Scanning af byggesager

Københavns Kommune, Teknik- Miljøforvaltningen TMF Stab

Ved nærværende udbud ønsker ordregiver at indhente tilbud på scanning af byggesager.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2018-02-05. Indkøbet blev offentliggjort på 2018-01-05.

Leverandører

Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

• PostNord Strålfors A/S

Hvem?

• Københavns Kommune, Teknik- Miljøforvaltningen TMF Stab

Hvad?

• Biblioteks- og arkivtjenester › Arkivtjenester
• Scanning og fakturering › Scanning

Hvor?

• Danmark › Hovedstaden

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2018-01-05	Udbudsbekendtgørelse
2018-01-17	Supplerende oplysninger
2018-01-27	Supplerende oplysninger
2018-01-31	Supplerende oplysninger
2018-02-02	Supplerende oplysninger
2018-04-26	Bekendtgørelse om indgåede kontrakter
2018-06-11	Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Udbudsbekendtgørelse (2018-01-05)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: Scanning
Kort beskrivelse:

Ved nærværende udbud ønsker ordregiver at indhente tilbud på scanning af byggesager.

Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: Scanning 📦
Yderligere CPV-kode: Arkivtjenester 📦
Sted for udførelsen
NUTS-region: Hovedstaden 🏙️

Procedure
Procedureform: Offentligt udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Regional eller lokal myndighed
Navn på ordregivende myndighed: Københavns Kommune, Teknik- Miljøforvaltningen TMF Stab
Postadresse: Njalsgade 13
Postnummer: 2300
Postby: København S
Kontakt
Internetadresse: https://permalink.mercell.com/78315362.aspx 🌏
E-mail: gy1k@tmf.kk.dk 📧
URL til dokumenter: https://permalink.mercell.com/78315362.aspx 🌏
URL til deltagelse: https://permalink.mercell.com/78315362.aspx 🌏

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2018-01-05 📅
Tilbudsfrist: 2018-02-05 📅
Offentliggørelsesdato: 2018-01-09 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2018/S 005-007194
EUT-S-nummer: 5

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:

Københavns Kommune har et meget stort byggesagsarkiv, som kommunen selv har været i gang med at scanne siden 2014. På nuværende tidspunkt er ca. en tredjedel af arkivet scannet, og gjort tilgængeligt via arkivløsningen FilArkiv.

Københavns Kommune besidder således stor know how i forhold til scanning af byggesagsarkiver (herunder processer, software, scannere mv.). Kvaliteten af henholdsvis skanning og metadata har fra starten af været meget højt prioriteret, og vil også være det fremadrettet.

Da Københavns Kommune ønsker at få arkivet scannet hurtigere end kommunen selv er i stand til, udbydes en procentdel af scanningen. Københavns Kommune vil sideløbende med kontraktens løbetid fortsætte med at scanne den resterende procentdel af arkivet, samt udføre omfattende kvalitetskontrol af det materiale, der bliver scannet af Leverandøren.

Varighed: 42 måneder
Beskrivelse af fornyelser: 2 gange 6 måneder

Procedure
Tidspunkt for modtagelse af tilbud: 12:00
Sprog, på hvilke bud eller ansøgninger om deltagelse kan indgives: dansk 🗣️
Tilbuddets gyldighedsperiode: 6 måneder
Dato for åbning af tilbud: 2018-02-05 📅
Tidspunkt for åbning af tilbud: 12:00

Ordregivende myndighed
Identitet
Nationalt registreringsnummer: 64942212
Kontakt
Enhed: Victoria Lin Vest Løvdal
URL til dokumenter: https://permalink.mercell.com/78315362.aspx 🌏
Navn på ordregivende myndighed: Mercell Danmark A/S
Postadresse: Østre Stationsvej 33, Vestfløjen
Postby: Odense C
Postnummer: 5000
E-mail: support.dk@mercell.com 📧

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Nævnenes Hus, Toldboden 2
Postby: Viborg
Postnummer: 8800
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 35291000 📞
E-mail: klfu@naevneneshus.dk 📧
Fax: +45 33307799 📠
Internetadresse: http://www.klfu.dk 🌏
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

Præcise oplysninger om klagefrist(er): I henhold til LBK nr. 593 af 02.06.2016 om håndhævelse af udbuds reglerne m.v. gælder følgende klagefrister i relation til gennemførelse af udbud:

Klage over ikke at være prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, jf. lovens § 7, stk. 1.

Klage over tildeling af kontrakten skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 dage efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt.

Klage i forbindelse med indgåelse af en rammeaftale skal indgives inden 6 måneder regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
Fax: +45 41715100 📠
Internetadresse: http://www.kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2018/S 005-007194 (2018-01-05)

Supplerende oplysninger (2018-01-17)
Objekt
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Supplerende oplysninger

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2018-01-17 📅
Offentliggørelsesdato: 2018-01-19 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2018/S 013-026723
Henviser til bekendtgørelse: 2018/S 005-007194
EUT-S-nummer: 13
Yderligere oplysninger

Ordregiver har forlænget fristen for tilmelding til informationsmødet med én dag. Fristen er ændret fra den 18. januar til den 19. januar kl. 12. Dette er korrigeret i dokumentet udbudsbetingelser pkt. 3.5.3. Dokumentet udbudsbetingelser er erstattet af en version II, hvor ovenstående er rettet i pkt. 3.5.3.

Kilde: OJS 2018/S 013-026723 (2018-01-17)

Supplerende oplysninger (2018-01-27)
Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2018-01-27 📅
Offentliggørelsesdato: 2018-01-30 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2018/S 020-042481
EUT-S-nummer: 20
Yderligere oplysninger

PowerPoint præsentation fra informationsmødet 22. januar 2018, er tilføjet under filer. Ændringer: Bilag1 - Kravespecifikation pkt. 9.1 og 9.3 Københavns Kommune har valgt at ændre i kravet, således at Tilbudsgivere, i forbindelse med tilbudsafgivning, ikke skal fremsende registreringsattester og dokumentation af de miliøhensyn der fremgår af bilag 1 - kravspecifikationen. Samtidig har Københavns Kommune ændret i kontraktudkastet pkt. 1.4.2, således at Leverandøren på Køberens forlange i aftalens løbetid skal dokumentere at Leverandøren efterlever de miljøhensyn der fremgår af pkt.9.1 - 9.3 i bilag 1 - kravspecifikationen. På baggrund af ovenstående ændringer "bilag A - kontrakudkast" pkt.1.4.2 og "bilag 1 - kravspecifikation" pkt. 9.1 og 9.3. Dokumenterne er navngivet henholdsvis "bilag A - kontrakt udkast V.II og "bilag 1 - kravspecifikation V.II".

Kilde: OJS 2018/S 020-042481 (2018-01-27)

Supplerende oplysninger (2018-01-31)
Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2018-01-31 📅
Tilbudsfrist: 2018-02-07 📅
Offentliggørelsesdato: 2018-02-02 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2018/S 023-049332
EUT-S-nummer: 23
Yderligere oplysninger

Databehandleraftale pkt. 8.1 Ordregiver frafalder kravet om den årlig revision, der fremgår af Databehandleraftalen pkt. 8.1. Punktet er overstreget om markeret rødt i dokumentet, for at markere, at det ikke længere er et krav. På baggrund af ovenstående ændring, har ordregiver besluttet at forlænge tilbudsfristen med to dage. Det betyder at tilbudsfristen er forlænget til onsdag d. 7. februar 2018. Ordregiver har samtidig ændret i tidsplanen der fremgår af udbudsbetingelserne. Den nye gældende tidsplan fremgår af udbudsbetingelser v. III.

Kilde: OJS 2018/S 023-049332 (2018-01-31)

Supplerende oplysninger (2018-02-02)
Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2018-02-02 📅
Tilbudsfrist: 2018-02-16 📅
Offentliggørelsesdato: 2018-02-06 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2018/S 025-054772
EUT-S-nummer: 25
Yderligere oplysninger

Der er fortaget ændringer nedenstående dokumenter, som er erstattet af nye versioner, hvorfor de tidligere versioner ikke er gældende længere: Udbudsbetingelser Tilbudsfristen er forlænget til den 16. februar 2018 Kravspecifikation Pkt. 7.6 ændret fra: Leverandøren forpligter sig på at opbevare materiale efter endt scanning i fem år efter kontraktens udløb. Kunden skal kunne afhente det fysiske færdigscannet materiale fra en lokation i Danmark, når Kunden ønsker det. Ændret til: Leverandøren forpligter sig på at opbevare materiale efter endt scanning i ét år efter kontraktens udløb. Kunden skal kunne afhente det fysiske færdigscannet materiale fra en lokation i Danmark, når Kunden ønsker det. Pkt. 7.9 ændret fra: I projektets varighed inkl ovennævnte fem år skal det fysiske byggesagsmateriale opbevares i et klimastyret og stærkt sikret depot (brandsikkert og låst), der opfylder standarderne for arkivering. Ændret til: I projektets varighed inkl ovennævnte ét år skal det fysiske byggesagsmateriale opbevares i et klimastyret og stærkt sikret depot (brandsikkert og låst), der opfylder standarderne for arkivering. Bilag 11 - Tidsplan for de forskellige faser (V.II) Krav til opbevaring efter endelig godkendelse af scanning, er ændret fra fem år til et år.

Kilde: OJS 2018/S 025-054772 (2018-02-02)

Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2018-04-26)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Den samlede værdi af udbuddet: 6 963 003 DKK 💰
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2018-04-26 📅
Offentliggørelsesdato: 2018-04-27 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2018/S 082-184936
EUT-S-nummer: 82

Objekt
Omfanget af udbuddet
Beskrivelse af mulighederne:

Pris pr. arkivkasse der scannes udover hovedydelse ovenstående.

Pris pr. ad-hoc scanning udover de [x]-antal gratis scanninger indeholdt i tilbuddet.

Procedure
Kriterier for tildeling
Kvalitetskriterium (navn): Løsningsbeskrivelse
Kvalitetskriterium (vægtning): 60
Kvalitetskriterium (navn): Ad-hoc scanning
Kvalitetskriterium (vægtning): 10
Vægtning af pris: 30

Tildeling af kontrakt
Dato for kontraktindgåelse: 2018-04-02 📅

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

Præcise oplysninger om klagefrist(er): I henhold til LBK nr. 593 af 2.6.2016 om håndhævelse af udbuds reglerne m.v. gælder følgende klagefrister i relation til gennemførelse af udbud:

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Kilde: OJS 2018/S 082-184936 (2018-04-26)

Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2018-06-11)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Den samlede værdi af udbuddet: 6 963 003 DKK 💰

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2018-06-11 📅
Offentliggørelsesdato: 2018-06-12 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2018/S 110-251161
EUT-S-nummer: 110

Objekt
Omfanget af udbuddet
Beskrivelse af mulighederne: Pris pr. arkivkasse der scannes udover det fastlagte i udbuddet.

Procedure
Kriterier for tildeling
Kvalitetskriterium (navn): Ad hoc scanninger

Tildeling af kontrakt
Dato for kontraktindgåelse: 2018-03-31 📅
Kilde: OJS 2018/S 110-251161 (2018-06-11)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

Forretningstjenesteydelser: forskrifter, markedsføring, rådgivning, rekruttering, trykning og sikkerhed (8 nye indkøb)

Øvrig forretningsservice og andre tjenester

Øvrig forretningsservice

Scanning og fakturering