Flytning af arkivalier til Rigsarkivets nye magasin på Vennershåbvej 1, 8800 Viborg

Rigsarkivet

Flytteopgaverne omfatter flytning af ca. 27 500 hyldemeter arkivalier fra Erhvervsarkivet i Århus og tre fjernmagasiner i Viborg til Rigsarkivets nye magasin på Vennershåbvej nr. 1, 8800 Viborg. De 27 500 hyldemeter svarer til ca. 300 000 arkivæsker og protokoller samt et mindre antal kort og tegninger. Alle arkivenheder er stregkodede.
Fraflytningsadresser og fordelingen af hyldemeter er:
— Erhvervsarkivet: Vester Alle nr. 12, 8000 Århus (ca. 17 000 hyldemeter)
— Fjernmagasin: Morvillesvej nr. 6, 8800 Viborg (ca. 8 500 hyldemeter samt 9 kortskabe)
— Fjernmagasin: Fabrikvej nr. 12, 8800 Viborg (ca. 1 100 hyldemeter)
— Fjernmagasin: Tagtækkervej nr. 7 — 9, 8800 Viborg (ca. 900 hyldemeter).
I fraflytningsmagasinerne er arkivalierne opstillet på almindelige stationære reoler og mobilreoler, idet der dog i fjernmagasinerne i Viborg opbevares ca. 3 000 hyldemeter arkivalier på ca. 350 paller, som skal flyttes med indhold. I Erhvervsarkivet skal kort og tegninger flyttes på paller, i burvogne eller i kortskabe. Fra Fabrikvej skal der tillige flyttes 46 tomme kortskabe.
Indflytningsadressen er som anført Rigsarkivets nye magasin i Viborg på Vennershåbvej nr. 1. Arkivalierne skal her opsættes i mobilreoler og stregkodescannes. Rigsarkivet stiller scannerudstyr og IT-system til rådighed. De 46 tomme kortskabe skal opstilles og monteres af leverandøren.
Flytteprocesserne kan i hovedtræk tilrettelægges på følgende måde:
— Nedtagning og nedpakning af arkivalier fra reoler til flyttefirmaets burvogne
— Transport at burvogne fra fraflytningsadresserne til Vennershåbvej 1, 8800 Viborg
— Opsætning af arkivalier fra burvogne til hylder
— Daglig stregkodescanning af de opsatte arkivalier til hylde.
Den forventede daglige flyttemængde er ca. 300 hyldemeter fordelt på to flyttestrømme med hver deres nedtagnings- og opsætningssted.
Opgaven forventes igangsat primo januar 2016 og forventes afsluttet juni 2016.

Deadline
Fristen for modtagelse af bud var på 2015-09-17. Indkøbet blev offentliggjort på 2015-08-18.

Leverandører
Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

• • TLS A/S

Hvem?

• • Rigsarkivet

Hvad?

• • Transporttjenester (ikke affaldstransport) › Vejtransport

Hvor?

• • Danmark › Midtjylland