Udskiftning af økonomisystem, samt anskaffelse og implementering af integrerede systemer til projektstyring | Væksthus Hovedstadsregionen

Rammeaftalen har et samlet budget på 3 000 000-5 000 000 DKK ekskl. moms.Beløbet dækker indkøb, implementering og drift af systemet i 4 års periode.

Dato	Dokument
2015-09-25	Udbudsbekendtgørelse
2016-02-09	Supplerende oplysninger

Udbudsmaterialet + bilag kan rekvireres på: www.startvaekst.dk/vhsyddanmark.dk/eu_udbud Ansøgningssfrist: Ansøgningen skal være mærket: »Ansøgning — EU udbud — ERP Løsning« og »Må kun åbnes af Jens Peter Bech« Forsendelsen skal være lukket. Ansøgningen skal være Ordregiver i hænde senest den 2.11.2015 kl. 10:00 på følgende adresse: Væksthus Syddanmark, Forskerparken 10 D/E, 5230 Odense M, Att. Jens Peter Bech. Ved personlig aflevering af ansøgning skal dette ske til Receptionen på ovennævnte adresse. Ansøger bærer selv ansvaret for, at ansøgningen når rettidigt frem. Ansøgningen kan ikke leveres på andre adresser end ovennævnte. Ved overskridelse af ansøgningsfristen, returneres ansøgningen, såfremt det tydeligt fremgår, hvem afsenderen er. Ansøger kan efter anmodning få udleveret en kvittering med dato og klokkeslæt for afleveringen. Ansøgere ved prækvalifikationen bekendtgøres hurtigst muligt efter den 2.11.2015, om resultatet. Det endelige udbudsmateriale udsendes til de 5-7 prækvalificerede virksomheder straks efter bekendtgørelsen af prækvalifikationen. 2.7 Åbning af de indkomne ansøgninger. Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af ansøgningerne. 2.8 Vedståelsesfrist for ansøgning. Ansøgningen skal være gældende indtil 90 dage fra ansøgningsfristen.

Udskiftning af økonomisystem, samt anskaffelse og implementering af integrerede systemer til projektstyring.

Rammeaftalen har et samlet budget på 3 000 000-5 000 000 DKK ekskl. moms.

Beløbet dækker indkøb, implementering og drift af systemet i 4 års periode.

1) Dokumentation for, at ansøger ikke er udelukket fra at afgive tilbud i henhold til artikel 45 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004. Dokumen-tationen skal være gældende på ansøgningsafgivningstidspunktet.

Fortrykt formular findes som Bilag 2.

2) Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang ansøger har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997) Fortrykt formular findes som Bilag 3 tro og love-erklæring.

Ansøger vil ikke komme i betragtning ved ubetalt forfalden gæld på 100 000 DKK eller mere til det offentlige.

3) Kopi af gyldig erhvervsansvarsforsikring.

1) De seneste 3 års afsluttede revisorpåtegnede regnskaber. Regnskaberne bliver vurderet ud fra Omsætning, og egenkapital.

Minimumskravene til dette punkt er følgende:

Omsætning: Ansøgers samlede omsætning pr. år i de seneste 3 afsluttede regn-skabsår, skal være mindst 10 000 000 DKK pr. år

Egenkapital: Ansøgers egenkapital i det senest afsluttede regnskabsår, skal som minimum være positiv.

Såfremt ansøger ikke kan fremlægge årsregnskab for det seneste 3 afsluttede regnskabsår på grund af tidspunktet for ansøgers etablering, kan ansøger blot vedlægge de tilstedeværende årsregnskaber.

1) En kort beskrivelse af ansøgers virksomhedsprofil, herunder ejerforhold, organisationen, antal ansatte og forretningsområder.

2) Erfaring, referencer og resultater:

Som ansøger til prækvalifikation på udbud om ERP-system, vil der blive lagt stor vægt på dokumenterbare erfaringer og resultater med levering og implementering af ERP-system løsninger målrettet lignende typer rådgivningsvirksomheder som Væksthusene. Se bilag 1.

Ansøger skal derfor medsende en referenceliste med de mest betydelige og sammenlignelige opgaver over de seneste 3 år — maksimalt 3 referencer. (Bilag 4) — der skal som minimum kunne præsteres 2 sammenlignelige referencer.

Følgende oplysninger skal være inkluderet i referencelisten for hver reference:

Beskrivelse af sammenlignelige opgaver med tilknyttet omsætningstal, herunder en projektbeskrivelse, som tydeliggør, at ansøger har erfaring og viden jf. Bilag 1.

Der skal også vedlægges en beskrivelse, af hver references ydelsesindhold og til hvilke opgaver der eventuelt blev anvendt underleverandører.

Se også indhold i referencen der vægtes positivt nedenfor beskrevet. (objektive og ikke diskriminerende kriterier).

For at en reference betragtes som sammenlignelig indeholder den følgende elementer:

Sammenlignelig økonomisk ramme på mellem 2-10 000 000 DKK i kontraktværdi.

Lignende organisation — rådgivnings- eller servicevirksomhed med kompleks projektstyringsbehov, og uden offentlig forvaltningspligt.

Organisation af sammenlignelig størrelse og kompleksitet — 50-500 brugere, flere juridiske enheder, flere geografiske lokationer.

Integration og dataudveksling mellem flere interne og eksterne systemenheder.

Der skal som minimum angives 2 tilsvarende referencer. Er det ikke muligt at angive 2 referencer — eller referencer overhovedet — skal årsagen hertil fremgå af tilbuddet.

Hver reference må maksimalt være 5 sider. Hvis referencen er længere end 5 sider, vil Ordregiver se bort fra alt efter side 5 i det indsendte materiale.

Såfremt der anføres referencer der beskriver projekter, hvor »kunden og opgaven« ikke matcher ovennævnte definition af, en med ordregiver, »sammenlignelig kunde og opgave«, det være sig referencer der skønnes, at være væsentlige mindre eller væsentlige større end den nærværende udbudte opgave risikerer ansøger, at referencen ikke vægtes positivt i den endelige evaluering og prækvalifikation, da Ordregiver kan vurdere, at den pågældende reference ikke er proportionel med nærværende opgave.

3) Dernæst skal ansøgningen vedlægges en beskrivelse af de nøglepersoner hos ansøger der vil blive en del af ansøgers team i forbindelse med en implementering af systemet hos Ordregiver.

Præsentationen af hver nøglemedarbejder skal indeholde følgende oplysninger:

— Navn

— Uddannelse

— Erhvervserfaring

— Antal og beskrivelse af rolle og funktion i sammenlignelige implementeringsprojekter

— Beskrivelse af hvilken rolle medarbejderen tiltænkes i nærværende opgave.

Såfremt en ansøger beror sig på andres formåen skal udfyldt støtteerklæring, Bilag 6 medsendes ansøgningen og den støttende ansøger skal udover udfyldt støtteerklæring også fremsende den dokumentation der er krævet på det område (Økonomisk og / eller tekniske) den støttende ansøgere støtter med.

Alle krævede dokumenter skal medsendes ansøgningen ellers afvises dette som værende ikke prækvalificeret.

De objektive og ikke diskriminerende kriterier for valg af det begrænsede antal an-søgninger er, som følger: Ordregiver ønsker, at finde de 5-7 bedst kvalificerede ansøgere til at løfte denne opgave. Såfremt det bliver nødvendigt for Ordregiver, at begrænse antallet af ansøgere til 5-7 vil dette ske med udgangspunkt i følgende objektive og ikke — diskriminerede kriterier:

Følgende elementer vægtes positivt:— Som ansøger, at have solid erfaring med at implementere IT — projekter i sammenlignelig størrelse med nærværende kontraktgenstand hos organisationer der er sammenlignelig med Ordregivers. 3 sammenlignelige projekter vægtes positivt. Solid erfaring defineres, som 3 sammenlignelige referencer. — Team til udførelsen af opgaven, det vægtes positivt, såfremt ansøger kan tilbyde Ordregiver et team af medarbejdere der er velkvalificeret og erfarne med sammenlignelige projekter. Ordregiver tillægger det vægt, at ansøger tilbyder et team af medarbejdere, hvor medarbejderne hver for sig og inden for de seneste 3 år har erfaring med 3 eller flere sammenlignelige projekter og at disse projekter er implementeret over de seneste 3 år i organisationer der matcher Ordregivers med flere forskellige lokationer. Det accepteres naturligvis, at en medarbejder kan have opnået erfaring med et eller flere sammenlignelige projekter igennem ansættelse hos andre virksomheder end hos den ansøgende virksomhed. Dette set i lyset, af at Ordregiver kun kræver minimum 2 maksimalt 3 sammenlignelige referencer på ansøgerniveau. Dokumentation for relevant erfaring skal vedlægges an-søgning. — Der vil blive lagt positiv vægt på, at ansøger har dokumenterede erfaringer med integrationen imellem økonomi- og andre fagsystemer til en samlet ERP løsning inden for projekt- og økonomihåndtering. Kriterierne vægtes lige. Udvælgelsen vil ske med udgangspunkt i en samlet vurdering, af Ordregivers skøn af, kvaliteten i ansøgers beskrivelser af de ovenfor 3 nævnte objektive og ikke — diskriminerende kriterier. Det betyder, at de 5-7 virksomheder Ordregiver vurderer, at være bedst egnet til, at løfte opgaven bliver prækvalificeret. Med baggrund i Ordregivers forvaltningsretlige skøn, vil Ordregiver evaluere og tildele særskilt, hver ansøgning, point ud fra en skønsmæssig vurdering af, i hvor høj grad hver enkel ansøgning, tilbyder den af Ordregivers efterspurgte økonomi, erfaring og viden, som anført ovenfor.(Ordregivers behov) Ordregiver vil bruge sit forvaltningsretlige skøn med baggrund i de ovennævnte oplyste 3 målepunkter — konkurrenceelementer i udvælgelsesfasen. Det bemærkes, at Klagenævnet for Udbud ikke erstatter en Ordregivers skøn med sit eget skøn. Jf. kendelse af 3.oktober 2014 H. Skjøde Knudsen A/S mod Bygningsstyrelsen på-stand 3 side 44 i kendelsen. Der citeres »... bemærkes, at der tilkommer Ordregivere et vidt skøn ved bedømmelsen af tilbudsgiveres opfyldelse af kvalitative underkriterier. Klagenævnet erstatter efter fast praksis ikke Ordregiveres kvalitative skøn med sit eget.« Henvisning til andre ressourcer samt konsortier Vedrørende henvisning til andre ressourcer En tilbudsgiver kan basere sig på den økonomiske/finansielle/tekniske formåen hos en an-den/andre virksomhed(er), som agtes benyttet i forbindelse med den konkrete opgave, jf. Udbudsdirektivets art. 47 stk. 3 og art. 48 stk. 3. Dette gælder uanset den juridiske karakter af forbindelsen mellem virksomhederne. I så fald skal virksomheden ligeledes godtgøre over for Ordregiver, at virksomheden virkelig råder over de nødvendige ressourcer, ved at fremlægge erklæring for de nævnte virksomheders forpligtelser i denne henseende. Bilag 7 og 9 Såfremt der bydes ved brug af andres formåen (underleverandører) skal underleverandøren / den eller de virksomheder der støtter tilbudsgiver (hovedbyder) udfylde bilag 1 og 2 og med-sende tilbuddet. Vedrørende konsortier Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder (konsortium), skal der vedlægges det efterspurgte materiale jf. punkt 2.8 for samtlige konsortiedeltagere med henblik på at dokumentere, at konsortiet som helhed (dokumentationen vurderes samlet) er økonomisk og teknisk egnet til at opfylde rammeaftalen. Konsortiedeltagerne hæfter solidarisk overfor Ordregiver. Tilbuddet skal indeholde udtrykkelig angivelse af, hvem der er bemyndiget til at optræde som aftaleansvarlig overfor Ordregiver, dvs. med hvem Ordregiver kan føre afklarende drøftelser med juridisk og økonomisk bindende virkning for den/de øvrige tilbudsgivere. Bilag 6I det tilfælde, hvor tilbudsgiver ikke har fremsendt de af Ordregiver krævede oplysninger og dokumentationer, forbeholder Ordregiver sig dog ret til at indhente supplerende oplysninger og dokumentationer inden for de snævre rammer, hvor dette er muligt i henhold til implementeringsbekendtgørelsens § 12.

Objektive kriterier for udvælgelse

Følgende elementer vægtes positivt:— Som ansøger, at have solid erfaring med at implementere IT — projekter i sammenlignelig størrelse med nærværende kontraktgenstand hos organisationer der er sammenlignelig med Ordregivers. 3 sammenlignelige projekter vægtes positivt. Solid erfaring defineres, som 3 sammenlignelige referencer. — Team til udførelsen af opgaven, det vægtes positivt, såfremt ansøger kan tilbyde Ordregiver et team af medarbejdere der er velkvalificeret og erfarne med sammenlignelige projekter. Ordregiver tillægger det vægt, at ansøger tilbyder et team af medarbejdere, hvor medarbejderne hver for sig og inden for de seneste 3 år har erfaring med 3 eller flere sammenlignelige projekter og at disse projekter er implementeret over de seneste 3 år i organisationer der matcher Ordregivers med flere forskellige lokationer. Det accepteres naturligvis, at en medarbejder kan have opnået erfaring med et eller flere sammenlignelige projekter igennem ansættelse hos andre virksomheder end hos den ansøgende virksomhed. Dette set i lyset, af at Ordregiver kun kræver minimum 2 maksimalt 3 sammenlignelige referencer på ansøgerniveau. Dokumentation for relevant erfaring skal vedlægges an-søgning. — Der vil blive lagt positiv vægt på, at ansøger har dokumenterede erfaringer med integrationen imellem økonomi- og andre fagsystemer til en samlet ERP løsning inden for projekt- og økonomihåndtering. Kriterierne vægtes lige. Udvælgelsen vil ske med udgangspunkt i en samlet vurdering, af Ordregivers skøn af, kvaliteten i ansøgers beskrivelser af de ovenfor 3 nævnte objektive og ikke — diskriminerende kriterier. Det betyder, at de 5-7 virksomheder Ordregiver vurderer, at være bedst egnet til, at løfte opgaven bliver prækvalificeret. Med baggrund i Ordregivers forvaltningsretlige skøn, vil Ordregiver evaluere og tildele særskilt, hver ansøgning, point ud fra en skønsmæssig vurdering af, i hvor høj grad hver enkel ansøgning, tilbyder den af Ordregivers efterspurgte økonomi, erfaring og viden, som anført ovenfor.(Ordregivers behov) Ordregiver vil bruge sit forvaltningsretlige skøn med baggrund i de ovennævnte oplyste 3 målepunkter — konkurrenceelementer i udvælgelsesfasen. Det bemærkes, at Klagenævnet for Udbud ikke erstatter en Ordregivers skøn med sit eget skøn. Jf. kendelse af 3.oktober 2014 H. Skjøde Knudsen A/S mod Bygningsstyrelsen på-stand 3 side 44 i kendelsen. Der citeres »... bemærkes, at der tilkommer Ordregivere et vidt skøn ved bedømmelsen af tilbudsgiveres opfyldelse af kvalitative underkriterier. Klagenævnet erstatter efter fast praksis ikke Ordregiveres kvalitative skøn med sit eget.« Henvisning til andre ressourcer samt konsortier Vedrørende henvisning til andre ressourcer En tilbudsgiver kan basere sig på den økonomiske/finansielle/tekniske formåen hos en an-den/andre virksomhed(er), som agtes benyttet i forbindelse med den konkrete opgave, jf. Udbudsdirektivets art. 47 stk. 3 og art. 48 stk. 3. Dette gælder uanset den juridiske karakter af forbindelsen mellem virksomhederne. I så fald skal virksomheden ligeledes godtgøre over for Ordregiver, at virksomheden virkelig råder over de nødvendige ressourcer, ved at fremlægge erklæring for de nævnte virksomheders forpligtelser i denne henseende. Bilag 7 og 9 Såfremt der bydes ved brug af andres formåen (underleverandører) skal underleverandøren / den eller de virksomheder der støtter tilbudsgiver (hovedbyder) udfylde bilag 1 og 2 og med-sende tilbuddet. Vedrørende konsortier Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder (konsortium), skal der vedlægges det efterspurgte materiale jf. punkt 2.8 for samtlige konsortiedeltagere med henblik på at dokumentere, at konsortiet som helhed (dokumentationen vurderes samlet) er økonomisk og teknisk egnet til at opfylde rammeaftalen. Konsortiedeltagerne hæfter solidarisk overfor Ordregiver. Tilbuddet skal indeholde udtrykkelig angivelse af, hvem der er bemyndiget til at optræde som aftaleansvarlig overfor Ordregiver, dvs. med hvem Ordregiver kan føre afklarende drøftelser med juridisk og økonomisk bindende virkning for den/de øvrige tilbudsgivere. Bilag 6I det tilfælde, hvor tilbudsgiver ikke har fremsendt de af Ordregiver krævede oplysninger og dokumentationer, forbeholder Ordregiver sig dog ret til at indhente supplerende oplysninger og dokumentationer inden for de snævre rammer, hvor dette er muligt i henhold til implementeringsbekendtgørelsens § 12.

Udbudsmaterialet + bilag kan rekvireres på: www.startvaekst.dk/vhsyddanmark.dk/eu_udbud

Ansøgningssfrist:

Ansøgningen skal være mærket: »Ansøgning — EU udbud — ERP Løsning« og »Må kun åbnes af Jens Peter Bech« Forsendelsen skal være lukket.

Ansøgningen skal være Ordregiver i hænde senest den 2.11.2015 kl. 10:00 på følgende adresse:

Væksthus Syddanmark, Forskerparken 10 D/E, 5230 Odense M, Att. Jens Peter Bech.

Ved personlig aflevering af ansøgning skal dette ske til Receptionen på ovennævnte adresse.

Ansøger bærer selv ansvaret for, at ansøgningen når rettidigt frem.

Ansøgningen kan ikke leveres på andre adresser end ovennævnte.

Ved overskridelse af ansøgningsfristen, returneres ansøgningen, såfremt det tydeligt fremgår, hvem afsenderen er.

Ansøger kan efter anmodning få udleveret en kvittering med dato og klokkeslæt for afleveringen.

Ansøgere ved prækvalifikationen bekendtgøres hurtigst muligt efter den 2.11.2015, om resultatet.

Det endelige udbudsmateriale udsendes til de 5-7 prækvalificerede virksomheder straks efter bekendtgørelsen af prækvalifikationen.

2.7 Åbning af de indkomne ansøgninger.

Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af ansøgningerne.

2.8 Vedståelsesfrist for ansøgning.

Ansøgningen skal være gældende indtil 90 dage fra ansøgningsfristen.