Assistance til rekruttering af Udenrigsministeriets bilaterale langtidsrådgivere, multilaterale senior rådgivere samt vækstrådgivere og andre faglige specialister til direkte udsendelse

Udenrigsministeriet

Kontrakt vedr. assistance til rekruttering af Udenrigsministeriets bilaterale langtidsrådgivere, multilaterale senior rådgivere samt vækstrådgivere og andre faglige specialister til direkte udsendelse. Det forventes, at Udenrigsministeriet i den 4-årige kontraktperiode (2 år ordinær kontraktperiode + option på 2 års forlængelse) vil rekruttere i alt ca. 80 bilaterale langtidsrådgivere, ca. 32 multilaterale senior rådgivere og ca. 60 vækstrådgivere og andre faglige specialister til direkte udsendelse til ansættelse på danske ambassader.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2018-08-27. Indkøbet blev offentliggjort på 2018-07-05.

Leverandører

Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

• Mercuri Urval A/S

Hvem?

• Udenrigsministeriet

Hvad?

• Forretningstjenesteydelser: forskrifter, markedsføring, rådgivning, rekruttering, trykning og sikkerhed › Rekrutteringstjenester

Hvor?

• Hovedstaden › Byen København

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2018-07-05	Udbudsbekendtgørelse
2018-11-15	Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Udbudsbekendtgørelse (2018-07-05)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: Rekrutteringstjenester
Referencenummer: 2017-25567
Kort beskrivelse:

Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: Rekrutteringstjenester 📦
Yderligere CPV-kode: Rekrutteringstjenester 📦
Sted for udførelsen
NUTS-region: Byen København 🏙️

Procedure
Procedureform: Offentligt udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Ministerium eller anden myndighed på nationalt plan eller forbundsplan
Navn på ordregivende myndighed: Udenrigsministeriet
Postadresse: Asiatisk Pl. 2
Postnummer: 1448
Postby: København K
Kontakt
Internetadresse: http://www.um.dk 🌏
E-mail: larpou@um.dk 📧
URL til dokumenter: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=215459&B=KA 🌏
URL til deltagelse: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=215459&B=KA 🌏

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2018-07-05 📅
Tilbudsfrist: 2018-08-27 📅
Offentliggørelsesdato: 2018-07-07 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2018/S 129-294231
EUT-S-nummer: 129
Yderligere oplysninger

Kontrakten er ikke opdelt i delkontrakter ud fra et ønske om at opnå stordriftsfordele og minimere omkostninger til administration og drift af aftalen. Endvidere vurderes det, henset til kontraktens karakter og de særlige stillinger der rekrutteres til, at der opnås bedst konkurrence om kontrakten ved ikke at opdele i mindre delkontrakter.

Objekt
Omfanget af udbuddet
Anslået samlet værdi: 17 200 000 DKK 💰
Kort beskrivelse:

Kontrakt vedr. assistance til rekruttering af bilaterale langtidsrådgivere, multilaterale senior rådgivere samt vækstrådgivere og andre faglige specialister. Det er hensigten at indgå en 2-årig rammeaftale med en option på forlængelse med yderligere 2 år. Det formodes, at der skal rekrutteres ca. 20 Danida rådgivere, 8 multilaterale rådgivere samt 15 vækstrådgivere og andre faglige specialister årligt. Antallet vil dog variere en del over årene, idet antallet af udsendelser bl.a. afhænger af de årlige bevillinger, og der kan derfor ikke garanteres et bestemt antal rekrutteringer pr år. Udenrigsministeriet forbeholder sig i øvrigt muligheden for at foretage rekrutteringer på anden måde end gennem det valgte rekrutteringsfirma. Opgaveløsningen forventes påbegyndt den 1.11.2018, idet der dog løber en implementeringsperiode fra kontraktens underskrift, forventet 1.10.2018 og frem til driftsstart forventet 1.11.2018.

Formålet med opgaven er at sikre identifikation og udvælgelse af kvalificerede kandidater til ledige stillinger i en professionel og transparent proces. Samtlige rådgivere og specialister skal udvælges på baggrund af såvel deres personlige som professionelle kompetencer set i forhold til de krav, som er beskrevet i de enkelte stillingsopslag. Udenrigsministeriet er ved alle rekrutteringer den ansættende og besluttende myndighed, bortset fra de multilaterale stillinger, hvor organisationen er afgørende myndighed. Opgaven med rekruttering af rådgivere er opdelt i 2 overordnede typer rekrutteringsydelser:

- Ydelse A: Assistance til rekruttering årligt af ca. 20 bilaterale (DANIDA) rådgivere og ca. 8 multilaterale seniorrådgivere,

- Ydelse B: Assistance til rekruttering årligt af ca. 15 vækstrådgivere og andre faglige specialister.

For så vidt angår rekrutteringer omfattet af ydelse A, vil hovedparten af baggrundsmaterialet til disse rådgiverstillinger være på engelsk, og afholdelsen af interviews vil ligeledes i overvejende grad foregå på engelsk. Endvidere vil hovedparten af den skriftlige kommunikation være på engelsk. Særligt i forbindelse med rekrutteringer til visse lande i Vestafrika må det dog forventes, at kommunikationen og interview skal foregå på fransk.

I forbindelse med ydelse B, vil hovedparten af baggrundsmaterialet til rådgiverstillingerne være på dansk. Afholdelsen af interviews vil i overvejende grad foregå på dansk, ligesom hovedparten af den skriftlige kommunikation vil være på dansk. Engelsk materiale vil dog kunne forekomme.

Det er afgørende for Udenrigsministeriet at få en løsning, der sikrer en stabil organisation med høj grad af kontinuitet blandt nøglepersoner, og at rekrutteringsprocessen understøtter, at der rekrutteres de rigtige personer. Der ønskes tilbud, der kan sikre, at Udenrigsministeriet modtager relevante ansøgninger og udvælger de rette kandidater til de ofte smalle stillinger, som Udenrigsministeriet slår op. Det bemærkes i den forbindelse, at der ikke er ressourcer til omfattende og omkostningstunge personanalyser af ansøgerne udover sædvanlige personlighedstest.

Leverandøren skal som led i rekrutteringsopgaven og uden særskilt vederlag udarbejde månedlige oversigter over igangværende og afsluttede rekrutteringer.

Anslået værdi uden moms: 17 200 000 DKK 💰
Varighed: 24 måneder
Beskrivelse af fornyelser: Kontrakten kan forlænges med 2 år udover den ordinære løbetid på 2 år.
Yderligere oplysninger:

Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen:

Leveringsstedet kan efter Udenrigsministeriets beslutning være såvel hos Udenrigsministeriet i København, hos leverandøren og/eller i samarbejdslandet.

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Økonomisk og finansiel stilling:

Ved udfyldelse af ESPD del IV, B, bedes tilbudsgiver oplyse følgende:

- Tilbudsgivers egenkapital i hvert af de seneste 3 år forud for tilbudsfristen,

- Tilbudsgivers årlige omsætning i hvert af de seneste 3 år forud for tilbudsfristen.

Såfremt tilbudsgiver er et konsortium skal ovenstående oplysninger angives for hvert af medlemmerne i konsortiet ved udfyldelse af et separat ESPD for hver deltager. Såfremt tilbudsgiver støtter sig på den økonomiske og finansielle formåen af en anden økonomisk enhed, skal ovenstående oplysninger tillige angives for denne støttende enhed ved udfyldelse af separat ESPD også for denne enhed.

Mindstekrav til niveauet:

Tilbudsgiver skal ved de angivne oplysninger som minimum dokumentere at opfylde følgende:

- Positiv egenkapital i hvert af de seneste 3 regnskabsår,

- Samlet årsomsætning i hvert af de seneste 3 regnskabsår på 12 000 000 DKK.

Teknisk og faglig kompetence:

Ved udfyldelse af ESPD del IV, C bedes tilbudsgiver angive de betydeligste referencer for lignende ydelser udført inden for de seneste 3 år.

Som en lignende ydelse anses referencer der dokumentere:

- Erfaring med rekruttering til udviklingslande og mellemindkomst lande, og/eller

- Erfaring med samarbejde med offentlige institutioner omkring rekruttering, herunder erfaring med forvaltnings- og persondataretlige spørgsmål.

Tilbudsgiver bedes for hver reference angive en kort beskrivelse af opgavens indhold og tilbudsgivers ydelser, kontraktens værdi og varighed (ved angivelse af startdato og slutdato) samt oplysninger om kunden med angivelse af en kontaktperson, som tilbudsgiver kan rette henvendelse til for eventuel verifikation af referencen.

Mindstekrav til niveauet:

Tilbudsgiver skal ved de angivne referencer som minimum kunne dokumentere følgende:

- Gennemsnitligt 7 årlige rekrutteringer til stillinger i udviklingslande og mellemindkomst lande gennemført indenfor de seneste 3 år og

- Minimum én længerevarende (> 6 mdr.) opgave med rekruttering for en offentlig institution udført indenfor de seneste 3 år.

Kontraktens udførelse
Betingelser for opfyldelse af kontrakten:

De af leverandørens medarbejdere, der deltager i interviews med ansøgere eller på anden måde indgår direkte i rekrutteringsteamet, skal sikkerhedsgodkendes af Udenrigsministeriet til ”fortrolig” og må kun udskiftes efter aftale med Udenrigsministeriet. Leverandørens udførelse af ydelser under kontrakten indebærer behandling af personhenførbare oplysninger, og leverandøren er til enhver tid forpligtet til at sikre, at den til enhver tidgældende persondatalovgivning i Danmark overholdes, for nuværende særligt Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27.4.2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (generel forordning om databeskyttelse). Leverandørens forpligtelser som databehandler reguleres i særskilt databehandleraftale der indgås mellem Udenrigsministeriet og leverandøren.

Procedure
Retsgrundlag: 32014L0024
Tidspunkt for modtagelse af tilbud: 14:00
Sprog, på hvilke bud eller ansøgninger om deltagelse kan indgives: dansk 🗣️
Tilbuddets gyldighedsperiode: 3 måneder
Dato for åbning af tilbud: 2018-08-27 📅
Tidspunkt for åbning af tilbud: 14:10
Yderligere oplysninger: Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene.

Ordregivende myndighed
Identitet
Nationalt registreringsnummer: 43271911
Kontakt
Enhed: Lars Finn Poulsen
Internetadresse: www.um.dk 🌏
URL til dokumenter: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=215459&B=KA 🌏

Reference
Yderligere oplysninger
Anslået tidsplan for offentliggørelse af efterfølgende bekendtgørelser: Ultimo 2021

Tilbudsgiver skal som del af sit tilbud udfylde og aflevere ESPD som et foreløbigt bevis for:

1) at tilbudsgiver ikke er omfattet af en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § § 135-136 eller af den frivillige udelukkelsesgrund i lovens § 137, stk. 1, nr. 2, jf. ESPD del III vedr. udelukkelsesgrunde, og

2) at tilbudsgiver opfylder mindstekrav til egnethed i relation til økonomisk og finansiel kapacitet, jf. udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.2), og i relation til teknisk og faglig kapacitet, jf. udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.3).

Tilbudsgivere som er omfattet af en af ovennævnte udelukkelsesgrunde vil blive afvist, medmindre tilbudsgiver har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at tilbudsgiveren er pålidelig, selvom den pågældende er omfattet af en eller flere af udelukkelsesgrundene i § § 135-136, samt § 137, stk. 1, nr. 2.

ESPD er tilgængelig i det digitale udbudssystem (www.digitaleudbud.dk), som en del af det øvrige udbudsmateriale, og kan udfyldes direkte i det elektroniske udbudssystem.

Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal der indgives et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører. Såfremt tilbudsgiveren baserer sig på andre enheders formåen, skal der indgives et ESPD for hver af de enheder, som denne baserer sig på. Herudover skal der i forbindelse med fremlæggelse af endelig dokumentation yderligere vedlægges dokumentation for disse enheders forpligtelse i så henseende i form af støtteerklæring.

Tilbudsgivere som ikke opfylder mindstekrav til økonomisk og finansiel kapacitet og/eller teknisk og faglig kapacitet vil blive afvist.

Tildeling af kontrakt vil først ske efter, at den tilbudsgiver, som ordregiver agter at tildele kontrakten, har fremsendt fornøden dokumentation for de i ESPD anførte oplysninger. Som dokumentation for økonomisk og finansiel formåen skal tilbudsgiver fremlægge årsrapport for de seneste 3 regnskabsår. Såfremt tilbudsgiversårlige omsætning ikke fremgår af årsrapporten, skal denne dokumenteres ved en underskreven erklæring fra tilbudsgivers revisor, med angivelse af tilbudsgivers årlige omsætning i hvert af de seneste 3 regnskabsår. Såfremt tilbudsgiver er et konsortium, skal der fremlægges dokumentation for alle deltagere i konsortiet. Såfremt tilbudsgiver støtter sig på en anden enhed, skal der ligeledes fremlægges den krævede dokumentation også for denne enhed.

Der vil ikke blive krævet yderligere dokumentation for de anførte referencer. Ordregiver forbeholder sig dog, at rette henvendelse til den i referencen angivne kontaktperson med henblik på at få verificeret referencen.

For så vidt angår oplysninger i ESPD vedr. udelukkelsesgrunde skal tilbudsgiver dokumentere de i ESPD anførte oplysninger i del III ved 1) et uddrag fra det relevante register eller tilsvarende dokument udstedt af en kompetent retslig eller administrativ myndighed, der viser, at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i § 135, stk. 1. 2) et certifikat udstedt af den kompetente myndighed i det pågældende land som bevis for, at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i de i § 135, stk. 3, og § 137, stk.1, nr. 2 nævnte tilfælde. Udsteder det pågældende land ikke de i det foregående nævnte dokumenter eller certifikater, eller dækker disse ikke alle de i § 135, stk. 1 eller 3, og § 137, stk. 1, nr. 2 nævnte tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der anvendesen erklæring på tro og love, der er afgivet for en kompetent retslig eller administrativ myndighed, for en notar eller for en kompetent faglig organisation i det land, hvor tilbudsgiveren er etableret. For danske tilbudsgivere vil oplysningerne om udelukkelsesgrunde kunne dokumenteres ved en serviceattest udstedt af Erhvervsstyrelsen.

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Nævnenes Hus, Toldboden 2
Postby: Viborg
Postnummer: 8800
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 72405708 📞
E-mail: klfu@naevneneshus.dk 📧
Internetadresse: https://erhvervsstyrelsen.dk/klagevejledning-0 🌏
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.

I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen;

3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og udbudslovens § 171, stk. 4;

4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1).

Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på www.erhvervsstyrelsen.dk

Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
Internetadresse: http://www.kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2018/S 129-294231 (2018-07-05)

Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2018-11-15)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Den samlede værdi af udbuddet: 23 000 000 DKK 💰
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter
Sted for udførelsen
NUTS-region: Danmark 🏙️

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2018-11-15 📅
Offentliggørelsesdato: 2018-11-17 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2018/S 222-508522
Henviser til bekendtgørelse: 2018/S 129-294231
EUT-S-nummer: 222

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:

- Ydelse A: Assistance til rekruttering årligt af ca. 20 bilaterale (DANIDA) rådgivere og ca. 8 multilaterale seniorrådgivere

- Ydelse B: Assistance til rekruttering årligt af ca. 15 vækstrådgivere og andre faglige specialister

Procedure
Kriterier for tildeling
Kvalitetskriterium (navn): Kvalitet
Kvalitetskriterium (vægtning): 70
Pris (justeringskoefficient): 30

Tildeling af kontrakt
Dato for kontraktindgåelse: 2018-11-13 📅
Navn: Mercuri Urval A/S
Nationalt registreringsnummer: 51512413
Postby: Hellerup
Land: Danmark 🇩🇰
Hovedstaden 🏙️
Den samlede værdi af udbuddet: 23 000 000 DKK 💰
Oplysninger om udbud
Antal modtagne bud: 1

Ordregivende myndighed
Kontakt
Køberprofilens adresse: https://eu.eu-supply.com/ctm/Company/CompanyInformation/Index/281402 🌏
Kilde: OJS 2018/S 222-508522 (2018-11-15)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

Forretningstjenesteydelser: forskrifter, markedsføring, rådgivning, rekruttering, trykning og sikkerhed (10 nye indkøb)

Rekrutteringstjenester (1)