Kontrakt om it-løsning til understøttelse af inddrivelsesområdet

Skatteministeriet

I. Baggrund og formål
På baggrund af en række analyser af SKATs eksisterende inddrivelsessystemer, Ét Fælles Inddrivelsessystem (EFI) og DebitorMotorInddrivelse (DMI), har Skatteministeriet vurderet, at EFI og DMI skal afvikles i en gradvis og kontrolleret proces.
Skatteministeriet har parallelt med afviklingen af EFI og DMI ved iværksættelsen af dette udbud, der gennemføres under forudsætning af de bevilgende myndigheders efterfølgende tilslutning, besluttet at påbegynde anskaffelsen af en ny it-løsning til understøttelse af inddrivelsesområdet (»Interim-løsning«). Det er et ønske, hvis realisme vil blive testet i nærværende udbud, at Interim-løsningen på sigt skal kunne videreudvikles og skaleres til at indeholde funktionaliteter og en volumen, som et fremtidigt permanent inddrivelsessystem må forventes at indeholde. Interim-løsningen vil indgå i et komplekst systemlandskab og vil have en række snitflader til flere andre it-systemer.
Udviklingen af Interim-løsningen vil ske gradvist, hvilket i praksis vil betyde, at SKAT i en periode vil skulle anvende to forskellige parallelle systemer til at understøtte inddrivelse, indtil Interim-løsningen gradvist og på sigt bliver et fremtidigt fuldt funktionelt inddrivelsessystem, der kan overtage understøttelse af inddrivelse fra EFI og DMI.
Skatteministeriet ønsker så vidt muligt, at Interim-løsningen baseres på en standardløsning, der indeholder funktionaliteter, som kan understøtte basale skridt i inddrivelsen. Leverandøren vil skulle gennemføre en vis tilpasning af standardløsningen.
Som nævnt er det et ønske, at Interim-løsningen om muligt kan videreudvikles i takt med, at Skatteministeriets egne forretningsmæssige mål og behov udvikles og detaljeres til gradvist gennem en række releases at indeholde yderligere funktionalitet og øget volumen. Skatteministeriet ønsker derfor også, at det er muligt for tredjeparter at udvikle og konfigurere yderligere funktionalitet på Interim-løsningen.
Der vil sideløbende med dette udbud blive gennemført et udbud for at etablere en rammeaftale for udviklingsydelser i relation til videreudviklingen af Interim-løsningen.
Parallelt med udbudsprocessen vil der pågå overvejelser om ændring af den gældende lovgivning på inddrivelsesområdet.
Inddrivelsen varetages af SKAT, som derfor vil anvende løsningen. Inddrivelsesområdet i SKAT er meget komplekst. Digital understøttelse af inddrivelsesområdet skal på sigt blandt andet håndtere følgende kompleksiteter:
— Mange forskellige fordringshavere med mange forskellige fordringstyper mod potentielt flere skyldnere og typer af skyldnere
— Stort antal fordringstyper med en kombination af forskellige egenskaber:
• Forskellige prioriteter og prioriteringskategorier (flere niveauer)
• Forskellige inddrivelsesskridt
• Betalingsevnevurdering baseret på flere forskellige regelsæt
• Forskellige forældelsesfrister (Både på fordringstyper og mellem hovedkrav og delkrav inden for samme fordringstype.)
• Forskellige regler/forskellige varianter af renter, afgifter og gebyrer.
— Både private (CPR), virksomheder (CVR), enkeltmandsvirksomheder (PEF) kunder og selskabskonstruktioner
— Løsningen skal kunne håndtere modregning både i forhold til fordringer til inddrivelse
— Løsningen skal kunne håndtere transporter
— Løsningen skal håndtere afregning og udbetaling til fordringshavere og øvrige kunder
— Løsningen skal håndtere kunder, som både har fordringer som privatperson, som selvstændige erhvervsdrivende eller via roller i virksomheder samtidig
— Solidarisk hæftelse, herunder principal og subsidiær: Flere personer kan være solidarisk hæftende for samme krav
• Den solidariske hæftelse vil have forskellige varianter.
— Lovkrav til offentlig forvaltning, persondata, arkivering og regnskabsføring
— Løsningen skal kunne danne sammenhæng mellem forskellige fordringer og hierarkier mellem dem, f.eks. i relation til
• Forskellige forældelsesfrister og metoder til afbrydelse af forældelse
• Forskellig håndtering af renter, afgifter og gebyrer set i forhold til den fordring, der er grundlag for dem.
— Løsningen skal understøtte regnskabsaflæggelse i forhold til statsregnskabet.
II. Ydelser
Leverandørens ydelser vil bl.a. omfatte følgende:
1) Leverandøren skal levere en it-løsning til understøttelse af inddrivelsesområdet (Interim-løsning). Interim-løsningen vil i første omgang skulle understøtte dele af inddrivelsesområdet. Løsningen forventes at skulle baseres på en standardløsning, jf. ovenfor. Løsningen forventes at indeholde funktionalitet, der kan understøtte følgende processer:
— Modtage fordringer fra mange fordringshavere via eksisterende elektroniske grænsesnit, samt lagre en række oplysninger, datafelter og markeringer for hver fordring samt dokumenter, noter og øvrige bilag
— Vise oversigt over kundens samlede gæld og vise kontoudskrift for de enkelte fordringer og hæftelser
— Sende rykker og andre breve via SKATs eksisterende brevafsendelsessystemer
— Modtage post samt hente og gemme al nødvendig dokumentation, sagsnoter, breve mv. i SKATs dokumenthåndteringssystem (Captia)
— Sikre adgang til og fuld historik samt sporbarhed i alle transaktioner og handlinger, herunder skyldneroplysninger, fordringsoplysninger, renter, afgifter og gebyrer, inddrivelsesskridt, betalinger og afskrivning
— Etablere en fælles betalingsaftale for flere fordringer fra flere fordringshavere baseret på en betalingsevneberegning
— Lønindeholdelse i flere varianter og modregning
— Håndtere modtagelse af betalinger automatisk for simple dækningsscenarier og manuelt for komplekse dækningsscenarier
— Manuelt rette fejl i betalinger og dækninger
— Beregne renter og gebyrer
— Afskrive gæld både regnskabsmæssigt og faktisk
— Udskille kunder og fordringer til manuel behandling samt understøtte den manuelle behandling
— Understøtte manuel sagsbehandling i forbindelse med foretagelse af udlæg og bobehandling
— Regnskab og rapportering til fordringshavere.
Løsningen forventes idriftsat løbende, således at den på kortere sigt kan løse begrænsede inddrivelsesopgaver. Det er som nævnt ønsket, at Interim-løsningen om muligt på sigt kan videreudvikles og skaleres til at indeholde funktionalitet og volumen, som et fremtidigt permanent inddrivelsessystem må forventes at indeholde. Løsningen skal understøtte Skatteministeriets forretningsmæssige mål og behov på inddrivelsesområdet og skal være i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning, hvilket medfører, at løsningen forventes at skulle kunne håndtere både omfangsrig og kompleks lovgivning og forretningsprocesser. Løsningen skal derfor være fleksibel. Løsningen skal tillige være skalerbar, således at den på sigt bl.a. kan omfatte et øget inddrivelsesvolumen og kan håndtere konvertering af data fra det eksisterende EFI og DMI. Løsningen skal indgå i et komplekst systemlandskab med integrationer op imod en række andre it-systemer.
Det må forventes, at løsningen skal leveres under et tidsmæssigt presset forløb.
2) Vedligeholdelse — Leverandøren skal yde vedligeholdelse, som bl.a. vil omfatte fejlretning, opdatering og patching af software og gennemførelse af performance forbedringer. Leverandøren skal endvidere levere support.
3) Drift og infrastruktur — Leverandøren skal stille infrastruktur til rådighed og drive løsningen, hvor Interim-løsningen i første omgang forventes at skulle håndtere over 1 200 brugere og 3-5 millioner nye fordringer per år, men driften skal løbende kunne op- og nedskaleres. Driften vil bl.a. omfatte tilrådighedsstillelse af infrastruktur (udviklings-, test-, præproduktions- og produktionsmiljøer), monitorering og overvågning, driftsrapportering, support og afhjælpning ift. driftsrelaterede problemer, capacity management, release management mv.
4) Videreudvikling og konsulentydelser — Leverandøren skal bistå med løbende videreudvikling, konfiguration og tilknyttede konsulentydelser, herunder uddannelse, efter behov.
Skatteministeriet forventer, at leverandøren kan give indsigt i, hvorledes løsningen opfylder alle eller dele af kvalitetskravene som beskrevet i DS/ISO/IEC 25010 eller tilsvarende.
Sikkerhedskrav til drift vil blive fastlagt ved hel eller delvis brug af DS/ISO/IEC 27000-standarderne eller tilsvarende.
III. Udbudsprocessen
Udbudsprocessen gennemføres som en konkurrencepræget dialog, da Skatteministeriet ikke på forhånd er i stand til — uden en dialog med potentielle leverandører — objektivt at fastlægge de tekniske krav, som en it-løsning på inddrivelsesområdet skal opfylde, for at den fungerer i overensstemmelse med lovgivningen og for at kunne håndtere de komplekse forretningsmæssige behov og de mange integrationer til andre systemer. Endvidere er det ikke muligt for Skatteministeriet på forhånd objektivt at beskrive alle de juridiske krav til de forretningsprocesser, der skal understøttes i it-løsningen. Parallelt med udvikling og tilpasning af løsningen overvejes mulige forenklinger af lovgivningen bl.a. for at reducere kravene til kompleksiteten i løsningen.
Dialogfasen vil blive indledt med 5 prækvalificerede tilbudsgivere, som vil blive inviteret til at afgive skriftlige tilbud. På baggrund af evalueringen af de skriftlige tilbud, vil Skatteministeriet begrænse antallet af løsninger, der skal diskuteres under dialogen. Den videre dialog vil bestå af en demonstration af løsningen med hver enkel tilbudsgiver. Gennem demonstrationen ønsker Skatteministeriet at opnå det bedst mulige grundlag for at få indkredset den eller de løsninger, der bedst kan opfylde Skatteministeriets behov, herunder realismen i at videreudvikle systemet til et fuldt inddrivelsessystem.
Processen vedrørende den konkurrenceprægede dialog, herunder demonstration af løsningen, vil blive nærmere beskrevet i udbudsbetingelserne. Skatteministeriet vil kompensere de tilbudsgivere, der deltager i demonstration af løsningen. Modellen for kompensation vil fremgå af udbudsbetingelserne.

Deadline
Fristen for modtagelse af bud var på 2016-01-13. Indkøbet blev offentliggjort på 2015-12-13.

Leverandører
Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter: