Beskrivelse af udbuddet
Opgaven omhandler en nytænkning af Skævinge Idrætshal. Den traditionelle idé om en idrætshal skal udfordres, så der skabes rum til meget andet end idrætsaktiviteter. Husets udformning skal understøtte den særlige relation og det velfungerende samarbejde der eksisterer mellem foreningsidrætten og foreningskulturen i Skævinge. Fællesskabet og foreningslivet er husets og nærområdets omdrejningspunkt, og det er vigtigt, at huset fremstår åbent, inviterende og fuldt tilgængeligt for alle brugere. Også de personer, der ikke udøver idrætslige aktiviteter, men anvender de sociale opholdszoner eller opsøger kulturelle og kreative aktiviteter. Som det lokale aktivitets- og mødested skal huset kunne tilbyde aktivitets- og udfoldelsesmuligheder for mange forskellige typer brugergrupper. Samtidig skal faciliteterne dog også målrettes udvalgte brugergrupper.
Udbudsprocessen er opdelt i 3 faser:
A) Prækvalifikationsfase,
B) Dialogfase,
C) Tilbudsfase.
Efter tilbudsfasen tildeles kontrakten til en totalrådgiver.
Ad A) Prækvalifikationsfasen:
I prækvalifikationsfasen afgiver ansøgerne anmodning om prækvalifikation, jf. prækvalifikationsbetingelserne.
Ad B) Dialogfasen:
I dialogfasen afholdes 2 dialogmøder. Ved dialogmøde 1 er det tilbudsgiver, der beslutter hvilket indhold mødet skal have. Dialogmøde 2 vil omhandle tilbudsgivers projekt, kontraktvilkår, samarbejds- og procesbeskrivelsen samt den tilbudte bemanding og organisation. Dialogmøde 2 tilrettelægges af Ordregiver. I dialogfasen kan tilbudsgiverne udfordre alle dele af udbudsmaterialet. De krav og beskrivelser, der fremgår af byggeprogrammet er således alene et udtryk for hvad brugerinddragelsen har vist.
Tilbudsgiver må gerne komme med andre forslag til løsning af opgaven end hvad der fremgår af det beskrivende dokument. Dialogfasen er nærmere beskrevet i det beskrivende dokument.
Ad C) Tilbudsfasen:
Efter afholdelse af dialogmøderne udsender Ordregiver et endeligt udbudsmateriale. I det endelige udbudsmateriale forbeholder Ordregiver sig ret til at ændre krav i udbudsmaterialet til mindstekrav, som dermed ikke kan fraviges i det endelige tilbud. Det forventes, at overholdelse af den økonomiske ramme for projektet vil blive ændret til et mindstekrav i forbindelse med endelige udbudsmateriale.
Ordregiver kan endvidere præcisere og/eller ændre krav i det foreløbige udbudsmateriale i forbindelse med udsendelse af det endelige udbudsmateriale. Tilbudsgiver har derved gennem dialogfasen mulighed for at påvirke det endelige udbudsmateriale.
Opmærksomheden henledes på, at Ordregiver ikke vil kunne ændre allerede fastsatte mindstekrav eller tildelingskriterierne i forbindelse med udarbejdelsen af det endelige udbudsmateriale, jf. Udbudslovens § 70, stk. 2. Tilbudsfasen er nærmere beskrevet i det beskrivende dokument.
Ordregiver har valgt at anvende en tidlig inddragelse af en totalentreprenør. Det betyder, at der kort tid efter tildelingen af kontrakten til rådgiveren vil blive foretaget et udbud af udførelsen af byggeriet. Udbuddet vil blive gennemført på baggrund af det endelige tilbud, som den vindende rådgiver har afleveret. Den tidlige inddragelse består således i nærværende udbud i, at totalentreprenøren på tidspunktet for overgangen til myndighedsprojektet "adopterer" totalrådgiverteamet, således at ansvaret for overholdelse af tid, økonomi, kvalitet og projektets bygbarhed, overgår til totalentreprenøren på dette tidspunkt.