det er Ansøgers/Tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajour med materialet i systemet.
I henhold til tidsplanen i punkt 1.6 vil spørgsmål modtaget inden spørgefristen blive besvaret af Ordregiver,
hvorimod spørgsmål modtaget efter spørgefristens udløb, alene vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets
karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet inden svarfristen.
Spørgsmål modtaget senere end 7 dage inden henholdsvis ansøgningsfristen og tilbudsfristen vil som
udgangspunkt ikke blive besvaret.
Tekniske spørgsmål omkring brugen af TrueTender skal stilles til supporten: 79 30 78 33 eller
kundecenter@truelink.dk
I forlængelse af underretning om prækvalifikationen skal Tilbudsgiver, Andre Enheder og Sammenslutninger, på Ordregivers opfordring fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens § § 144 og 152 for de oplysninger,
Som er afgivet i ESPD’et i forbindelse med prækvalifikationen. I punkt 3.1.1, 3.1.2 og 3.1.3 beskrives det,
hvorledes denne dokumentation skal fremlægges.
Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode Tilbudsgiveren, Sammenslutningens deltagere eller Andre Enheder om at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation, jf. udbudslovens § 151, stk. 4.
Hvis Tilbudsgiver, Sammenslutningens deltagere eller Andre Enheder er fra Danmark, fremlægges dokumentationen i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysninge fra:
- SKAT,
- ATP,
- Politiet (Kriminalregistret).
Bemærk, at der skal udfyldes og underskrives en ”samtykkeerklæring”, der skal uploades i forbindelse med bestillingen af serviceattesten.
Serviceattesten bestilles på følgende hjemmeside:
https://indberet.virk.dk/myndigheder/stat/ERST/Anmod_om_serviceattest
Serviceattesten må maksimalt være 6 måneder gammel regnet fra fristen for fremsendelse af serviceattesten, som fastsat af Ordregiver i opfordringsskrivelsen.
Til orientering er behandlingstiden hos Erhvervsstyrelsen ca. 2 uger fra bestilling af Serviceattesten er
modtaget.
Hvis Tilbudsgiver, en eller flere af deltagerne i Sammenslutningen eller Andre Enheder ikke er fra Danmark,
skal denne som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis. e-Certis er et online informationssystem, som skal benyttes til at finde frem til den rette dokumentation, der skal anvendes af EU-medlemslandene i forbindelse med udbud. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til e-Certis kan hentes under følgende link: https://www.kfst.dk/media/46438/espd-dokumentation-og-ecertis.pdf
Såfremt disses lande ikke udsteder de relevante certifikater eller dokumenter, eller dækker disse ikke alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed.
Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love.
Verifikation af afgivne oplysninger i ESPD’ets Del IV – Udvælgelseskriterier sker på følgende måde:
- Dokumentation for at den prækvalificerede Ansøger, har erklæring fra Erhvervsstyrelsen som godkendt
Revisionsvirksomhed,
- Der er ikke krav om, at oplysninger om referencer skal verificeres. Det følger af svar fra Konkurrence og
Forbrugerstyrelsen, jf. http://bedreudbud.dk/spoerg-eksperterne

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

Præcise oplysninger om klagefrist(er):
I henhold til LBK nr. 593 af 2.6.2016 om Klagenævnet for Udbud med senere ændringer (loven er tilgængelig på www.retsinfo.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:
§ 7, stk. 2. Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet, som ikke er omfattet af stk. 1, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:
1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;
2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen;
3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk. 4;
4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, 2. pkt. § 7, stk. 3. Har en ordregiver fulgt proceduren i § 4, skal en klage over, at ordregiveren i strid med Udbudsdirektivet eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende.
Senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 3, stk. 1. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.
Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på naevneneshus.dk
§ 6, stk. 4. Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. § 3, stk. 1 eller 2, eller i den periode på 10 kalenderdage, som er fastsat i § 4, stk. 1, nr. 2. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i de nævnte perioder, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning, jf. § 12, stk. 1.