Udvikling, vedligehold og drift af fælles museums-it (FMIT)

Kulturstyrelsen

1) Baggrund:
I medfør af museumsloven har Kulturstyrelsen ansvaret for den centrale samlingsregistrering af Danmarks kultur- og kunstarv, der skal give det nationale overblik over hhv. kunstværker og kulturhistoriske genstande på de danske museer.
Alle statslige og statsanerkendte museer har indberetningspligt til styrelsens centrale registre. Indberetningen sker digitalt til Regin, der i dag anvendes af ca. 130 institutioner, der foruden danske museer bl.a. omfatter museer på Færøerne og Grønland.
Der findes i dag andre samlingsregistreringssystemer på museerne. Nationalmuseet har udviklet sin egen løsning GenReg, som står foran udfasning, mens Statens Museum for Kunst netop har konverteret fra et ældre eget udviklet til nyt, der er baseret på CollectionSpace. 5 museer anvender The Museum System (TMS), mens andre igen primært har egenudviklede systemer.
I praksis vanskeliggør og begrænser anvendelsen af forskellige systemer og tilhørende registreringsmetodikker muligheden for at opnå et kvalificeret overblik over den nationale samlingsregistrering, der bl.a. bruges til at prioritere museernes indsamling og forskning. Endvidere understøtter de eksisterende registreringssystemer på museerne kun til en vis grad digitale arbejdsprocesser til registrering og fremsøgning af data.
Dertil kommer at alle data endnu ikke er indberettet, og at nogle museer kun har indberettet relativt få bl.a. med henvisning til forskelle i registreringsmetode og deraf følgende frygt for tab af datakvalitet. Der er i dag i praksis ikke andre fora for deling af museernes data.
Det giver udfordringer i forhold til overholdelsen af internationale standarder og forpligtigelser, eksempelvis indberetning til den fælleseuropæiske portal Europeana samt tilgængeliggørelse af data på en effektiv og koordineret måde til offentligheden og videndeling blandt museerne.
2) Formål:
»Formålet er at etablere en fælles museumsdatabase med en registreringsapplikation (»FMIT«), som skal anvendes af alle museer. Databasen skal erstatte de hidtidige selvstændige databaser, som især de større museer har haft. Målet er at gøre det nemmere og billigere at registrere samlingerne og at anvende data til formidling og forskning«.
Projektets styregruppe har besluttet, at der skal lægges vægt på øget kvalitet i registreringerne, og at projektets primære formål er kvalitetsløft med effektivisering som det sekundære formål.
Ved at anvende det samme registreringssystem og en fælles begrebsmodel for alle museer tilvejebringes en løsning, der spænder over forskellig registreringspraksis, og som sikrer at alle museernes registreringer samles ét sted uden tab af datakvalitet. Registreringen skal redegøre for de forskellige aspekter omkring et samlingsobjekt; dets egenskaber, proveniens og administration på museet — som en del af denne information skal geografiske informationer registreres evt. med brug af GIS-funktionalitet (stedbestemmelse).
Den fælles registrering skal give fordele i forhold til drift, videreudvikling, overblik, tilgængeliggørelse, deling af informationer, uddannelse af brugere m.v.
Samtidig udvides løsningen med et Digital Asset Management System (mediearkiv) til central opbevaring af en stærkt stigende mængde af fotos, mediefiler m.v., bl.a. for at imødekomme behovet for sikring og langtidsopbevaring af denne type data. Endelig udvides med en placeringsløsning for at facilitere museernes udstillinger, magasinering, udlån m.v.
3) Opgaven:
Opgaven omfatter overordnet:
— Udvikling af åben dataplatform for lagring af data i henhold til den fælles begrebsmodel.
— Udvikling af registreringsapplikation for museernes registrering og administration af indholdet af deres samlinger.
— Udvikling af dataeksport funktionalitet til levering af data til nationale og europæiske kultur- og kunsthistoriske datasamlinger (bl.a. EUROPEANA).
— Integration med mediearkiv.
— Integration med placeringsløsning.
— Konvertering af eksisterende samlingsdata fra REGIN over i det nye registreringssystem.
— Hosting og drift af FMIT.
— Vedligehold og videreudvikling af FMIT.
FMIT skal betragtes som en professionel løsning rettet mod den interne brug på museerne til registrering og administration af Danmarks kultur- og kunsthistoriske arv.
Opgaven omfatter ikke:
— Udvikling af forsknings- og/eller formidlingsrettede applikationer.

Fristen for modtagelse af bud var på 2014-04-09. Indkøbet blev offentliggjort på 2014-03-05.

Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

• • Axiell Danmark A/S

• • Kulturstyrelsen

• • It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support › Support- og konsulentvirksomhed i forbindelse med edb
• • Programmering af software og konsulentvirksomhed › Udvikling af kundespecificeret programmel
• • Støttetjenester til pc'er › Vedligeholdelse af systemer
• • Udvikling af kommunikations- og multimedieprogrammel › Udvikling af kommunikationsprogrammel › Udvikling af it-programmel

• • Danmark › Hovedstaden