Rammeaftale vedrørende IT-konsulentydelser inden for SAP-økonomiområdet

Forsvarets Koncernfælles Informatiktjeneste

FKIT varetager bl.a. drift og vedligeholdelse af Forsvarets SAP-system, i daglig tale benævnt DeMars (Forsvarets management- og ressourcestyringssystem).
DeMars Drift- og Vedligeholdelsesafdeling (DeMars DV) er normeret til at varetage drifts- og vedligeholdelsesmæssige opgaver i forbindelse med forsvarets SAP-løsning, samt periodevis at deltage i større eller mindre projektarbejder. Personellet i DeMars DV har opbygget en viden inden for DeMars, men udskiftninger af personellet gør, at DeMars DV ikke i alle tilfælde kan fastholde nødvendige kompetencer inden for alle områder af SAP. Specialistviden inden for visse områder af SAP er derfor forankret ved konsulenter. Konsulentopgaverne omfattet af Rammeaftalen forudsætter derfor specialistviden inden for SAP-økonomi, samt erhvervelse af et stort kendskab til Forsvarets forretningsmæssige vilkår.
DeMars DV, Økonomisektion, har til opgave at koordinere Forsvarets udviklings-, vedligeholdelses- og driftsmæssige opgaver inden for økonomiforvaltning og regnskabsaflæggelse under anvendelse af SAP-økonomimodulerne (FI/CO, FM, AM, TM, SL, RE, PS og TR).
Økonomisektionen er endvidere ansvarlig for, at DeMars funktionalitet understøtter forretningsbehov og processer indenfor økonomiforvaltning.
Udbuddet omfatter indgåelse af Rammeaftale om konsulentbistand indenfor følgende områder:
A) Vedligeholdelsesopgaver:
1) Assistance til fejlrettelser og ændringer til den nuværende systemopsætning. I forbindelse med fejlrettelser skal konsulenter varetage teknisk sagsbehandling, vurdering af og rådgivning i forbindelse med systemtekniske problemstillinger
2) Assistance til en systemmæssig og forretningsmæssig vurdering af, om fejlrettelser og ændringsønsker skal implementeres
3) Assistance til udarbejdelse og gennemførsel af test i forbindelse med fejlrettelser og ændringer, idriftsættelse af projekter, systemmæssige opgraderinger, samt pålæggelse af SP og EHP
4) Assistance til og kvalitetssikring af dokumentation
5) Assistance til vedligeholdelse af systemkritiske tabeller.
B) Rådgivningsopgaver:
6) Rådgivning af koncernens DeMars-brugere på 2. level niveau både ud fra en funktionel og procesorienteret synsvinkel
7) Rådgivning i forbindelse med løsningsarkitektur samt integration mellem SAP-funktionsområder.
C) Projektopgaver:
8) Assistance til deltagelse i projekter, der eksempelvis omfatter ændringer, implementering af ny funktionalitet, omlægning af specialprogrammering til standard samt større 2. level support opgaver og dokumentationsopgaver.
D) Regnskabsaflæggelse indenfor statslige virksomheder:
9) Forretningsmæssig assistance til afstemningsopgaver indenfor og imellem økonomimodulerne: FI, CO, FM og SKS
10) Assistance til fejlretning og dannelse af filer til brug for Moderniseringsstyrelsen
11) Assistance til fejlretning og forretningsstøtte indenfor Anlægsregnskab.
E) Bevillingsstyring:
12) Assistance til opsætning, vedligeholdelse og fejlretning i FM-modulet.
Arbejdssproget er dansk, og konsulentassistance skal ydes på dansk i skrift og tale.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2014-06-06. Indkøbet blev offentliggjort på 2014-05-05.

Hvem?

• Forsvarets Koncernfælles Informatiktjeneste

Hvad?

• It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support

Hvor?

• Hovedstaden › Københavns omegn

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2014-05-05	Udbudsbekendtgørelse
2014-05-09	Supplerende oplysninger

Udbudsbekendtgørelse (2014-05-05)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support
Mængde eller omfang:

Rammeaftalen har en varighed på 4 år med en forventet omsætning på 16 000 000 DKK og 24 000 000 DKK.16 000 00024 000 000

Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support 📦

Procedure
Procedureform: Begrænset udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Ministerium eller anden myndighed på nationalt plan eller forbundsplan
Navn på ordregivende myndighed: Forsvarets Koncernfælles Informatiktjeneste
Postadresse: Helseholmen 1
Postnummer: 2650
Postby: Hvidovre
Kontakt
Internetadresse: http://forsvaret.dk/fkit 🌏
E-mail: fkit-res630@mil.dk 📧
Telefon: +45 41892840 📞

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2014-05-05 📅
Tilbudsfrist: 2014-06-06 📅
Offentliggørelsesdato: 2014-05-08 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2014/S 089-155503
EUT-S-nummer: 89
Yderligere oplysninger

Afgivelse af anmodning om deltagelse kan kun ske elektronisk via hjemmesiden, ETHICS. Her kan ansøgere ved brug af menupunktet »Tilmelding« få tilsendt mail med brugernavn og bekræftelse af adgangen til hjemmesiden. For yderligere information henvises til de vejledninger, som findes under de enkelte menupunkter på hjemmesiden. For at være i stand til at udfylde og gemme PDF-dokumenter skal der på Ansøgeres computer være installeret Adobe Reader version 9.0 eller nyere. Ordregiver skal have modtaget ansøgninger om deltagelse inden udløb af tidsfristen, som er angivet på ETHICS i menufeltet på hjemmesidens venstre side, jf. også punkt IV.3.4). Ansøgninger om deltagelse eller dele heraf, som ordregiver ikke har modtaget via hjemmesiden inden den angivne frist, vil blive afvist. Den officielle tid for dette udbud er angivet i boksen »Server tid« i menufeltet på hjemmesidens venstre side. Ad III.2.2) Økonomisk og finansiel formåen samt teknisk kapacitet, jf. punkt III.2.3): En ansøger kan basere sig på andre juridiske personers økonomiske og/eller finansielle formåen og/eller tekniske kapacitet. Såfremt relevant skal ansøger i sin ansøgning godtgøre, at ansøger råder over de nødvendige ressourcer, f.eks. ved at fremlægge dokumentation fra disse juridiske personers forpligtelser i så henseende.

Objekt
Omfanget af udbuddet
Anslået værdi uden moms: 22 000 000 💰
26 000 000 💰
Kort beskrivelse:

FKIT varetager bl.a. drift og vedligeholdelse af Forsvarets SAP-system, i daglig tale benævnt DeMars (Forsvarets management- og ressourcestyringssystem).

DeMars Drift- og Vedligeholdelsesafdeling (DeMars DV) er normeret til at varetage drifts- og vedligeholdelsesmæssige opgaver i forbindelse med forsvarets SAP-løsning, samt periodevis at deltage i større eller mindre projektarbejder. Personellet i DeMars DV har opbygget en viden inden for DeMars, men udskiftninger af personellet gør, at DeMars DV ikke i alle tilfælde kan fastholde nødvendige kompetencer inden for alle områder af SAP. Specialistviden inden for visse områder af SAP er derfor forankret ved konsulenter. Konsulentopgaverne omfattet af Rammeaftalen forudsætter derfor specialistviden inden for SAP-økonomi, samt erhvervelse af et stort kendskab til Forsvarets forretningsmæssige vilkår.

DeMars DV, Økonomisektion, har til opgave at koordinere Forsvarets udviklings-, vedligeholdelses- og driftsmæssige opgaver inden for økonomiforvaltning og regnskabsaflæggelse under anvendelse af SAP-økonomimodulerne (FI/CO, FM, AM, TM, SL, RE, PS og TR).

Økonomisektionen er endvidere ansvarlig for, at DeMars funktionalitet understøtter forretningsbehov og processer indenfor økonomiforvaltning.

Udbuddet omfatter indgåelse af Rammeaftale om konsulentbistand indenfor følgende områder:

A) Vedligeholdelsesopgaver:

1) Assistance til fejlrettelser og ændringer til den nuværende systemopsætning. I forbindelse med fejlrettelser skal konsulenter varetage teknisk sagsbehandling, vurdering af og rådgivning i forbindelse med systemtekniske problemstillinger

2) Assistance til en systemmæssig og forretningsmæssig vurdering af, om fejlrettelser og ændringsønsker skal implementeres

3) Assistance til udarbejdelse og gennemførsel af test i forbindelse med fejlrettelser og ændringer, idriftsættelse af projekter, systemmæssige opgraderinger, samt pålæggelse af SP og EHP

4) Assistance til og kvalitetssikring af dokumentation

5) Assistance til vedligeholdelse af systemkritiske tabeller.

B) Rådgivningsopgaver:

6) Rådgivning af koncernens DeMars-brugere på 2. level niveau både ud fra en funktionel og procesorienteret synsvinkel

7) Rådgivning i forbindelse med løsningsarkitektur samt integration mellem SAP-funktionsområder.

C) Projektopgaver:

8) Assistance til deltagelse i projekter, der eksempelvis omfatter ændringer, implementering af ny funktionalitet, omlægning af specialprogrammering til standard samt større 2. level support opgaver og dokumentationsopgaver.

D) Regnskabsaflæggelse indenfor statslige virksomheder:

9) Forretningsmæssig assistance til afstemningsopgaver indenfor og imellem økonomimodulerne: FI, CO, FM og SKS

10) Assistance til fejlretning og dannelse af filer til brug for Moderniseringsstyrelsen

11) Assistance til fejlretning og forretningsstøtte indenfor Anlægsregnskab.

E) Bevillingsstyring:

12) Assistance til opsætning, vedligeholdelse og fejlretning i FM-modulet.

Arbejdssproget er dansk, og konsulentassistance skal ydes på dansk i skrift og tale.

Mængde eller omfang:

Rammeaftalen har en varighed på 4 år med en forventet omsætning på 16 000 000 DKK og 24 000 000 DKK.

Anslået værdi uden moms: 16 000 000 💰
24 000 000 💰
Varighed: 48 måneder
Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen: Forsvarets Koncernfælles Informatiktjeneste, Helseholmen 1, 2650 Hvidovre.

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Egnethed til at udøve det erhverv:

Erklæring på tro og love om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, og om opfyldelse af udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1, og stk. 2, litra a-c.

Det er et krav, at ansøger anvender den af ordregiver udarbejdede skabelon til brug for afgivelse af oplysninger om gæld til det offentlige, og art. 45, stk. 1-2, som findes på: www.ethics.dk//asp5/qualify/fkit_2303_20140501.nsf

Økonomisk og finansiel stilling:

En erklæring om:

1) Gennemsnitlig soliditetsgrad, over de 3 seneste disponible regnskabsår, beregnet efter formlen:

Gennemsnitlig soliditetsgrad*= (soliditetsgrad seneste disponible regnskabsår + soliditetsgrad næst seneste disponible regnskabsår + soliditetsgrad tredje seneste disponible regnskabsår)/3.

*Soliditetsgrad pr. år, beregnes efter formlen:

Soliditetsgrad = (egenkapital**)/(samlede aktiver) x 100.

**Egenkapital skal være som angivet i seneste revisorpåtegnede regnskab for det pågældende regnskabsår.

Ved sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium) beregnes den gennemsnitlige soliditetsgrad som virksomhedernes samlede egenkapitals værdi divideret med virksomhedernes samlede aktiver multipliceret med 100.

2) Gennemsnitlig likviditetsgrad, over de 3 seneste disponible regnskabsår, beregnet efter formlen:

Gennemsnitlig likviditetsgrad* = (likviditetsgrad seneste disponible regnskabsår + likviditetsgrad næst seneste disponible regnskabsår + likviditetsgrad tredje seneste disponible regnskabsår)/3.

*Likviditetsgrad pr. år, beregnes efter formlen:

Likviditetsgrad = (kortfristede omsætningsaktiver)/(kortfristet gæld) x 100.

Ved sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium) beregnes likviditetsgraden som virksomhedernes samlede kortfristede omsætningsaktiver divideret med virksomhedernes samlede kortfristede gæld multipliceret med 100.

3) Samlet gennemsnitlige omsætning, over de 3 seneste disponible regnskabsår, beregnes efter formlen:

Samlet gennemsnitlig omsætning = (samlet omsætning seneste disponible regnskabsår + samlet omsætning næst seneste disponible regnskabsår + samlet omsætning tredje seneste disponible regnskabsår)/3.

Ved sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium) beregnes Samlet gennemsnitlig omsætning pr. år, som virksomhedernes samlede samlet gennemsnitlige omsætning pr. år lagt sammen (adderet) for de 3 år/3.

Det er et krav, at ansøgere anvender skabelonerne på internetadressen, jf. punkt I.1).

Mindstekrav til niveauet:

Ad 1: Gennemsnitlig soliditetsgrad på 30 i løbet af de seneste 3 år.

Ad 2: Gennemsnitlig likviditetsgrad på 100 i løbet af de seneste 3 år.

Ad 3: Gennemsnitlig omsætning på 7,5 mio. DKK i løbet af de seneste 3 år.

Teknisk og faglig kompetence:

Referencer på:

Rådgivningsopgaver i forbindelse med drift og vedligeholdelse af SAP-system for kunder med mere end 1 000 ansatte.

Reference skal indeholde følgende oplysninger:

1) Angivelse af kunden

2) Periode for udførsel af referencen med angivelse af, hvorvidt referencen er udført eller er afsluttet inden for de seneste 12 måneder

3) Angivelse af hvorvidt referencen omfatter en statslig kunde eller ej

4) Beskrivelse af udførte opgaver

5) Beskrivelse af ansøgers rolle

6) Angivelse af hvilke af de under punkt II.1.5) angivne opgaver som omfattes af nærværende udbudsforretning.

Referencer må ikke være ældre end 36 måneder.

Anmodende kan afgive op til 10 referencer.

Ved sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium) skal oplysningerne afgives samlet for alle de deltagende virksomheder.

Det er et krav, at ansøgere anvender skabelonerne på internetadressen, jf. punkt I.1).

Mindstekrav til niveauet:

Referencer:

Minimum 3 referencer omfattende rådgivningsopgaver i forbindelse med drift og vedligeholdelse af SAP-økonomimoduler for statslige kunder med mindst 1 000 ansatte.

Kontraktens udførelse
De vigtigste finansieringsbetingelser og betalingsordninger og/eller henvisning til de relevante bestemmelser, der regulerer dem:

Det vil fremgå af udbudsmaterialet. Der henvises endvidere til påkrævet elektronisk fakturering, og mulighed for elektronisk ordre i henhold til lovbkg. nr. 798 af 28.6.2007 om offentlige betalinger mv. med senere ændringer. Lovbekendtgørelsen kan hentes på www.retsinformation.dk

Den juridiske form, som den sammenslutning af økonomiske aktører, der skal have kontrakten, skal have:

Der kræves ingen særlig retlig form. Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af økonomiske aktører, skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget.

Andre særlige vilkår:

Leverandørernes tilbudte konsulenter skal kunne sikkerhedsgodkendes af Forsvarets Efterretningstjeneste, og sikkerhedsgodkendelsen skal kunne opretholdes i rammeaftalens løbetid.

Krav til sikkerhedsgodkendelser vil fremgå af udbudsmaterialet.

Procedure
Antal operatører i rammeaftalen: 5
Rammeaftalens varighed i år: 4
Påtænkt antal ansøgere: 7
Objektive kriterier for udvælgelse:

Begrænsning af ansøgere vil ske ved en vurdering af hvilke ansøgere, der har dokumenteret den mest relevante tekniske kapacitet i forhold til de tjenesteydelser, som rammeaftalen omfatter, jf. punkt II.1.5).

Det tillægges positiv vægt, såfremt referencerne, jf. punkt III.2.3), er igangværende eller har været afsluttet inden for de seneste 12 måneder, og ansøger har demonstreret erfaring med SAP-økonomi, særligt indenfor:

1. Bevillingsstyring (opsætning og drift)

2. Afstemningsopgaver mellem økonomimodulerne FI, CO og FM i relation til statsregnskabet

3. Anlægsregnskab

4. Integration til øvrige funktionsområder med vægt på MM.

Vurderingen foretages på grundlag af ansøgers fremsendte oplysninger, jf. punkt III.2.3).

Sprog
Sprog: dansk 🗣️

Ordregivende myndighed
Identitet
Nationalt registreringsnummer: Dk
Kontakt
Enhed: Atli Djurholm
Køberprofilens adresse: www.ethics.dk//asp5/qualify/fkit_2303_20140501.nsf 🌏
URL til deltagelse: www.ethics.dk//asp5/qualify/fkit_2303_20140501.nsf 🌏
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
URL til dokumenter: www.ethics.dk//asp5/qualify/fkit_2303_20140501.nsf 🌏

Reference
Yderligere oplysninger

For yderligere information henvises til de vejledninger, som findes under de enkelte menupunkter på hjemmesiden. For at være i stand til at udfylde og gemme PDF-dokumenter skal der på Ansøgeres computer være installeret Adobe Reader version 9.0 eller nyere.

Ordregiver skal have modtaget ansøgninger om deltagelse inden udløb af tidsfristen, som er angivet på ETHICS i menufeltet på hjemmesidens venstre side, jf. også punkt IV.3.4). Ansøgninger om deltagelse eller dele heraf, som ordregiver ikke har modtaget via hjemmesiden inden den angivne frist, vil blive afvist. Den officielle tid for dette udbud er angivet i boksen »Server tid« i menufeltet på hjemmesidens venstre side.

Ad III.2.2) Økonomisk og finansiel formåen samt teknisk kapacitet, jf. punkt III.2.3): En ansøger kan basere sig på andre juridiske personers økonomiske og/eller finansielle formåen og/eller tekniske kapacitet. Såfremt relevant skal ansøger i sin ansøgning godtgøre, at ansøger råder over de nødvendige ressourcer, f.eks. ved at fremlægge dokumentation fra disse juridiske personers forpligtelser i så henseende.

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Dahlerups Pakhus, Langelinie Allé 17
Postby: København Ø
Postnummer: 2100
Land: Danmark 🇩🇰
E-mail: klfu@erst.dk 📧
Telefon: +45 35291000 📞
Internetadresse: www.klfu.dk 🌏
Fax: +45 33307600 📠
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

Håndhævelseslovens § 7 fastsætter følgende klagefrister for EU udbud, som Ordregiver henholder sig til:

(1) Klage over ikke at være blevet prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, jf. håndhævelseslovens § 2, stk. 1, nr. 1, såfremt underretningen er ledsaget med en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, jf. § 7, stk. 1.

(2) Klager over andet end ordregivers prækvalifikationsbeslutninger under nr. (1) skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

— 45 dage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i EU-Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, hvor fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

— 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystemer indgået, såfremt underretningen er ledsaget med en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen.

— 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. håndhævelseslovens § 2, stk. 2.

(3) Klager over kontraktindgåelse uden gennemførelse af udbud efter håndhævelseslovens § 4 skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse EU-Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i EU-Tidende.

Ovenstående gælder også for sagsanlæg ved domstolene om, at de regler, der er nævnt i håndhævelseslovens § 1, stk. 2, nr. 1 og 2, er overtrådt, og sagsøgeren ikke forinden har indgivet klage til Klagenævnet for Udbud herom.

Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
Internetadresse: www.kfst.dk 🌏
Fax: +45 41715100 📠
Kilde: OJS 2014/S 089-155503 (2014-05-05)

Supplerende oplysninger (2014-05-09)
Objekt
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Supplerende oplysninger

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2014-05-09 📅
Offentliggørelsesdato: 2014-05-14 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2014/S 092-161589
Henviser til bekendtgørelse: 2014/S 89-155503
EUT-S-nummer: 92
Kilde: OJS 2014/S 092-161589 (2014-05-09)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support (2 nye indkøb)