EU-udbud af ESDH-system til Glostrup Kommune

Glostrup Kommune

Glostrup Kommune ønsker at udbyde et ESDH-system til brug for den administrative sagsbehandling i kommunen. I dag anvendes Acadre version 4.2 hertil. Glostrup Kommune ønsker at anskaffe et system, der kan optimere og effektivisere sagsgange i kommunen. Kommunen forventer derfor, at systemet bidrager til at give konkrete gevinster for udvalgte sagsprocesser (møde/udvalgssag, PPR-sag og standardsag).
Glostrup Kommune ønsker et konfigurérbart standard-/rammesystem, der kan anvendes i kommunens digitale sagsgange, uanset hvor brugeren fysisk eller organisatorisk er placeret i kommunen. Samtidig forventes en leverandør, der indgår i et samarbejde med kommunen om bedst mulig udnyttelse af systemet. Det skal ske gennem et agilt/iterativt implementeringsforløb, hvor systemet konfigureres i samspil med de nødvendige tilpasninger af sagsprocesserne.
Glostrup Kommune ønsker et system, der kan driftes af kommunens selv i det eksisterende it miljø.
I lyset af det fællesoffentlige arbejde med at implementere en fælleskommunal rammearkitektur, forventer Glostrup Kommune at det fremtidige system er forberedt på de krav og snitflader, der eksempelvis stilles til rådighed via Kombit. Dette indebærer bl.a. at systemet er i stand til at anvende data fra serviceplatformen samt at systemet har de nødvendige snitflader til at kunne udveksle oplysninger med støttesystemerne og SAPA. Kommunens mål:
Det er Glostrups Kommune mål med udbuddet at skabe de rette betingelser for at kommunens fremtidige systemanvendelse sker efter god digital praksis og med systemets fulde værdiudnyttelse for øje. Hensigten er, at Glostrup Kommune og leverandøren i samarbejde skaber målbare forbedringer af ESDH systemets anvendelse.
Glostrup Kommune har følgende mål for det nye ESDH system. Systemet skal:
— være merværdiskabende for udvalgte sagsprocesser
— medføre gode og effektive arbejdsgange for dagsordenssamlere
— kunne tilgås via forskellige platforme
— medføre gode effektive arbejdsgange for alle brugere af systemet
— muliggøre automatisering/digitalisering af hele eller dele af processer i samspil med kommunens andre systemer
— give mulighed for at kommunen selv kan konfigurere systemets understøttelse af sagsprocesser
— indeholde potentiale til udvikling og konfiguration på baggrund af kommunens behov og ønsker
— overholde dokumentations- og arkivkrav.
Leverancen omfatter:
— tandard konfigurérbart ESDH-system med dansk brugerflade
— funktioner, moduler og værktøjer, der understøtter og udbygger kommunens sagsprocesser
— modul til håndtering af den samlede proces omkring dagsordens- og udvalgsbehandling
— agilt implementeringsforløb af tre sagsprocesser: Møde/udvalgssag, PPR-sag og standardsag. Leverandøren skal indgå i tæt samarbejde med Glostrup Kommune om at konfigurere systemet med henblik på bedst mulig værdiudbytte
— support og vedligehold i hele perioden
— sparrings- og netværksaktiviteter med andre kommuner i forhold til systemet i hele perioden
— andre ydelser af relevans for systemanskaffelsen
— mulighed for i kontraktperioden at tilkøbe/anskaffe ekstra funktionalitet til systemet.
Der skal i leverancen være inkluderet integration til følgende:
— kontorsystemer (MS Office 2010 og 2013)
— netblanket
— skabelonværktøjet Dynamictemplate
— serviceplatformen CPR
— CMS — dagsordenspublicering
— CMS — sagspublicering
— Silkeborg Data.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2015-04-07. Indkøbet blev offentliggjort på 2015-02-27.

Leverandører

Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

• Formpipe Software A/S

Hvem?

• Glostrup Kommune

Hvad?

Hvor?

• Hovedstaden › Københavns omegn

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2015-02-27	Udbudsbekendtgørelse
2015-03-04	Supplerende oplysninger
2015-07-09	Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Udbudsbekendtgørelse (2015-02-27)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support
Mængde eller omfang:

Antal brugere: ca. 500 brugere i Glostrup Kommunes administration og driftsenheder — og option på sitelicens.4 000 0006 000 000

Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support 📦

Procedure
Procedureform: Begrænset udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Regional eller lokal myndighed
Navn på ordregivende myndighed: Glostrup Kommune
Postadresse: Rådhusparken 2
Postnummer: 2600
Postby: Glostrup
Kontakt
Internetadresse: http://www.glostrup.dk 🌏
E-mail: udbud@glostrup.dk 📧
Telefon: +45 43236100 📞

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2015-02-27 📅
Tilbudsfrist: 2015-04-07 📅
Offentliggørelsesdato: 2015-03-04 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2015/S 044-076577
EUT-S-nummer: 44

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:

Glostrup Kommune ønsker et konfigurérbart standard-/rammesystem, der kan anvendes i kommunens digitale sagsgange, uanset hvor brugeren fysisk eller organisatorisk er placeret i kommunen. Samtidig forventes en leverandør, der indgår i et samarbejde med kommunen om bedst mulig udnyttelse af systemet. Det skal ske gennem et agilt/iterativt implementeringsforløb, hvor systemet konfigureres i samspil med de nødvendige tilpasninger af sagsprocesserne.

Glostrup Kommune ønsker et system, der kan driftes af kommunens selv i det eksisterende it miljø.

I lyset af det fællesoffentlige arbejde med at implementere en fælleskommunal rammearkitektur, forventer Glostrup Kommune at det fremtidige system er forberedt på de krav og snitflader, der eksempelvis stilles til rådighed via Kombit. Dette indebærer bl.a. at systemet er i stand til at anvende data fra serviceplatformen samt at systemet har de nødvendige snitflader til at kunne udveksle oplysninger med støttesystemerne og SAPA. Kommunens mål:

Det er Glostrups Kommune mål med udbuddet at skabe de rette betingelser for at kommunens fremtidige systemanvendelse sker efter god digital praksis og med systemets fulde værdiudnyttelse for øje. Hensigten er, at Glostrup Kommune og leverandøren i samarbejde skaber målbare forbedringer af ESDH systemets anvendelse.

Glostrup Kommune har følgende mål for det nye ESDH system. Systemet skal:

— være merværdiskabende for udvalgte sagsprocesser

— medføre gode og effektive arbejdsgange for dagsordenssamlere

— kunne tilgås via forskellige platforme

— medføre gode effektive arbejdsgange for alle brugere af systemet

— muliggøre automatisering/digitalisering af hele eller dele af processer i samspil med kommunens andre systemer

— give mulighed for at kommunen selv kan konfigurere systemets understøttelse af sagsprocesser

— indeholde potentiale til udvikling og konfiguration på baggrund af kommunens behov og ønsker

— overholde dokumentations- og arkivkrav.

Leverancen omfatter:

— tandard konfigurérbart ESDH-system med dansk brugerflade

— funktioner, moduler og værktøjer, der understøtter og udbygger kommunens sagsprocesser

— modul til håndtering af den samlede proces omkring dagsordens- og udvalgsbehandling

— agilt implementeringsforløb af tre sagsprocesser: Møde/udvalgssag, PPR-sag og standardsag. Leverandøren skal indgå i tæt samarbejde med Glostrup Kommune om at konfigurere systemet med henblik på bedst mulig værdiudbytte

— support og vedligehold i hele perioden

— sparrings- og netværksaktiviteter med andre kommuner i forhold til systemet i hele perioden

— andre ydelser af relevans for systemanskaffelsen

— mulighed for i kontraktperioden at tilkøbe/anskaffe ekstra funktionalitet til systemet.

Der skal i leverancen være inkluderet integration til følgende:

— kontorsystemer (MS Office 2010 og 2013)

— netblanket

— skabelonværktøjet Dynamictemplate

— serviceplatformen CPR

— CMS — dagsordenspublicering

— CMS — sagspublicering

— Silkeborg Data.

Mængde eller omfang:

Antal brugere: ca. 500 brugere i Glostrup Kommunes administration og driftsenheder — og option på sitelicens.

Anslået værdi uden moms: 4 000 000 💰
6 000 000 💰
Beskrivelse af mulighederne:

Glostrup Kommune vil efterspørge følgende optioner:

— implementering af yderligere sagsprocesser ud over de første tre

— konvertering af data fra eksisterende system

— integration til borger.dk

— integration til Serviceplatformen CVR og flere former for data

— integration til Doc2mail

— håndtering af ind- og udgående digital post

— integration til CVR

— integration til CMS — borgerindsigt

— integration til GIS

— integration til DUBU — indgående post

— e-learning for slutbrugere

— statistik/rapporteringsværktøj

— digitale dagsordener via en app

— postfordeling f.eks. til andre systemer.

— uddannelse af superbrugere og administratorer.

— integration til eDagsorden fra Ditmer

— integration til Kombits støttesystemer

— integration til Kombits Sags- og partsoverblik (SAPA)

— aflevering til arkiv

— automatisk og løbende konvertering af data til arkivformat

— driftsstøtteaftale.

Antal mulige forlængelser: 2
Varighed: 48 måneder
Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen: Glostrup Kommune.

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Egnethed til at udøve det erhverv:

Fuldt udfyldt og underskrevet tro og love-erklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13.5.1997) samt om overholdelse af udbudsdirektivets art. 45. Ansøger skal anvende det af udbyder fremsendte skema SKABELON TIL AFGIVELSE AF OPLYSNINGER VED PRÆKVALIFIKATION.

Såfremt ansøger er et konsortium, skal ovennævnte tro og love-erklæringer fremsendes for samtlige deltagere i konsortiet.

Økonomisk og finansiel stilling:

Oplysning om virksomhedens økonomiske nøgletal. Ansøger skal anvende det af udbyder fremsendte skema SKABELON TIL AFGIVELSE AF OPLYSNINGER VED PRÆKVALIFIKATION. Oplysning om virksomhedens omsætningen

indenfor det relevante aktivitetsområde. Ansøger skal anvende det af udbyder fremsendte skema SKABELON TIL AFGIVELSE AF OPLYSNINGER VED PRÆKVALIFIKATION.

Mindstekrav til niveauet:

Omsætning på mindst 5 mio. DKK årligt i de sidste 3 år indenfor det relevante aktivitetsområde, i muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed.

Teknisk og faglig kompetence:

A) Anmodningen om deltagelse skal indeholde referencer fra de seneste 3 år (2012-2014) af tilsvarende leverancer af konfigurérbare standard-/ rammesystemer, der lever op til dansk forvaltningslov/-praksis.

Glostrup Kommune ønsker tre kategorier af referencer: Nr 1: Standard ESDH-systemer.

Op til 5 (fem) referencer på leverancer af ESDH standardsystemer til offentlige myndigheder. Nr 2: ESDH til procesunderstøttelse.

Op til 3 (tre) referencer på leverancer af ESDH til procesunderstøttelse.

Nr. 3: Agil/iterativ implementering.

Op til 3 (tre) referencer på at leverandøren har leveret løsninger gennem en iterativ/agil implementeringsproces, hvor kunden har været tæt involveret i afklaringer.

For hver reference ønskes angivet navnet på det leverede system, om det er det system ansøgeren forventer at tilbyde til Glostrup Kommune, om ansøgeren var hovedleverandør, oversigt over de væsentligste underleverandører, samt omfang af opgaven i danske kroner.

Hver reference, skal indeholde en kort beskrivelse af projektet inkl. implementeringsforløbet. Til alle referencer ønskes en kontaktperson oplyst. Ansøger skal anvende det af udbyder fremsendte skema SKABELON TIL AFGIVELSE AF OPLYSNINGER VED PRÆKVALIFIKATION.

b) Anmodningen skal beskrive, at leverandøren har ressourcer og kompetencer inden for

— ESDH (fx opdelt i forretningskonsulenter, tekniske implementeringskonsulenter, supportere etc.)

— agil implementering (dvs. iterativ implementering med afsæt i en standard-/rammeløsning).

Ansøger skal angive, hvor mange medarbejdere man har inden for de enkelte kategorier. Såfremt ansøgeren påtænker at anvende væsentlige underleverandører, skal samme oplysninger angives for disse. Ansøger skal anvende det af udbyder fremsendte skema SKABELON TIL AFGIVELSE AF OPLYSNINGER VED PRÆKVALIFIKATION.

c) Ansøger skal fremlægge police eller anden dokumentation for relevant og gyldig erhvervs -og produktansvarsforsikring.

Mindstekrav til niveauet:

Mindst 2 referencer i litra a), kategori nr. 1.

Mindst 1 reference i litra a), kategori nr. 2.

Mindst 1 reference i litra a), kategori nr. 3.

Kontraktens udførelse
Den juridiske form, som den sammenslutning af økonomiske aktører, der skal have kontrakten, skal have:

Såfremt kontrakten tildeles en sammenslutning af virksomheder, skal deltagerne påtage sig at hæfte solidarisk og udpege en fælles befuldmægtiget.

Procedure
Påtænkt antal ansøgere: 5
Objektive kriterier for udvælgelse:

Udbyder vil ved den videregående selektion blandt de egnede ansøgere lægge vægt på etableringen af det bedst egnede konkurrencefelt, idet der vil blive lagt vægt på ansøgers fremsendte referencer i henhold til pkt. III.2.3), herunder at: a) En reference der dækker mere end én af de tre kategorier af referencer vægter mere end en reference, der kun dækker én af kategorierne b) Referencer, der dokumenterer erfaring medimplementering af sags- og dokumenthåndteringssystemer i den offentlige sektor, især kommuner, og samtidigt omfatter implementering af sagsprocesser gennem et iterativt implementeringsforløb vægter højere end andre referencer.

Sprog
Sprog: dansk 🗣️
Andre sprog: Tekniske specifikationer må være på engelsk.

Ordregivende myndighed
Kontakt
Enhed: Thomas Bertelsen
Internetadresse: www.glostrup.dk 🌏
E-mail: kfst@kfst.dk 📧

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Dahlerup Pakhus, Langelinje Allé 17
Postby: København Ø
Postnummer: 2100
Land: Danmark 🇩🇰
E-mail: klfu@erst.dk 📧
Telefon: +45 35291000 📞
Internetadresse: http://www.klfu.dk 🌏
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

Håndhævelseslovens § 7, stk. 1 fastsætter følgende klagefrister for begrænsede udbud efter udbudsdirektivet, som ordregiver henholder sig til:

Klage over ikke at være blevet prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, jf. håndhævelseslovens § 2, stk. 1, nr. 1, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen.

I henhold til håndhævelseslovens § 6, stk. 4, skal klager senest samtidigt med at klage indgives til Klagenævnet, skriftligt underrette ordregiver om at klage er sendt til Klagenævnet for udbud. Klageren skal tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. håndhævelseslovens §12, stk. 1.

Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
Internetadresse: http://www.kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2015/S 044-076577 (2015-02-27)

Supplerende oplysninger (2015-03-04)
Objekt
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Supplerende oplysninger

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2015-03-04 📅
Offentliggørelsesdato: 2015-03-07 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2015/S 047-081310
Henviser til bekendtgørelse: 2015/S 44-076577
EUT-S-nummer: 47
Kilde: OJS 2015/S 047-081310 (2015-03-04)

Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2015-07-09)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Den samlede værdi af udbuddet: 8 592 434 💰
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2015-07-09 📅
Offentliggørelsesdato: 2015-07-14 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2015/S 133-246159
EUT-S-nummer: 133

Procedure
Kriterier for tildeling
Kriterium: 1. Løsningens understøttelse af sagsprocesser (35)
2. Pris (økonomi) (25)
3. Iterativ konfigurering, implementering og værdirealisering (20)
4. Standardsystem og arkitektur (20)

Tildeling af kontrakt
Dato for kontraktindgåelse: 2015-06-26 📅
Navn: Formpipe Software A/S
Postadresse: Borupvang 5D
Postby: Ballerup
Postnummer: 2750
Land: Danmark 🇩🇰
Oplysninger om udbud
Antal modtagne bud: 2

Reference
Identifikatorer
Meddelelsesnummer i EUT S: 2015/S 47-081310

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Postadresse: Dahlerups Pakhus, Langelinie Allé 17
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

Håndhævelseslovens § 7, stk. 2,1 fastsætter følgende klagefrister for udbud efter udbudsdirektivet, som ordregiver henholder sig til:

Klage over udbuddet skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om at ordregiver har indgået en kontrakt.

I henhold til Håndhævelseslovens § 6, stk. 4, skal klager senest samtidigt med at klage indgives til Klagenævnet, skriftligt underrette ordregiver om at klage er sendt til Klagenævnet for udbud. Klageren skal tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. Håndhævelseslovens § 12, stk. 1.

Kilde: OJS 2015/S 133-246159 (2015-07-09)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support (2 nye indkøb)