EU-Udbud Løn- og økonomisystem IN

Frederikssund Kommune

Udbuddet omfatter anskaffelse af økonomi- og lønsystemer som en Service.
Udbuddet gennemføres som et fælles udbud i overensstemmelse med Udbudslovens § 123 og i begge kommunernes navne og på disses vegne, og kommunerne er således i henhold til udbudsloven i fællesskab ansvarlige for overholdelsen af de fælles forpligtelser.
Den overordnede vision for samarbejdet er på sigt effektivt at samarbejde om fælles varetagelse af opgaver på økonomi- og lønområderne ved at varetage opgaverne i fællesskab eller via erfaringsudveksling, og ved i fællesskab at gennemføre procesforbedringer, der sikrer størst mulig effektivitet i opgaveudførelsen.
Ved at skabe en mere ensartet it-understøttelse øges mulighederne for at kunne samarbejde om implementering, anvendelse og administration af it-løsningerne. Hermed får kommunerne bedre muligheder for at udnytte de effektiviserings- og kvalitetspotentialer, der udspringer af fællesskabet.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2018-04-30. Indkøbet blev offentliggjort på 2018-03-13.

Leverandører

Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

• KMD A/S

Hvem?

• Frederikssund Kommune

Hvad?

• Behandling og tabulering af data › Konvertering af data
• Help-desk og støttetjenester › Systemsupport
• Programmelrelaterede tjenester › Konfigurering af programmel
• Programmelrelaterede tjenester › Programmelsupport
• Programmeltestning › Systemafprøvning
• Servicebureauvirksomhed i forbindelse med databehandling › Servicebureauvirksomhed i forbindelse med drift af datamater

Hvor?

• Hovedstaden › Nordsjælland

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2018-03-13	Udbudsbekendtgørelse
2018-11-28	Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Udbudsbekendtgørelse (2018-03-13)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: Servicebureauvirksomhed i forbindelse med databehandling
Kort beskrivelse:

Udbuddet omfatter anskaffelse af økonomi- og lønsystemer som en Service. Udbuddet gennemføres som et fælles udbud i overensstemmelse med Udbudslovens § 123 og i begge kommunernes navne og på disses vegne, og kommunerne er således i henhold til udbudsloven i fællesskab ansvarlige for overholdelsen af de fælles forpligtelser. Den overordnede vision for samarbejdet er på sigt effektivt at samarbejde om fælles varetagelse af opgaver på økonomi- og lønområderne ved at varetage opgaverne i fællesskab eller via erfaringsudveksling, og ved i fællesskab at gennemføre procesforbedringer, der sikrer størst mulig effektivitet i opgaveudførelsen. Ved at skabe en mere ensartet it-understøttelse øges mulighederne for at kunne samarbejde om implementering, anvendelse og administration af it-løsningerne. Hermed får kommunerne bedre muligheder for at udnytte de effektiviserings- og kvalitetspotentialer, der udspringer af fællesskabet.

Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: Servicebureauvirksomhed i forbindelse med databehandling 📦
Yderligere CPV-kode: Systemsupport 📦
Sted for udførelsen
NUTS-region: Danmark 🏙️

Procedure
Procedureform: Offentligt udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Regional eller lokal myndighed
Navn på ordregivende myndighed: Frederikssund Kommune
Postadresse: Torvet 2
Postnummer: 3600
Postby: Frederikssund
Kontakt
Internetadresse: https://permalink.mercell.com/76628626.aspx 🌏
E-mail: mab@ramboll.com 📧
Telefon: +45 51617987 📞
URL til dokumenter: https://permalink.mercell.com/76628626.aspx 🌏
URL til deltagelse: https://permalink.mercell.com/76628626.aspx 🌏

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2018-03-13 📅
Tilbudsfrist: 2018-04-30 📅
Offentliggørelsesdato: 2018-03-14 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2018/S 051-113167
EUT-S-nummer: 51
Yderligere oplysninger

Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud, eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud.

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:

Udbuddet omfatter anskaffelse af økonomi- og lønsystemer som en Service.

Udbuddet gennemføres som et fælles udbud i overensstemmelse med Udbudslovens § 123 og i begge kommunernes navne og på disses vegne, og kommunerne er således i henhold til udbudsloven i fællesskab ansvarlige for overholdelsen af de fælles forpligtelser.

Den overordnede vision for samarbejdet er på sigt effektivt at samarbejde om fælles varetagelse af opgaver på økonomi- og lønområderne ved at varetage opgaverne i fællesskab eller via erfaringsudveksling, og ved i fællesskab at gennemføre procesforbedringer, der sikrer størst mulig effektivitet i opgaveudførelsen.

Ved at skabe en mere ensartet it-understøttelse øges mulighederne for at kunne samarbejde om implementering, anvendelse og administration af it-løsningerne. Hermed får kommunerne bedre muligheder for at udnytte de effektiviserings- og kvalitetspotentialer, der udspringer af fællesskabet.

Anslået samlet værdi: 69 000 000 DKK 💰
Delkontraktens titel: Kontrakt om anskaffelse af lønsystem som en Service
Delkontraktnummer: 1
Kort beskrivelse:

Systemet skal såvel i sin helhed som i de enkelte dele og funktioner være:

— - Nemt at anvende,

— - Effektivt,

— - Brugervenligt,

— - Fleksibelt,

— - Velfungerende både centralt og decentralt.

Følgende opgaveområder og processer skal understøttes af Systemet:

— - Løn- og personaleadministration,

— - Administration af fravær og refusion,

— - Tjenestemandspensionsområdet,

— - Økonomiforhold og lønbudgettering,

— - Vagtplanlægning.

Systemet skal være klar til fuld drift på Ibrugtagningsdagen 1.1.2020 (mindstekrav).

Systemet skal være klar til delvis ibrugtagning før Ibrugtagningsdagen. Dette omfatter:

— - Indberetning af løndata for forudlønnede pr. 1.11.2019,

— - Oprettelse af vagtplaner pr. 1.11. 2019.

Udbuddet vedrører en offentlig kontrakt. Kontrakten indeholder dog rammeaftalelignende elementer, idet det er muligt at tilkøbe nærmere angivne af hoc-ydelser til de fastsatte timepriser for ad hoc-bistand.

Anslået værdi uden moms: 37 000 000 DKK 💰
Varighed: 72 måneder
Beskrivelse af fornyelser: Kontrakten kan af hver kommune forlænges med 2 x 1 år for 1 år ad gangen.
Beskrivelse af mulighederne:

Der er følgende optioner:

— Tilgængeliggørelse af eksisterende data (konvertering),

— Regnskabsafslutning og læseadgang til historiske data,

— Etablering, drift og vedligeholdelse af samt adgang til uddannelsesmiljø.

Delkontraktens titel: Kontrakt om anskaffelse af økonomisystem som en Service
Delkontraktnummer: 2
Kort beskrivelse:

— - Kontoplan,

— - Budget og budgetopfølgning,

— - Debitor,

— - Anlægsstyring og anlægsregnskab,

— - Kreditor, Betaling (bank, kasse og e-faktura) og finans,

— - Rapportering og analyse,

— - Økonomi og regnskab, herunder årsregnskab og omkostningsregnskab,

— - Ressourcestyring, begrænset.

— - Indberetning af budgetter pr. 1.10.2019,

— - Håndtering af forsupplementsperioden pr. 1.12.2019.

Anslået værdi uden moms: 32 000 000 DKK 💰
Beskrivelse af mulighederne:

— Etablering, drift og vedligeholdelse af samt adgang til uddannelsesmiljø,

— Ressourcestyring, begrænset,

— Ressourcestyring via integration til Navision,

— Boliglån,

— Boligudlejning og huslejeopkrævning.

Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen: Hos leverandøren.

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Egnethed til at udøve det erhverv:

Tilbudsgiver skal som en del af sit tilbud aflevere et ”fælles europæisk udbudsdokument” (også kaldet ”ESPD”), hvori tilbudsgiver skal afgive erklæringer om følgende forhold:

1) Hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 135, stk. 1-3 (obligatoriske udelukkelsesgrunde om deltagelse i kriminel organisation, bestikkelse, svig, terrorhandlinger, hvidvaskning, børnearbejde, ubetalt forfalden gæld mv.), og

2) Hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 136 (obligatoriske udelukkelsesgrunde om interessekonflikter, konkurrencefordrejning, groft urigtige oplysninger mv.), og

3) Hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2 (vedrører konkurs, insolvens- eller likvidationsbehandling, rekonstruktion, indstillet erhvervsvirksomhed og lignende situationer).

Tilbud kan alene tages i betragtning, såfremt ovennævnte erklæringer er afgivet i ESPD, jf. udbudslovens § 148. Erklæringer kan således ikke afgives på anden vis.

Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt ESPD-dokument, som omfatter ovennævnte erklæringer.

Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske/finansielle formåen og/eller teknisk/faglige formåen (f.eks. underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt fælleseuropæisk udbudsdokument, som omfatter ovennævnte erklæringer.

Kontraktens udførelse
Betingelser for opfyldelse af kontrakten:

Særlige vilkår for opfyldelse af kontrakten i form af arbejdsklausul fremgår af udbudsmaterialet.

Såfremt kontrakten tildeles en sammenslutning af økonomiske aktører (konsortium), skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse for Kontraktens gennemførelse og udpege en fælles befuldmægtiget blandt de solidarisk hæftende deltagere.

Procedure
Tidspunkt for modtagelse af tilbud: 12:00
Sprog, på hvilke bud eller ansøgninger om deltagelse kan indgives: dansk 🗣️
Tilbuddets gyldighedsperiode: 6 måneder
Dato for åbning af tilbud: 2018-04-30 📅
Tidspunkt for åbning af tilbud: 12:00
Yderligere oplysninger:

Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud, eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud.

Ordregivende myndighed
Identitet
Nationalt registreringsnummer: 29189129
Navn på ordregivende myndighed: Gribskov Kommune
Nationalt registreringsnummer: 29188440
Postadresse: Rådhusvej 3
Postby: Helsinge
Postnummer: 3200
Land: Nordsjælland 🏙️
Kontakt
Enhed: Maj-Britt Böwadt
Køberprofilens adresse: http://www.frederikssund.dk/ 🌏
Internetadresse: www.gribskov.dk 🌏
URL til dokumenter: https://permalink.mercell.com/76628626.aspx 🌏

Reference
Yderligere oplysninger
Anslået tidsplan for offentliggørelse af efterfølgende bekendtgørelser: Kontrakten forventes genudbudt ved kontraktophør.

Tilbud skal uploades via Mercell og kan ikke afgives på anden måde.

Til punkt III.1: En tilbudsgiver vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, såfremt de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens §§ 135-136 og/eller de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2, finder anvendelse, medmindre udbudsloven giver mulighed for at undlade at udelukke tilbudsgiveren (jf. herunder lovens § 138).

Til punkt III.1: Før ordregivers beslutning om tildeling af kontrakten skal ordregiver kræve, at den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele til, fremlægger dokumentation i henhold til Udbudslovens § 152 for de oplysninger, der er afgivet i ESPD-dokumentet.

Ordregiver kan på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren anmode en tilbudsgiver om at fremlægge (endelig) dokumentation for de forhold, der er blevet erklæret i det fælleseuropæiske udbudsdokument, jf. Udbudslovens § 151, stk. 2.

Tilsvarende kan ordregiver anmode en tilbudsgiver om at supplere eller præcisere modtaget dokumentation. I så fald skal den efterspurgte dokumentation fremsendes inden en kortere tidsfrist, der fastsættes af ordregiver. Manglende fremsendelse af efterspurgt dokumentation kan føre til udelukkelse af den pågældende tilbudsgiver fra udbudsproceduren.

Kravene til fremlæggelse af dokumentation fremgår af udbudsbetingelserne.

Pkt. II.2.7: Kontraktvarighed på 6 år regnes fra Ibrugtagningsdagen for Systemerne (1.1.2020).

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Nævnenes Hus, Toldboden 2
Postby: Viborg
Postnummer: 8800
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 35291000 📞
E-mail: klfu@naevneneshus.dk 📧
Fax: +45 33307799 📠
Internetadresse: http://www.klfu.dk 🌏
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

Præcise oplysninger om klagefrist(er):

Klager skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 kalenderdage fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, jf. lovens § 7, stk. 2, nr. 1.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i stand still perioden. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i stand still perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen.

Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
Fax: +45 41715100 📠
Internetadresse: http://www.kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2018/S 051-113167 (2018-03-13)

Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2018-11-28)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Den samlede værdi af udbuddet: 32 700 000 DKK 💰
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Ordregivende myndighed
Kontakt
Internetadresse: https://permalink.mercell.com/95732647.aspx 🌏
E-mail: cvtor@frederikssund.dk 📧
Telefon: +45 47351000 📞

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2018-11-28 📅
Offentliggørelsesdato: 2018-11-30 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2018/S 231-528189
Henviser til bekendtgørelse: 2018/S 051-113167
EUT-S-nummer: 231

Objekt
Omfanget af udbuddet
Delkontraktens titel: Kontrakt om anskaffelse af lønsystem som en service
Kort beskrivelse:

— Nemt at anvende,

— Effektivt,

— Brugervenligt,

— Fleksibelt.

Velfungerende både centralt og decentralt.

— Løn- og personaleadministration,

— Administration af fravær og refusion,

— Tjenestemandspensionsområdet,

— Økonomiforhold og lønbudgettering,

— Vagtplanlægning.

— Indberetning af løndata for forudlønnede pr. 1.11.2019,

— Oprettelse af vagtplaner pr. 1.11. 2019.

Delkontraktens titel: Kontrakt om anskaffelse af økonomisystem som en service
Kort beskrivelse:

— Fleksibelt,

— Velfungerende både centralt og decentralt.

— Kontoplan,

— Budget og budgetopfølgning,

— Debitor,

— Anlægsstyring og anlægsregnskab,

— Kreditor, Betaling (bank, kasse og e-faktura) og finans,

— Rapportering og analyse,

— Økonomi og regnskab, herunder årsregnskab og omkostningsregnskab,

— Ressourcestyring, begrænset.

— Indberetning af budgetter pr. 1.10.2019,

— Håndtering af forsupplementsperioden pr. 1.12.2019.

Procedure
Kriterier for tildeling
Kvalitetskriterium (navn): Kvalitet
Kvalitetskriterium (vægtning): 35 %
Kvalitetskriterium (navn): Metode og proces
Kvalitetskriterium (vægtning): 20 %
Kvalitetskriterium (navn): Vedligeholdelse, videreudvikling og servicemål
Kontraktlige vilkår
Kvalitetskriterium (vægtning): 5 %
Pris (justeringskoefficient): 20 %

Tildeling af kontrakt
Dato for kontraktindgåelse: 2018-08-29 📅
Navn: Kmd a/s
Nationalt registreringsnummer: 26911745
Postadresse: Lautrupparken 42
Postby: Ballerup
Postnummer: 2750
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 44605064 📞
Internetadresse: www.kmd.dk 🌏
Den samlede værdi af udbuddet: 19 000 000 DKK 💰
Postnummer: 27550
Den samlede værdi af udbuddet: 17 700 000 DKK 💰
Oplysninger om udbud
Antal modtagne bud: 2

Ordregivende myndighed
Kontakt
Enhed: Christian Vinther Torrendrup

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

Præcise oplysninger om klagefrist(er): I henhold til LBK nr. 593 af 2.6.2016 om lov om Klagenævnet for Udbud gælder følgende klagefrister i relation til gennemførelse af udbud:

Klage over ikke at være prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, jf. lovens § 7, stk. 1.

Klage over tildeling af kontrakten skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 dage efter, at

Ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt.

Klage i forbindelse med indgåelse af en rammeaftale skal indgives inden 6 måneder regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette

Ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Samtidig med indgivelse af klage skal der indbetales et klagegebyr på 20 000 DKK til Klagenævnet for Udbud.

Kilde: OJS 2018/S 231-528189 (2018-11-28)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support (2 nye indkøb)

Servicevirksomhed i forbindelse med datamater

Servicevirksomhed i forbindelse med drift af datamater

Servicebureauvirksomhed i forbindelse med databehandling