Operatør- og forpagningsaftale vedrørende faciliteter i Odense Musik og Teaterhus (»Odeon«)

Odense Kommune

Odense Musik- og Konferencehus — introduktion
Odense Kommune er i gang med realisering af Odense Musik- og Konferencehus (også kaldet »Odeon«), der først og fremmest skal tilføre Odense Kommune et nyt musik- og konferencehus, men samtidigt skal sikre attraktive faciliteter for Odense Teater og Syddansk Musikkonservatorium og Skuespillerskole i Odense. Odeon-projektet forventes at være færdigopført ultimo 2016/primo 2017.
Det færdige Odeon vil bl.a. indeholde et musikhus ejet af Odense Kommune, lejede lokaler for Syddansk Musikkonservatorium & Skuespillerskole, lejede lokaler for Odense Teater, en parkeringskælder ejet af Odense Kommune i regi af Thomas B Thriges Gade-Partnerskabet, samt almene ungdomsboliger ejet af en almennyttig boligforening. Det samlede areal forventes at udgøre godt 32 000 etagekvadratmeter, heraf ejes knap 12 000 af Odense Kommune. Brandstrategien for huset forudsætter maksimalt 2 000 samtidige brugere, og arrangementer med flere deltagere vil derfor kræve særlig dispensation.
Odense Kommunes arealer indeholder bl.a. foyeren, restaurant/café, storkøkken der kan betjene ca. 1 100-1 200 personer og Store Sal med plads til ca. 1 740 personer i Odeon (med tilhørende driftsinventar). Endvidere vil Odeon indeholde moderne konferencefaciliteter og mødelokaler.
Operatøraftalen
Odense Kommune ønsker, at bl.a. foyeren, restaurant/café og Store Sal, samt konferencefaciliteterne i Odeon anvendes til såvel kultur- som erhvervsarrangementer, herunder konferencer, og det er grundlæggende driften og forpagtningen heraf, der er genstand for den med denne udbudsbekendtgørelse igangsatte konkurrence, og som således søges overdraget til en professionel operatør. Som beskrevet i afsnittet nedenfor har Odense Kommune vurderet, at en sådan aftale ikke er underlagt Udbudsdirektivets regler.
Der skal udøves en kombination af såvel arrangementer med et erhvervsformål som kulturarrangementer, og operatøren forpligter sig ved driften af faciliteterne i Odeon til at opfylde en sådan profil — der i øvrigt vil blive uddybet i det materiale, der fremsendes til de prækvalificerede virksomheder.
Tidspunktet for operatøraftalens start er ikke afklaret endnu, idet Odeon som nævnt er under opførelse, men forventet ibrugtagning er p.t. omkring årsskiftet 2016/2017.
Ved forpagtningen af driften opnår operatøren brugsret til ejerlejligheden indeholdende Store Sal m.v., som Odense Kommune ejer. Operatøren opnår endvidere brugsret til det af Odense Kommune ejede nagelfaste såvel som løse inventar m.v., som bliver etableret henholdsvis anbragt i lokalerne. Bestykningslister herfor er under udarbejdelse, og vil blive færdiggjort i et samarbejde mellem Odense Kommune, operatøren og projektets developer, således at operatøren i muligt omfang opnår indflydelse på den nødvendige bestykning af de omfattede arealer. Endelige bestykningslister vil udgøre en integreret del af operatøraftalen.
Odense Kommune bortforpagter Store Sal, konferencefaciliteter, foyer m.m. med en ret for kommunen til at disponere over arealerne i op til 20 dage pr. år til kommunale arrangementer. Odense Kommune bortforpagter endvidere faciliteterne med et vilkår om, at foyerarealet stedse skal fremstå som et offentligt rum.
Kort om udbudsprocessen
Den endelige operatøraftale udgør en koncessionsaftale, hvor operatørens vederlag i høj grad er afhængig af operatørens egne ydelser, og dermed er operatøraftalen undtaget fra udbud efter Udbudsdirektivet artikel 17. Odense Kommune har dog besluttet at konkurrenceudsætte operatøraftalen uanset dette, og det sker således med denne udbudsbekendtgørelse. Odense Kommune gør dog opmærksom på, 1) at processen ikke nødvendigvis vil følge direktivets detaljerede regler, men vil være mere fleksibel og skræddersyet til Odeon, og 2) at udbudsmaterialet vil beskrive processen nærmere.

Fristen for modtagelse af bud var på 2015-02-26. Indkøbet blev offentliggjort på 2015-01-21.

Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

• • H.C. Andersen Kongres Center A/S

• • Odense Kommune

• • Hotelvirksomhed › Hotel — møde- og konferencetjenester
• • Tjenester i forbindelse med hotel, restaurant og detailhandel › Kantine- og cateringvirksomhed
• • Tjenesteydelser i forbindelse med arrangementer › Tilrettelæggelse af kulturelle arrangementer

• • Syddanmark › Fyn