Annoncetegning, layout, trykning, adressering og distribution af "Dit Blad", Aalborg Kommune

Beskrivelse af udbuddet

Udbuddet vedrører levering af annoncetegning, layout, trykning, adressering og distribution af magasinet ”Dit Blad” til Aalborg Kommune (herefter benævnt Ordregiver).
Ordregiver står for alt redaktionelt indhold. Det vil sige artikler, fotos, faste infosider og interne annoncer. Ved interne annoncer forstås informationer fra Aalborg Kommune opstillet som annoncer. Disse ydelser er dermed ikke en del af den udbudte opgave.
De leverede ydelser benyttes kun af Ældre- og Handicapforvaltningen. Udbuddet omfatter dermed ikke andre forvaltninger.
Oplaget af magasinet ”Dit Blad” er på 36 000 eksemplarer pr. udgivelse med et sideantal på 44 sider, inkl. for- og bagside. Tilbudsgiver skal indenfor de i ”Kontraktbilag B, Tilbudsskema” tilbudte priser acceptere en afvigelse i antal magasiner pr. udgivelse på +/- 10% fra 36 000 i kontraktperioden.
Magasinet udkommer 4 gange årligt: primo januar, primo april, primo juli og primo oktober. Eksakt udgivelsesplan udarbejdes i samarbejde med vindende tilbudsgiver.
Første udgivelse under den nye kontrakt forventes at være primo januar 2020.
Den udbudte opgave har en budgetramme på 500 000 DKK årligt, ekskl. moms. Tilbud der ved udfyldelsen af ”Kontraktbilag B, Tilbudsskema” overstiger budgetrammen vil blive betragtet som ikke konditionsmæssige, og vil således ikke blive taget i betragtning.
For yderligere detaljer vedrørende krav til anskaffelsen henvises til det samlede udbudsmateriale.
Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling efter følgende procedure:
1) Ordregiver udsender forud for forhandlingsmødet en mødedagsorden;
2) Sammen med dagsordenen følger et kort notat om vurderingen af det indledende tilbud. Notatet indeholder en vurdering af relevante forbedringsmuligheder i det indledende tilbud, herunder en indikation på hvorledes den tilbudte pris ligger i forhold til øvrige tilbudte priser, samt eventuelle identificerede forhold som Ordregiver anser som forbehold for udbudsmaterialets indhold.
(a) Med forbehold menes beskrivelser, som kan eller skal føre til ukonditionsmæssighed, såfremt forbeholdet genfremsættes i det endelige tilbud.
3) Tilbudsgiver får mulighed for at kommentere på forskelligartede opfattelser af forholdende anført i det fremsendte notat. Tilbudsgiver vil i samme ombæring have mulighed for at byde ind med såkaldte ”cost-drivere” og valide ideer, som Tilbudsgiver gerne vil drøfte, og som de mener er fordyrende eller uhensigtsmæssige for den udbudte kontrakt.
Der forventes afholdt ét (1) forhandlingsmøde pr. tilbudsgiver.
Ordregiver gør opmærksom på, at:
- Det alene er indholdet af det endelige tilbud, der vil blive lagt til grund i forbindelse med evaluering af tilbuddet og dermed grundlag for tildelingen,
- Forhandlingen ikke vil vedrøre grundlæggende krav jf. Udbudslovens § 66, stk. 2. Kriterierne for tildelingen og deres vægtning skal forblive stabile under hele udbudsproceduren, hvorfor de heller ikke bliver genstand for forhandlingen,
- Ordregiver ikke yder vederlag for deltagelse i udbuddet herunder forhandlingsprocessen,
- Ordregiver dokumenterer hele forløbet i form af referater.
Der vil blive givet samtidig underretning omkring alle forhold, herunder eventuelle ændringer til udbudsmaterialets indhold.
Den mundtlige forhandling gennemføres på dansk.
Ordregiver vil ikke tildele kontrakten på baggrund af det indledende tilbud.

Objektive kriterier for udvælgelse af det begrænsede antal ansøgere

Blandt de konditionsmæssige ansøgere, der opfylder dokumentationskrav og mindstekrav, jf. Udbudsbetingelsernes punkt 2.1.1, udvælges på et objektivt og sagligt grundlag tre (3) ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud, såfremt der modtages tre (3) eller flere konditionsmæssige og egnede ansøgninger.
Såfremt der ikke modtages ovenstående antal konditionsmæssige og egnede ansøgninger, vil Ordregiver udvælge de ansøgere, der er konditionsmæssige og egnede, så længe Ordregiver vurderer, at antallet af udvalgte ansøgere kan sikre en tilstrækkelig konkurrence om opgaven.
Udvælgelsen sker med udgangspunkt i mest relevante referencer.
Ordregiver vil vurdere det positivt, at de oplyste referencer i størst mulig grad dokumenterer erfaring med opgaver, der indeholder alle delopgaver i den udbudte opgave i mængde og indhold jf. Udbudsbetingelsernes punkt 1.1, samt at der kan dokumenteres erfaring fra flere tilsvarende opgaver.
Alle Ansøgere vil i overensstemmelse med udbudslovens § 171 samtidigt og skriftligt blive underrettet om, hvilken afgørelse der er truffet med hensyn til prækvalifikationen.

Liste og kortfattet beskrivelse af betingelserne

Ansøgningen skal bestå af Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), hvor de efterspurgte informationer jf. Udbudsbetingelsernes punkt 2.1.2 skal oplyses. ESPD'et er en egen-erklæring, der fungerer som foreløbigt bevis for, at Ansøger, Andre Enheder eller Sammenslutningen opfylder kriterierne med hensyn til udelukkelse, egnethed og udvælgelse. Disse oplysninger skal senere verificeres jf. Udbudsbetingelsernes punkt 3.1.
Vejledning:
- Ansøger udfylder ESPD’et i TrueTender ved at klikke på ikonet ”+” under ”ESPD dokumenter” i henhold til de efterspurgte oplysninger i Udbudsbetingelsernes punkt 2.1.2. Dokumentet kan gemmes undervejs ved at klikke på ”Gem ESPD”,
- Evt. Andre Enheder eller deltagere i Sammenslutninger skal ligeledes aflevere ESPD. Disse tilføjes til udbuddet via mail-funktionen i boksen ”ESPD dokumenter” ved at klikke på det blå kuvert-ikon. Herefter udfylder Andre Enheder eller deltagere ESPD.
Tilbudsgiver henvises i denne forbindelse til kapitel 3 i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning "ESPD-vejledning: "ESPD - Dokumentation og e-Certis”, der trin for trin beskriver, hvordan ESPD udfyldes korrekt. Vejledningen kan hentes under følgende link: https://www.kfst.dk/media/46438/espd-dokumentation-og-ecertis.pdf
Såfremt en Sammenslutning (eksempelvis et konsortium) søger om prækvalifikation skal dette oplyses under ESPD del ll, punkt A. Herudover skal samtlige deltagere i Sammenslutningen, udfylde et særskilt og for den enkelte deltager i sammenslutningen individuelt ESPD i overensstemmelse med Udbudsbetingelserne.
I forbindelse med den endelige dokumentation, jf. Udbudsbetingelsernes punkt 3.1 skal Sammenslutningen endvidere være opmærksom på at vedlægge en erklæring, hvormed parterne erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave, samt bekræfter, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter tildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave.
Sammenslutningen kan anvende Bilag 3 – Erklæring om fælles hæftelse, men må tillige anvende eget bilag såfremt det bekræfter ovenstående hæftelse.
Ansøger kan i forbindelse med afgivelse af ansøgning basere sig på Andre Enheders (virksomheders) teknisk og/eller faglig formåen. Ansøger skal angive, hvorvidt dette er tilfældet i ESPD del ll, punkt C. Der skal vedlægges et særskilt udfyldt ESPD med de oplysninger, der anmodes om i del ll, punkt A og B, del lll samt del IV, for hver enhed, som Ansøger baserer sig på. Del IV skal udfyldes for så vidt angår de forhold, som Ansøger baserer sin egnethed på.
I forbindelse med den endelige dokumentation, jf. Udbudsbetingelsernes punkt 3.1 skal Ansøger endvidere være opmærksom på, at vedlægge en Støtteerklæring, hvormed de Andre Enheder erklærer at stille alle nødvendige ressourcer til rådighed for Ansøger i forbindelse med løsning af opgaven. De Andre Enheder skal desuden på Ordregivers opfordring fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens § 144, stk. 4 for de oplysninger, som er afgivet i ESPD’et i forbindelse med prækvalifikationen.
Ansøger kan anvende Bilag 2 – Støtteerklæring, men må tillige anvende eget bilag såfremt det bekræfter ovenstående.
Ansøger skal udfylde følgende i ESPD'ets del II: Oplysninger om den økonomiske aktør:
- Punkt A: Oplysninger om den økonomiske aktør,
- Punkt B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter,
- Punkt C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet,
- Punkt D: Oplysninger om underleverandører.
Ansøger skal udfylde følgende i ESPD'ets del III: Udelukkelsesgrunde:
- Punkt A: Grunde vedr. straffedomme,
- Punkt B: Grunde vedr. betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger: Hvis der er udestående betalinger oplyses ”Ja” og det udestående beløb oplyses,
- Punkt C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet:
— Ansøger skal bekræfte, at denne ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135, stk. 1 - 3 og § 136. I modsat fald er Ordregiver forpligtet til at udelukke Ansøgeren, jf. dog udbudslovens § 135, stk. 4 og 5,
— Ansøger skal yderligere bekræfte, at denne ikke er omfattet af følgende frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 137, stk. 1:
- - Tilsidesættelse af visse forpligtelser, jf. nr. 1,
- - Forhold vedr. insolvens/konkurs el. lign., jf. nr. 2,
- - Alvorlige pligtforsømmelser, jf. nr. 3,
- - Aftale med henblik på konkurrencefordrejning, jf. nr. 4,
- - Mislighold af tidligere offentlig kontrakt, jf. nr. 5,
- - Uretmæssig påvirkning af Ordregivers beslutningsproces, jf. nr. 6.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

Tilbudsgiver skal anføre de op til tre (3) referencer, som alene eller samlet opfylder mindstekravene jf. sidste bullet i denne boks.
- Såfremt der oplyses flere referencer, vurderer Ordregiver alene på de tre (3) nyeste referencer. Ved nyeste forstås uafsluttede referencer eller referencer med ophør nærmest tilbudsfristen. Hvis flere referencer er uafsluttede vurderer Ordregiver (hvor relevant) på referencerne med nyeste startdato,
- Tilbudsgiver trykker på ”+” for at få mulighed for at udfylde flere referencer,
- Referencerne skal være udført inden for de seneste tre (3) år regnet fra datoen for tilbudsfristens udløb,
- Ordregiver vil se bort fra referencer der er afsluttet mere end tre (3) år før tilbudsfristen,
- For referencer med startdato der er ældre, men hvor der er afsluttet ydelser (delopgaver) indenfor de seneste tre (3) år, vil Ordregiver alene vurdere på de ydelser (delopgaver), som tilbudsgiver har løst inden for de seneste tre (3) år regnet fra tilbudsfristens udløb. Det er tilbudsgivers ansvar at udspecificere indholdet af referencen, så det tydeligt fremgår, hvilke ydelser (delopgaver) det drejer sig om.
Referencerne skal indeholde følgende:
1) Beskrivelse: Beskrivelse af opgaven/opgaverne med fokus på de elementer, som gør referencen konditionsmæssig ift. mindstekravene jf. sidste bullet. Der kan desuden i beskrivelsen oplyses den/de periode(r), hvor opgaven har været udført (start- og slutdatoer);
2) Dato: Dato for opstart (startdato) samt dato for færdiggørelsen (slutdato) af den seneste opgave, der er anført under ”Beskrivelse”. For referencer der endnu ikke er afsluttet (hvor samarbejdet fortsat pågår) efterlades feltet ”Slutdato” blank/tomt;
3) Modtagere: Kundenavn inkl. kontaktperson og telefonnummer på denne.
Tilbudsgiver har mulighed for at vedlægge supplement til besvarelsen, der ikke kan indeholdes i ESPD’et, f.eks. i form af billeder og illustrationer mv., jf. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens svar på: http://bedreudbud.dk/spoerg-eksperterne

Betingelser for deltagelse (tekniske og faglige kvalifikationer)

Mindstekrav:
- Det er et mindstekrav, at Tilbudsgiver har minimum én (1) reference fra tilsvarende opgave. Ved ’tilsvarende’ forstås annoncetegning, layout, trykning og adressering af trykte magasiner,
- Mindstekravet kan opfyldes ved en reference indeholdende ovennævnte opgaver eller ved en kombination af referencer fra flere kunder, så længe referencerne samlet godtgør at hver af de nævnte opgaver er udført for mindst én (1) kunde.

Ansøger/Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet.
Alle spørgsmål skal stilles i TrueTender ved at klikke på ikonet ”+” under ”Spørgsmål”. Herefter udfyldes dialogboksen med henvisning og spørgsmålet. Ved at klikke på ”Send” fremsendes spørgsmålet til Ordregiver.
Ordregiver besvarer spørgsmål ved at uploade spørgsmål/svar-dokumentet under ”Udbudsdokumenter”.
Det er ansøgers eget ansvar at holde sig ajour med materialet i systemet.
I henhold til tidsplanen vil spørgsmål modtaget inden de angivne spørgefrister blive besvaret af Ordregiver, hvorimod spørgsmål modtaget efter spørgefristens udløb, alene vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet inden svarfristen.
Spørgsmål modtaget senere end syv (7) dage inden henholdsvis ansøgningsfristen og tilbudsfristerne vil som udgangspunkt ikke blive besvaret i den pågældende fase.
Tekniske spørgsmål omkring brugen af TrueTender skal stilles til supporten: 79 30 78 33 eller kundecenter@truelink.dk
I forlængelse af underretning om prækvalifikationen skal ansøger, andre enheder og sammenslutninger, på ordregivers opfordring fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens § § 144 og 152 for de oplysninger, som er afgivet i ESPD’et i forbindelse med prækvalifikationen. I Udbudsbetingelsernes punkt 3.1.1, 3.1.2 og 3.1.3 beskrives det, hvorledes denne dokumentation skal fremlægges.
Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode Ansøger, sammenslutningens deltagere eller andre enheder om at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation, jf. udbudslovens § 151, stk. 4.
Hvis ansøger, sammenslutningens deltagere eller andre enheder er fra Danmark, fremlægges dokumentationen i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra:
- Skifteretten v. Domstolsstyrelsen,
- SKAT,
- ATP,
- Politiet (Kriminalregistret).
- - Bemærk, at der skal udfyldes og underskrives en ”samtykkeerklæring”, der skal uploades i forbindelse med bestillingen af serviceattesten.
Serviceattesten bestilles på følgende hjemmeside:
https://indberet.virk.dk/myndigheder/stat/ERST/Anmod_om_serviceattest
Serviceattesten må maksimalt være 12 måneder gammel regnet fra fristen for fremsendelse af Serviceattesten, som fastsat af Ordregiver i opfordringsskrivelsen.
Til orientering er behandlingstiden hos Erhvervsstyrelsen ca. 2 uger fra bestilling af Serviceattesten er modtaget.
Hvis ansøger, en eller flere af deltagerne i sammenslutningen eller andre enheder ikke er fra Danmark, skal denne som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis.
e-Certis er et online informationssystem, som skal benyttes til at finde frem til den rette dokumentation, der skal anvendes af EU-medlemslandene i forbindelse med udbud. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til e-Certis kan hentes under følgende link: https://www.kfst.dk/media/46438/espd-dokumentation-og-ecertis.pdf
Såfremt disses lande ikke udsteder de relevante certifikater eller dokumenter, eller dækker disse ikke alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed.
Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

Præcise oplysninger om klagefrist(er):
I henhold til LBK nr. 593 af 2.6.2016 om Klagenævnet for Udbud med senere ændringer (loven er tilgængelig på www.retsinfo.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:
§ 7, stk. 2. Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet, som ikke er omfattet af stk. 1, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:
1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;
2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen;
3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk.4;
4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, 2. pkt. § 7, stk. 3. Har en ordregiver fulgt proceduren i § 4, skal en klage over, at ordregiveren i strid med Udbudsdirektivet eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende.
Senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 3, stk. 1. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.
Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på naevneneshus.dk
§ 6, stk. 4. Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. § 3, stk. 1 eller 2, eller i den periode på 10 kalenderdage, som er fastsat i § 4, stk. 1, nr. 2. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i de nævnte perioder, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning, jf. § 12, stk. 1.