Rammekontrakt vedrørende forbrugsstoffer og datatilbehør (forbrugsstoffer og datatilbehørs-aftalen)

Den danske stat, v/Moderniseringsstyrelsen

Som en del af Statens Indkøbsprogram er det besluttet at effektivisere statslige myndigheders indkøb af forbrugsstoffer og datatilbehør. Effektiviseringen medfører, at indkøbet på tværs af statslige myndigheder standardiseres, koordineres og forpligtes. Det er hensigten med udbuddet af denne rammekontrakt at opnå væsentlige besparelser på området.
Moderniseringsstyrelsen indgår rammekontrakten på vegne af hele staten i medfør af cirkulære af 20.3.2012 om indkøb i staten (cirkulæret kan hentes på www.statensindkob.dk og www.retsinformation.dk).
Statslige institutioner bliver ved rammekontraktens ikrafttræden forpligtet til at anvende rammekontrakten i forbindelse med indkøb af forbrugsstoffer og datatilbehør, jf. cirkulære om indkøb i staten.
Rammekontrakten indebærer, at statslige myndigheder forpligtes til kun at købe ind hos den på rammekontrakten valgte leverandør inden for rammekontraktens område.
Udetjenesten under Udenrigsministeriet er undtaget fra forpligtelsen, men udetjenesten kan gøre brug af rammekontrakten. Partsstatussen for udetjenesten medfører således alene en ret, men ikke en pligt til at anvende rammekontrakten.
En række selvejende institutioner mv., hvis bevilling er optaget på finansloven, er oprindelige parter i rammekontrakten og kan derfor gøre brug af rammekontrakten, jf. tekstanmærkning nr. 110 på finanslovens § 7. Partsstatussen medfører alene en ret, men ikke en pligt til at anvende rammekontrakten. De omfattede selvejende institutioner mv. er angivet på www.statensindkob.dk
Endelig er Danmarks Nationalbank, Folketinget samt Grønlands Selvstyre ligeledes oprindelige parter i rammekontrakten, og kan derfor gøre brug af rammekontrakten. Danmarks Nationalbank, Folketinget samt Grønlands Selvstyre har således alene en ret, men ikke en pligt til at anvende rammekontrakten.
Med hensyn til de i punkt II.1.4) og II.2.1) anførte beløb bemærkes, at disse er anslået ud fra historiske forbrugsmønstre i staten for rammekontraktens løbetid inklusive eventuelle forlængelser. Det vil sige for i alt 4 år. Der forventes betydelige besparelser som følge af det fællesstatslige indkøb. Det er derfor forventningen, at rammekontraktens samlede værdi for så vidt angår de statslige myndigheder vil være lavere end det i punkt II.1.4) og II.2.1) anførte. I praksis vil statens forbrug på rammekontrakten fremover kunne være såvel mindre som større end det angivne spænd over værdien af ydelserne i løbet af rammekontraktens løbetid.
I relation til punkt II.1.4) og II.2.1) kan volumen endvidere blive væsentlig forøget, i det omfang selvejende institutioner mv., Danmarks Nationalbank, Folketinget samt Grønlands Selvstyre gør brug af rammekontrakten. Det skal understreges, at det er den enkelte selvejende institution mv., Danmarks Nationalbank, Folketinget samt Grønlands Selvstyre, som selv beslutter, om denne tilslutter sig retten til at gøre brug af rammekontrakten.
Det bemærkes, at Moderniseringsstyrelsen har indgået en fællesstatslig aftale om printere med obligatorisk tilhørende forbrugsstoffer (printer-aftalen) samt en aftale om multifunktionsmaskiner med obligatorisk tilhørende forbrugsstoffer (multifunktionsmaskine-aftalen).
Ydelsesbeskrivelse:
Rammekontrakten vil omfatte forbrugsstoffer og datatilbehør indenfor følgende områder:
— Forbrugsstoffer og forbrugsdele til udskriftsbrug, herunder blækpatroner, lasertonere, tromler, fusere mv.
— Specialpapir til print, herunder ruller og til fotos, transparenter mv.
— Datamedier, herunder CD'er, DVD'er, USB-hukommelsesnøgler, eksterne harddiske, datatapes, hukommelseskort mv.
— Anden datatilbehør, herunder renseprodukter, musemåtter, mousetrappers, netværkskabler (med monteret stik), højtalere, mikrofoner, headsets, webcams mv.
Ovennævnte udgør alene en overordnet beskrivelse af ydelsen. Ydelsens nærmere indhold vil fremgå af udbudsmaterialet.
Tildeling af kontrakter baseret på en rammekontrakt vil ske på baggrund af de vilkår, der er fastsat i rammekontrakten, uden at der iværksættes en fornyet konkurrence (køb direkte på rammekontrakten).
Levering skal ske til den enkelte institution efter anvisning fra kunden. Levering af varer til kunder uden for Danmark samt levering til Grønland og Færøerne sker FOB dansk havn/transportør.
Leverandøren skal kunne levere de dokumenter, der kræves for at understøtte statens fælles indkøbs- og faktureringssystem (IndFak/IndFak2). Processer, format- og kvalitetskrav samt de værktøjer, der stilles til leverandørens rådighed, vil være beskrevet i udbudsmaterialet. Samtidig skal det som udgangspunkt være muligt at bestille via leverandørens hjemmeside, pr. telefon og e-mail.
De elektroniske varekataloger skal løbende opdateres efter de i udbudsmaterialet nærmere angivne retningslinjer.
Der vil være krav om, at leverandøren indrapporterer data til Moderniseringsstyrelsen, der detaljeret viser det faktiske salg på rammekontrakten. Nærmere specifikationer for datakrav og format vil fremgå af udbudsmaterialet.

Deadline
Fristen for modtagelse af bud var på 2014-06-03. Indkøbet blev offentliggjort på 2014-05-02.

Leverandører
Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter: