Udbud af anskaffelse af økonomi- og lønsystemer som en Service

Hillerød Kommune

Udbuddet omfatter anskaffelse af økonomi- og lønsystemer som en Service.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2018-02-26. Indkøbet blev offentliggjort på 2018-01-22.

Leverandører

Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

• KMD A/S

Hvem?

• Hillerød Kommune

Hvad?

• Behandling og tabulering af data › Konvertering af data
• Help-desk og støttetjenester › Systemsupport
• Programmelrelaterede tjenester › Konfigurering af programmel
• Programmelrelaterede tjenester › Programmelsupport
• Programmeltestning › Systemafprøvning
• Servicebureauvirksomhed i forbindelse med databehandling › Servicebureauvirksomhed i forbindelse med drift af datamater

Hvor?

• Hovedstaden › Nordsjælland

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2018-01-22	Udbudsbekendtgørelse
2018-04-12	Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Udbudsbekendtgørelse (2018-01-22)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: Servicebureauvirksomhed i forbindelse med databehandling
Kort beskrivelse: Udbuddet omfatter anskaffelse af økonomi- og lønsystemer som en Service.
Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: Servicebureauvirksomhed i forbindelse med databehandling 📦
Yderligere CPV-kode: Systemsupport 📦
Sted for udførelsen
NUTS-region: Danmark 🏙️

Procedure
Procedureform: Offentligt udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Regional eller lokal myndighed
Navn på ordregivende myndighed: Hillerød Kommune
Postadresse: Trollesmindealle 27
Postnummer: DK-3400
Postby: Hillerød
Kontakt
Internetadresse: http://www.hillerod.dk 🌏
E-mail: mab@ramboll.com 📧
Telefon: +45 51617987 📞
URL til dokumenter: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=198080&B=DK_UDBUD 🌏
URL til deltagelse: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=198080&B=DK_UDBUD 🌏

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2018-01-22 📅
Tilbudsfrist: 2018-02-26 📅
Offentliggørelsesdato: 2018-01-24 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2018/S 016-032666
EUT-S-nummer: 16
Yderligere oplysninger

I henhold til Udbudslovens § 49, stk. 2 om opdeling i delkontrakter (opdel eller- forklar-princippet) er det ordregivers vurdering, at kontrakten ikke hensigtsmæssigt kan opdeles. Det samlede udbud er således den mest hensigtsmæssige løsning, idet ansvaret for etablering af en sammenhængende løsning og integrationen mellem systemerne entydigt ligger hos én leverandør.

Objekt
Omfanget af udbuddet
Anslået samlet værdi: 40 000 000 DKK 💰
Kort beskrivelse:

Udbuddet omfatter anskaffelse af standard økonomi- og et lønsystemer som en Service.

Systemerne skal såvel i sin helhed som i de enkelte dele og funktioner være:

— Nemme at anvende,

— Effektiv,

— Brugervenlige,

— Fleksible,

— Velfungerende både centralt og decentralt.

Økonomisystemet skal være klar til indberetning af budgetter for det kommende budgetår senest den 1. oktober 2018. Økonomisystemet skal desuden være klar til varetagelse af samtlige opgaver senest den 1. december 2018 af hensyn til håndtering af forsupplementsperioden.

Lønsystemet skal være klar til indberetning af løndata for forudlønnede samt oprettelse af vagtplaner senest den 1. december 2018.

For begge Systemer gælder, at Ibrugtagningsdagen er den 1. januar 2019 (mindstekrav).

Følgende opgaveområder og processer skal understøttes af økonomisystemet:

— Kontoplan,

— Budget og budgetopfølgning – herunder likviditet,

— Debitor,

— Anlægsstyring og anlægsregnskab,

— Rapportering og analyse,

— Ledelsesinformation,

— Økonomi og regnskab, herunder årsregnskab og omkostningsregnskab,

— Betaling (bank, kasse og e-faktura), kreditor og finansbogføring,

— Ledelsestilsyn og kontroller.

Følgende opgaveområder og processer skal understøttes af lønsystemet:

— Løn- og personaleadministration,

— Administration af fravær og refusion,

— Tjenestemandspensionsområdet,

— Økonomiforhold og lønbudgettering,

— Ledelsestilsyn og kontroller,

— Vagtplanlægning.

Der henvises i øvrigt til optionerne i pkt. II.2.11.

Udbuddet vedrører en offentlig kontrakt. Kontrakten indeholder dog rammeaftalelignende elementer, idet det er muligt at tilkøbe nærmere angivne af hoc ydelser til de fastsatte timepriser for ad hoc bistand.

Anslået værdi uden moms: 40 000 000 DKK 💰
Varighed: 72 måneder
Beskrivelse af fornyelser: Kontrakten kan forlænges med 2 x 1 år for 1 år ad gangen.
Beskrivelse af mulighederne:

Der er følgende optioner, der skal gives tilbud på:

— Tilgængeliggørelse af eksisterende data,

— Regnskabsafslutning og læseadgang til historiske data,

— Etablering, drift og vedligeholdelse af samt adgang til uddannelsesmiljø,

— Option på forlængelse af kontrakten med 2 x 1 år for 1 år ad gangen.

Yderligere oplysninger:

I henhold til Udbudslovens § 49, stk. 2 om opdeling i delkontrakter (opdel eller- forklar-princippet) er det ordregivers vurdering, at kontrakten ikke hensigtsmæssigt kan opdeles.

Det samlede udbud er således den mest hensigtsmæssige løsning, idet ansvaret for etablering af en sammenhængende løsning og integrationen mellem systemerne entydigt ligger hos én leverandør.

Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen: Hos leverandøren.

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Egnethed til at udøve det erhverv:

Tilbudsgiver skal som en del af sit tilbud aflevere et ”fælleseuropæisk udbudsdokument” (også kaldet ”ESPD”), hvori tilbudsgiver skal afgive erklæringer om følgende forhold:

— Hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens §…

… 135, stk. 1-3 (obligatoriske udelukkelsesgrunde om deltagelse i kriminel organisation, bestikkelse, svig, terrorhandlinger, hvidvaskning, børnearbejde, ubetalt forfalden gæld mv.), og,

… 136 (obligatoriske udelukkelsesgrunde om interessekonflikter, konkurrencefordrejning, groft urigtige oplysninger mv.), og,

… 137, stk. 1, nr. 1 (vedrører tilsidesættelse af gældende forpligtelser inden for det miljø-, social- eller arbejdsretlige område i henhold til EU-retten, national lovgivning, kollektive aftaler eller de miljø-, social- eller arbejdsretlige forpligtelser) og,

… 137, stk. 1, nr. 2 (vedrører konkurs, insolvens- eller likvidationsbehandling, rekonstruktion, indstillet erhvervsvirksomhed og lignende situationer) og,

… 137, stk. 1, nr. 3 (vedrører alvorlige forsømmelser, der sår tvivl om tilbudsgivers integritet) og,

… 137, stk. 1, nr. 6 (vedrører uretmæssigt forsøg på påvirkning af ordregivers beslutningsproces mv.).

Tilbud kan ALENE tages i betragtning, såfremt ovennævnte erklæringer er afgivet i ESPD, jf. udbudslovens § 148. Erklæringer kan således IKKE afgives på anden vis.

Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt ESPD-dokument som omfatter ovennævnte erklæringer.

Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske/finansielle formåen og/eller teknisk/faglige formåen (f.eks. underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt fælleseuropæisk udbudsdokument som omfatter ovennævnte erklæringer.

Økonomisk og finansiel stilling:

Tilbudsgiver skal som en del af sit tilbud aflevere et ”fælleseuropæisk udbudsdokument” (også kaldet ”ESPD-dokumentet”), hvori tilbudsgiver skal afgive erklæringer om følgende forhold:

— Tilbudsgivers samlede omsætning i de tre seneste disponible regnskabsår (afhængigt af, hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed),

— Tilbudsgivers soliditetsgrad i de tre seneste disponible regnskabsår (afhængigt af, hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed). Soliditetsgraden beregnes i procent som egenkapitalen divideret med de samlede aktiver.

Tilbud kan ALENE tages i betragtning, såfremt ovennævnte erklæringer er afgivet i ESPD-dokumentet, jf. udbudslovens § 148. Erklæringer kan således IKKE afgives på anden vis.

Bemærk, at tilbudsgiver i forhold til angivelsen af soliditetsgraden også skal oplyse, hvilken egenkapital virksomheden har samt værdien af de samlede aktiver. Selve soliditetsgraden skal indsættes i feltet ”Nøgletal” og beregningsgrundlaget (i form af egenkapitalen divideret med de samlede aktiver), skal indsættes i feltet ”Beskrivelse”.

Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt fælleseuropæisk udbudsdokument, som omfatter ovennævnte erklæringer.

Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt ESPD-dokument, som omfatter ovennævnte erklæringer.

Mindstekrav til niveauet:

Det er i forhold til den årlige omsætning et mindstekrav, at tilbudsgiver kan dokumentere en samlet årlig omsætning på minimum 75 mio. kr. i gennemsnit i de tre seneste disponible regnskabsår, hvis tallene for denne omsætning foreligger.

Det er i forhold til soliditetsgraden et mindstekrav, at tilbudsgiver kan dokumentere en soliditetsgrad på minimum 10 % i gennemsnit i de tre seneste disponible regnskabsår, hvis tallene for soliditetsgraden foreligger.

Teknisk og faglig kompetence:

Tilbudsgiver skal som en del af sit tilbud aflevere et ”fælleseuropæisk udbudsdokument” (også kaldet ”ESPD-dokumentet”), hvori tilbudsgiver skal afgive erklæringer om følgende forhold:

— Forelæggelse af en liste over de betydeligste tilsvarende tjenesteydelser, jf. pkt. II.2.4, tilbudsgiver har udført i løbet af de sidste tre år med angivelse af beløb og modtager, og som dokumenterer erfaring med levering af tilsvarende ydelser af tilsvarende kompleksitet og til tilsvarende kunder.

Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders faglige erfaringer vedrørende udførelsen af konkrete dele af tjenesteydelserne, SKAL de pågældende konkrete dele af tjenesteydelserne udføres af den enhed, som tilbudsgiver baserer sit tilbud på, jf. udbudslovens § 144, stk. 3.

Tilbud kan ALENE tages i betragtning, såfremt ovennævnte erklæringer er afgivet i det fælleseuropæiske udbudsdokument, jf. udbudslovens § 148, stk. 3. Erklæringer kan således IKKE afgives på anden vis.

Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt fælleseuropæisk udbudsdokument, som omfatter ovennævnte erklæringer.

Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders tekniske og faglige formåen (f.eks. underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt fælleseuropæisk udbudsdokument, som omfatter ovennævnte erklæringer.

Kontraktens udførelse
Betingelser for opfyldelse af kontrakten:

Særlige vilkår for opfyldelse af kontrakten omfattende sociale og etiske klausuler samt arbejdsklausul fremgår af udbudsmaterialet.

Såfremt kontrakten tildeles en sammenslutning af økonomiske aktører (konsortium), skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse for kontraktens gennemførelse og udpege en fælles befuldmægtiget blandt de solidarisk hæftende deltagere.

Såfremt kontrakten tildeles en ansøger, der baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (jf. punkt III.1.2), skal hver enkelt af disse enheder påtage sig solidarisk hæftelse for kontraktens gennemførelse, jf. Udbudslovens § 144, stk. 6.

Procedure
Tidspunkt for modtagelse af tilbud: 12:00
Sprog, på hvilke bud eller ansøgninger om deltagelse kan indgives: dansk 🗣️
Tilbuddets gyldighedsperiode: 6 måneder
Dato for åbning af tilbud: 2018-02-26 📅
Tidspunkt for åbning af tilbud: 12:00
Yderligere oplysninger:

Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud, eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud.

Ordregivende myndighed
Identitet
Nationalt registreringsnummer: 29189366
Kontakt
Enhed: Maj-Britt Böwadt
Internetadresse: www.hillerod.dk 🌏
Køberprofilens adresse: https://eu.eu-supply.com/ctm/Company/CompanyInformation/Index/278774 🌏
URL til dokumenter: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=198080&B=DK_UDBUD 🌏

Reference
Yderligere oplysninger
Anslået tidsplan for offentliggørelse af efterfølgende bekendtgørelser: Kontrakten forventes genudbud ved kontraktophør.

Tilbud skal uploades via EU-Supply, og kan ikke afgives på anden måde.

Til punkt III.1: En tilbudsgiver vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, såfremt de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens §§ 135-136 og/eller de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1, 2,3 og 6, finder anvendelse, medmindre udbudsloven giver mulighed for at undlade at udelukke tilbudsgiveren (jf. herunder lovens § 138).

Til punkt III.1: Før ordregivers beslutning om tildeling af kontrakten skal ordregiver kræve, at den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele til, fremlægger dokumentation i henhold til Udbudslovens § 152 for de oplysninger, der er afgivet i ESPD-dokumentet.

Ordregiver kan på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren anmode en tilbudsgiver om at fremlægge (endelig) dokumentation for de forhold, der er blevet erklæret i det fælleseuropæiske udbudsdokument, jf. Udbudslovens § 151, stk. 2.

Tilsvarende kan ordregiver anmode en tilbudsgiver om at supplere eller præcisere modtaget dokumentation. I så fald skal den efterspurgte dokumentation fremsendes inden en kortere tidsfrist, der fastsættes af ordregiver. Manglende fremsendelse af efterspurgt dokumentation kan føre til udelukkelse af den pågældende tilbudsgiver fra udbudsproceduren.

Kravene til fremlæggelse af dokumentation fremgår af udbudsbetingelserne.

Pkt. II.2.7: Kontraktvarighed på 6 år regnes fra ibrugtagningsdagen for systemerne (1. januar 2019).

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Nævnenes Hus, Toldboden 2
Postby: Viborg
Postnummer: DK-8800
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 72405708 📞
E-mail: klfu@naevneneshus.dk 📧
Internetadresse: https://erhvervsstyrelsen.dk/klagenaevnet-for-udbud 🌏
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

Klager skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 kalenderdage fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, jf. lovens § 7, stk. 2, nr. 1.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen.

Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: DK-2500
Telefon: +45 41715000 📞
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
Fax: +45 41715100 📠
Internetadresse: http://www.kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2018/S 016-032666 (2018-01-22)

Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2018-04-12)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Den samlede værdi af udbuddet: 43 700 000 DKK 💰
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Ordregivende myndighed
Identitet
Postnummer: 3400

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2018-04-12 📅
Offentliggørelsesdato: 2018-04-14 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2018/S 073-162381
Henviser til bekendtgørelse: 2018/S 016-032666
EUT-S-nummer: 73

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:

Økonomisystemet skal være klar til indberetning af budgetter for det kommende budgetår senest den 1.10.2018. Økonomisystemet skal desuden være klar til varetagelse af samtlige opgaver senest den 1.12.2018 af hensyn til håndtering af forsupplementsperioden.

Lønsystemet skal være klar til indberetning af løndata for forudlønnede samt oprettelse af vagtplaner senest den 1.12.2018.

For begge Systemer gælder, at Ibrugtagningsdagen er den 1.1.2019 (mindstekrav).

Procedure
Kriterier for tildeling
Kvalitetskriterium (navn): Kvalitet
Kvalitetskriterium (vægtning): 30
Kvalitetskriterium (navn): Metode og proces
Kvalitetskriterium (vægtning): 25
Kvalitetskriterium (navn): - Vedligeholdelse, videreudvikling og servicem
Kvalitetskriterium (vægtning): 15
Kvalitetskriterium (navn): - Kontraktlige vil
Kvalitetskriterium (vægtning): 10
Vægtning af pris: 20

Tildeling af kontrakt
Dato for kontraktindgåelse: 2018-04-12 📅

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Postnummer: 8800
Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
2500
Kilde: OJS 2018/S 073-162381 (2018-04-12)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support (4 nye indkøb)

Servicevirksomhed i forbindelse med datamater

Servicevirksomhed i forbindelse med drift af datamater

Servicebureauvirksomhed i forbindelse med databehandling