Kontrakt om levering af ITSM System, drift, hosting, vedligeholdelse og support heraf samt levering af konsulentydelser i tilknytning til leverancen

Region Syddanmark

Udbuddet vedrører en web- og SaaS baseret ITSM-Løsning, der skal afløse ordregivers nuværende ITSM-Løsning som baseres på tilbudsgivers standard System konfigureret til ordregiver. Den nye løsning skal omfatte hele ordregivers organisation, der har ca. 25 000 ansatte, som er potentielle slutbrugere og ca. 275 samtidige brugere, der skal anvende løsningen. Brugerne og slutbrugere er placeret decentralt.
Ordregivers primære ITIL processer som ITSM-Løsningen skal understøtte er; incident, service request, problem og change management samt i mindre omfang knowledge management.
Desuden skal ITSM-Løsningen enten omfatte eller kunne integrere til ordregivers nuværende CMDB løsning.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2015-11-20. Indkøbet blev offentliggjort på 2015-10-11.

Hvem? Hvad? Hvor?
Indkøbshistorik
Dato Dokument
2015-10-11 Udbudsbekendtgørelse
2015-11-17 Supplerende oplysninger
Udbudsbekendtgørelse (2015-10-11)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support
Mængde eller omfang:
Kontrakten omfatter levering af et ITSM system, drift, hosting, vedligeholdelse og support heraf samt levering af konsulentydelser i tilknytning til leverancen.Kontraktlængden er 48 måneder med mulighed for forlængelse 2 af 12 måneder.10 000 00012 000 000
Vis mere
Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support 📦

Procedure
Procedureform: Offentligt udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Regional eller lokal myndighed
Navn på ordregivende myndighed: Region Syddanmark
Postadresse: Damhaven 12
Postnummer: 7100
Postby: Vejle
Kontakt
Internetadresse: http://www.regionsyddanmark.dk 🌏
E-mail: shni@rsyd.dk 📧
Telefon: +45 29201297 📞

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2015-10-11 📅
Tilbudsfrist: 2015-11-20 📅
Offentliggørelsesdato: 2015-10-15 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2015/S 200-362912
EUT-S-nummer: 200
Yderligere oplysninger
Udbudsmaterialet offentliggøres alene på ordregivers hjemmeside http://regionsyddanmark.dk/wm218399 Eventuelle rettelser og tilføjelser til udbudsdokumenterne samt besvarelser af spørgsmål stillet til ordregiver vil tilsvarende alene blive offentliggjort på dette sted. Tilbudsgiverne skal selv downloade udbudsdokumenterne og løbende holde sig orienteret om dette udbud på ordregivers hjemmeside. Offentliggørelse af udbudsmaterialet på ordregivers hjemmeside sker på datoen for udbudsbekendtgørelsens offentliggørelse i Den Europæiske Unions Tidende. Ordregiver afholder et informationsmøde den 30.10.2015 hos Damhaven 12, 7100 Vejle, hvor ordregiver vil give en præsentation af udbudsforretningen, og der vil være adgang til at stille spørgsmål. Det skal understreges, at præsentationen vil fokusere på de formelle krav i udbudsforretningen. Brugergruppen deltager ikke på informationsmødet, hvorfor det som udgangspunkt ikke vil være muligt at give svar på produktspecifikke spørgsmål. Tilmelding til informationsmødet skal ske senest den 26.10.2015 til ordregivers kontaktperson. Der kan for hver tilbudsgiver deltage indtil 2 personer i informationsmødet. Tilbuddet skal fremsendes på dansk. Årsrapport kan dog indleveres på engelsk. Der skal afleveres følgende eksemplarer af tilbuddet: 1 originaleksemplar i papirformat indeholdende det samlede tilbud med bilag. Dette eksemplar bedes mærket »original«. Herudover ser ordregiver gerne, at tilbuddet også afleveres i følgende yderligere eksemplarer: (a) 6 papir-eksemplar mærket »kopi« indeholdende kopi af det samlede tilbud med bilag. (b) 1 eksemplarer på ikke-skrivebeskyttet USB-nøgle (eller CD-rom) indeholdende det samlede tilbud med bilag. Udbudsbilag 1, Kontraktbilag 1, Kontraktbilag 2, Kontraktbilag 2a, Kontraktbilag 3 samt Kontraktbilag 3a skal vedlægges USB-nøglen/CD-rommen i det samme format som offentliggjort af ordregiver. Såfremt dele af tilbudsmaterialet ikke kan overføres til USB-nøgle/CD-rom vedlægges 1 kopier af de ikke-overførte dokumenter i papirformat. Hver USB-nøgle/CD-rom mærkes med tilbudsgivers navn samt teksten »Tilbud vedrørende [tjenesteydelsesbetegnelse]. Sagsnr.: [Indsæt sagsnummer fra journalsystem]. I det tilfælde, hvor tilbudsgiver ikke har fremsendt de af ordregiver krævede oplysninger og dokumentationer, forbeholder ordregiver sig ret til at indhente supplerende oplysninger og dokumentationer inden for de snævre rammer, hvor dette er muligt i henhold til implementeringsbekendtgørelsens § 12.
Vis mere

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:
Udbuddet vedrører en web- og SaaS baseret ITSM-Løsning, der skal afløse ordregivers nuværende ITSM-Løsning som baseres på tilbudsgivers standard System konfigureret til ordregiver. Den nye løsning skal omfatte hele ordregivers organisation, der har ca. 25 000 ansatte, som er potentielle slutbrugere og ca. 275 samtidige brugere, der skal anvende løsningen. Brugerne og slutbrugere er placeret decentralt.
Vis mere
Ordregivers primære ITIL processer som ITSM-Løsningen skal understøtte er; incident, service request, problem og change management samt i mindre omfang knowledge management.
Desuden skal ITSM-Løsningen enten omfatte eller kunne integrere til ordregivers nuværende CMDB løsning.
Mængde eller omfang:
Kontrakten omfatter levering af et ITSM system, drift, hosting, vedligeholdelse og support heraf samt levering af konsulentydelser i tilknytning til leverancen.
Kontraktlængden er 48 måneder med mulighed for forlængelse 2 af 12 måneder.
Anslået værdi uden moms: 10 000 000 💰
12 000 000 💰
Antal mulige forlængelser: 2
Tidsramme for efterfølgende kontrakter: 12 måneder
Varighed: 48 måneder
Referencenummer: 15/43638
Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen: Region Syddanmark.

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Egnethed til at udøve det erhverv:
— Tilbudsgiver skal fremsende følgende generelle oplysninger:
• Tilbudsgivers navn, adresse, CVR-nummer, telefonnummer og e-mailadresse
• Navn på den person, der er tilbudsgivers kontaktperson i forbindelse med dette udbud, samt gerne kontaktpersonens direkte telefonnummer, mobiltelefonnummer og e-mailadresse
• Oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, jf. pkt. 16.
Ovenstående oplysninger bedes fremsendt ved anvendelse af Udbudsbilag 1.
— Tilbudsgivere, der befinder sig under omstændigheder som anført i udbudsdirektivets art. 45, stk. 1, og stk. 2, litra a-c, er udelukket fra at deltage i udbuddet. Som dokumentation for at tilbudsgiver ikke er udelukket, skal tilbudsgiver derfor fremsende erklæring herom. Dette skal ske ved anvendelse af Udbudsbilag 2.
Vis mere
I erklæringen skal det endvidere angives, i hvilket omfang tilbudsgiveren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. Ved gæld til det offentlige forstås forfalden gæld hidrørende fra ikke-betalte skatter, afgifter samt bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiveren er etableret. Ordregiver kan i henhold til lovgivningen være berettiget og forpligtiget til at udelukke tilbudsgivere med sådan gæld.
Vis mere
Ovenstående oplysninger vedlægges tilbuddet i overensstemmelse med Udbudsbilag 3. Såfremt tilbud fremsendes af et konsortium, skal oplysningerne afgives for hver enkelt virksomhed i konsortiet.
Ordregiver forbeholder sig desuden ret til inden evt. kontraktindgåelse at forlange, at tilbudsgiver fremsender en serviceattest udarbejdet af Erhvervsstyrelsen (som ikke må være mere end 6 måneder gammel) eller anden fuldgyldig dokumentation for, at tilbudsgiver ikke befinder sig i situationer omfattet af udbudsdirektivets art. 45, stk. 2, litra a, b, c, e og f.
Vis mere
Økonomisk og finansiel stilling:
Tilbuddet skal indeholde følgende oplysninger og dokumentation for tilbudsgivers økonomiske og finansielle egnethed:
Erklæring om tilbudsgivers nettoomsætning og egenkapital i de seneste 3 regnskabsår. Såfremt virksomheden er yngre, skal disse tal oplyses for den periode, hvor der er mulighed herfor, og det bør samtidig fremgå, hvornår tilbudsgiveren er etableret. Erklæringen skal være revisorpåtegnet.
Vis mere
Seneste godkendte årsrapport. Såfremt tilbudsgiver er nyetableret, og derfor endnu ikke har udarbejdet årsrapport, eller såfremt tilbudsgiver i henhold til lovgivningen ikke er forpligtet til at udarbejde årsrapport, skal i stedet fremsendes relevante økonomiske oplysninger, der giver ordregiver mulighed for at få indblik i tilbudsgivers aktiviteter og økonomiske formåen. Det bør af det fremsendte fremgå, hvornår tilbudsgiveren er etableret. Er tilbudsgiver forpligtet til at lade sin årsrapport revidere efter årsregnskabsloven skal den fremsendte årsrapport endvidere være revideret.
Vis mere
Oplysning om samlet årsomsætning eksklusive moms af de af udbuddet omfattede og tilsvarende ydelser fra de seneste 3 regnskabsår. Såfremt virksomheden er yngre, skal der oplyses om årsomsætning for disse ydelser for den periode, hvor der er mulighed herfor. Det bør endvidere fremgå, hvornår tilbudsgiveren er etableret. Oplysningerne kan afgives i Udbudsbilag 3.
Vis mere
Oplysninger om produkt- og erhvervsansvarsforsikring.
Tilbudsgiver opfordres herunder til at vedlægge dokumentation for, at forsikring er betalt på tidspunktet for tilbuddets afgivelse.
Ovenstående oplysninger vedlægges tilbuddet i overensstemmelse med Udbudsbilag 3.
Såfremt tilbud fremsendes af et konsortium, skal oplysningerne afgives for hver enkelt virksomhed i konsortiet.
Hvis tilbudsgiver baserer sig på en anden virksomheds økonomiske og finansielle formåen i henhold til udbudsdirektivets art. 47, stk. 2, skal det dokumenteres, at denne virksomhed hæfter solidarisk og ubegrænset (inden for rammerne af udkast til kontrakt), hvilket kan ske ved at vedlægge tilbuddet den i Kontraktbilag 17 indeholdte indeståelseserklæring i udfyldt og underskrevet stand, ligesom tilbuddet skal indeholde ovennævnte efterspurgte oplysninger og dokumentation vedrørende økonomisk og finansiel formåen (dog ekskl. oplysninger om produkt- og erhvervsansvarsforsikring) for denne anden virksomhed. Disse oplysninger skal endvidere vedlægges for tilbudsgiveren. Det anbefales, at tilbudsgiver, ved fremsendelse af dokumentation for indeståelse, anvender formularen i Kontraktbilag 17, da opbygningen af denne overholder de krav, som ordregiver stiller til en sådan erklæring.
Vis mere
Ved sammenslutning af virksomheder i et konsortium beregnes nettoomsætning og egenkapital som konsortiedeltagernes summerede nettoomsætning og egenkapital for det seneste regnskabsår.
Teknisk og faglig kompetence:
Tilbuddet skal indeholde følgende oplysninger og dokumentation for tilbudsgivers tekniske/faglige egnethed:
Referenceliste for de af udbuddet omfattede og tilsvarende ydelser leveret inden for de seneste 3 år, gerne med angivelse af størrelsesorden, leveringssted og kontaktperson. Oplysningerne kan afgives i Udbudsbilag 3. Ordregiver forbeholder sig ret til at kontakte de anførte referencer med henblik på bekræftelse af de af tilbudsgiver afgivne oplysninger.
Vis mere
Ovenstående oplysninger vedlægges tilbuddet i overensstemmelse med Udbudsbilag 3. Såfremt tilbud fremsendes af et konsortium, skal oplysningerne afgives for hver enkelt virksomhed i konsortiet. For så vidt referenceliste, kan der dog fremsendes én samlet referenceliste, der dækker konsortiet.
Vis mere
Hvis tilbudsgiver baserer sig på en anden virksomheds tekniske/faglige formåen i henhold til udbudsdirektivets art. 48, stk. 3, skal det dokumenteres, at denne virksomhed har givet tilsagn om at stille de fornødne ressourcer til rådighed, hvilket kan ske ved at vedlægge tilbuddet den i Kontraktbilag 17 indeholdte indeståelseserklæring i udfyldt og underskrevet stand, ligesom tilbuddet skal indeholde ovennævnte efterspurgte oplysninger og dokumentation for teknisk/faglig formåen for denne anden virksomhed. Disse oplysninger skal endvidere vedlægges for tilbudsgiveren. Det anbefales, at tilbudsgiver, ved fremsendelse af dokumentation for indeståelse, anvender formularen i Kontraktbilag 17, da opbygningen af denne overholder de krav, som ordregiver stiller til en sådan erklæring.
Vis mere
Mindstekrav til niveauet:
Som mindstekrav kræves dokumenteret relevant erfaring i form af mindst 2 sammenlignelig leverance, hvor mindst 1 leverance skal have første fase idriftssat.
Ved sammenslutning af virksomheder i et konsortium skal mindstekravet være opfyldt af konsortiedeltagerne til sammen (men ikke nødvendigvis hver for sig).
Kontraktens udførelse
De vigtigste finansieringsbetingelser og betalingsordninger og/eller henvisning til de relevante bestemmelser, der regulerer dem:
Betalingsbetingelsen er 30 dage fra fakturadato under forudsætning af, at Kunden har modtaget fyldestgørende elektronisk faktura. De nærmere vilkår fremgår af udbudsmaterialet.
Den juridiske form, som den sammenslutning af økonomiske aktører, der skal have kontrakten, skal have:
Såfremt tilbudsgiver udgør en sammenslutning af virksomheder (dvs. hvor flere virksomheder byder sammen som konsortium) skal oplysningerne/dokumentationen, jf. pkt. III.2.1) til III.2.3), gives for hver enkelt virksomhed i sammenslutningen. Der stilles ingen særlige krav til sammenslutningens retlige form, men der skal iblandt sammenslutningens virksomheder udpeges en fælles befuldmægtiget, der tegner alle virksomheder i sammenslutningen. Endvidere skal virksomhederne i sammenslutningen hæfte solidarisk, direkte og ubetinget for ydelsen og opfyldelsen af kontrakten. Sammenslutningen skal som en del af sit tilbud fremsende og udfylde Kontraktbilag 16, Erklæring om fælles befuldmægtiget og solidarisk, direkte og ubetinget hæftelse.
Vis mere
Andre særlige vilkår:
Arbejdsklausul: Leverandøren skal sikre, at ansatte hos Leverandøren og eventuelle underleverandører, som medvirker til at opfylde Kontrakten i Danmark, er sikret løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår i henhold til Kontraktbilag 13.
Vis mere
Arbejdsmiljø: Leverandøren skal gøre sig bekendt med Kundens arbejdsmiljøpolitik, og søge at leve op til målsætningerne heri i forbindelse med udførelsen af Kontrakten. Der henvises i øvrigt til Kontraktbilag 14. Der stilles herudover ikke særlige krav til arbejdsmiljøet i forbindelse med de udbudte ydelser.
Vis mere
Menneskerettigheder mv.: Der stilles i kontrakten krav om, at leverandørens ydelser skal leveres med respekt for nationale og internationale love og regler vedrørende menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljø og antikorruption.
Der henvises herudover til udkast til kontrakt.
Personalets navne og faglige kvalifikationer

Procedure
Tilbuddets gyldighedsperiode: 2016-05-20 📅
Sprog
Sprog: dansk 🗣️
Andre sprog: Årsrapport kan indleveres på engelsk.

Ordregivende myndighed
Kontakt
Enhed: Susanne Hundebøll Nielsen
Internetadresse: www.regionsyddanmark.dk 🌏
E-mail: kfst@kfst.dk 📧

Reference
Identifikatorer
Referencenummer tildelt af den ordregivende myndighed: 15/43638
Yderligere oplysninger
Udbudsmaterialet offentliggøres alene på ordregivers hjemmeside http://regionsyddanmark.dk/wm218399 Eventuelle rettelser og tilføjelser til udbudsdokumenterne samt besvarelser af spørgsmål stillet til ordregiver vil tilsvarende alene blive offentliggjort på dette sted. Tilbudsgiverne skal selv downloade udbudsdokumenterne og løbende holde sig orienteret om dette udbud på ordregivers hjemmeside.
Vis mere
Offentliggørelse af udbudsmaterialet på ordregivers hjemmeside sker på datoen for udbudsbekendtgørelsens offentliggørelse i Den Europæiske Unions Tidende.
Ordregiver afholder et informationsmøde den 30.10.2015 hos Damhaven 12, 7100 Vejle, hvor ordregiver vil give en præsentation af udbudsforretningen, og der vil være adgang til at stille spørgsmål. Det skal understreges, at præsentationen vil fokusere på de formelle krav i udbudsforretningen. Brugergruppen deltager ikke på informationsmødet, hvorfor det som udgangspunkt ikke vil være muligt at give svar på produktspecifikke spørgsmål. Tilmelding til informationsmødet skal ske senest den 26.10.2015 til ordregivers kontaktperson. Der kan for hver tilbudsgiver deltage indtil 2 personer i informationsmødet.
Vis mere
Tilbuddet skal fremsendes på dansk. Årsrapport kan dog indleveres på engelsk.
Der skal afleveres følgende eksemplarer af tilbuddet: 1 originaleksemplar i papirformat indeholdende det samlede tilbud med bilag. Dette eksemplar bedes mærket »original«.
Herudover ser ordregiver gerne, at tilbuddet også afleveres i følgende yderligere eksemplarer:
(a) 6 papir-eksemplar mærket »kopi« indeholdende kopi af det samlede tilbud med bilag.
(b) 1 eksemplarer på ikke-skrivebeskyttet USB-nøgle (eller CD-rom) indeholdende det samlede tilbud med bilag. Udbudsbilag 1, Kontraktbilag 1, Kontraktbilag 2, Kontraktbilag 2a, Kontraktbilag 3 samt Kontraktbilag 3a skal vedlægges USB-nøglen/CD-rommen i det samme format som offentliggjort af ordregiver.
Vis mere
Såfremt dele af tilbudsmaterialet ikke kan overføres til USB-nøgle/CD-rom vedlægges 1 kopier af de ikke-overførte dokumenter i papirformat.
Hver USB-nøgle/CD-rom mærkes med tilbudsgivers navn samt teksten »Tilbud vedrørende [tjenesteydelsesbetegnelse]. Sagsnr.: [Indsæt sagsnummer fra journalsystem].
I det tilfælde, hvor tilbudsgiver ikke har fremsendt de af ordregiver krævede oplysninger og dokumentationer, forbeholder ordregiver sig ret til at indhente supplerende oplysninger og dokumentationer inden for de snævre rammer, hvor dette er muligt i henhold til implementeringsbekendtgørelsens § 12.
Vis mere

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Dahlerups Pakhus, Langelinie Allé 17
Postby: København Ø
Postnummer: 2100
Land: Danmark 🇩🇰
E-mail: klfu@erst.dk 📧
Telefon: +45 35291000 📞
Internetadresse: www.klfu.dk 🌏
Oplysninger om frister for klageprocedurer:
Klagefrister fremgår af Håndhævelseslovens § 7:
Klage over ikke at være prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret.
Vis mere
I andre situationer skal klage over udbud være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:
(1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.
(2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået.
(3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2.
Senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 3, stk. 1. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.
Vis mere
Se nærmere om indgivelse af klager på Klagenævnet for Udbuds hjemmeside: www.klfu.dk
Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
Internetadresse: www.kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2015/S 200-362912 (2015-10-11)
Supplerende oplysninger (2015-11-17)
Objekt
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Supplerende oplysninger

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2015-11-17 📅
Offentliggørelsesdato: 2015-11-20 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2015/S 225-409697
Henviser til bekendtgørelse: 2015/S 200-362912
EUT-S-nummer: 225
Kilde: OJS 2015/S 225-409697 (2015-11-17)