Begrænset EU-udbud af merchandise, profilbeklædning og julegaver til University College Nordjylland (UCN)

Beskrivelse af udbuddet

Ordregiver udbyder en rammeaftale vedrørende løbende indkøb af merchandise, profilbeklædning samt jule- og repræsentationsgaver.
Ved merchandise forstås:
- Shopping net
- Kuglepen
- A5 Notesbog
- A5 Notesblok
- Nøglesnor
- Drikkeflaske
- Flaskevand med logo
- Bolsjer.
Ovenstående oplistning er ikke udtømmende. For en oversigt over produkter inden for kategorien merchandise henvises der til rammeaftalebilag B – tilbudsliste og rammeaftalebilag A – kravspecifikation.
Ved profilbeklædning forstås:
- Overtøj med logo
- Løbetøj med logo
- T-shirts med logo
- Hættetrøjer med logo.
Udbuddet omfatter ikke arbejdsbeklædning til UCN bygningsdrift, samt profilbeklædning til UCN servicecenter.
Ovenstående oplistning er ikke udtømmende. For en oversigt over produkter inden for kategorien merchandise henvises der til rammeaftalebilag B – tilbudsliste.
Ved julegaver forstås to (2) gavetyper:
- Valggave herunder oplevelsesgaver, fysiske gaver samt suppleringsgaver: Ordregivers medarbejdere får valgfrihed til at vælge en julegave via en kundespecifik valgshopløsning.
- Énergave herunder oplevelsesgaver, fysiske gaver samt suppleringsgaver: Ordregiver vælger centralt én bestemt julegave til alle dens medarbejdere. Her må det forventes et større mængdekøb estimeret til 1 000 stk. af bestemte gaver, som ordregiver udpeger på baggrund af leverandørens tilbudte gaver.
Afhængig af den valgte løsning (valggave eller énergave) defineres et udvalg bestående af enten 2-4 oplevelsesgaver samt 12-14 fysiske gaver eller én identisk gave til alle ansatte blandt tilbudsgiverens tilbudte produkter, der fremgår af rammeaftalebilag C – tilbudsbesvarelse.
UCN’s beløbsramme pr. julegave er 300 DKK ekskl. moms pr. gavemodtager. Beløbet er inklusiv eventuel opsætning og adgang til webbaseret bestillingsportal, distribution, emballering og adgang til kundeservice. Gaver skal ikke indpakkes i gavepapir. For historiske eksempler på indkøb af julegaver henvises til bilag 6 – historisk indkøb af julegaver.
Ved repræsentationsgaver forstås:
- Brugskunst
- Interiørartikler
- Personlige gaver
- Elektronik
- Køkkenartikler mv.
Vin og chokolade er ikke omfattet som repræsentationsgave i udbuddet. Ordregiver forbeholder sig ret til at foretage indkøb af disse produkter uden anvendelse af nærværende rammeaftale jf. udbudslovens § 8, stk. 1 og 2.
Ordregivers retningslinjer foreskriver en øvre grænse på 400 DKK ekskl. moms for repræsentationsgaver. Som tilvalg skal det være muligt, at gaver kan leveres indpakket efter aftale med ordregiver mod et eventuelt tillæg.
Tilbudsgiver skal endvidere lagerføre og distribuere ordregivers eksisterende restsortiment af produkter gennem den tilbudte bestillingsportal.
Det årlige estimerede forbrug af merchandise, profilbeklædning samt julegaver forventes i rammeaftaleperioden at udgøre 1 000 000 DKK, der skønnes at fordele sig med 700 000 DKK på merchandise og profilbeklædning, samt 300 000 DKK på julegaver. Det estimerede forbrug på repræsentationsgaver er varierende, hvorfor der på forhånd ikke kan angives en estimerede mængde. Volumen er udelukkende vejledende og baserer sig på historiske tal, hvorfor de ikke kan tages som udtryk for en garanteret fremtidig omsætningsstørrelse. I forhold til julegaver er anskaffelserne i rammeaftalens løbetid under forudsætning af UCN’s rektorats forsatte godkendelse af ordningen.
Ordregiver har til hensigt at indgå rammeaftale med én (1) leverandør fra den 1. juli 2020 til 30. juni 2024, dog således at ordregiver har mulighed for at opsige rammeaftalen med seks (6) måneders varsel til udgangen af en måned med ophør tidligst to (2) år efter rammeaftalens indgåelse. Aftalen kan således tidligst ophøre den 30. juni 2022.
For yderligere detaljer vedrørende ordregivers krav til ydelser henvises til rammeaftalebilag A – kravspecifikation og rammeaftalebilag B – tilbudsliste.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til § 7, stk. 2 i lovbekendtgørelse nr. 593 af 2. juni 2016 om Klagenævnet for Udbud (i det følgende benævnt ”Lov om Klagenævnet for Udbud”), gælder følgende frister for indgivelse af klage:
Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet, som ikke er omfattet af stk. 1, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:
1) 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen.
2) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.
3) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.
4) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk. 4.
5) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, 2. pkt.
En klage over at ordregiveren i strid med udbudsloven eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren i henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud § 4 har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende.
I henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud § 6, stk. 4 skal klageren senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 3, stk. 1. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.
Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på: www.naevneneshus.dk