EU-udbud af ESDH-system til Glostrup Kommune
Glostrup Kommune ønsker at udbyde et ESDH-system til brug for den administrative sagsbehandling i kommunen. I dag anvendes Acadre version 4.2 hertil. Glostrup Kommune ønsker at anskaffe et system, der kan optimere og effektivisere sagsgange i kommunen. Kommunen forventer derfor, at systemet bidrager til at give konkrete gevinster for udvalgte sagsprocesser (møde/udvalgssag, PPR-sag og standardsag).
Glostrup Kommune ønsker et konfigurérbart standard-/rammesystem, der kan anvendes i kommunens digitale sagsgange, uanset hvor brugeren fysisk eller organisatorisk er placeret i kommunen. Samtidig forventes en leverandør, der indgår i et samarbejde med kommunen om bedst mulig udnyttelse af systemet. Det skal ske gennem et agilt/iterativt implementeringsforløb, hvor systemet konfigureres i samspil med de nødvendige tilpasninger af sagsprocesserne.
Glostrup Kommune ønsker et system, der kan driftes af kommunens selv i det eksisterende it miljø.
I lyset af det fællesoffentlige arbejde med at implementere en fælleskommunal rammearkitektur, forventer Glostrup Kommune at det fremtidige system er forberedt på de krav og snitflader, der eksempelvis stilles til rådighed via Kombit. Dette indebærer bl.a. at systemet er i stand til at anvende data fra serviceplatformen samt at systemet har de nødvendige snitflader til at kunne udveksle oplysninger med støttesystemerne og SAPA. Kommunens mål:
Det er Glostrups Kommune mål med udbuddet at skabe de rette betingelser for at kommunens fremtidige systemanvendelse sker efter god digital praksis og med systemets fulde værdiudnyttelse for øje. Hensigten er, at Glostrup Kommune og leverandøren i samarbejde skaber målbare forbedringer af ESDH systemets anvendelse.
Glostrup Kommune har følgende mål for det nye ESDH system. Systemet skal:
— være merværdiskabende for udvalgte sagsprocesser
— medføre gode og effektive arbejdsgange for dagsordenssamlere
— kunne tilgås via forskellige platforme
— medføre gode effektive arbejdsgange for alle brugere af systemet
— muliggøre automatisering/digitalisering af hele eller dele af processer i samspil med kommunens andre systemer
— give mulighed for at kommunen selv kan konfigurere systemets understøttelse af sagsprocesser
— indeholde potentiale til udvikling og konfiguration på baggrund af kommunens behov og ønsker
— overholde dokumentations- og arkivkrav.
Leverancen omfatter:
— tandard konfigurérbart ESDH-system med dansk brugerflade
— funktioner, moduler og værktøjer, der understøtter og udbygger kommunens sagsprocesser
— modul til håndtering af den samlede proces omkring dagsordens- og udvalgsbehandling
— agilt implementeringsforløb af tre sagsprocesser: Møde/udvalgssag, PPR-sag og standardsag. Leverandøren skal indgå i tæt samarbejde med Glostrup Kommune om at konfigurere systemet med henblik på bedst mulig værdiudbytte
— support og vedligehold i hele perioden
— sparrings- og netværksaktiviteter med andre kommuner i forhold til systemet i hele perioden
— andre ydelser af relevans for systemanskaffelsen
— mulighed for i kontraktperioden at tilkøbe/anskaffe ekstra funktionalitet til systemet.
Der skal i leverancen være inkluderet integration til følgende:
— kontorsystemer (MS Office 2010 og 2013)
— netblanket
— skabelonværktøjet Dynamictemplate
— serviceplatformen CPR
— CMS — dagsordenspublicering
— CMS — sagspublicering
— Silkeborg Data.
Deadline
Fristen for modtagelse af bud var på 2015-04-07.
Indkøbet blev offentliggjort på 2015-02-27.
Leverandører
Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:
Hvem?
Hvad?
Hvor?
Indkøbshistorik
| Dato |
Dokument |
| 2015-02-27
|
Udbudsbekendtgørelse
|
| 2015-03-04
|
Supplerende oplysninger
|
| 2015-07-09
|
Bekendtgørelse om indgåede kontrakter
|