Kontrakt om anskaffelse, drift og vedligeholdelse af IT-system til Facility Management af bygninger og inventar
Udbuddet omfatter indgåelse af kontrakt om anskaffelse, drift og vedligeholdelse af IT-system til Facility Management af bygninger og inventar.
Københavns Universitet ønsker et standard Facility Management system (integrated workplace management system — IWMS), som kan tilpasses Københavns Universitets behov.
Det ønskede Facility Management-system skal have en række funktioner, der omfatter:
1. Space og Asset Management
2. Ejendomsforvaltning
3. Drift
4. Byggesagsstyring — projektstyring (vedligeholdelse, ombygning og nybygning)
5. Planlagt forebyggende vedligehold af bygninger.
Leverandøren skal drive og vedligeholde Facility Management-systemet i et driftsmiljø, der er placeret uden for København Universitets driftsmiljøer. Leverandøren vil tillige skulle levere projektledelse og support og vil skulle varetage opgaver vedr. opsætning og konfigurering/tilpasning samt implementering. Derudover vil Leverandøren skulle varetage uddannelse af udvalgte brugere i forbindelse med implementeringen ud fra det nærmere beskrevne i udbudsmaterialet.
Systemet skal kunne bruges af ca. 450 navngivne brugere, herunder superbrugere og administratorer og eksterne rådgivere samt faste -brugere hos Københavns Universitet i driftsområderne, der har behov for at anvende systemet både ved computer og ved mobilløsning på smartphone/tablets. Herudover skal systemet være skaleret således, at det skal kunne anvendes af ca. 200 samtidige brugere.
Det er Københavns Universitets målsætning, at Facility Management-systemet skal kunne understøtte:
— Sikring af en ensartet registrering af stamdata med høj kvalitet af København Universitets bygningsmasse, så Københavns Universitets medarbejderne sikres bedre viden om bygningerne, og så tab af data ved overdragelse af opgaver mellem nuværende og kommende medarbejdere minimeres.
— Campus Service områdernes arbejde og deres muligheder for gennemsigtig og ensartet planlægning af opgaverne, herunder en intuitiv brugerflade, der bidrager til, at brugerne vælger at udnytte systemet mest muligt.
— Ensretning og lette tilgængeligheden af data i et fælles Facility Management-system, så ressourcer til ejendomsdrift og vedligeholdelse af bygninger udnyttes bedre og dermed giver bedre forhold for forskning og undervisning.
— Sikring af bedre og mere effektiv styring af bygningsøkonomi.
— Sikring af større tilfredshed blandt medarbejderne som følge af bedre it-værktøjer og bedre datagrundlag.
— Sikring af fælles viden om akut vedligehold, idet systemet skal gøre det muligt at opsummere og dokumentere gentagne problemer, således at de akutte vedligeholdelsesopgaver kan løses mere effektivt.
— Sikring af ensartet forebyggende vedligeholdelse i København Universitet, således at porteføljen på bygningsudgifter kendes for fremtiden. Det vil gøre det muligt for en bygningsadministrator at forberede sig på fremtidige renoveringer og investeringer.
— Sikring af udnyttelse og optimering af bygningsmassen samt tilpasninger af denne på grundlag af bygningsdata og -tegninger.
Facility Management-systemet skal drives af leverandøren uden for KU's egne driftsmiljøer, men skal integreres med Københavns Universitets systemportefølje Facility Management-systemet forventes således at blive kildesystem til andre systemer i København Universitets systemportefølje for alle oplysninger vedrørende bygninger, adresser, lokaler osv., og leverandøren vil skulle etablere integrationer til disse. Krav hertil vil fremgå nærmere af udbudsmaterialet.
Leverandøren skal yde 2. level support og modtage henvendelser fra Københavns Universitets egen IT-Helpdesk og administratorer, der fungerer som 1. level support.
Udbuddet omfatter en kontrakt, der indeholder elementer af såvel en offentlig kontrakt som en rammeaftale, idet kontrakten både omfatter Leverandørens pligt til at levere det ovenfor angivne, ligesom der vil indgå et element af en rammeaftale i forbindelse med Københavns Universitets muligheder for i kontraktperioden at bestille timebaserede konsulentydelser, herunder til levering af justeringer og tilpasninger relateret til Facility Management-systemet samt levering af ad hoc uddannelse af brugere efter Københavns Universitets bestilling heraf.
Udbudsmaterialet, herunder kontrakten, indeholder desuden vilkår, der forpligter Leverandøren til i slutningen af kontraktperioden at levere ophørsassistance.
Deadline
Fristen for modtagelse af bud var på 2016-01-19.
Indkøbet blev offentliggjort på 2015-12-07.
Leverandører
Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:
Hvem?
Hvad?
Hvor?
Indkøbshistorik
| Dato |
Dokument |
| 2015-12-07
|
Udbudsbekendtgørelse
|
| 2016-08-15
|
Bekendtgørelse om indgåede kontrakter
|