Totalrådgivning i forbindelse med renovering af Nærumvænge

Yderligere oplysninger

Prækvalifikationsanmodningen bedes afleveret i 3 papireksemplarer + 1 elektronisk udgave på USB-stik, jf. bilag AIII »Bud eller ansøgninger om deltagelse skal sendes til«.

Skabeloner til brug for afgivelse af oplysninger under udbudsbekendtgørelsen punkt III.2.1) og III.2.2) kan downloades fra http://bascon.dk/da/udbud/.

Eventuelle spørgsmål i prækvalifikationsfasen skal fremsendes pr. mail, jf. bilag AI »Yderligere oplysninger fås her«. Svar på fremsendte spørgsmål vil løbende bliver offentliggjort i anonymiseret form på http://bascon.dk/da/udbud/. Ansøgerne skal selv holde sig opdateret herom.

Kort beskrivelse

Søllerød Almene Boligselskab udbød en aftale om totalrådgivning vedrørende renovering af Nærumvænge ved udbudsbekendtgørelse 2015/S 174-316741 af 9. september 2015. Projektet omfattede renovering af Nærumvænge inden for rammerne af den eksisterende bygningsmasse. Nærumvænge, afd. 2 i Søllerød Almene Boligselskab, består af 340 boliger i henholdsvis etagebyggeri og rækkehusbebyggelse, beliggende i Nærum. Projektet havde en anslået entreprisesum på kr. 110 mio. inkl. moms.
Efter udbuddet blev Dominia A/S tildelt totalrådgiveraftalen med en kontraktsum på kr. 8.070.000 inkl. moms, fordelt på henholdsvis fast pris og honorar efter byggeudgift, og den forventede aflevering var fastsat til december 2017.
Efter igangsætning af projektet blev det forsinket grundet manglende godkendelse af projektet i afdelingen, og projektet blev desuden revideret af samme grund, hvorfor der både var opgaver, som udgik, og opgaver, som tilgik projektet. På grund af den manglende godkendelse af projektet, valgte boligselskabets repræsentantskab at iværksætte call in-bestemmelsen i almenboliglovens § 37, stk. 4-6. Entreprisesummen er på baggrund af prisudviklingen justeret til kr. 114 mio. inkl. moms, og det deraf afledte rådgiverhonorar grundet honorarformen, honorar efter byggeudgift, vil ligeledes ændre sig.
Parterne har besluttet at udarbejde en allonge til aftalen, som indarbejder ændringerne. Ændringen i rådgiveraftalens værdi beløber sig til ca. kr. 250.000 inkl. moms.
Nærværende bekendtgørelse med henblik på frivillig forudgående gennemsigtighed vedrører derfor en tilpasning af parternes aftalegrundlag. Ud over tilpasning af tidsplanen, rådgiverhonoraret og opgaverne tilpasses også forsikringsvilkårene.

Tildeling af en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en indkaldelse af bud i Den Europæiske Unions Tidende (begrundelse)

Det er Søllerød Almene Boligselskabs vurdering, at tilpasningen af rådgiveraftalen ikke har karakter af en ændring af et grundlæggende element.
Det følger af udbudsbekendtgørelsens (2015/S 174-316741 af 9. september 2015), punkt II.1.5), at entreprisesummen på kr. 110 mio. inkl. moms var baseret på et løst overslag, og at denne kunne afvige i betydeligt omfang med hjælp fra totalrådgiveren. Endvidere fremgår det, at det endelige projektomfang først kunne afklares, når arbejderne, økonomien og finansieringsskitsen var fremlagt og godkendt af Landsbyggefonden, idet arbejderne delvist var finansieret af driftsstøtte fra Landsbyggefonden.
Den oplyste værdi udgjorde et skøn baseret på det forud for udbuddet estimerede behov for rådgivning og bistand. Det følger endvidere af rådgiveraftalen, at entreprisesummen på kr. 110 mio. inkl. moms kan afvige betydeligt, hvis totalrådgiverens undersøgelser viser nødvendigheden heraf. Derudover har parterne i totalrådgiveraftalen aftalt en række timepriser, som finder anvendelse i tilfælde af nødvendigt ekstraarbejde, jf. rådgiverens tilbud.
Rådgiverens ydelse består bl.a. i at definere det konkrete projekt og komme med forslag til, hvordan udførelsen af projektet kan gennemføres bedst muligt. Det er derfor naturligt, at rådgiverens opgave udvikler sig undervejs i de indledende faser af projektet.
ABR 89, som er en del af rådgiveraftalen, indeholder af samme grund en separat ændringsklausul til håndtering af forventede ændringer i rådgiverens ydelser, jf. ABR 89, punkt 2.1.6. Det følger endvidere af ABR 89, punkt 5.2, at aftalte tidsfrister kan forlænges ved ændringer af opgaven, som ønskes af klienten. Bestemmelserne regulerer, hvordan det håndteres, hvis rådgiveren forudser behov for udvidelser eller ændringer af rådgiverens ydelser. Derudover regulerer ABR 89 også, hvordan rådgiveren skal honoreres i tilfælde af ændringer i rådgiverens ydelse, hvilket er yderligere præciseret i tilbudslisten, som rådgiveren har udfyldt i forbindelse med tilbudsafgivelse, og som indgår som bilag til rådgiveraftalen.
Efter kontraktindgåelsen har det vist sig nødvendigt at forøge entreprisesummen, samt ændre på de konkrete opgaver der skal udføres. Det har været nødvendigt at lade følgende arbejder udgå: udskiftning/ombygning af ventilationsanlæg, efterisolering af klimaskærm, totaludskiftning af belægninger (fliser og asfalt) samt udskiftning af vinduer og døre. Derimod er følgende opgaver blevet tilføjet: Udskiftning af varmeinstallationer i etageboliger (jordledninger) er ændret fra 1-strengs til 2-strengs, opsætning af individuelle vandmålere og renovering af varmecentraler samt udskiftning af varmtvands- og varmeledninger i ingeniørgange. Derudover har det været nødvendigt at aftale en ny tidsplan og at tilpasse forsikringsvilkårene. Det har derfor været nødvendigt at gøre brug af mulighederne for at ændre rådgiveraftalen.
Ændringen af kontrakten ændrer ikke på formålet med kontrakten; at renovere Nærumvænge inden for rammerne af den eksisterende bygningsmasse. Som gennemgået ovenfor, har Søllerød Almene Boligselskab i den udbudte kontrakt taget højde for at projektet kunne udvikle og ændre sig, ved at indarbejde mekanismer til ændring af rådgiveraftalen. På baggrund af ovenstående er det Søllerød Almene Boligselskabs vurdering, at der ikke er tale om en ændring af rådgiveraftalens overordnede karakter.
Det er Søllerød Almene Boligselskabs vurdering, at der ikke er tale om ændringer af rådgiveraftalens grundlæggende elementer, at ændringerne ikke er afgørende forskellige fra den oprindelige kontrakt, og at der er taget højde for ændringerne i aftalegrundlaget. Det er endvidere Søllerød Almene Boligselskabs vurdering, at ændringerne ikke ville have tiltrukket andre tilbudsgivere eller resulteret i et andet udfald af udbudsproceduren. Ændringerne ændrer heller ikke den økonomiske balance til fordel for leverandøren på en måde, der ikke var forudset i den oprindelige kontrakt, og ændringerne udvider ikke kontraktens anvendelsesområde betydeligt. Det er derfor Søllerød Almene Boligselskabs vurdering, at ændringerne ikke anses for at udgøre en ny kontrakt, og at ændringerne lovligt kan foretages inden for rammerne af Direktiv 2004/18/EF uden fornyet udbud. Det er samme vurdering, hvis forholdet skulle vurderes efter udbudsloven. For en god ordens skyld og for at give gennemsigtighed om de påtænkte tilpasninger af aftalegrundlaget har Søllerød Almene Boligselskab dog valgt at offentliggøre denne bekendtgørelse forud for indgåelse af en allonge, der indeholder de i pkt. 2.1 og 5.1.16 nævnte tilpasninger af parternes aftalegrundlag. Indgåelsen af allongen vil tidligst ske 10 dage efter offentliggørelsen af denne bekendtgørelse med henblik på frivillig forudgående gennemsigtighed.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

: I tilfælde hvor ordregiver forud for kontraktindgåelse har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, hvoraf det fremgår, at ordregiver agter at indgå kontrakt med en bestemt virksomhed, og denne bekendtgørelse indeholder en begrundelse for ordregivers beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, og når kontrakten ikke er indgået inden udløbet af 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort, skal klage i forbindelse med ordregivers beslutning om, at ordregiver har til hensigt at indgå kontrakt med en bestemt virksomhed, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har offentliggjort en bekendtgørelse om, at ordregiver har indgået en kontrakt, jf. lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (lov nr. 492 af 12. maj 2010 med senere ændringer) § 7, stk. 3 (loven kan hentes på www.retsinformation.dk). Klagen skal vedlægges et klagegebyr på 20.000 DKK.