Udbud af ESDH-løsning til Københavns Kommune

Københavns Kommune, Koncernservice

Københavns Kommune ønsker at anskaffe et nyt ESDH-system til brug for den administrative sagsbehandling.
Kommunen ønsker, at løsningen skal understøtte bedre og mere effektive sagsgange, og at Løsningen derfor er et konfigurerbart standard-/rammesystem, der kan anvendes i kommunens digitale sagsgange, uanset hvor brugeren er fysisk eller organisatorisk placeret i kommunen. Samtidig forventer kommunen en leverandør, der indgår i et samarbejde med kommunen om bedst mulig udnyttelse af løsningen. Det skal ske gennem et agilt/iterativt implementeringsforløb, hvor systemet konfigureres i samspil med de nødvendige tilpasninger af sagsprocesserne.
Efter levering af løsningen skal Leverandøren vedligeholde løsningen, jf. vedligeholdelsesaftalen, der løber i 4 år fra overtagelsesdagen med option(er) på forlængelse 2 + 2 år.
Tryk her https://permalink.mercell.com/75832806.aspx

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2017-12-13. Indkøbet blev offentliggjort på 2017-11-11.

Leverandører

Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

• Fujitsu A/S

Hvem?

• Københavns Kommune, Koncernservice

Hvad?

Hvor?

• Hovedstaden › Byen København

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2017-11-11	Udbudsbekendtgørelse
2018-06-27	Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Udbudsbekendtgørelse (2017-11-11)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support
Kort beskrivelse:

Københavns Kommune ønsker at anskaffe et nyt ESDH-system til brug for den administrative sagsbehandling. Kommunen ønsker, at løsningen skal understøtte bedre og mere effektive sagsgange, og at Løsningen derfor er et konfigurerbart standard-/rammesystem, der kan anvendes i kommunens digitale sagsgange, uanset hvor brugeren er fysisk eller organisatorisk placeret i kommunen. Samtidig forventer kommunen en leverandør, der indgår i et samarbejde med kommunen om bedst mulig udnyttelse af løsningen. Det skal ske gennem et agilt/iterativt implementeringsforløb, hvor systemet konfigureres i samspil med de nødvendige tilpasninger af sagsprocesserne. Efter levering af løsningen skal Leverandøren vedligeholde løsningen, jf. vedligeholdelsesaftalen, der løber i 4 år fra overtagelsesdagen med option(er) på forlængelse 2 + 2 år. Tryk her https://permalink.mercell.com/75832806.aspx

Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support 📦
Yderligere CPV-kode: Programmering af software og konsulentvirksomhed 📦
Sted for udførelsen
NUTS-region: Byen København 🏙️

Procedure
Procedureform: Udbud med forhandling
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Regional eller lokal myndighed
Navn på ordregivende myndighed: Københavns Kommune, Koncernservice
Postadresse: Borups Allé 177
Postnummer: 2400
Postby: København NV
Kontakt
Internetadresse: https://permalink.mercell.com/75832806.aspx 🌏
E-mail: hanne.lilleore.jaeger@ks.kk.dk 📧
Telefon: +45 20457852 📞
URL til dokumenter: https://permalink.mercell.com/75832806.aspx 🌏
URL til deltagelse: https://permalink.mercell.com/75832806.aspx 🌏

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2017-11-11 📅
Tilbudsfrist: 2017-12-13 📅
Offentliggørelsesdato: 2017-11-14 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2017/S 218-453458
EUT-S-nummer: 218
Yderligere oplysninger

Udvælgelse blandt flere egnede ansøgere om prækvalifikation finder sted i henhold til udbudsbetingelsernes pkt. 5.3.

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:

Københavns Kommune ønsker at anskaffe et nyt ESDH-system til brug for den administrative sagsbehandling.

Kommunen ønsker, at løsningen skal understøtte bedre og mere effektive sagsgange, og at Løsningen derfor er et konfigurerbart standard-/rammesystem, der kan anvendes i kommunens digitale sagsgange, uanset hvor brugeren er fysisk eller organisatorisk placeret i kommunen. Samtidig forventer kommunen en leverandør, der indgår i et samarbejde med kommunen om bedst mulig udnyttelse af løsningen. Det skal ske gennem et agilt/iterativt implementeringsforløb, hvor systemet konfigureres i samspil med de nødvendige tilpasninger af sagsprocesserne.

Efter levering af løsningen skal Leverandøren vedligeholde løsningen, jf. vedligeholdelsesaftalen, der løber i 4 år fra overtagelsesdagen med option(er) på forlængelse 2 + 2 år.

Tryk her https://permalink.mercell.com/75832806.aspx

Anslået samlet værdi: 130 000 000 DKK 💰
Kort beskrivelse:

Overordnet set kan Københavns Kommunes behov opsummeres i 3 hovedspor, som skal danne grundlaget for den kommende anskaffelsesproces af et nyt, overordnet ESDH-system:

A. Et brugervenligt, genkendeligt og intuitivt system:

Selvom der de seneste år har været væsentlige forbedringer af ESDH-systemernes brugerinterface, er der fortsat behov for designs og funktioner, der er væsentligt mere brugervenlige, genkendelige og intuitive. Gerne ved »genbrug« af genkendelige funktioner fra andre systemer. Brugervenlighed har stor betydning, dels for implementeringsgraden, dels for at opnå effektive sagsgange og dels for brugernes trivsel. Systemet skal derfor bygge bro mellem teknologiens muligheder og brugernes forudsætninger.

B. Et forretningsorienteret system:

Systemet skal have som primær funktion at understøtte de daglige arbejdsprocesser og dermed give brugerne værdi i forhold til at løse kerneopgaverne. Det skal understøtte, at journalisering og dokumentation i ESDH ikke opfattes som en irriterende, besværlig ekstraopgave — snarere som en obligatorisk, hurtig og selvfølgelig opgave.

C. Et robust standardsystem:

Systemet skal kunne konfigureres indenfor standardsystemet, så det kan anvendes til de sagstyper, det skal være fagsystem for.

Det vil sige, at systemets skal kunne tilpasses og designes alt efter sagsområde, funktioner og arbejdsgange.

Anslået værdi uden moms: 130 000 000 DKK 💰
Varighed: 48 måneder
Beskrivelse af fornyelser: Der er 2 forlængelsesoptioner á 2 år på vedligeholdelsesaftalen (2 + 2 år).
Beskrivelse af mulighederne:

Der er flere optioner i udbudsmaterialet, blandt andet optioner på diverse integrationer, drift og uddannelse. Der henvises til udbudsmaterialets beskrivelse af optionerne.

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Egnethed til at udøve det erhverv: Der henvises til udbudsbetingelserne.
Kontraktens udførelse
Betingelser for opfyldelse af kontrakten: Der henvises til det samlede kontraktmateriale.

Procedure
Mindste antal ansøgere: 3
Objektive kriterier for udvælgelse af det begrænsede antal ansøgere:

Der henvises til udbudsbetingelserne for så vidt angår udvælgelse blandt egnede ansøgere.

Tidspunkt for modtagelse af tilbud: 12:00
Dato for afsendelse af opfordringer: 2017-12-22 📅
Sprog, på hvilke bud eller ansøgninger om deltagelse kan indgives: dansk 🗣️
Tilbuddets gyldighedsperiode: 6 måneder

Ordregivende myndighed
Identitet
Nationalt registreringsnummer: 64942212
Kontakt
Enhed: Hanne Lilleøre Jaeger
URL til dokumenter: https://permalink.mercell.com/75832806.aspx 🌏

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Nævnenes Hus, Toldboden 2
Postby: Viborg
Postnummer: 8800
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 35291000 📞
E-mail: klfu@naevneneshus.dk 📧
Fax: +45 33307799 📠
Internetadresse: http://www.klfu.dk 🌏
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

I henhold til lbk nr. 593 af 2.6.2016 om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. gælder følgende klagefrister i relation til gennemførelse af udbud:

Klage over ikke at være prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, jf. lovens § 7, stk. 1.

Klage over tildeling af kontrakten skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 dage efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt.

Klage i forbindelse med indgåelse af en rammeaftale skal indgives inden 6 måneder regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
Fax: +45 41715100 📠
Internetadresse: http://www.kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2017/S 218-453458 (2017-11-11)

Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2018-06-27)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse: Tildeling af kontrakt
Den samlede værdi af udbuddet: 130 000 000 DKK 💰
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter
Sted for udførelsen
NUTS-region: Hovedstaden 🏙️

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Ordregivende myndighed
Identitet
Postadresse: Borups Alle 177

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2018-06-27 📅
Offentliggørelsesdato: 2018-06-28 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2018/S 122-277623
Henviser til bekendtgørelse: 2017/S 218-453458
EUT-S-nummer: 122

Procedure
Kriterier for tildeling
Kvalitetskriterium (navn): Understøttelse af sagprocesser
Kvalitetskriterium (vægtning): 35
Kvalitetskriterium (navn): Iterktiv konfiguration og implementering
Kvalitetskriterium (vægtning): 15
Kvalitetskriterium (navn): Standardsystem og arkitektur
Kvalitetskriterium (vægtning): 20
Vægtning af pris: 30

Tildeling af kontrakt
Dato for kontraktindgåelse: 2018-06-26 📅

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

Præcise oplysninger om klagefrist(er): I henhold til LBK nr. 593 af 2.6.2016 om håndhævelse af udbuds reglerne m.v. gælder følgende klagefrister i relation til gennemførelse af udbud:

Klage over ikke at være prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem er er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, jf. lovens § 7, stk. 1.

Klage over tildeling af kontrakten skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 dage efter, at

Ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette

Ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Kilde: OJS 2018/S 122-277623 (2018-06-27)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support (2 nye indkøb)