Drift, vedligeholdelse og videreudvikling af folkekirkens lønsystem (FLØS)

Folkekirkens It

Folkekirken anvender lønsystemet FLØS til beregning og anvisning af løn til folkekirkens præster, kirkefunktionærer og administrative medarbejdere i folkekirkens ca. 2000 institutioner, der i lønmæssig henseende fremstår som selvstændige juridiske enheder, dvs. ca. 2000 arbejdsgivere med hvert sit CVR-nr. og dertil knyttede P-numre.
Lønsystemet håndterer relevante offentlige overenskomster, forudløn til tjenstemandsansatte og bagudløn til overenskomstansatte samt efterregulering indenfor den aktuelle overenskomstperiode.
Den udbudte opgave vil omfatte forvaltning og drift af lønsystemet, hvor Leverandøren har det totale drifts- og vedligeholdelsesansvar.
Leverandørens ydelser er opdelt i to faser og omfatter følgende:
Fase 1: Initial overtagelse af vedligeholdelses- og driftsansvaret for det eksisterende lønsystem (FLØS) samt
etablering af en supplerende lønportalløsning, der understøtter det lønadministrative arbejde.
Fase 2: Løbende forvaltning og videreudvikling af lønsystemet herunder optimering og relevante nye funktioner samt tilknyttede ydelser
Den Løbende forvaltning og videreudvikling af lønsystemet i fase 2 kan ske på baggrund af to modeller:
A. Med udgangspunkt i det eksisterende FLØS-lønsystem, hvortil udbyder har adkomst til den relevante kildekode. FLØS afvikles i et Cobol-miljø på en central DB2-mainframe. Front-end-løsningen baseres på .NET i et HPC-miljø.
eller
B. Med udgangspunkt i et af leverandøren tilbudt lønsystem, hvorved der samtidig sker en helt eller delvis udfasning af det nuværende FLØS-lønsystem.
Ved valg af model B er det således ikke et krav, at Leverandøren i fase 2 baserer sin service på FLØS. Leverandøren vil derfor kunne tilbyde, at opfylde kontrakten ved i Fase 2 at fortsætte systemunderstøttelsen af Folkekirkens Lønservice med det nuværende FLØS-lønsystem eller ved at basere systemunderstøttelsen på et af leverandøren tilbudt lønsystem.
Folkekirkens Lønservice har indtil 2014 været placeret i 10 stiftsadministrationer, som hver især har betjent menighedsråd og andre institutioner i stiftet. Med virkning fra 1. januar 2015 er lønadministrationen af ca. 4.000 præster, stiftsansatte samt ansatte ved Folkekirkens Uddannelses- og Videnscenter, 3 kirkemusikskoler samt Folkekirkens It blevet varetaget af ét løncenter. I perioden fra februar til april 2016 samles lønadministrationen af ca. 26.000 kirkefunktionærer og løst tilknyttede medarbejdere i et andet løncenter.
I kontraktperioden, som skal påbegyndes den 1. september 2016, vil omlægningen af Folkekirkens Lønservice til 2 løncentre være teknisk tilendebragt. Den organisatoriske implementering og i den forbindelse implementeringen af en inddateringsportal, som Leverandøren skal tilbyde at levere, forventes at strække sig ind i 2017 og evt. 2018.
Leverandøren forventes således at overtage det samlede ansvar for FLØS den 1. september 2016. Fase 2 forventes at kunne påbegyndes når omlægningen til jfr. ovenstående er fuldstændig tilendebragt.
Månedligt udbetales der løn til ca. 30.000 medarbejdere. På grund af et stort antal løst tilknyttede medarbejdere og foredragsholdere, som også aflønnes gennem FLØS aflønnes årligt op mod 100.000 forskellige personer.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2016-02-15. Indkøbet blev offentliggjort på 2015-12-22.

Hvem?

• Folkekirkens It

Hvad?

Hvor?

• Hovedstaden › Byen København

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2015-12-22	Udbudsbekendtgørelse
2016-02-05	Supplerende oplysninger
2016-02-26	Supplerende oplysninger

Udbudsbekendtgørelse (2015-12-22)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support
Mængde eller omfang: Se II.1.5.
Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support 📦

Procedure
Procedureform: Begrænset udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Ministerium eller anden myndighed på nationalt plan eller forbundsplan
Navn på ordregivende myndighed: Folkekirkens It
Postadresse: Rådhusstræde 2
Postnummer: 1466
Postby: København K
Kontakt
Internetadresse: http://www.folkekirkensit.dk 🌏
E-mail: udbud@km.dk 📧
Telefon: +45 70202585 📞

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2015-12-22 📅
Tilbudsfrist: 2016-02-15 📅
Offentliggørelsesdato: 2015-12-26 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2015/S 250-458058
EUT-S-nummer: 250
Yderligere oplysninger

1) Der er tale om et begrænset udbud, hvilket indebærer, at virksomheder, der ønsker at deltage i udbudsprocessen, først skal anmode om prækvalifikation. 2) I henhold til pkt. I.1, bemærkes, at der ikke er yderligere dokumenter, som ansøgeren kan rekvirere fra ordregiver under prækvalifikationsfasen. Yderligere dokumenter i form af udbudsmaterialet vil alene blive udsendt til de leverandører, der efter prækvalifikationen opfordres til at afgive tilbud. 3) Eventuelle spørgsmål og svar vedrørende prækvalifikationen vil blive offentliggjort på udbuddets hjemmeside (http://www.folkekirkensit.dk). Ansøgere opfordres til løbende at holde sig orienteret på hjemmesiden. 4) Anmodningen om prækvalifikation skal udarbejdes på baggrund af de i del III.2 angivne betingelser for deltagelse. Ansøgende virksomheder skal således afgive samtlige i pkt. III.2.1, III.2.2 og III.2.3 angivne oplysninger, erklæringer mv. for at komme i betragtning som eventuel tilbudsgiver. 5) Hver ansøger kan kun afgive 1 anmodning om prækvalifikation. 6) Frist for modtagelse af anmodning om prækvalifikation fremgår af pkt. IV.3.4. 7) Anmodningen om prækvalifikation skal sendes til ordregiver (Folkekirkens It) pr. email til adressen udbud@km.dk. 8) Anmodningen om prækvalifikation skal skal sendes pr. email som ét samlet pdf-dokument. Postadressen giver autosvar for modtagel. Det er tilbudsgivers eget ansvar at sikre at anmodningen når frem rettidigt. dvs. senest den 15. februar kl. 12.00 9) Med henvisning til punkt II.3) oplyses supplerende, at kontraktens varighed på 60 måneder skal regnes fra tidspunktet for overtagelsesdagen.

Yderligere oplysninger

1) Der er tale om et begrænset udbud, hvilket indebærer, at virksomheder, der ønsker at deltage i udbudsprocessen, først skal anmode om prækvalifikation.

2) I henhold til pkt. I.1, bemærkes, at der ikke er yderligere dokumenter, som ansøgeren kan rekvirere fra ordregiver under prækvalifikationsfasen. Yderligere dokumenter i form af udbudsmaterialet vil alene blive udsendt til de leverandører, der efter prækvalifikationen opfordres til at afgive tilbud.

3) Eventuelle spørgsmål og svar vedrørende prækvalifikationen vil blive offentliggjort på udbuddets hjemmeside (http://www.folkekirkensit.dk). Ansøgere opfordres til løbende at holde sig orienteret på hjemmesiden.

4) Anmodningen om prækvalifikation skal udarbejdes på baggrund af de i del III.2 angivne betingelser for deltagelse. Ansøgende virksomheder skal således afgive samtlige i pkt. III.2.1, III.2.2 og III.2.3 angivne oplysninger, erklæringer mv. for at komme i betragtning som eventuel tilbudsgiver.

5) Hver ansøger kan kun afgive 1 anmodning om prækvalifikation.

6) Frist for modtagelse af anmodning om prækvalifikation fremgår af pkt. IV.3.4.

7) Anmodningen om prækvalifikation skal sendes til ordregiver (Folkekirkens It) pr. email til adressen udbud@km.dk.

8) Anmodningen om prækvalifikation skal skal sendes pr. email som ét samlet pdf-dokument. Postadressen giver autosvar for modtagel. Det er tilbudsgivers eget ansvar at sikre at anmodningen når frem rettidigt. dvs. senest den 15. februar kl. 12.00

9) Med henvisning til punkt II.3) oplyses supplerende, at kontraktens varighed på 60 måneder skal regnes fra

tidspunktet for overtagelsesdagen.

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:

Lønsystemet håndterer relevante offentlige overenskomster, forudløn til tjenstemandsansatte og bagudløn til overenskomstansatte samt efterregulering indenfor den aktuelle overenskomstperiode.

Den udbudte opgave vil omfatte forvaltning og drift af lønsystemet, hvor Leverandøren har det totale drifts- og vedligeholdelsesansvar.

Leverandørens ydelser er opdelt i to faser og omfatter følgende:

Fase 1: Initial overtagelse af vedligeholdelses- og driftsansvaret for det eksisterende lønsystem (FLØS) samt

etablering af en supplerende lønportalløsning, der understøtter det lønadministrative arbejde.

Fase 2: Løbende forvaltning og videreudvikling af lønsystemet herunder optimering og relevante nye funktioner samt tilknyttede ydelser

Den Løbende forvaltning og videreudvikling af lønsystemet i fase 2 kan ske på baggrund af to modeller:

A. Med udgangspunkt i det eksisterende FLØS-lønsystem, hvortil udbyder har adkomst til den relevante kildekode. FLØS afvikles i et Cobol-miljø på en central DB2-mainframe. Front-end-løsningen baseres på .NET i et HPC-miljø.

eller

B. Med udgangspunkt i et af leverandøren tilbudt lønsystem, hvorved der samtidig sker en helt eller delvis udfasning af det nuværende FLØS-lønsystem.

Ved valg af model B er det således ikke et krav, at Leverandøren i fase 2 baserer sin service på FLØS. Leverandøren vil derfor kunne tilbyde, at opfylde kontrakten ved i Fase 2 at fortsætte systemunderstøttelsen af Folkekirkens Lønservice med det nuværende FLØS-lønsystem eller ved at basere systemunderstøttelsen på et af leverandøren tilbudt lønsystem.

Folkekirkens Lønservice har indtil 2014 været placeret i 10 stiftsadministrationer, som hver især har betjent menighedsråd og andre institutioner i stiftet. Med virkning fra 1. januar 2015 er lønadministrationen af ca. 4.000 præster, stiftsansatte samt ansatte ved Folkekirkens Uddannelses- og Videnscenter, 3 kirkemusikskoler samt Folkekirkens It blevet varetaget af ét løncenter. I perioden fra februar til april 2016 samles lønadministrationen af ca. 26.000 kirkefunktionærer og løst tilknyttede medarbejdere i et andet løncenter.

I kontraktperioden, som skal påbegyndes den 1. september 2016, vil omlægningen af Folkekirkens Lønservice til 2 løncentre være teknisk tilendebragt. Den organisatoriske implementering og i den forbindelse implementeringen af en inddateringsportal, som Leverandøren skal tilbyde at levere, forventes at strække sig ind i 2017 og evt. 2018.

Leverandøren forventes således at overtage det samlede ansvar for FLØS den 1. september 2016. Fase 2 forventes at kunne påbegyndes når omlægningen til jfr. ovenstående er fuldstændig tilendebragt.

Månedligt udbetales der løn til ca. 30.000 medarbejdere. På grund af et stort antal løst tilknyttede medarbejdere og foredragsholdere, som også aflønnes gennem FLØS aflønnes årligt op mod 100.000 forskellige personer.

Beskrivelse af mulighederne: Forlængelse af kontrakten i 1 * 24 måneder og 1 * 12 måneder.
Antal mulige forlængelser: 2
Varighed: 60 måneder
Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen: Hos ordregiver, Folkekirkens It.

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Egnethed til at udøve det erhverv:

Ifølge bekendtgørelse af lov om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger skal ansøger afgive en erklæring på tro og love om, hvorvidt ansøger har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor ansøger er etableret, og i Danmark.

Udenlandske virksomheder, der ikke er etableret i Danmark, skal således BÅDE vedlægge en erklæring på tro og love om, hvorvidt ansøger har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor ansøger er etableret, OG vedlægge en erklæring på tro og love om, hvorvidt ansøger har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i Danmark. Såfremt ansøger ikke er eller har været forpligtet til at betale skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i Danmark, skal dette eksplicit anføres som begrundelse for, at en sådan tro og love erklæring ikke er vedlagt.

Ansøger kan som et alternativ til en tro og love erklæring vedlægge autoritativ dokumentation fra relevant myndighed(er) i det pågældende land. Som dokumentation for betaling af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i Danmark kan således vedlægges en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Udenlandske virksomheder, der ikke er etableret i Danmark, kan som dokumentation for betaling af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor virksomheden er etableret, vedlægge en tilsvarende autoritativ attest fra den relevante myndighed i det land, hvor den udenlandske virksomhed er etableret. Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal oplysningerne afgives for hver enkelt deltager.

Økonomisk og finansiel stilling:

1) En erklæring om ansøgers samlede omsætning

i de tre seneste disponible regnskabsår afhængigt

af, hvornår ansøger blev etableret eller startede sin

virksomhed.

2) En erklæring om ansøgers soliditetsgrad i de tre

seneste disponible regnskabsår afhængigt af, hvornår

ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed.

Soliditetsgraden beregnes i procent som egenkapitalen

divideret med de samlede aktiver.

Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal

oplysningerne afgives for hver enkelt deltager.

Hvis ansøger baserer sig på andre enheders formåen

(f.eks. underleverandører eller enheder inden for

samme koncern, herunder moder-, søster- eller

datterselskaber) skal ansøger godtgøre, at ansøger

fuldt ud kan råde over de ressourcer, der er nødvendige

for kontraktens udførelse, jf. udbudsdirektivets art.

47, stk. 2. Dette kan f.eks. ske ved en erklæring

eller ved fremlæggelse af dokumentation for disse

enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer

til rådighed. I modsat fald har ordregiver ikke mulighed

for at lægge vægt på andre enheders formåen.

Teknisk og faglig kompetence:

1) Forelæggelse af en liste over de betydeligste

tilsvarende tjenesteydelser, ansøger har udført i løbet

af de sidste tre år. Ordregiver ser gerne, at ansøger

for hver beskrivelse af tilsvarende tjenesteydelser

redegør for kundenavn, beløb og tidspunkt samt

referenceopgavens relevans og sammenlignelighed i

forhold til den udbudte kontraktgenstand jf. pkt. II.1.5 og

II.2.1.

Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal

oplysningerne afgives for hver enkelt deltager.

Hvis ansøger baserer sig på andre enheders formåen

(f.eks. underleverandører eller enheder inden for

samme koncern, herunder moder-, søster- eller

datterselskaber) skal ansøger godtgøre, at ansøger

fuldt ud kan råde over de ressourcer, der er nødvendige

for kontraktens udførelse, jf. udbudsdirektivets art.

48, stk. 3. Dette kan f.eks. ske ved en erklæring

eller ved fremlæggelse af dokumentation for disse

enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer

til rådighed. I modsat fald har ordregiver ikke mulighed

for at lægge vægt på andre enheders formåen.

Kontraktens udførelse
Krav om deponering og sikkerhedsstillelse:

Krav om eventuel sikkerhedsstillelse og garantier vil fremgå af udbudsmaterialet.

De vigtigste finansieringsbetingelser og betalingsordninger og/eller henvisning til de relevante bestemmelser, der regulerer dem: Betalingsvilkår, herunder betalingsplan, vil fremgå af udbudsmaterialet.
Den juridiske form, som den sammenslutning af økonomiske aktører, der skal have kontrakten, skal have:

Der kræves ingen særlig retlig form. Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af økonomiske aktører, skal

deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget.

Procedure
Påtænkt antal ansøgere: 5
Objektive kriterier for udvælgelse:

Ved en eventuel begrænsning af antallet af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud, vil ordregiver vedudvælgelsen lægge vægt på de tekniske og finansielle oplysninger, som beskrevet under pkt. III, idet følgendeindgår i vurderingen: 1) De bedste og mest relevante referencer, vurderet på grundlag af den vedlagtereferenceliste for udførelsen af tilsvarende tjenesteydelser, jf. punkt III.2.3 og 2) Den bedste økonomiskekapacitet, vurderet på baggrund af ansøgers omsætning og soliditetsgrad, jf. punkt III.2.2. I vurderingen vægter1) mere end 2).

Sprog
Sprog: dansk 🗣️
Andre sprog: Standardbeskrivelser af teknisk karakter kan angives på engelsk, svensk eller norsk. Det vil i øvrigt fremgå af udbudsmaterialet om — og i givet fald hvilke — tekniske dokumenter, der ved afgivelsen af tilbud kan vedlægges.

Ordregivende myndighed
Kontakt
Enhed: Torben Stærgaard
Internetadresse: www.folkekirkensit.dk 🌏
E-mail: kfst@kfst.dk 📧

Reference
Yderligere oplysninger

1) Der er tale om et begrænset udbud, hvilket indebærer, at virksomheder, der ønsker at deltage i udbudsprocessen, først skal anmode om prækvalifikation.

2) I henhold til pkt. I.1, bemærkes, at der ikke er yderligere dokumenter, som ansøgeren kan rekvirere fra ordregiver under prækvalifikationsfasen. Yderligere dokumenter i form af udbudsmaterialet vil alene blive udsendt til de leverandører, der efter prækvalifikationen opfordres til at afgive tilbud.

3) Eventuelle spørgsmål og svar vedrørende prækvalifikationen vil blive offentliggjort på udbuddets hjemmeside (http://www.folkekirkensit.dk). Ansøgere opfordres til løbende at holde sig orienteret på hjemmesiden.

4) Anmodningen om prækvalifikation skal udarbejdes på baggrund af de i del III.2 angivne betingelser for deltagelse. Ansøgende virksomheder skal således afgive samtlige i pkt. III.2.1, III.2.2 og III.2.3 angivne oplysninger, erklæringer mv. for at komme i betragtning som eventuel tilbudsgiver.

5) Hver ansøger kan kun afgive 1 anmodning om prækvalifikation.

6) Frist for modtagelse af anmodning om prækvalifikation fremgår af pkt. IV.3.4.

7) Anmodningen om prækvalifikation skal sendes til ordregiver (Folkekirkens It) pr. email til adressen udbud@km.dk.

8) Anmodningen om prækvalifikation skal skal sendes pr. email som ét samlet pdf-dokument. Postadressen giver autosvar for modtagel. Det er tilbudsgivers eget ansvar at sikre at anmodningen når frem rettidigt. dvs. senest den 15. februar kl. 12.00

9) Med henvisning til punkt II.3) oplyses supplerende, at kontraktens varighed på 60 måneder skal regnes fra

tidspunktet for overtagelsesdagen.

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Dahlerups Pakhus, Langelinie Allé 17
Postby: København Ø
Postnummer: 2100
Land: Danmark 🇩🇰
E-mail: klfu@erst.dk 📧
Telefon: +45 35291000 📞
Internetadresse: http://erhvervsstyrelsen.dk/klagenaevnet-for-udbud 🌏
Fax: +45 33307799 📠
Navn: Der er ikke noget mæglingsorgan i Danmark
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

Der gælder visse lovbestemte frister for indgivelse af klager til Klagenævnet for Udbud, jf. lov om håndhævelse af udbudsreglerne mv.

En virksomheds klage over ikke at være blevet prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud

inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de

berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret.

Klage over udbud, der ikke vedrører prækvalifikation, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45

kalenderdage efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om,

at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet

offentliggjort.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette

ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i stand still

perioden. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i stand still-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der

begæres opsættende virkning af klagen.

Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
Internetadresse: http://www.kfst.dk 🌏
Fax: +45 41715100 📠
Kilde: OJS 2015/S 250-458058 (2015-12-22)

Supplerende oplysninger (2016-02-05)
Objekt
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Supplerende oplysninger

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2016-02-05 📅
Tilbudsfrist: 2016-02-29 📅
Offentliggørelsesdato: 2016-02-09 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2016/S 027-043664
Henviser til bekendtgørelse: 2015/S 250-458058
EUT-S-nummer: 27
Kilde: OJS 2016/S 027-043664 (2016-02-05)

Supplerende oplysninger (2016-02-26)
Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2016-02-26 📅
Offentliggørelsesdato: 2016-03-02 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2016/S 043-071080
EUT-S-nummer: 43
Kilde: OJS 2016/S 043-071080 (2016-02-26)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support (6 nye indkøb)