Levering, implementering, vedligehold, udvikling, support og drift af økonomisystem
Københavns Kommune skal anskaffe et nyt økonomisystem, der vil medføre standardisering og modernisering af de økonomiske processer, samt systemunderstøttelsen heraf i Københavns Kommune. Aftalen omfatter levering, implementering, vedligehold, support, udvikling og drift af økonomisystemet samt tilknyttede konsulentyder til Københavns Kommune.
Det nye økonomisystem skal understøtte en koncernstruktur med flere selvstændige forvaltninger, forretningsområder og enheder. Antal »tunge« brugere, som typisk anvender systemer dagligt og som skal have bred adgang til systemets funktioner udgør godt 1 500. Antal »lette« brugere, som har ad hoc adgang til systemet og typisk har begrænset adgang til systemets funktioner forventes at være i størrelsesordenen godt 16 000. Heraf vil langt størsteparten alene anvende systemet i forbindelse med udlæg.
Funktionsområder, som skal understøttes af det nye system er budget, regnskab (finans, debitor, kreditor, anlægsaktiver), indkøb, projekter, samt ledelsesinformation relateret til økonomisk rapportering. Der er udarbejdet behovsopgørelse i form af nye TO-BE processer på overordnet niveau, som danner grundlag for udbudsmaterialets konkrete krav til de ovennævnte områder, som ønskes understøttet med et standardsystem. Der er endvidere defineret en ny økonomistyringsmodel, som forventes implementeret samtidig med det nye økonomisystem. Den nye økonomistyringsmodel indebærer, at der skal ske en forenkling af den nuværende kontoplan, og at registrering i højere grad skal foretages i submoduler til Finans.
Systemet skal integreres med en række fagsystemer, som anvendes i Københavns Kommune. Det forventes, at systemet leveres med en integrations-broker, som sikrer effektiv integration til øvrige relevante it-systemer med fuldt revisions- og transaktionsspor.
Implementering af systemet skal foretages i perioden fra 2015 til primo 2018 med en faseopdelt implementering, hvor det fulde system først implementeres for nogle få udvalgte pilotforvaltninger, og efterfølgende rulles ud til de øvrige forvaltninger. Primo 2018 skal alle forvaltninger, forretningsområder og enheder i Københavns Kommune være på det nye økonomisystem. Implementering omfatter opsætning og tilpasning af standardsystem, udvikling af integrationer, datakonvertering, test, uddannelse og dokumentation.
Københavns Kommune har etableret en programorganisation med styregruppe og projektgrupper indenfor de forskellige funktionsområder. Leverandøren skal indgå i samarbejde med programorganisationen på alle relevante niveauer. Programmet er fysisk placeret hos Københavns Kommune, Koncernservice.
Københavns Kommune foretrækker en sammenhængende leverance fra én hovedleverandør, hvilket dog godt kan bestå af flere funktionsmoduler og systemer — eventuelt leveret af én eller flere underleverandører eller som konsortium. Leverancen skal i videst mulig omfang bestå af velafprøvede standardsystemer uden programtilpasninger.
Deadline
Fristen for modtagelse af bud var på 2014-10-02.
Indkøbet blev offentliggjort på 2014-09-01.
Leverandører
Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:
Hvem?
Hvad?
Hvor?
Indkøbshistorik
| Dato |
Dokument |
| 2014-09-01
|
Udbudsbekendtgørelse
|
| 2015-08-11
|
Bekendtgørelse om indgåede kontrakter
|