Provision of address database and dissemination services to the European Environment Agency (EEA)

European Environment Agency (EEA)

The EEA puts great emphasis on delivering its key messages to clearly identified target audiences. Creating and maintaining customer relationship management (CRM) databases and disseminating EEA's print and electronic outputs in a systematic and timely way is an important component in achieving the EEA communication objectives. In parallel, there are a number of specialised tasks related to dissemination for which additional competences are required, for example advising on groups to include in specific mail outs; quality-assuring, including updating of existing mailing lists and databases, assistance with specialised, personalised mail outs, etc.
In view of the above the EEA seeks to establish a framework contract giving it access to new and existing address databases for selected target groups as well as to research capacities for compiling new address lists for special purposes. All the services mentioned need to support the timely and targeted dissemination of EEA products (in all EEA member countries and among international organisations) so as to maximise the impact of EEA's work among the defined target audience. Therefore the contractor should also be able to follow-up on this dissemination with surveys and various statistical tools in order to evaluate the various dissemination projects, their effectiveness, timeliness and impact.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2015-03-20. Indkøbet blev offentliggjort på 2015-01-23.

Leverandører

Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

Hvem? Hvad? Hvor?
Indkøbshistorik
Dato Dokument
2015-01-23 Udbudsbekendtgørelse
2015-08-07 Bekendtgørelse om indgåede kontrakter
Udbudsbekendtgørelse (2015-01-23)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: Levering af adressedatabase og formidlingstjenester til Det Europæiske Miljøagentur (EEA)
Mængde eller omfang:
Den anslåede samlede værdi for denne kontrakt er 200 000 EUR for en periode på højst 48 måneder, der omfatter alle tjenesteydelser og rejseudgifter (indledende periode på 24 måneder med mulighed for 1 forlængelse for endnu en periode på 24 måneder).200 000
Vis mere
Den samlede værdi af udbuddet: 200 000 💰
Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: engelsk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Europæisk institution/agentur eller international organisation
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: Oprettelse af forsendelseslister og postforsendelse 📦

Procedure
Procedureform: Offentligt udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Europæisk institution/agentur eller international organisation
Navn på ordregivende myndighed: Det Europæiske Miljøagentur (EEA)
Postadresse: Kongens Nytorv 6
Postnummer: 1050 K
Postby: København
Kontakt
Internetadresse: http://www.eea.europa.eu 🌏
E-mail: procurement@eea.europa.eu 📧
Telefon: +45 33367138 📞
Fax: +45 33367199 📠

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2015-01-23 📅
Tilbudsfrist: 2015-03-20 📅
Offentliggørelsesdato: 2015-02-04 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2015/S 024-038921
EUT-S-nummer: 24
Yderligere oplysninger
Alle udbudsdokumenterne og alle yderligere oplysninger kan ses og downloades fra EEA's eksterne websted på følgende adresse: http://www.eea.europa.eu/about-us/tenders

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:
EEA lægger stor vægt på at formidle sine centrale budskaber til klart definerede målgrupper. At skabe og vedligeholde databaser til forvaltning af kunderelationer og udbredelse af agenturets trykte og elektroniske resultater på en systematisk og rettidig måde, er et vigtigt led i at opfylde EEA's kommunikationsmål. Sideløbende hermed er der en række specialiserede opgaver relateret til formidling, som kræver supplerende kompetencer, f.eks. rådgivning om grupper, som bør inkluderes i forbindelse med specifikke udsendelser af mails; kvalitetssikring, herunder opdatering af eksisterende postlister og databaser, bistand i forbindelse med specialiserede, personaliserede udsendelser af mails osv.
Vis mere
I denne sammenhæng påtænker EEA at indgå en rammekontrakt, der giver agenturet adgang til nye og eksisterende adressedatabaser over udvalgte målgrupper samt til forskningskapacitet til opbygning af nye adresselister til særlige formål. Alle de nævnte tjenesteydelser skal understøtte den rettidige og målrettede udbredelse af EEA's produkter (i alle EØS-medlemslande og blandt internationale organisationer) med henblik på maksimering af indvirkningen af agenturets arbejde på den definerede målgruppe. Kontrahenten skal derfor også være i stand til at følge op på denne udbredelse med rundspørger og diverse statistiske værktøjer med henblik på at evaluere de forskellige formidlingsprojekter, deres effektivitet, rettidighed og indvirkning.
Vis mere
Mængde eller omfang:
Den anslåede samlede værdi for denne kontrakt er 200 000 EUR for en periode på højst 48 måneder, der omfatter alle tjenesteydelser og rejseudgifter (indledende periode på 24 måneder med mulighed for 1 forlængelse for endnu en periode på 24 måneder).
Antal mulige forlængelser: 1
Tidsramme for efterfølgende kontrakter: 24 måneder
Varighed: 48 måneder
Referencenummer: EEA/COM/15/002.
Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen: i kontrahentens lokaler med lejlighedsvise møder hos EEA i København.

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Egnethed til at udøve det erhverv:
Udelukkelseskriterier — For at være valgbare til at deltage i denne tildelingsprocedure må tilbudsgiverne ikke befinde sig i nogen af de udelukkelsessituationer, der er anført i artikel 106 og 107 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 af 25.10.2012 om de finansielle retningslinjer vedrørende Unionens almindelige budget og om ophævelse af Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (EUT L 298 af 26.10.2012). Derfor skal tilbudsgiverne afgive en tro og love-erklæring (bilag 2 til udbudsmaterialet) i overensstemmelse med artikel 143 i Kommissionens delegerede forordning (EU) nr. 1268/2012 af 29.10.2012 om gennemførelsesbestemmelser til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget (EUT L 362 af 31.12.2012). I henhold til samme bestemmelse skal den tilbudsgiver, der får kontrakten tildelt, fremlægge bevis, der bekræfter ovenstående erklæring (se afsnit 10.1.2 i udbudsmaterialet).
Vis mere
Juridisk kapacitet — Tilbudsgiverne skal dokumentere, at de er autoriserede til at udføre kontrakten i henhold til national lovgivning, ved at fremlægge bevis for optagelse i handels- eller erhvervsregister eller bevis for momsregistrering. Til godtgørelse af dette skal tilbudsgiveren vedlægge et behørigt udfyldt, dateret og underskrevet skema om juridisk status (bilag 3 til udbudsmaterialet), vedlagt en kopi af registrering i handelsregistret og/eller, i givet fald, en kopi af registrering i momsregistret. Ydermere skal tilbudsgivere angive det land, hvori de har deres hovedsæde, registrerede forretnings- eller hjemsted, ved fremlæggelse af de nødvendige støttedokumenter i overensstemmelse med den pågældende nationale lovgivning (jf. bilag 1 til udbudsmaterialet).
Vis mere
Økonomisk og finansiel stilling:
dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet skal fremlægges i form af et eller flere af følgende dokumenter:
— passende bankerklæringer eller bevis for erhvervsansvarsforsikring
— balancer eller uddrag heraf for mindst de seneste 2 år, for hvilke regnskabet er afsluttet, hvis offentliggørelse af balancer er pligtig i henhold til selskabslovgivningen i det land, hvor den økonomiske aktør er etableret
— en erklæring om den samlede omsætning og omsætningen i forbindelse med tjenester lig dem, som er omfattet af kontrakten, udført i løbet af de seneste 2 regnskabsår.
Hvis, af en særlig grund som EEA finder begrundet, en tilbudsgiver ikke er i stand til at fremlægge de ovenfor anførte referencer, kan den økonomiske og finansielle kapacitet godtgøres ved et hvilket som helst andet middel, som EEA finder tilstrækkeligt.
Vis mere
En økonomisk aktør kan, hvor det er passende og i forbindelse med en bestemt kontrakt, gøre andre enheders kapacitet gældende, uanset den juridiske art af aktørens forbindelse med disse enheder. I så fald skal denne over for agenturet godtgøre sin adgang til de fornødne ressourcer til at udføre kontrakten, for eksempel ved at fremlægge en erklæring fra disse enheder om at stille de pågældende ressourcer til rådighed.
Vis mere
Teknisk og faglig kompetence:
Tilbudsgivere skal fremlægge følgende dokumenter:
— menneskelige ressourcer:
cv'er for virksomhedens ledende medarbejdere og for medarbejdere, der er udpeget til at udføre tjenesterne, med redegørelse for uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer samt sproglige færdigheder, og angivelse af den krævede faglige erfaring, jf. nedenstående:
Vis mere
1. ledende medarbejdere: mindst 1 cv, der dokumenterer mindst 5 års relevant erfaring som kontraktforvalter, inklusive formåen til at skrive på engelsk
2. ledende rådgivere: mindst 3 cv'er, der hvert dokumenterer mindst 3 års relevant erfaring som seniorkonsulent, inklusive formåen til at skrive på engelsk
3. assisterende konsulent: mindst 3 cv'er, der hvert dokumenterer mindst 2 års relevant erfaring som assisterende konsulent, inklusive formåen til at skrive på engelsk
— tidligere kontrakter:
Tilbudsgivere skal fremlægge en oversigt over deres erfaring med forskning, udarbejdelse og vedligeholdelse af internationale adressedatabaser i forskellige dataformater med åben kilde, med angivelse af bl.a. de anvendte softwareløsninger.
Mere specifikt, skal tilbudsgivere fremlægge oplysninger om kontrakter, som er blevet dem tildelt og er relevante for de tjenesteydelser, der kræves af EEA med angivelse af værdi, datoer, en kort beskrivelse af de udførte tjenesteydelser og modtagerne af heraf (offentlige eller private), inden for de følgende 2 kategorier:
Vis mere
1) kontrakter, der p.t. udføres
2) kontrakter, som er blevet udført i løbet af de seneste 3 år
— miljøpolitik:
Tilbudsgivere skal fremlægge en beskrivelse af deres miljøpolitik og angive status for gennemførelsen af den. I tilfælde af et fælles tilbud afgivet af et konsortium skal hvert medlem af konsortiet fremlægge den ønskede beskrivelse.
Kontraktens udførelse
Krav om deponering og sikkerhedsstillelse:
Som anført i udkastet til rammekontrakt, vedlagt som bilag 6 til udbudsmaterialet.
De vigtigste finansieringsbetingelser og betalingsordninger og/eller henvisning til de relevante bestemmelser, der regulerer dem:
Som anført i udkastet til rammekontrakt, vedlagt som bilag 6 til udbudsmaterialet.
Den juridiske form, som den sammenslutning af økonomiske aktører, der skal have kontrakten, skal have:
Bud kan afgives af konsortier af økonomiske aktører. Hvis et konsortium tildeles en kontrakt, kan det blive anmodet om at antage en bestemt retlig form, inden kontrakten underskrives, hvis en sådan ændring er nødvendig for kontraktens behørige udførelse. Dette kan være i form af en enhed med eller uden juridisk person, men som giver den samme tilstrækkelige beskyttelse af EEA's kontraktlige interesser (afhængigt af de pågældende medlemslande kunne dette eksempelvis være selskabsdannelse eller partnerskab eller en midlertidig sammenslutning). Konsortier skal udpege 1 af deres medlemmer som koordinator, der skal samarbejde med EEA. Hvert medlem af et konsortium skal opfylde betingelserne for deltagelse, der er angivet i del III.2 herunder.
Vis mere

Procedure
Rammeaftalens varighed i måneder: 48
Tilbuddets gyldighedsperiode: 6 måneder
Dato for åbning af tilbud: 2015-03-27 📅
Sted for åbning: EEA's lokaler beliggende Kongens Nytorv 6, 1050 København K, DANMARK.
Sted: EEA's lokaler beliggende Kongens Nytorv 6, 1050 København K, DANMARK.
Oplysninger om autoriserede personer og åbningsprocedure:
Tilbudsgivernes repræsentanter (1 pr. tilbudsgiver) kan deltage i åbningen. De bedes informere EEA's indkøbsafdeling i forvejen og senest 18.3.2015 (16:00), CET, pr. e-mail til adressen procurement@eea.europa.eu eller pr. fax på nummer +45 33367199.

Ordregivende myndighed
Kontakt
Enhed: indkøbstjenesten
fr. Bitten Serena
Land: Frankrig 🇫🇷
E-mail: eo@ombudsman.europa.eu 📧
Land: Luxembourg 🇱🇺
E-mail: generalcourt.registry@curia.europa.eu 📧
URL til dokumenter: http://www.eea.europa.eu 🌏

Reference
Identifikatorer
Referencenummer tildelt af den ordregivende myndighed: EEA/COM/15/002.

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Retten
Postadresse: rue du Fort Niedergrünewald
Postby: Luxembourg
Postnummer: 2925
Land: Luxembourg 🇱🇺
E-mail: generalcourt.registry@curia.europa.eu 📧
Telefon: +352 4303-1 📞
Internetadresse: http://curia.europa.eu 🌏
Fax: +352 4300-2100 📠
Navn: Den Europæiske Ombudsmand
Internetadresse: http://www.ombudsman.europa.eu 🌏
Fax: +33 388179062 📠
Oplysninger om frister for klageprocedurer:
Der kan indgives klage til Retten senest 2 måneder efter underrettelsen af klageren (modtagelsesdato) eller, i tilfælde af udeblivelse deraf, den dag, den pågældende person fik kendskab til de relevante oplysninger. En klage til Den Europæiske Ombudsmand har ingen indflydelse på ovennævnte sidste frist for indgivelse af en klage.
Vis mere
Organ med ansvar for mæglingsprocedurer
Postadresse: 1 avenue du Président Robert Schuman
Postby: Strasbourg Cedex
Postnummer: 67001
Telefon: +33 388172313 📞
Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Samme som: Gennemgå organ
Kilde: OJS 2015/S 024-038921 (2015-01-23)
Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2015-08-07)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Den samlede værdi af udbuddet: 200 000 💰
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Ordregivende myndighed
Identitet
Navn på ordregivende myndighed: Det Europæiske Miljøagenturs indkøbstjeneste
Postnummer: 1050
Postby: København K

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2015-08-07 📅
Offentliggørelsesdato: 2015-08-19 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2015/S 159-291569
Henviser til bekendtgørelse: 2015/S 24-038921
EUT-S-nummer: 159
Yderligere oplysninger
Rammekontrakten er gyldig for en indledende periode på 24 måneder, at regne fra datoen for underskrivelse, med mulighed for 1 forlængelse for en periode på 24 måneder.

Procedure
Kriterier for tildeling
Kriterium: 1. Forståelse af kontraktens formål og det arbejde, der skal udføres (se detaljer i udbudsmaterialet, afsnit 10.3.1) (25)
2. Ledelsestilgang med hensyn til tilrettelæggelse, fleksibilitet og serviceorientering (se detaljer i udbudsmaterialet, afsnit 10.3.1) (25)
3. Kvalitetssikring og kontrol (se detaljer i udbudsmaterialet, afsnit 10.3.1) (10)
4. Pris (40)

Tildeling af kontrakt
Dato for kontraktindgåelse: 2015-06-08 📅
Navn: Kantor Qwentes SA
Postadresse: rue du Marteau 81
Postby: Bruxelles
Postnummer: 1000
Land: Belgien 🇧🇪
E-mail: info@kantorqwentes.eu 📧
Internetadresse: http://www.qwentes.be 🌏
Oplysninger om udbud
Antal modtagne bud: 3

Ordregivende myndighed
Kontakt
Enhed: Bitten Serena

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Fax: +352 4303-2100 📠
Internetadresse: http://ombudsman.europa.eu 🌏
Organ med ansvar for mæglingsprocedurer
Postby: Strasbourg
Kilde: OJS 2015/S 159-291569 (2015-08-07)
Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕
Relaterede søgninger 🔍
Produkter/tjenester:
Forretningstjenesteydelser: forskrifter,... Kontorstøttearbejde Oprettelse af forsendelseslister og...