Kontrakt om ankaffelse af Løn- og HR system som en Service

Region Hovedstaden, Center for HR

Udbuddet omfatter anskaffelse af et løn- og HR system som en Service.
Formålet med anskaffelsen er alene at forbedre systemunderstøttelsen inden for de områder, der i dag systemunderstøttes. Det er derfor ikke hensigten at udvide systemunderstøttelsen til at dække nye områder, udover hvad der afspejles af kravspecifikationens funktionsbeskrivelser.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2018-09-24. Indkøbet blev offentliggjort på 2018-08-14.

Leverandører

Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

• Silkeborg Data

Hvem?

• Region Hovedstaden, Center for HR

Hvad?

• Behandling og tabulering af data › Konvertering af data
• Help-desk og støttetjenester › Systemsupport
• Programmelrelaterede tjenester › Konfigurering af programmel
• Programmelrelaterede tjenester › Programmelsupport
• Programmeltestning › Systemafprøvning
• Servicebureauvirksomhed i forbindelse med databehandling › Servicebureauvirksomhed i forbindelse med drift af datamater

Hvor?

• Hovedstaden › Københavns omegn

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2018-08-14	Udbudsbekendtgørelse
2018-12-14	Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Udbudsbekendtgørelse (2018-08-14)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: Servicebureauvirksomhed i forbindelse med databehandling
Kort beskrivelse:

Udbuddet omfatter anskaffelse af et løn- og HR system som en Service. Formålet med anskaffelsen er alene at forbedre systemunderstøttelsen inden for de områder, der i dag systemunderstøttes. Det er derfor ikke hensigten at udvide systemunderstøttelsen til at dække nye områder, udover hvad der afspejles af kravspecifikationens funktionsbeskrivelser.

Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: Servicebureauvirksomhed i forbindelse med databehandling 📦
Yderligere CPV-kode: Systemsupport 📦
Sted for udførelsen
NUTS-region: Danmark 🏙️

Procedure
Procedureform: Offentligt udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Regional eller lokal myndighed
Navn på ordregivende myndighed: Region Hovedstaden, Center for HR
Postadresse: Kildegårdsvej 28, opgang 10 B
Postnummer: 2900
Postby: Hellerup
Kontakt
Internetadresse: http://www.regionh.dk 🌏
E-mail: mab@ramboll.com 📧
Telefon: +45 51617987 📞
URL til dokumenter: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=214510&B=DK_UDBUD 🌏
URL til deltagelse: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=214510&B=DK_UDBUD 🌏

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2018-08-14 📅
Tilbudsfrist: 2018-09-24 📅
Offentliggørelsesdato: 2018-08-18 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2018/S 158-362269
EUT-S-nummer: 158
Yderligere oplysninger

I henhold til Udbudslovens § 49, stk. 2 om opdeling i delkontrakter (opdel eller-forklar-princippet) er det Region Hovedstadens vurdering, at Kontrakten ikke hverken it-strategisk, teknisk eller forretningsmæssigt er egnet til at opdele i særskilte delkontrakter.

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:

Udbuddet omfatter anskaffelse af et løn- og HR system som en Service.

Formålet med anskaffelsen er alene at forbedre systemunderstøttelsen inden for de områder, der i dag systemunderstøttes. Det er derfor ikke hensigten at udvide systemunderstøttelsen til at dække nye områder, udover hvad der afspejles af kravspecifikationens funktionsbeskrivelser.

Anslået samlet værdi: 150 000 000 DKK 💰
Kort beskrivelse:

Udbuddet omfatter anskaffelse, drift og vedligeholdelse som en Service af et standardsystem til understøttelse af løn- og HR-processer.

Systemet skal fremstå som én sammenhængende løsning og skal i sin helhed såvel som i de enkelte dele og funktioner være:

— Nemt at anvende,

— Effektivt,

— Brugervenligt.

Følgende opgaveområder og processer skal understøttes af systemet:

— Løn og HR,

— Administration af fravær og refusion i lønadministrationsprocessen,

— Tjenestemandspensionsområdet,

— Økonomi og lønbudgettering,

— Afstemning og controlling.

Systemet skal være klar til indberetning af løndata for forudlønnede senest den 1.12.2019. Ibrugtagningsdagen er den 1.1.2020.

Der henvises i øvrigt til optionerne i pkt. II.2.11.

Udbuddet vedrører en offentlig kontrakt. Kontrakten indeholder dog rammeaftalelignende elementer, idet det er muligt at tilkøbe nærmere angivne af hoc ydelser til de fastsatte timepriser for ad hoc bistand.

Anslået værdi uden moms: 150 000 000 DKK 💰
Varighed: 48 måneder
Beskrivelse af fornyelser: Kontrakten kan forlænges med 2 x 1 år for 1 år ad gangen.
Beskrivelse af mulighederne:

Der er følgende optioner, der skal gives tilbud på:

— Etablering, drift og vedligeholdelse af samt adgang til uddannelsesmiljø,

— Tilgængeliggørelse af eksisterende data,

— Regnskabsafslutning og læseadgang til historiske data,

— Option på forlængelse af Kontrakten med 2 x 1 år for 1 år ad gangen.

Yderligere oplysninger:

Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen: Hos leverandøren.

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Egnethed til at udøve det erhverv:

Tilbudsgiver skal som en del af sit tilbud aflevere et ”fælles europæisk udbudsdokument” (også kaldet ”ESPD ”), hvori tilbudsgiver skal afgive erklæringer om følgende forhold:

— Hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens §…

… 135, stk. 1-3 (obligatoriske udelukkelsesgrunde om deltagelse i kriminel organisation, bestikkelse, svig, terrorhandlinger, hvidvaskning, børnearbejde, ubetalt forfalden gæld mv.), og

… 136 (obligatoriske udelukkelsesgrunde om interessekonflikter, konkurrencefordrejning, groft urigtige oplysninger mv.), og

… 137, stk. 1, nr. 2 (vedrører konkurs, insolvens- eller likvidationsbehandling, rekonstruktion, indstillet erhvervsvirksomhed og lignende situationer), og nr. 6 (vedrører uretmæssig påvirkning af beslutningsproces mv.).

Ordregiver kan ikke tage erklæringer i betragtning, som er afgivet på anden vis end i ESPD.

Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter ovennævnte erklæringer.

Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske/finansielle formåen og/eller teknisk/faglige formåen (f.eks. underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter ovennævnte erklæringer.

Økonomisk og finansiel stilling:

Tilbudsgiver skal som en del af sit tilbud aflevere et ”fælles europæisk udbudsdokument” (også kaldet ”ESPD-dokumentet”), hvori tilbudsgiver skal afgive erklæringer om følgende forhold:

— Tilbudsgivers samlede omsætning i de 3 seneste disponible regnskabsår (afhængigt af, hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed),

— Tilbudsgivers soliditetsgrad i de 3 seneste disponible regnskabsår (afhængigt af, hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed). Soliditetsgraden beregnes i procent som egenkapitalen divideret med de samlede aktiver.

Ordregiver kan ikke tage erklæringer i betragtning, som er afgivet på anden vis end i ESPD.

Soliditetsgraden for de 3 år skal angives i ESPD, del IV, afsnit B (Finansielle nøgletal). Bemærk, at tilbudsgiver i forhold til angivelsen af soliditetsgraden også skal oplyse, hvilken egenkapital virksomheden har samt værdien af de samlede aktiver. Selve soliditetsgraden skal indsættes i feltet »Nøgletal« og beregningsgrundlaget (i form af egenkapitalen divideret med de samlede aktiver), skal indsættes i feltet »Beskrivelse«.

Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter ovennævnte erklæringer.

Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter ovennævnte erklæringer.

Mindstekrav til niveauet:

Det er i forhold til omsætningen et mindstekrav, at tilbudsgiver kan dokumentere en samlet årlig omsætning på minimum 75 000 000 DKK i gennemsnit i de 3 seneste disponible regnskabsår, hvis tallene for denne omsætning foreligger.

Teknisk og faglig kompetence:

Tilbudsgiver skal som en del af sit tilbud aflevere et ”fælles europæisk udbudsdokument” (også kaldet ”ESPD-dokumentet”), hvori tilbudsgiver skal afgive erklæringer om følgende forhold:

— Forelæggelse af en liste over de betydeligste tilsvarende tjenesteydelser, jf. herved pkt. II.2.4), tilbudsgiver har udført i løbet af de sidste 3 år med angivelse af beløb og modtager.

Der gøres særligt opmærksom på, at tilbudsgiver ved udfyldelsen af sine referencer i ESPD i feltet »Beskrivelse« skal sørge for, at beskrivelsen af de enkelte referencer er fyldig og fyldestgørende, således at ordregiver kan vurdere referencerne i forhold til, hvorvidt og i hvilket omfang de er udtryk for tilsvarende tjenesteydelser.

Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders faglige erfaringer vedrørende udførelsen af konkrete dele af tjenesteydelserne, skal de pågældende konkrete dele af tjenesteydelserne udføres af den enhed, som tilbudsgiver baserer sin anmodning på, jf. udbudslovens § 144, stk. 3.

Ordregiver kan ikke tage erklæringer i betragtning, som er afgivet på anden vis end i ESPD.

Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter ovennævnte erklæringer.

Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders tekniske og faglige formåen (f.eks. enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter ovennævnte erklæringer.

Kontraktens udførelse
Betingelser for opfyldelse af kontrakten:

Særlige vilkår for opfyldelse af Kontrakten omfattende sociale og etiske klausuler samt arbejdsklausul fremgår af udbudsmaterialet.

Såfremt Kontrakten tildeles en sammenslutning af økonomiske aktører (konsortium), skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse for Kontraktens gennemførelse og udpege en fælles befuldmægtiget blandt de solidarisk hæftende deltagere.

Såfremt Kontrakten tildeles en tilbudsgiver, der baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (jf. punkt III.1.2), skal hver enkelt af disse enheder påtage sig solidarisk hæftelse for Kontraktens gennemførelse, jf. Udbudslovens § 144, stk. 6.

Procedure
Retsgrundlag: 32014L0024
Tidspunkt for modtagelse af tilbud: 12:00
Sprog, på hvilke bud eller ansøgninger om deltagelse kan indgives: dansk 🗣️
Tilbuddets gyldighedsperiode: 6 måneder
Dato for åbning af tilbud: 2018-09-24 📅
Tidspunkt for åbning af tilbud: 12:00
Yderligere oplysninger:

Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud, eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud.

Ordregivende myndighed
Identitet
Nationalt registreringsnummer: 29190623
Kontakt
Enhed: Maj-Britt Böwadt
Internetadresse: www.regionh.dk 🌏
Køberprofilens adresse: https://eu.eu-supply.com/ctm/Company/CompanyInformation/Index/278774 🌏
URL til dokumenter: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=214510&B=DK_UDBUD 🌏

Reference
Yderligere oplysninger
Anslået tidsplan for offentliggørelse af efterfølgende bekendtgørelser: Kontrakten forventes genudbudt ved kontraktophør.

Der er tale om et offentligt udbud. Tilbud skal uploades via EU-Supply. Tilbud kan ikke afgives på anden måde.

Som en del af tilbuddet skal tilbudsgiver udfylde ESPD-dokumentet.

En tilbudsgiver vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, såfremt de obligatoriske udelukkelsesgrunde og/eller de frivillige udelukkelsesgrunde finder anvendelse, medmindre

Udbudsloven giver mulighed for at undlade at udelukke tilbudsgiveren (jf. herunder lovens § 138).

Før ordregivers beslutning om tildeling af Kontrakten skal ordregiver kræve, at den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele til, fremlægger dokumentation i henhold til Udbudslovens § 152 for de oplysninger, der er afgivet i ESPD. Ordregiver kan på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren anmode en tilbudsgiver om at fremlægge (endelig) dokumentation.

Tilsvarende kan ordregiver anmode en tilbudsgiver om at supplere eller præcisere modtaget dokumentation. I så fald skal den efterspurgte dokumentation fremsendes inden en kortere tidsfrist der fastsættes af ordregiver. Manglende fremsendelse af efterspurgt dokumentation kan føre til udelukkelse af den pågældende tilbudsgiver fra udbudsproceduren.

Det fremgår af udbudsbetingelserne, hvilke former for dokumentation, der kan kræves.

Ad pkt. II.2.7): Den angivne kontraktvarighed på 4 år forventes at løbe fra den 1.1.2020.

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Nævnenes Hus, Toldboden 2
Postby: Viborg
Postnummer: 8800
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 72405708 📞
E-mail: klfu@naevneneshus.dk 📧
Internetadresse: https://erhvervsstyrelsen.dk/klagenaevnet-for-udbud 🌏
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

Klager skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 kalenderdage fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, jf. lovens § 7, stk. 2, nr. 1.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen.

Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
Fax: +45 41715100 📠
Internetadresse: http://www.kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2018/S 158-362269 (2018-08-14)

Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2018-12-14)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:

Kontrakten omfatter anskaffelse af et løn- og HR system som en Service. Formålet med anskaffelsen er alene at forbedre systemunderstøttelsen inden for de områder, der i dag systemunderstøttes. Det er derfor ikke hensigten at udvide systemunderstøttelsen til at dække nye områder, udover hvad der afspejles af kravspecifikationens funktionsbeskrivelser.

Den samlede værdi af udbuddet: 127 000 000 DKK 💰
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2018-12-14 📅
Offentliggørelsesdato: 2018-12-18 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2018/S 243-556075
Henviser til bekendtgørelse: 2018/S 158-362269
EUT-S-nummer: 243

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:

Kontrakten omfatter anskaffelse af et løn- og HR system som en Service.

Kontrakten omfatter anskaffelse, drift og vedligeholdelse som en Service af et standardsystem til understøttelse af løn- og HR-processer.

Procedure
Kriterier for tildeling
Kvalitetskriterium (navn): Kvalitet
Kvalitetskriterium (vægtning): 25
Kvalitetskriterium (navn): Servicemål, vedligeholdelse og videreudvikling
Metode og proces
Kvalitetskriterium (vægtning): 20
Kvalitetskriterium (navn): Kontraktlige vilkår
Kvalitetskriterium (vægtning): 10
Pris (justeringskoefficient): 20

Tildeling af kontrakt
Dato for kontraktindgåelse: 2018-12-12 📅
Navn: Silkeborg Data
Nationalt registreringsnummer: 10425379
Postadresse: Dusager 25
Postby: Aarhus N
Postnummer: 8200
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 72207700 📞
E-mail: kontakt@sd.dk 📧
Land: Østjylland 🏙️
Internetadresse: www.silkeborgdata.dk 🌏
Den samlede værdi af udbuddet: 127 000 000 DKK 💰
Oplysninger om udbud
Antal modtagne bud: 1
Kilde: OJS 2018/S 243-556075 (2018-12-14)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support (4 nye indkøb)

Servicevirksomhed i forbindelse med datamater

Servicevirksomhed i forbindelse med drift af datamater

Servicebureauvirksomhed i forbindelse med databehandling