EU-Udbud på administration af boliger under forvaltningen Social Sundhed og Beskæftigelse i Herning Kommune

Kort beskrivelse

Udbuddet vedrører administration af ældre- og plejeboliger under Social Sundhed og Beskæftigelse, herefter kaldet Udbyder. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, jf. den danske udbudslov, lovnummer1564 af 15.12.2015.
Kontraktstart vil være den 1.10.2018. På nuværende tidspunkt skal der administreres 894 boliger.

Beskrivelse af udbuddet

Administration af ældre- og plejeboliger med følgende opgaver:
— Udfærdigelse af lejekontrakt med de enkelte lejere,
— Ved midlertidige boliger udfærdiges der ikke huslejekontrakt til den enkelte beboer, men samlet opkrævning for hver afdeling til Herning Kommune,
— Syn af lejligheder ved indflytning, udarbejdelse af indflytningsrapport m.v,
— Huslejeopkrævning,
— Opkrævning af indskud,
— Kontakt til lejere ved oprindelige mangler og efterfølgende vedligeholdelsesmangler samt rekvirering af håndværkere,
— Deltagelse i beboerdemokrati, herunder afholdelse af afdelings- og bestyrelsesmøder,
— Administration og udfærdigelse af regnskab vedrørende varme, vand, antennebidrag,
— Syn af lejligheder ved fraflytning, fraflytningsrapport, rekvirering af håndværkere m.v,
— Udarbejdelse af driftsbudgetter, også i forbindelse med nybyggeri,
— Udarbejdelse af langtidsbudgetter,
— Udarbejdelse af årsregnskab,
— Varetagelse af dagligt bogholderi,
— Førelse af klagesager, herunder beboerklagenævn og tilsynssager,
— Kontakt til boligadministrationen i Sundhed og Ældre omkring ind - og udflytning samt møder om samarbejdet, der afholdes kvartalsvise,
— Samarbejde med forvaltningen og Herning Kommunes "Kommunale Ejendomme",
— Opfølgning og opdatering af driftsmapper min. gange 3 årligt.
Ejendommene skal administreres efter Bekendtgørelse om lejerettigheder til beboere i visse botilbud efter serviceloven' og efter Almenboligloven, ligesom de leverede ydelser til enhver tid, skal leveres inden for rammerne af den gældende lovgivning.

Tilbudsgiver må ikke være omfattet af følgende frivillige udelukkelsesgrunde:
- Tilsidesættelse af forpligtelser på miljølovgivningsområdet,
- Tilsidesættelse af forpligtelser på sociallovgivningsområdet,
- Tilsidesættelse af forpligtelser på det arbejdsretlige område,
- Konkurs,
- Insolvens,
- Tvangsakkord uden for konkurs,
- En situation, der svarer til konkurs i henhold til national ret,
- Aktiver, der administreres af en kurator,
- Erhvervsvirksomheden er indstillet,
- Skyldig i alvorlige forsømmelser i forbindelse med udøvelsen af erhvervet,
- Aftaler med andre økonomiske aktører med henblik på konkurrencefordrejning,
- Interessekonflikt som følge af deltagelse i udbudsproceduren,
- Direkte eller indirekte involvering i forberedelsen af denne udbudsprocedure,
- Ophævelse eller en lignende sanktion,
- Skyldig i afgivelse af urigtige oplysninger, tilbageholdelse af oplysninger, ude af stand til at fremlægge de dokumenter, der anmodes om, og indhentede fortrolige oplysninger i forbindelse med denne procedure.
Følgende mindstekrav til egnethedskriterier finder anvendelse:
Økonomisk og finansiel formåen:
Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumskrav til økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudslovens § 142:
- Positiv egenkapital ved sidste regnskabsafslutning.
Hvis virksomheden endnu ikke har afsluttet det første regnskabsår, skal der vedlægges revisorattesteret erklæring som dokumentation for virksomhedens økonomiske og finansielle formåen set i forhold til rammeaftalen. Erklæringen skal være udarbejdet af en statsautoriseret revisor eller af en registreret revisor.
Teknisk og/eller faglig formåen:
Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumskrav til teknisk og faglig formåen, jf. udbudslovens § 143:
- Referenceliste over de betydeligste, sammenlignelige arbejdsopgaver, der er udført i løbet af de sidste 3 år med angivelse af kontaktpersoner. Der skal som minimum anføres 3 referencer og den enkelte reference skal som minimum omfatte administration af 75 boliger.
Der kan maksimalt anføres 5 referencer.
Der skal indsendes en virksomhedsbeskrivelse inklusive oplysninger om tilbudsgivers og ansattes faglige relevante uddannelsesmæssige baggrund.
Den tilbudsgiver Herning Kommune har til hensigt at tildele rammeaftalen, skal fremsende en serviceattest til Herning Kommune som dokumentation for, at de oplysninger der er afgivet i ESPD'et er korrekte. Serviceattesten skal være indsendt til Herning Kommune senest 18 kalenderdage efter anmodningen er modtaget fra Herning Kommune. Der skal indsendes kopi af sidste regnskab som dokumentation for positiv egenkapital ved sidste årsafslutning. Referencer anses som værende bekræftede ved tilbudsgivers afgivelse af tilbud via Mercell.
For nærmere beskrivelse af ovennævnte henvises til udbuddet på mercell.dk

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

Præcise oplysninger om klagefrist(er): I henhold til LBK nr. 593 af 2.6.2016 om håndhævelse af udbuds reglerne m.v. gælder følgende klagefrister i relation til gennemførelse af udbud:
Klage over ikke at være prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, jf. lovens § 7, stk. 1.
Klage over tildeling af kontrakten skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 dage efter, at
Ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt.
Klage i forbindelse med indgåelse af en rammeaftale skal indgives inden 6 måneder regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere.
Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette
Ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.