Rammekontrakt vedrørende indkøb af vagtydelser (vagtaftalen)
Som en del af Statens Indkøbsprogram er det besluttet at effektivisere statslige myndigheders indkøb af vagtydelser og vagtrelaterede ydelser. Effektiviseringen medfører, at indkøbet på tværs af statslige myndigheder standardiseres, koordineres og forpligtes. Det er hensigten med udbuddet af denne rammekontrakt at opnå væsentlige besparelser på området.
Der indgås fem delaftaler (jf. Forsikring & Pension's geografiske opdeling i Danmark i fem regioner i forhold til godkendte vagtleverandører og kravspecifikationer i forhold til reaktionstider), som dækker institutioner beliggende inden for henholdsvis Hovedstaden (delaftale 1), Sjælland (delaftale 2), Syddanmark (delaftale 3), Midtjylland (delaftale 4) og Nordjylland (delaftale 5).
Moderniseringsstyrelsen indgår rammekontrakten på vegne af hele staten i medfør af cirkulære nr. 9112 af 20. marts 2012 om indkøb i staten (cirkulæret kan hentes på
www.statensindkob.dk og
www.retsinformation.dk).
Statslige institutioner bliver ved rammekontraktens ikrafttræden forpligtet til at anvende rammekontrakten i forbindelse med indkøb af vagtydelser, jf. cirkulære om indkøb i staten.
Rammekontrakten indebærer, at statslige institutioner i henhold til cirkulære om indkøb i staten vil blive forpligtet til at købe de af rammekontrakten omfattede ydelser hos de på rammekontrakten valgte leverandører.
Statslige institutioner har imidlertid alene en ret, men ikke en forpligtelse til at købe »vagtrelaterede ydelser« jf. nedenfor. Omfanget af forpligtigelsen til at anvende rammekontrakten er nærmere specificeret i udbudsmaterialet.
Gør helt særlige forhold sig gældende i forbindelse med en kontrakt, som ønskes indgået, fx helt særlige sikkerhedsforhold (herunder bevæbnede vagter mv.), helt særlige hensyn til beskyttelse af klassificerede bygninger, områder, værdifulde genstande o.l. sig gældende, omfattes kontrakten ikke af forpligtigelsen.
De statslige institutioner har dog mulighed for at benytte egenproduktion.
Omfanget af forpligtigelsen til at anvende rammekontrakten er nærmere specificeret i udbudsmaterialet.
Alle danske kommuner og regioner er oprindelige parter i rammekontrakten med den virkning, at kommunerne og regionerne tillige kan gøre brug af rammekontrakten, jf. tekstanmærkning nr. 111 til § 7 på finansloven. Partsstatussen medfører alene en ret, men ikke en pligt til at anvende rammekontrakten. Såfremt Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S (SKI) i rammekontraktens løbetid indgår en forpligtende kommunal aftale, der dækker samme område som rammekontrakten, bortfalder adgangen til fremadrettet at gøre brug af rammekontrakten for så vidt angår de kommuner, der er medlemmer af SKI. Fra den forpligtende kommunale aftales ikrafttrædelsesdato er leverandøren dog forpligtet til i et udsvingsforløb, frem til at Kundens køb er overført til den forpligtende kommunale aftale, fortsat at levere i overensstemmelse med rammekontrakten på rammekontraktens vilkår og priser til de kommuner, der er medlemmer af SKI. I det omfang, rammekontrakten omfatter øvrige områder, der ikke er dækket af den af SKI indgåede forpligtende kommunale aftale, kan rammekontrakten fortsat anvendes for så vidt angår leverancer, der ikke er dækket af SKI-aftalen. De nærmere vilkår herfor fremgår af udbudsmaterialet.
En række selvejende institutioner mv., hvis bevilling er optaget på finansloven, er oprindelige parter i rammekontrakten og kan derfor gøre brug af rammekontrakten, jf. tekstanmærkning nr. 110 på finanslovens § 7. Partsstatussen medfører alene en ret, men ikke en pligt til at anvende rammekontrakten. De omfattede selvejende institutioner mv. er angivet på
www.statensindkob.dk
Endelig er Danmarks Nationalbank, Folketinget, samt Grønlands Selvstyre for lokationer i Danmark ligeledes oprindelige parter i rammekontrakten og kan derfor gøre brug af rammekontrakten. Danmarks Nationalbank, Folketinget, Grønlands Selvstyre for lokationer i Danmark har således alene en ret, men ikke en pligt til at anvende rammekontrakten.
Med hensyn til de i punkt II.1.4) og II.2.1) anførte beløb bemærkes, at disse er anslået ud fra historiske forbrugsmønstre i staten for rammekontraktens løbetid inklusive eventuelle forlængelser. Det vil sige for i alt 4 år. Der forventes betydelige besparelser som følge af det fællesstatslige indkøb. Det er derfor forventningen, at rammekontraktens samlede værdi for så vidt angår de statslige institutioner vil være lavere end det i punkt II.1.4) og II.2.1) anførte. I praksis vil statens forbrug på rammekontrakten fremover kunne være såvel mindre som større end det angivne spænd over værdien af ydelserne i løbet af rammekontraktens løbetid.
I relation til punkt II.1.4) og II.2.1) kan volumen endvidere blive væsentlig forøget, i det omfang selvejende institutioner mv., Danmarks Nationalbank, Folketinget, samt Grønlands Selvstyre for lokationer i Danmark gør brug af rammekontrakten. Det skal understreges, at det er den enkelte selvejende institution mv., Danmarks Nationalbank, Folketinget, samt Grønlands Selvstyre for lokationer i Danmark, som selv beslutter, om denne tilslutter sig retten til at gøre brug af rammekontrakten.
Ydelsesbeskrivelse:
Rammekontrakten vil omfatte køb af vagt- og vagtrelaterede serviceydelser til brug for sikring af bygninger, arealer o.l. i hele Danmark (undtagen Grønland og Færøerne jf. pkt. II.1.2.). Vagtydelserne skal imødekomme kundernes behov for rettidigt at agere på alarmer, at medvirke til skadesbegrænsende foranstaltninger i relation til brand, indbrud, tyveri/svind, hærværk, skader o.l. Endvidere skal der ageres på uregelmæssigheder og afrapportere hændelser og aktioner.
Ydelserne omfatter levering af følgende »vagtydelser«:
— Alarm-patruljekørsel til alarmer fra indbrudsalarmanlæg samt alarm-patruljekørsel til alarmer fra tekniske anlæg, hvorfra der kan afgives alarmer til kontrolcentraler, der er godkendt af Rigspolitichefen, jf. Lov om vagtvirksomhed med aktion i henhold til Kundens vagtinstruks/forholdsordre og med overholdelse af den af Kundens specificerede reaktionstid mv.
— Fast vagt, udføres på kundens adresse i henhold til Kundens vagtinstruks/forholdsordre og uddannelseskrav mv.
— Vagtrundering, herunder kæmninger, runderinger og lukkerunder i henhold til Kundens vagtinstruks/forholdsordre mv.
Ydelserne omfatter levering af følgende »vagtrelaterede serviceydelser«:
— Vagtrelaterede serviceydelser, herunder brandvagt, visitationsvagt, port- og tilsynsvagt mv.
Ovennævnte udgør alene en overordnet beskrivelse af ydelsen. Ydelsens nærmere indhold vil fremgå af udbudsmaterialet.
Såfremt andre virksomheder end de nuværende leverandører på statens eksisterende vagtaftale tildeles rammekontrakten, må der påregnes en indfasningsperiode af rammekontrakten. Endvidere er virksomhederne, som tildeles rammekontrakten, forpligtet til som en overgangsordning at levere vagtydelser og vagtrelaterede serviceydelser ud over rammekontraktens løbetid, indtil en ny rammekontrakt er indfaset, såfremt andre virksomheder tildeles rammekontrakten, når vagtaftalen genudbydes.
Der kan i forbindelse med indgåelse af den enkelte kundes leveringsaftale under rammekontrakten være tale om virksomhedsoverdragelse. De nærmere specifikationer vil fremgå af udbudsmaterialet.
Tildeling af kontrakter baseret på en rammekontrakt vil enten ske på baggrund af de vilkår, der er fastsat i rammekontrakten, uden at der iværksættes en fornyet konkurrence (køb direkte på rammekontrakten), eller — i de tilfælde, hvor ikke alle vilkår er fastsat i rammekontrakten — efter at der er iværksat en fornyet konkurrence mellem de aktører med hvem, der er indgået rammekontrakt (miniudbud). De nærmere vilkår for køb under rammekontrakten vil fremgå af udbudsmaterialet.
Levering skal ske til den enkelte institution efter anvisning fra kunden.
Leverandøren skal kunne levere de dokumenter, der kræves for at understøtte statens fælles indkøbs- og faktureringssystem (IndFak/IndFak2). Processer, format- og kvalitetskrav samt de værktøjer, der stilles til Leverandørens rådighed, vil være beskrevet i udbudsmaterialet. Samtidig skal det som udgangspunkt være muligt at bestille via Leverandørens hjemmeside, pr. telefon og e-mail.
De elektroniske varekataloger skal løbende opdateres efter de i udbudsmaterialet nærmere angivne retningslinjer.
Der vil være krav om, at leverandøren indrapporterer data til Moderniseringsstyrelsen, der detaljeret viser det faktiske salg på rammekontrakten. Kravet vil bortfalde i det omfang, at Moderniseringsstyrelsens systemer og Leverandørens fakturering understøtter en mere effektiv opfølgning på rammekontraktens anvendelse via analyse af e-fakturaer. Nærmere specifikationer for datakrav og format vil fremgå af udbudsmaterialet.
Udbuddet sker som en frivillig konkurrenceudsættelse af ydelser i henhold til udbudsdirektivets bilag II B. Der er således ikke tale om et EU-udbud, og staten er ikke bundet af procedurereglerne i udbudsdirektivet ved gennemførelsen af denne konkurrenceudsættelse. Udbudsformen ligner begrænset udbud, hvilket indebærer, at kun prækvalificerede tilbudsgivere kan byde på opgaven jf. punkt III.2) og IV.1). Offentliggørelsen af nærværende udbudsbekendtgørelse i TED er sket uden præjudice i forhold til vurderingen af, om de enkelte delaftaler har klar grænseoverskridende karakter.
Deadline
Fristen for modtagelse af bud var på 2015-08-24.
Indkøbet blev offentliggjort på 2015-06-26.
Hvem?
Hvad?
Hvor?
Indkøbshistorik
| Dato |
Dokument |
| 2015-06-26
|
Udbudsbekendtgørelse
|