Udbud Kørsel med kølemad til Fredericia Kommune

Kort beskrivelse

Kørslen med kølemad i Fredericia Kommune vil bestå af følgende områder:
1) Kørsel fra Rosenlunden til Hybyhus til Rosenlunden;
2) Kørsel fra Elbokøkkenet til de borgere, som ønsker kølemad;
3) Kørsel fra Elbokøkkenet til 5 af modtagerkøkkenerne på plejecentrene.
For nærmere beskrivelses af ydelsen inden for de enkelte områder henvises til punkt 22 minimumskrav.
Aftalen udbydes som en obligatorisk eneleverandøraftale.

Beskrivelse af udbuddet

Kørslen med kølemad i Fredericia Kommune vil bestå af følgende områder:
1) Kørsel fra Rosenlunden til Hybyhus til Rosenlunden;
2) Kørsel fra Elbokøkkenet til de borgere, som ønsker kølemad;
3) Kørsel fra Elbokøkkenet til 5 af modtagerkøkkenerne på plejecentrene.
Aftalen udbydes som en obligatorisk eneleverandøraftale.
Aftaleperioden vil være fra 1.11.2018 til 31.10.2022. Kontrakten er uopsigelig for Udbyder i de første 2 år af kontrakten. Herefter har Udbyder mulighed for at opsige aftalen til udgangen af en måned. Dette skal ske med 6 måneders skriftlig varsel.
Område 1:
Kørslen foretages 6 dage om ugen – der køres også weekend og helligdage. Leveringskøkkenet (pt. Hybyhus – det kan ændre sig) planlægger leveringsdagene, som leverandøren skal følge.
Den tomme emballage skal hentes i kælderen på Rosenlunden og fragtes til Hybyhus.
Der kan være behov for at chaufføren skal medtage kolonialvarer. Dette skønnes at være 10 6-10 gange om året, primært omkring højtiderne.
På Rosenlunden skal maden afleveres i de 3 køkkener.
Område 2:
Kørsel af papkasser, der pakkes i rullepaller med bur.
Der leveres mad 2 gange om ugen, tirsdag og fredag – uanset om det er hverdag eller Helligdag. Leveringen sker til 340 borgere i Fredericia Kommune, både privat og på plejecentre i Fredericia.
Ved nyoprettede borgere kan der være behov for at levere og installere mikrobølgeovne. Det sker i gennemsnit 2 gange om ugen i forbindelse med den ordinære levering af kølemaden.
Maden skal efter aftale med borger stilles i borgerens køleskab, og papkasse tages med retur til Elbokøkkenet.
Desuden skal leverandøren lave en folder til borgeren med relevant information, herunder information om chaufføren, en telefonliste samt anden relevant information.
Leverandøren skal ved leveringen i borgerens hjem give sig til kende overfor borgeren og bære synlig og gyldig legitimation. Leverandøren skal have synlig kontakt med borgeren. Hvis leverandøren ikke kan få synlig kontakt med borgeren, skal Visitationen kontaktes. Leverandøren skal efterfølgende levere maden i borgerens køleskab, med mindre andet tydeligt angives overfor leverandøren. Leverandøren skal ligeledes tage borgerens bestillingsseddel med tilbage til Elbokøkkenet.
Er borgeren ikke hjemme, er leverandøren forpligtet til at kontakte Visitationen eller Elbokøkkenet, inden maden tages med retur.
Leverandøren skal kunne levere en akutlevering i særlige tilfælde. Der skal i gennemsnit påregnes en akutlevering pr. borger (ikke personrelateret) om året. Dette skal indberegnes i prisen pr. levering pr. borger. Der kan ikke faktureres for akutleveringer herudover.
Område 3:
Hver mandag og torsdag skal der bringes mad fra Elbokøkkenet til 5 modtagerkøkkener rundt i Fredericia Kommune.
Der skal køres ca. 48 grønne kasser.
Levering skal ske i modtagerkøkkenernes kølerum.
Leverandøren skal tage de tomme kasser med fra modtagerkøkkenerne. Dette sker 2 gange ugentligt. For nuværende er det afleveres senest tirsdag og fredag morgen i Elbokøkkenet.
Leverandøren skal tilbyde en akutlevering i tilfælde af, at der pakkes forkert i Elbokøkkenet, at vakuum går af maden eller i lignende tilfælde. I en sådan situation skal leverandøren være villig til at køre nogle ekstra kilometer, som der laves en separat regning på (der sendes til Elbokøkkenet). Prisen angives i tilbudslisten som kroner pr. kilometer. Prisen tæller ikke med i vægtningen.

Liste og kortfattet beskrivelse af betingelserne

Fredericia Kommune har krav til kommende leverandør vedr. sikring af arbejdstagerrettigheder i forbindelse med kontrakter indgået med Fredericia Kommune. Arbejdsklausulen er vedlagt som Bilag 3 – Arbejdsklausul.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

Tilbudsgiver skal opfylde følgende mindstekrav til økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudslovens § 142:
- Tilbudsgivers skal dokumentere ved aftalestart at være i besiddelse af en gyldig erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på min. 10 000 000 DKK. Dækningssummen er gældende pr. forsikringsskade.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

Tilbudsgiver skal opfylde følgende mindstekrav til teknisk og faglig formåen, jf. udbudslovens § 143:
- I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, skal referenceliste over de betydeligste sammenlignelige leverancer, der er udført i løbet af de sidste 3 år angives med beskrivelse af leverancerne, herunder omsætning og angivelse af kontaktpersoner,
- Minimumskrav for deltagelse er 1 sammenlignelig reference. Med sammenlignelig menes levering af tilsvarende ydelse, herunder menes ugentlige leveringer til minimum 4 modtagekøkkener og ugentlige leveringer til borgere i eget hjem.

16. Tilbudsfrist
Alle dokumenter i tilbuddet, skal uploades i Etichs inden tilbudsfristens udløb. Tilbud modtaget på andre måderend gennem Etichs vil ikke blive taget i betragtning.
Tilbuddet skal være Udbyder i hænde senest den 19.11.2018 kl. 12.00.
Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for rettidig levering. Tilbud, der modtages efter den fastsatte frist, vil ikke blivetaget i betragtning.
Tilbudsfristen skubbes, grundet forhold omkring præcisering af zoneinddeling og teknisk afklaring der skalunderstøtte tilbudsgiverenes viden ift. tilbudsafgivelse.
Tilbudsgiver er fortsat velkommen til at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Der henvises til bilag 6 hvor tilbudsgiver kan orienterer sig om allerede indkommet spørgsmål.