Kontrakt vedrørende E-rekrutteringssystem

Region Syddanmark

Kontrakten omfatter levering, implementering, support, drift og vedligehold af et webbaseret rekrutteringssystem hos Region Syddanmark. Systemet skal driftsafvikles af leverandøren via en servicebureauløsning.
Kontrakten vil omfatte et rekrutteringssystem til samtlige enheder i regionen. Enhederne varierer i størrelse fra 10 til 10 200 ansatte og omfatter både sygehuse, sociale centre samt administrationen herunder regionale hospices og trafikselskaber — fordelt på flere geografiske lokationer.
Der er ca. 26 000 medarbejdere i Region Syddanmark fordelt på mere end 100 forskellige geografiske arbejdspladser, hvoraf ca. 21 000 medarbejdere er ansat på de somatiske sygehuse, ca. 4 300 inden for psykiatri- og socialområdet og ca. 1 000 i administrationen.
Der gennemføres mellem 3 000-3 500 eksterne rekrutteringer årligt i Region Syddanmark.
Rekrutteringsprocesserne i Region Syddanmark er kendetegnet ved lokale variationer, hvor forskellen først og fremmest består i graden af decentralisering/centralisering af organiseringen af processen.
Rekrutteringssystemet skal derfor kunne håndtere den organisatoriske forskellighed, der kendetegner Regionen Syddanmark, herunder en central og decentral anvendelse af løsningen.
Rekrutteringssystemet skal kunne håndtere publicering af stillingsopslag til egne websites, gængse jobportaler samt sociale medier. Rekrutteringssystemet skal visuelt kunne understøtte regionens behov for fælles branding samtidigt med, at det skal give jobsøgere en nem og brugervenlig indgang til at søge stillinger hos regionen.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2015-06-09. Indkøbet blev offentliggjort på 2015-04-23.

Leverandører

Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

• HR Manager Holding AS

Hvem?

• Region Syddanmark

Hvad?

Hvor?

• Danmark › Syddanmark

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2015-04-23	Udbudsbekendtgørelse
2015-12-18	Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Udbudsbekendtgørelse (2015-04-23)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: Programpakke til netværk
Mængde eller omfang:

Kontrakten vil omfatte et rekrutteringssystem (inkl. kvalitetssikringssystem hertil) til samtlige enheder i regionen. Det årlige antal (eksterne) rekrutteringer er ca. 3 000-3 500.

Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: Programpakke til netværk 📦

Procedure
Procedureform: Offentligt udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Regional eller lokal myndighed
Navn på ordregivende myndighed: Region Syddanmark
Postadresse: Damhaven 12
Postnummer: 7100
Postby: Vejle
Kontakt
Internetadresse: http://www.regionsyddanmark.dk 🌏
E-mail: lise.rasmussen@rsyd.dk 📧
Telefon: +45 76631000 📞

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2015-04-23 📅
Tilbudsfrist: 2015-06-09 📅
Offentliggørelsesdato: 2015-04-28 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2015/S 082-146098
EUT-S-nummer: 82
Yderligere oplysninger

Udbudsmateriale offentliggøres alene på ordregivers hjemmeside http://regionsyddanmark.dk/wm464976 Eventuelle rettelser og tilføjelser til udbudsdokumenterne samt besvarelser af spørgsmål stillet til ordregiver vil tilsvarende alene blive offentliggjort på dette sted. Tilbudsgiverne skal selv downloade udbudsdokumenterne og løbende holde sig orienteret om dette udbud på ordregivers hjemmeside. Der skal afleveres følgende eksemplarer af tilbuddet: — 1 originaleksemplar i papirformat indeholdende det samlede tilbud med bilag. Dette eksemplar bedes mærket »original«. — Herudover ser ordregiver gerne, at tilbuddet også afleveres i følgende yderligere eksemplarer: — 1 papir-eksemplar mærket ”kopi” indeholdende kopi af det samlede tilbud med bilag. — 3 eksemplarer på ikke-skrivebeskyttet USB-nøgle (eller CD-rom) indeholdende det samlede tilbud med bilag. Såfremt dele af tilbudsmaterialet ikke kan overføres til USB-nøgle/CD-rom vedlægges 3 kopier af de ikke-overførte dokumenter i papirformat. Hver USB-nøgle/CD-rom mærkes med tilbudsgivers navn samt teksten »Tilbud vedrørende E-rekrutteringssystem. Sagsnr.: 14/47330.«.

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:

Kontrakten vil omfatte et rekrutteringssystem til samtlige enheder i regionen. Enhederne varierer i størrelse fra 10 til 10 200 ansatte og omfatter både sygehuse, sociale centre samt administrationen herunder regionale hospices og trafikselskaber — fordelt på flere geografiske lokationer.

Der er ca. 26 000 medarbejdere i Region Syddanmark fordelt på mere end 100 forskellige geografiske arbejdspladser, hvoraf ca. 21 000 medarbejdere er ansat på de somatiske sygehuse, ca. 4 300 inden for psykiatri- og socialområdet og ca. 1 000 i administrationen.

Der gennemføres mellem 3 000-3 500 eksterne rekrutteringer årligt i Region Syddanmark.

Rekrutteringsprocesserne i Region Syddanmark er kendetegnet ved lokale variationer, hvor forskellen først og fremmest består i graden af decentralisering/centralisering af organiseringen af processen.

Rekrutteringssystemet skal derfor kunne håndtere den organisatoriske forskellighed, der kendetegner Regionen Syddanmark, herunder en central og decentral anvendelse af løsningen.

Rekrutteringssystemet skal kunne håndtere publicering af stillingsopslag til egne websites, gængse jobportaler samt sociale medier. Rekrutteringssystemet skal visuelt kunne understøtte regionens behov for fælles branding samtidigt med, at det skal give jobsøgere en nem og brugervenlig indgang til at søge stillinger hos regionen.

Beskrivelse af mulighederne:

Der er 9 optioner. Tilbudsgiver skal give tilbud på de første syv optioner. De to sidste optioner er valgfrie.

1. Det samlede vederlag for Optionen vedrørende integration til ESDH skal angives.

2. Det samlede vederlag for Optionen vedrørende integration til lønsystem skal angives.

3. Det samlede vederlag for Optionen vedrørende integration til regionens kommende organisations- og brugerdata (APOS) skal angives.

4. Det samlede vederlag for Optionen integration til NemID skal angives.

5. Hvad er prisen pr. superbruger for køb af uddannelse til 1-50 superbrugere jf. bilag 3 afsnit 3.13.3?

6. Hvad er prisen pr. superbruger for køb af uddannelse til 1-150 superbrugere jf. bilag 3 afsnit 3.13.3?

7. Hvad er prisen pr. superbruger for køb af uddannelse til 1-300 superbrugere jf. bilag 3 afsnit 3.13.3?

8. Det samlede vederlag for Optionen vedrørende integration til testsystemer skal angives.

9. Det samlede vederlag for Optionen vedrørende køb af publicering af jobs hos de store jobportaler.

Referencenummer: 14/47330

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Egnethed til at udøve det erhverv:

Tilbudsgiver skal fremsende følgende generelle oplysninger:

— Tilbudsgivers navn, adresse, CVR-nummer, telefonnummer og e-mailadresse.

— Navn på den person, der er tilbudsgivers kontaktperson i forbindelse med dette udbud, samt gerne kontaktpersonens direkte telefonnummer, mobiltelefonnummer og e-mailadresse.

— Oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt.

Tilbudsgivere, der befinder sig under omstændigheder som anført i udbudsdirektivets art. 45, stk. 1, og stk. 2, litra a-c, er udelukket fra at deltage i udbuddet. Som dokumentation for at tilbudsgiver ikke er udelukket, skal tilbudsgiver derfor fremsende erklæring herom. Dette skal ske ved anvendelse af Udbudsbilag 2.

I erklæringen skal det endvidere angives, i hvilket omfang tilbudsgiveren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. Ved gæld til det offentlige forstås forfalden gæld hidrørende fra ikke-betalte skatter, afgifter samt bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiveren er etableret. Ordregiver kan i henhold til lovgivningen være berettiget og forpligtiget til at udelukke tilbudsgivere med sådan gæld.

Såfremt tilbud fremsendes af et konsortium, skal oplysningerne afgives for hver enkelt virksomhed i konsortiet.

Ordregiver forbeholder sig desuden ret til inden evt. kontraktindgåelse at forlange, at tilbudsgiver fremsender en serviceattest udarbejdet af Erhvervsstyrelsen (som ikke må være mere end 6 måneder gammel) eller anden fuldgyldig dokumentation for, at tilbudsgiver ikke befinder sig i situationer omfattet af udbudsdirektivets art. 45, stk. 2, litra a, b, c, e og f.

Økonomisk og finansiel stilling:

Tilbuddet skal indeholde følgende oplysninger og dokumentation for tilbudsgivers økonomiske og finansielle egnethed:

— Erklæring vedrørende virksomhedens økonomiske og finansielle formåen i form af en soliditetserklæring eller lignende. Erklæringen skal udstedes af virksomhedens bank eller revisor. Erklæringen må ikke være ældre end 6 måneder udregnet fra tilbudsfristen.

— Erklæring om tilbudsgivers nettoomsætning og egenkapital i de seneste 3 regnskabsår. Såfremt virksomheden er yngre, skal disse tal oplyses for den periode, hvor der er mulighed herfor, og det bør samtidig fremgå, hvornår tilbudsgiveren er etableret. Erklæringen skal være revisorpåtegnet.

— Seneste godkendte årsrapport. Såfremt tilbudsgiver er nyetableret, og derfor endnu ikke har udarbejdet årsrapport, eller såfremt tilbudsgiver i henhold til lovgivningen ikke er forpligtet til at udarbejde årsrapport, skal i stedet fremsendes relevante økonomiske oplysninger, der giver ordregiver mulighed for at få indblik i tilbudsgivers aktiviteter og økonomiske formåen. Det bør af det fremsendte fremgå, hvornår tilbudsgiveren er etableret. Er tilbudsgiver forpligtet til at lade sin årsrapport revidere efter årsregnskabsloven skal den fremsendte årsrapport endvidere være revideret.

— Oplysning om samlet årsomsætning eksklusive moms af de af udbuddet omfattede og tilsvarende ydelser fra de seneste 3 regnskabsår. Såfremt virksomheden er yngre, skal der oplyses om årsomsætning for disse ydelser for den periode, hvor der er mulighed herfor. Det bør endvidere fremgå, hvornår tilbudsgiveren er etableret. Oplysningerne kan afgives i Udbudsbilag 3.

Ovenstående oplysninger vedlægges tilbuddet i overensstemmelse med pkt. 17 og Udbudsbilag 3. Såfremt tilbud fremsendes af et konsortium, skal oplysningerne afgives for hver enkelt virksomhed i konsortiet.

Hvis tilbudsgiver baserer sig på en anden virksomheds økonomiske og finansielle formåen i henhold til udbudsdirektivets art. 47, stk. 2, skal det dokumenteres, at denne virksomhed hæfter solidarisk og ubegrænset (inden for rammerne af udkast til kontrakt), hvilket kan ske ved at vedlægge tilbuddet den i Kontraktbilag 17 indeholdte indeståelseserklæring i udfyldt og underskrevet stand, ligesom tilbuddet skal indeholde ovennævnte efterspurgte oplysninger og dokumentation vedrørende økonomisk og finansiel formåen for denne anden virksomhed. Disse oplysninger skal endvidere vedlægges for tilbudsgiveren. Det anbefales, at tilbudsgiver, ved fremsendelse af dokumentation for indeståelse, anvender formularen i Kontraktbilag 17, da opbygningen af denne overholder de krav, som ordregiver stiller til en sådan erklæring.

Mindstekrav til niveauet:

Som mindstekrav kræves et positivt årsregnskabsresultat for det seneste disponible regnskabsår.

Teknisk og faglig kompetence:

Tilbuddet skal indeholde følgende oplysninger og dokumentation for tilbudsgivers tekniske/faglige egnethed:

— Referenceliste for de af udbuddet omfattede og tilsvarende ydelser leveret inden for de seneste tre år, gerne med angivelse af størrelsesorden, leveringssted og kontaktperson. Ordregiver forbeholder sig ret til at kontakte de anførte referencer med henblik på bekræftelse af de af tilbudsgiver afgivne oplysninger.

— Erklæring om tilbudsgiverens årlige gennemsnitlige antal beskæftigede og antallet af ledere gennem de seneste 3 år.

Såfremt tilbud fremsendes af et konsortium, skal oplysningerne afgives for hver enkelt virksomhed i konsortiet. For så vidt referenceliste, kan der dog fremsendes én samlet referenceliste, der dækker konsortiet.

Hvis tilbudsgiver baserer sig på en anden virksomheds tekniske/faglige formåen i henhold til udbudsdirektivets art. 48, stk. 3, skal det dokumenteres, at denne virksomhed har givet tilsagn om at stille de fornødne ressourcer til rådighed, hvilket kan ske ved at vedlægge tilbuddet den i Kontraktbilag 17 indeholdte indeståelseserklæring i udfyldt og underskrevet stand, ligesom tilbuddet skal indeholde ovennævnte efterspurgte oplysninger og dokumentation for teknisk/faglig formåen for denne anden virksomhed. Disse oplysninger skal endvidere vedlægges for tilbudsgiveren. Det anbefales, at tilbudsgiver, ved fremsendelse af dokumentation for indeståelse, anvender formularen i Kontraktbilag 17, da opbygningen af denne overholder de krav, som ordregiver stiller til en sådan erklæring.

Mindstekrav til niveauet:

Dokumenteret relevant erfaring i form af mindst én sammenlignelig leverance, jf. ovenstående. Ved sammenlignelig leverance forstås, at leverancen har været til en virksomhed med mindst 5 000 medarbejdere.

Ved sammenslutning af virksomheder i et konsortium skal mindstekravet være opfyldt af konsortiedeltagerne til sammen (men ikke nødvendigvis hver for sig).

Dokumentationen skal være revisorpåtegnet.

Kontraktens udførelse
De vigtigste finansieringsbetingelser og betalingsordninger og/eller henvisning til de relevante bestemmelser, der regulerer dem:

Betalingsbetingelsen er 30 dage fra fakturadato under forudsætning af, at Kunden har modtaget fyldestgørende elektronisk faktura. De nærmere vilkår fremgår af udbudsmaterialet.

Den juridiske form, som den sammenslutning af økonomiske aktører, der skal have kontrakten, skal have:

Såfremt tilbudsgiver udgør en sammenslutning af virksomheder (dvs. hvor flere virksomheder byder sammen som konsortium) skal oplysningerne/dokumentationen, jf. pkt. III.2.1) til III.2.3), gives for hver enkelt virksomhed i sammenslutningen. Der stilles ingen særlige krav til sammenslutningens retlige form, men der skal iblandt sammenslutningens virksomheder udpeges en fælles befuldmægtiget, der tegner alle virksomheder i sammenslutningen. Endvidere skal virksomhederne i sammenslutningen hæfte solidarisk, direkte og ubetinget for ydelsen og opfyldelsen af kontrakten. Sammenslutningen skal som en del af sit tilbud fremsende og udfylde Kontraktbilag 16, Erklæring om fælles befuldmægtiget og solidarisk, direkte og ubetinget hæftelse.

Procedure
Tilbuddets gyldighedsperiode: 2015-12-09 📅
Dato for åbning af tilbud: 2015-06-09 📅
Sprog
Sprog: dansk 🗣️

Ordregivende myndighed
Identitet
Nationalt registreringsnummer: Danmark
Kontakt
Enhed: Overenskomst og Løn
Lise Rasmussen
Internetadresse: www.regionsyddanmark.dk 🌏
URL til deltagelse: www.regionsyddanmark.dk 🌏
E-mail: kfst@kfst.dk 📧

Reference
Identifikatorer
Referencenummer tildelt af den ordregivende myndighed: 14/47330
Yderligere oplysninger

Der skal afleveres følgende eksemplarer af tilbuddet:

— 1 originaleksemplar i papirformat indeholdende det samlede tilbud med bilag. Dette eksemplar bedes mærket »original«.

— Herudover ser ordregiver gerne, at tilbuddet også afleveres i følgende yderligere eksemplarer:

— 1 papir-eksemplar mærket ”kopi” indeholdende kopi af det samlede tilbud med bilag.

— 3 eksemplarer på ikke-skrivebeskyttet USB-nøgle (eller CD-rom) indeholdende det samlede tilbud med bilag.

Såfremt dele af tilbudsmaterialet ikke kan overføres til USB-nøgle/CD-rom vedlægges 3 kopier af de ikke-overførte dokumenter i papirformat.

Hver USB-nøgle/CD-rom mærkes med tilbudsgivers navn samt teksten »Tilbud vedrørende E-rekrutteringssystem. Sagsnr.: 14/47330.«.

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Dahlerups Pakhus, Langelinie Allé 17
Postby: København Ø
Postnummer: 2100
Land: Danmark 🇩🇰
E-mail: klfu@erst.dk 📧
Telefon: +45 35291000 📞
Internetadresse: http://klfu.dk 🌏
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

Klagefrister fremgår af håndhævelseslovens § 7:

Klage over ikke at være prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret.

I andre situationer skal klage over udbud være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

(1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

(2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået.

(3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2.

Senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 3, stk. 1. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Se nærmere om indgivelse af klager på Klagenævnet for Udbuds hjemmeside: www.klfu.dk

Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
Internetadresse: http://kfst.dk 🌏
Tilbagevendende udbud
1.11.2019.
Kilde: OJS 2015/S 082-146098 (2015-04-23)

Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2015-12-18)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Den samlede værdi af udbuddet: 1 433 000 💰
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2015-12-18 📅
Offentliggørelsesdato: 2015-12-23 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2015/S 248-452667
Henviser til bekendtgørelse: 2015/S 082-146098
EUT-S-nummer: 248
Yderligere oplysninger

Udbudsmateriale offentliggøres alene på ordregivers hjemmeside http://regionsyddanmark.dk/wm464976 Eventuelle rettelser og tilføjelser til udbudsdokumenterne samt besvarelser af spørgsmål stillet til ordregiver vil tilsvarende alene blive offentliggjort på dette sted. Tilbudsgiverne skal selv downloade udbudsdokumenterne og løbende holde sig orienteret om dette udbud på ordregivers hjemmeside. Der skal afleveres følgende eksemplarer af tilbuddet: — 1 originaleksemplar i papirformat indeholdende det samlede tilbud med bilag. Dette eksemplar bedes mærket »original«. — Herudover ser ordregiver gerne, at tilbuddet også afleveres i følgende yderligere eksemplarer: — 1 papir-eksemplar mærket »kopi« indeholdende kopi af det samlede tilbud med bilag — 3 eksemplarer på ikke-skrivebeskyttet USB-nøgle (eller CD-rom) indeholdende det samlede tilbud med bilag. Såfremt dele af tilbudsmaterialet ikke kan overføres til USB-nøgle/CD-rom vedlægges 3 kopier af de ikke-overførte dokumenter i papirformat. Hver USB-nøgle/CD-rom mærkes med tilbudsgivers navn samt teksten »Tilbud vedrørende Erekrutteringssystem. Sagsnr.: 14/47330.«.

Procedure
Kriterier for tildeling
Kriterium: 1. Økonomi (30)
2. Funktionalitet (30)
3. Kvalitet og brugervenlighed (30)
4. Tidsplan, implementering, samarbejde og brugerorganisation (5)
5. Optioner (5)

Tildeling af kontrakt
Dato for kontraktindgåelse: 2015-11-12 📅
Navn: HR Manager Holding AS
Postadresse: Bygdøj Alle 23
Postby: Oslo
Postnummer: 0262
Land: Norge 🇳🇴
Oplysninger om udbud
Antal modtagne bud: 2

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

Klagefrister fremgår af Håndhævelseslovens § 7:

Klage over ikke at være prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage.

Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret.

Kilde: OJS 2015/S 248-452667 (2015-12-18)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

Programpakker og informationssystemer (2 nye indkøb)

Programpakke til netværk, internet og intranet

Programpakke til netværk