Udbud af Rammekontrakt om udvikling og vedligehold af applikationer til studieadministration af erhvervsrettede uddannelser (ADM-kontrakten)

Kort beskrivelse

Ordregiver ønsker at indgå en 4-årig rammekontrakt om konsulentydelser til udvikling og vedligehold af applikationer under forretningsområdet studieadministration af erhvervsrettede uddannelser. Det vil sige applikationer, der primært bliver brugt af institutionerne til studieadministrative formål.

Beskrivelse af udbuddet

Ordregiver udbyder opgaver vedr. udvikling og vedligehold af applikationer under forretningsområdet: Studieadministration af erhvervsrettede uddannelser.
Ordregiver varetager flere tværgående initiativer og indgår i samarbejder med andre offentlige myndigheder om at øge effekten og anvendelsen af IT, digitalisering og data i relation til undervisnings- og uddannelsesområdet. Ordregiver har i den forbindelse behov for rammekontrakter med it-leverandører for løbende at kunne få bistand til udvikling og vedligehold af applikationer.
Forretningsområdet ” Studieadministration af erhvervsrettede uddannelser” omfatter applikationer til studieadministration af erhvervsrettede uddannelser, det vil sige applikationer, der primært bliver brugt af institutionerne til studieadministrative formål.
Hovedydelserne under den udbudte rammekontrakt er:
(a) Udvikling, videreudvikling og vedligehold, herunder analyse, design, dokumentation, test, fejlrettelser, klargøring til idriftsættelse og projektledelse tilknyttet disse opgaver;
(b) Administration, herunder tværgående koordinering, rapportering, vedligehold af egne kompetencer, samt etablering, drift og vedligehold af leverandørens egne udviklingsmiljøer og hjælpeværktøjer;
(c) Support;
(d) Applikationsrelateret rådgivning og konsulentbistand, herunder driftsstøtte, diverse analyser og dataudtræk.
Leverandøren skal således bistå ordregiver med driftsstøtte, men egentlig applikations- og infrastrukturdrift er ikke en del af opgaven.
Ordregiver ønsker at bruge både agile og vandfaldsbaserede udviklingsmetoder i de udbudte opgaver. Der-for skal leverandøren være tilgængelig i nødvendigt omfang på ordregivers adresser (København og Århus).
Leverandørens opgaver vil variere i rammekontraktens løbetid.
I det følgende beskrives applikationerne, som de ser ud i dag. Det må forventes, at der vil ske ændringer fremover.
1) Easy-applikationerne, som består af Easy-A, Easy-F, Easy-S, Easy-I og Easy-C. Easy-A er den studieadministrative applikation, som primært anvendes på institutioner for erhvervsrettet uddannelse. Der anvendes en Oracle platform, herunder Oracle Forms og Reports;
2) EASY-P er studieadministrationssystemet til praktikdelen af erhvervsuddannelserne. Der anvendes en Oracle platform, herunder Oracle Forms og Reports;
3) Egu-portalen bruges til studieadministration af erhvervsgrunduddannelsen. Der anvendes en Oracle plat-form;
4) Elevplan er et pædagogisk og studieadministrativt værktøj til planlægning af erhvervsuddannelser. Der anvendes en Microsoft platform med bla .NET og ASP;
5) KUU-portalen bruges til studieadministration af den kombinerede ungdomsuddannelse. Der anvendes en Oracle platform;
6) LIS er et ledelsesinformationsværktøj, som indeholder statistik om uddannelsesaftaler, baseret på EASY-P registreringer. Der anvendes en Oracle platform;
7) PraktikPlus er til administration af det praktikpladsopsøgende arbejde, der udføres på erhvervsskoler og i faglige udvalg. Der anvendes en Oracle platform.
Hertil kan komme andre af ordregivers applikationer under samme forretningsområde.
Rammekontrakten er ikke eksklusiv for leverandøren.

Titel

Udbud af Undervisningsministeriets rammekontrakt for udvikling og vedligehold af applikationer til studieadministration af erhvervsrettede uddannelser (ADM-kontrakten)

Deltagelse i udbuddet kan kun ske elektronisk via ordregivers anvendte elektroniske udbudssystem jf. adressen i punkt I.3). Her tilgås udbuddet under »Igangværende offentlige udbud«. For at få adgang til ud-budsmaterialet, skal ansøger være registreret eller registrere sig som bruger.
Såfremt ansøgningen indeholder flere udgaver (versioner) af det samme dokument, vil den seneste uploadede udgave være den gældende.
Al kommunikation i forbindelse med udbudsproceduren skal ske via det elektroniske udbudssystem. Spørgsmål skal stilles senest den 22.2.2018. Spørgsmål stillet efter denne dato vil blive besvaret, såfremt de er modtaget så betids, at ordregiver kan fremskaffe de nødvendige oplysninger og meddele svarene se-nest 6 dage inden ansøgningsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage før fristens udløb, kan ikke forventes besvaret.
Ansøger skal som sin ansøgning indgive et ESPD som et foreløbigt bevis for de i udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-3, nævnte forhold. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal der indgives et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører. Såfremt ansøgeren baserer sig på andre enheders formåen, skal der indgives et ESPD for hver af de enheder, som denne baserer sig på.
Ansøgeren vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis ansøgeren er omfattet af de i ud-budslovens § § 135 og 136 nævnte obligatoriske udelukkelsesgrunde, samt udelukkelsesgrundene anført i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2, 4 og 6, medmindre ansøger har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at denne er pålidelig i overensstemmelse med udbudslovens § 138.
Benyttelsen af de frivillige udelukkelsesgrunde sker under overholdelse af proportionalitetsprincippet. Bagatelagtige forhold kan ikke føre til udelukkelse af ansøgeren. Flere tilfælde af forhold, der hver for sig er bagatelagtige, kan dog give anledning til at udelukke ansøgeren.
Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD i henhold til udbudslovens § § 151-152, jf. § 153.
Yderligere oplysninger:
I relation til punkt II.1.5) og punkt II.2.6) bemærkes, at beløbet udgør et skøn over den forventede kontraktsum for kontraktens fulde løbetid på 30 000 000-70 000 000 DKK. Skønnet er baseret på det historiske forbrug over de sidste 4 år.
I relation til punkt II.2.7) bemærkes, at den anførte kontraktlængde er fra kontraktunderskrivelse, dog tidligst den 28.8.2018. Ud over den anførte kontraktlængde vil der ved kontraktens ophør være behov for en fleksibel udløbsfase for at sikre en uforstyrret funktion af applikationerne ved et evt. genudbud.
Den 19. februar kl. 13:00-15:00 er der orienteringsmøde hos Styrelsen for It og Læring, Fægtesalen, Frederiksholms Kanal 26, 1220 København K. Af hensyn til mødeplanlægningen bedes interesserede senest 5 dage forinden tilmelde sig med angivelse af firmatilknytning og antal deltagere via det elektroniske udbudssystem. Ordregiver kan reducere antallet af deltagere pr. firma. Ordregiver udarbejder et kort referat fra orienteringsmødet, som bliver offentliggjort via det elektroniske udbudssystem.
Der er mulighed for at besigtige applikationsbeskrivelser, dokumentation samt kildekode i datarum. Der henvises til udbudsbetingelsernes Bilag B for nærmere oplysninger om adgang til datarummet.
I relation til punkt II.2.9) bemærkes, at hver ansøger kun kan indgive én ansøgning om prækvalifikation.
Ordregiver kan anvende fremgangsmåden i udbudslovens § 159, stk. 5, hvis ansøgninger eller tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav.
Udbuddet gennemføres med forbehold for opnåelse af fornøden bevillingsmæssig hjemmel.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:
Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.
I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:
1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;
2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen;
3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og udbudslovens § 171, stk. 4;
4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2.
Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.
Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1).
Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på www.erhvervsstyrelsen.dk