Rammeaftale vedr. Kommunikations- og layoutydelser samt tilrettelæggelse og produktion af undervisningsmaterialer

Udenrigsministeriet

Udbuddet omfatter en rammeaftale vedr. Kommunikations- og layoutydelser samt tilrettelæggelse og produktion af undervisningsmaterialer til Udenrigsministeriet.
Rammeaftalen er delt op i følgende 5 delaftaler:
— Delaftale 1: Strategisk intern og ekstern kommunikation samt kampagne- og kommunikationsaktiviteter.
— Delaftale 2: Analyser af målgrupper og evaluering af kommunikation.
— Delaftale 3: Magasinlayout, herunder udvikling og drift af digitale udgaver.
— Delaftale 4: Ad hoc-layout, design og grafiske ydelser.
— Delaftale 5: Danidas undervisningsmateriale, som udgives i tilknytning til Børnenes U-landskalender.
Delaftale 1: Strategisk intern og ekstern kommunikation samt kampagne- og kommunikationsaktiviteter.
Delaftalen omfatter strategisk kommunikationsrådgivning vedrørende Udenrigsministeriets generelle og specifikke arbejdsområder (f.eks. Eksportrådet og Danida). Den strategiske rådgivning omhandler kommunikation i forhold til alle målgrupper, dvs. både intern og ekstern kommunikation, og i forhold til alle platforme, dvs. både analoge og digitale løsninger.
Delaftalen omfatter primært følgende områder:
1. Rådgivning om strategisk ekstern kommunikation, herunder public relations og brandingstrategier.
2. Rådgivning om og udvikling af strategier og handlingsplaner for kommunikationstiltag inden for særlige indsatsområder.
3. Tilrettelæggelse og gennemførelse af kommunikationsaktiviteter og -kampagner.
4. Tilrettelæggelse og gennemførelse af markedsføringstiltag.
5. Rådgivning vedrørende intern kommunikation og ledelseskommunikation samt gennemførelse af tiltag inden for disse områder.
6. Udvikling af markedsføringsstrategier og medieplaner samt gennemførelse af marketing, herunder produktion af digitalt indhold.
Delaftalen omfatter endvidere følgende områder:
7. Rådgivning vedrørende presseindsatser, analyse af presseindsatser og mediesamarbejde.
8. Rådgivning om og gennemførelse af employer branding-aktiviteter.
9. Redaktionelt arbejde — research til og produktion af indhold i tilknytning til kommunikationsaktiviteter.
10. Grafisk design, der knytter sig til kommunikationsaktiviteter inden for denne delaftale.
Delaftale 2: Analyser af målgrupper og evaluering af kommunikation.
Delaftalen omfatter analyser af målgrupper og evaluering af kommunikation med henblik på, at Udenrigsministeriet kan effektivisere sin kommunikationsindsats — det vil sige udnytte ressourcerne og målrette kommunikationen bedre.
Udenrigsministeriets arbejde med evaluering af kommunikation og analyser af målgrupper sker ud fra tre hensyn: Forbedring af kommunikationsaktiviteterne, dokumentation og erfaringsopsamling. Det gælder både den interne og eksterne kommunikation på alle platforme.
Udenrigsministeriet står selv for udførelsen af nogle kommunikationsaktiviteter, mens andre aktiviteter — eksempelvis kommunikationskampagner — gennemføres med bistand fra eksterne leverandører.
Denne delaftale omfatter følgende områder:
1. Tilrettelæggelse og indsamling af data samt udarbejdelse af analyser og opstilling af definitioner af målgrupper til brug i Udenrigsministeriets interne og eksterne kommunikation på alle platforme og i forhold til alle ministeriets arbejdsområder.
2. Monitorering og evaluering af kommunikationsaktiviteter på alle platforme.
3. Læser-/bruger-undersøgelser på digitale platforme og i forhold til visse printmedier udvalgt af Udenrigsministeriet. Således omfatter denne delaftale f.eks. ikke undersøgelser som eksempelvis Worldwide Intranet Challenge, Intranetprisen og Bedst på nettet, ligesom sådanne undersøgelser relateret til magasinet Eksportfokus heller ikke er omfattet.
Delaftale 3: Magasinlayout, herunder udvikling og drift af digitale udgaver.
Denne delaftale vedrører design og layout af Udenrigsministeriets magasiner (dog ikke det af Udenrigsministeriets magasin Focus Denmark). På nuværende tidspunkt udgiver Udenrigsministeriet magasinerne Udvikling og Eksportfokus, som vil være omfattet af denne delaftale.
Delaftalen omfatter bl.a. layout til digitale udgaver, hvis format og tekniske løsning er tidssvarende og appellerer til målgruppen. Udviklings målgruppe er interesserede enkeltpersoner i og udenfor u-landsmiljøet, NGO'er og erhvervsliv. For Eksportfokus' vedkommende er målgruppen små og mellemstore danske virksomheder, herunder CEO's, eksportchefer, områdeledere og salgsansvarlige.
Udvikling og Eksportfokus har hvert sit design- og layoutmæssige udtryk. Der henvises til de enkelte magasiners hjemmesider, hvor magasinerne kan nærstuderes:
http://um.dk/da/danida/det-goer-vi/u-landsoplys/udikling/
http://um.dk/da/eksportraadet/nyhederogpublikationer/eksportfokus
Magasinerne udkommer i en trykt version (tryk og redaktionel tilrettelæggelse af magasinerne er ikke en del af dette udbud) og på forskellige digitale platforme. Leverandøren skal være i stand til at levere følgende digitale udgaver af magasinerne:
— PDF
— App til iPad og Android
— Responsive HTML, som lever op til digitaliseringsstyrelsens krav om tilgængelighed (tjek www.digst.dk)
— Beriget iPaper.
Delaftale 4: Ad hoc-layout, design og grafiske ydelser
Denne delaftale vedrører ydelser inden for ad hoc-layout, design og grafisk opsætning, herunder digitale leverancer til brug i f.eks. webbaserede applikationer, sociale medier og online publikationer. Layout, design og grafiske ydelser, der knytter sig til kommunikationsaktiviteter, som udføres inden for delaftale 1 og delaftale 5 er ikke omfattet af nærværende delaftale.
Delaftalen omfatter følgende områder:
1. Layout og design af analoge og/eller digitale publikationer, der ikke knytter sig til kommunikationsydelser inden for de øvrige delaftaler.
2. Diverse grafiske opgaver.
3. Opdatering og vedligeholdelse af Udenrigsministeriets designmanual, visualidentity.um.dk
4. Billedbehandling.
5. Korrektur og let tekstbearbejdning.
6. Projektledelse og produktionsstyring, herunder samarbejde med trykkeri valgt af Udenrigsministeriet.
Delaftale 5: Danidas undervisningsmateriale, som udgives i tilknytning til Børnenes U-landskalender.
Børnenes U-landskalender sælges hvert år op mod jul, og overskuddet fra salget går til et udviklingsprojekt, som en dansk NGO administrerer. Børnenes U-landskalender er altså en lågekalender, men samtidig også et kompleks af kommunikationsaktiviteter, som DR og Danida samarbejder om, og som den pågældende NGO også bidrager til.
I tilknytning til Børnenes U-landskalender udgiver Danida et undervisningsmateriale til folkeskolens indskoling, som bl.a. består af en elevbog, en lærervejledning og et omfattende online undervisningsunivers.
Denne delaftale vedrører tilrettelæggelse, produktion og videreudvikling af Danidas undervisningsmateriale, som skal kunne anvendes i en læringsmålsstyret undervisning i folkeskolens 1.-4. klasser inden for områderne udviklingslande, udviklingsrelaterede og globale temaer samt det danske udviklingssamarbejde. Produktion af låge-kalender eller DR’s tv-julekalender er ikke omfattet af denne delaftale.
Delaftalen vedrører fire udgivelser af undervisningsmaterialet, som skal udkomme i efteråret i hhv. 2017, 2018, 2019 og 2020. Hver udgivelse har en produktionstid, der strækker sig fra juni i et år til marts i det tredje år derefter. Til produktionstid medregnes også evalueringen af materialerne, som gennemføres efter udgivelsen (denne evaluering gennemføres af leverandøren på delaftale 2 med bidrag fra leverandøren på nærværende delaftale). Produktionen forløber således, at eksempelvis det undervisningsmateriale, der skal udkomme i efteråret 2017, udarbejdes i perioden fra juni 2016 til marts 2018.
Delaftalen omfatter følgende hovedopgaver:
1. Varetagelse af projektlederrolle i forbindelse med udarbejdelse af undervisningsmaterialet.
2. Indgåelse af aftaler med bl.a. forfatter(e), fotograf(er), pædagogiske konsulenter m.fl.
3. Tilrettelæggelse og gennemførelse af rejse til projektland.
4. Udarbejdelse og produktion af elevbog, lærervejledning, små videofilm, opgavesamling, undervisningsunivers og selve platformen u-landskalender.dk (tryk af de fysiske bøger indgår ikke i delaftalen, men leverandøren skal varetage kontakten til trykkeriet i forbindelse med produktionen). Materialet skal udarbejdes i forhold til de overordnede kompetencemål (forenklede Fælles Mål) og de færdigheds- og vidensområder, som indgår heri.
5. Tilrettelæggelse og gennemførelse af omkring 10-12 lærerkurser på centre for undervisningsmidler (CFU’er) landet over.
6. Markedsføring og PR af undervisningsmaterialet.
7. Koordinering af salg, distribution og logistik af undervisningsmaterialet, herunder samarbejde med Udenrigsministeriets distributør.
8. Bidrag til evaluering af undervisningsmaterialet (som gennemføres af leverandøren på delaftale 2).
9. Strategisk videreudvikling af undervisningsmaterialet og bidrag til videreudviklingen af Børnenes U-landskalender generelt, herunder samarbejde med DR.

Deadline
Fristen for modtagelse af bud var på 2015-09-03. Indkøbet blev offentliggjort på 2015-08-03.

Leverandører
Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

• • Advice A/S
• • BGRAPHIC
• • Datagraf Communications A/S
• • Datagraf Communicatoins A/S
• • F. E. Bording A/S
• • Konsortiet Datagraf, Lindhardt og Ringhof
• • Konsortiet Publikum Kommunikation
• • Kunde & Co. A/S
• • Operate A/S
• • Phoenix Design Aid A/S
• • Rosendahls A/S

Hvem?

• • Udenrigsministeriet

Hvad?

• • Tryksager og beslægtede produkter › Trykte bøger, brochurer og foldere
• • Undervisningsudstyr › Undervisningsmaterialer
• • Arkitekt-, ingeniør- og planlægningsvirksomhed › Projektledelse og –dokumentation
• • It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support › Programmering af software og konsulentvirksomhed
• • Tjenester vedrørende udenrigsanliggender › Tjenester vedrørende økonomisk hjælp til udlandet
• • Markedsundersøgelser og økonomiske konsekvensanalyser, rundspørger og statistikker › Offentlig meningsmåling
• • Reklamevirksomhed › Tjenester i forbindelse med reklamekampagner
• • Virksomhedsrådgivning og administrativ rådgivning › Rådgivning inden for markedsføring
• • Virksomhedsrådgivning og administrativ rådgivning › PR-virksomhed
• • Virksomhedsrådgivning og administrativ rådgivning › Evalueringsrådgivningstjenester
• • Sætning › Grafisk design
• • Virksomhed i forbindelse med trykning › Trykning og levering
• • Virksomhed i forbindelse med trykning › Trykning og distribution
• • Uddannelse og undervisning › Undervisning i grundskolen
• • Uddannelsesfaciliteter › Uddannelsesprogrammer

Hvor?

• • Hovedstaden › Byen København
• • Midtjylland › Vestjylland
• • Oslo og Viken › Oslo