Rammeaftale vedrørende IT-konsulentydelser inden for Forsvarets SAP Change Management i DeMars

Forsvarets Koncernfælles Informatiktjeneste

Baggrund:
Forsvarets Koncernfælles Informatiktjeneste (FKIT) varetager opgaver i relation til drift og vedligeholdelse af Forsvarets SAP-system (DeMars — Forsvarets management- og ressourcestyringssystem).
FKIT opgaveportefølje består af en række tværgående opgaver og processer, som har til formål at:
— sikre sammenhæng mellem vedligeholdelse og udvikling af DeMars
— varetage styring og koordinering af ændringsprocesser, der vedrører DeMars
— understøtte og bidrage til, at der er sammenhæng mellem forretningsprocesser og systemprocesser.
Udbudte opgaver:
Udbuddet omfatter indgåelse af rammeaftale om konsulentbistand indenfor følgende områder:
A) Assistance til tværgående processer:
1) understøttelse og bidrag til sammenhæng mellem forretningsprocesser og systemprocesser i DeMars i relation til vedligeholdelse og projekter
2) understøttelse og bidrag af ændringsprocesser Release Management (RM) og Change Management (CM), der vedrører DeMars
3) løbende sikring og styring af dokumentationsleverancer for vedligeholdelse og projekter
4) koordinerende løsningsarkitekturaktiviteter i samarbejde med Forsvaret og Forsvarets driftsleverandør
5) håndtering af afvigelser, forsinkelser, fejl mv. i relation til vedligeholdelse og drift samt projekter
6) kvalitetssikring af processer, værktøjer og dokumentation i relation til CM.
B) planlægning og koordinering af:
1) release cycles og projekter i relation til Release Management
2) projekter på projektudviklingslinjen med henblik på sikring af sameksistens af løsninger i udviklingsperioder, test og idriftsættelse
3) klargøring af vedligeholdelses- og udviklingslinjerne
4) aktivering af Business Functions (BF)
5) Enhancement Packages (EHP) og Supportpakkeprojekter (SP)
6) Custom code management for vedligeholdelse og projekter
7) dokumentationsleverancer i SOLMAN fra projekter og vedligeholdelse
8) optimering af processerne for vedligeholdelse og udvikling herunder Quality Gate Management (QGM) og systemunderstøttelse
9) revision af dokumentationsmodel, projekthåndbog og vedligeholdelseshåndbog
10) review af løsningsarkitektur og BBP samt løsningsaktiviteter i relation til vedligeholdelse og projekter.
Arbejdssproget er dansk, og konsulentassistance skal ydes på dansk i skrift og tale.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2014-08-18. Indkøbet blev offentliggjort på 2014-07-03.

Hvem?

• Forsvarets Koncernfælles Informatiktjeneste

Hvad?

• It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support

Hvor?

• Hovedstaden › Københavns omegn

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2014-07-03	Udbudsbekendtgørelse

Udbudsbekendtgørelse (2014-07-03)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support
Mængde eller omfang:

Rammeaftalen har en varighed på 4 år med en forventet omsætning på 8 000 000 DKK og 12 000 000 DKK.8 000 00012 000 000

Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support 📦

Procedure
Procedureform: Begrænset udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Ministerium eller anden myndighed på nationalt plan eller forbundsplan
Navn på ordregivende myndighed: Forsvarets Koncernfælles Informatiktjeneste
Postadresse: Helseholmen 1
Postnummer: 2650
Postby: Hvidovre
Kontakt
Internetadresse: http://Forsvaret.dk/Fkit 🌏
E-mail: fkit-res630@mil.dk 📧
Telefon: +45 41892840 📞

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2014-07-03 📅
Tilbudsfrist: 2014-08-18 📅
Offentliggørelsesdato: 2014-07-08 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2014/S 128-229149
EUT-S-nummer: 128

Objekt
Omfanget af udbuddet
Anslået værdi uden moms: 8 000 000 💰
12 000 000 💰
Kort beskrivelse:

Baggrund:

Forsvarets Koncernfælles Informatiktjeneste (FKIT) varetager opgaver i relation til drift og vedligeholdelse af Forsvarets SAP-system (DeMars — Forsvarets management- og ressourcestyringssystem).

FKIT opgaveportefølje består af en række tværgående opgaver og processer, som har til formål at:

— sikre sammenhæng mellem vedligeholdelse og udvikling af DeMars

— varetage styring og koordinering af ændringsprocesser, der vedrører DeMars

— understøtte og bidrage til, at der er sammenhæng mellem forretningsprocesser og systemprocesser.

Udbudte opgaver:

Udbuddet omfatter indgåelse af rammeaftale om konsulentbistand indenfor følgende områder:

A) Assistance til tværgående processer:

1) understøttelse og bidrag til sammenhæng mellem forretningsprocesser og systemprocesser i DeMars i relation til vedligeholdelse og projekter

2) understøttelse og bidrag af ændringsprocesser Release Management (RM) og Change Management (CM), der vedrører DeMars

3) løbende sikring og styring af dokumentationsleverancer for vedligeholdelse og projekter

4) koordinerende løsningsarkitekturaktiviteter i samarbejde med Forsvaret og Forsvarets driftsleverandør

5) håndtering af afvigelser, forsinkelser, fejl mv. i relation til vedligeholdelse og drift samt projekter

6) kvalitetssikring af processer, værktøjer og dokumentation i relation til CM.

B) planlægning og koordinering af:

1) release cycles og projekter i relation til Release Management

2) projekter på projektudviklingslinjen med henblik på sikring af sameksistens af løsninger i udviklingsperioder, test og idriftsættelse

3) klargøring af vedligeholdelses- og udviklingslinjerne

4) aktivering af Business Functions (BF)

5) Enhancement Packages (EHP) og Supportpakkeprojekter (SP)

6) Custom code management for vedligeholdelse og projekter

7) dokumentationsleverancer i SOLMAN fra projekter og vedligeholdelse

8) optimering af processerne for vedligeholdelse og udvikling herunder Quality Gate Management (QGM) og systemunderstøttelse

9) revision af dokumentationsmodel, projekthåndbog og vedligeholdelseshåndbog

10) review af løsningsarkitektur og BBP samt løsningsaktiviteter i relation til vedligeholdelse og projekter.

Arbejdssproget er dansk, og konsulentassistance skal ydes på dansk i skrift og tale.

Mængde eller omfang:

Rammeaftalen har en varighed på 4 år med en forventet omsætning på 8 000 000 DKK og 12 000 000 DKK.

Varighed: 48 måneder
Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen: Helseholmen 1, 2650 Hvidovre.

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Egnethed til at udøve det erhverv:

Erklæring på tro og love om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige og om opfyldelse af udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og stk. 2, litra a-c, jf. udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2.1).

Det er et formkrav, at ansøger anvender den af ordregiver udarbejdede skabelon til brug for afgivelse af oplysninger om gæld til de offentlige og art. 45, stk. 1-2, jf. pkt. III.2.1), som forefindes på: www.ethics.dk/asp5/qualify/fkit_2306_20140702.nsf

Økonomisk og finansiel stilling:

Oplysninger og formaliteter, som er nødvendige for at vurdere, om kravene er opfyldt:

En erklæring om:

1) Samlet gennemsnitlige omsætning inden for de ydelser som rammeaftalen omfatter, jf. punkt II.1.5), over de seneste 3 disponible regnskabsår, beregnes efter formlen:

Samlet gennemsnitlig omsætning inden for de ydelser som Rammeaftalen omfatter, jf. punkt II.1.5) = (samlet omsætning inden for de ydelser som rammeaftalen omfatter, jf. punkt II.1.5) seneste disponible regnskabsår + samlet omsætning næst seneste disponible regnskabsår inden for de ydelser som rammeaftalen omfatter, jf. punkt II.1.5) + samlet omsætning tredje seneste disponible regnskabsår inden for de ydelser som rammeaftalen omfatter, jf. punkt II.1.5)/3.

Ved sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium) beregnes samlet gennemsnitlig omsætning inden for de ydelser som rammeaftalen omfatter, jf. punkt II.1.5) pr. år, som virksomhedernes samlede gennemsnitlige omsætning inden for de ydelser som rammeaftalen omfatter, jf. punkt II.1.5) pr. år lagt sammen (adderet) for de 3 år/3.

Nystartede ansøgere kan vedlægge og beregne oplysninger om samlet gennemsnitlig omsætning inden for de ydelser, som rammeaftalen omfatter, jf. punkt II.1.5), minimum for seneste afsluttede regnskabsår.

Det er et formkrav, at anmodende virksomhed anvender den af FKIT udarbejdede skabelon til brug for afgivelse af oplysninger, som forefindes på: www.ethics.dk/asp5/qualify/fkit_2306_20140702.nsf

Mindstekrav til niveauet:

Ad 1: Gennemsnitlig årlig omsætning inden for de ydelser som rammeaftalen omfatter, jf. punkt II.1.5), på 1 800 000 DKK i løbet af de seneste 3 år.

Teknisk og faglig kompetence:

Referencer skal indeholde følgende oplysninger:

1) angivelse af kunden

2) periode for udførsel af referencen, med angivelse af hvorvidt referencen er udført eller er afsluttet inden for de seneste 12 måneder

3) beskrivelse af udførte opgaver

4) beskrivelse af ansøgende virksomheds rolle

5) angivelse af hvilke af de under punkt II.1.5) angivne opgaver som omfattes af nærværende udbudsforretning

6) angivelse af hvorvidt referencen omfatter Quality Gate Management, EHP/SP og BF

7) rådgivningsopgaver i forbindelse med Change og Release Management for SAP system for kunder med mere end 1 000 ansatte.

Anmodende virksomheder kan afgive op til 10 referencer.

Ved sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium) skal oplysningerne afgives samlet for alle de sammensluttede virksomheder.

Det er et formkrav, at ansøgende virksomheder anvender den af FKIT udarbejdede skabelon til brug for afgivelse af referencer, som forefindes på: www.ethics.dk/asp5/qualify/fkit_2306_20140702.nsf

Kontraktens udførelse
De vigtigste finansieringsbetingelser og betalingsordninger og/eller henvisning til de relevante bestemmelser, der regulerer dem: Vil fremgå af udbudsmaterialet.
Den juridiske form, som den sammenslutning af økonomiske aktører, der skal have kontrakten, skal have:

Der kræves ingen særlig retlig form. Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af økonomiske aktører, skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget.

Andre særlige vilkår:

Leverandørernes tilbudte konsulenter skal kunne sikkerhedsgodkendes af Forsvarets Efterretningstjeneste, og sikkerhedsgodkendelsen skal kunne opretholdes i rammeaftalens løbetid.

Krav til sikkerhedsgodkendelser vil nærmere fremgå af udbudsmaterialet.

Procedure
Antal operatører i rammeaftalen: 4
Rammeaftalens varighed i år: 4
Påtænkt antal ansøgere: 5
Objektive kriterier for udvælgelse:

Begrænsningen af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud, vil ske ved en vurdering af hvilke ansøgere, der har dokumenteret de mest relevante referencer i forhold til de tjenesteydelser, som rammeaftalen omfatter, jf. punkt II.1.5).

Det tillægges positiv vægt, hvis ansøger i de vedlagte referencer, har demonstreret en forståelse af, og erfaring med SAP Change Management, særligt indenfor:

1. Quality Gate Management for vedligeholdelse og drift/projekter

2. EHP/SP opgradering

3. Ibrugtagning af BF.

Det tillægges positiv vægt, såfremt vedlagte referencer omfatter rådgivningsopgaver i forbindelse med Change Management af SAP-systemer for kunder med 1 000 ansatte eller herover.

Det vurderes positivt, såfremt relevante referencer har været udført eller er afsluttet inden for de seneste 12 måneder.

Vurderingen foretages på grundlag af det af anmodende oplyste, i de af ansøger vedlagte referencer, jf. punkt III.2.3).

Sprog
Sprog: dansk 🗣️

Ordregivende myndighed
Identitet
Nationalt registreringsnummer: Dkk
Dk
Kontakt
Enhed: Atli Djurholm
Køberprofilens adresse: www.ethics.dk/asp5/qualify/fkit_2306_20140702.nsf 🌏
URL til deltagelse: www.ethics.dk/asp5/qualify/fkit_2306_20140702.nsf 🌏
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
URL til dokumenter: www.ethics.dk/asp5/qualify/fkit_2306_20140702.nsf 🌏

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Dahlerups Pakhus, Langelinie Allé 17
Postby: København Ø
Postnummer: 2100
Land: Danmark 🇩🇰
E-mail: klfu@erst.dk 📧
Telefon: +45 33307700 📞
Internetadresse: www.klfu.dk 🌏
Fax: +45 33307600 📠
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

Håndhævelseslovens § 7 fastsætter følgende klagefrister for EU udbud, som ordregiver henholder sig til:

1) Klage over ikke at være blevet prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, jf. håndhævelseslovens § 2, stk. 1, nr. 1, såfremt underretningen er ledsaget med en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, jf. lovens § 7, stk. 1.

2) Klager over andet end ordregivers prækvalifikationsbeslutninger under nr. (1) skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

— 45 dage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i EU-Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, hvor fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

— 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystemer indgået, såfremt underretningen er ledsaget med en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen.

— 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. håndhævelseslovens § 2, stk. 2.

3) Klager over kontraktindgåelse uden gennemførelse af udbud efter håndhævelseslovens § 4 skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse EU-Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i EU-Tidende.

Ovenstående gælder også for sagsanlæg ved domstolene om, at de regler, der er nævnt i håndhævelseslovens § 1, stk. 2, nr. 1 og 2, er overtrådt, og sagsøgeren ikke forinden har indgivet klage til Klagenævnet for Udbud herom.

Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
Internetadresse: www.kfst.dk 🌏
Fax: +45 33326144 📠
Kilde: OJS 2014/S 128-229149 (2014-07-03)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support (2 nye indkøb)