Kontrakt vedrørende anskaffelse, vedligeholdelse, videreudvikling af en ESDH-løsning

Det Kongelige Teater

Udbuddet omfatter indgåelse af en kontrakt vedrørende anskaffelse, etablering, vedligeholdelse og videreudvikling af en ESDH-løsning til cirka 300 ESDH-brugere hos Det Kongelige Teater.
Løsningen skal understøtte Det Kongelige Teaters administrative processer og sagsgange, bl.a. i forbindelse med skanning, journalisering, sagsstyring og dokumenthåndtering, mødehåndtering og håndtering af personalesager. ESDH løsningen skal også i et vist omfang understøtte adgang via mobile løsninger.
Omfattet af opgaven er endvidere integrationer til følgende:
— MS Office
— Active Directory
Driften varetages af Det Kgl. Teater.
Udbuddet omfatter en kontrakt, der indeholder elementer af såvel en offentlig kontrakt som en rammeaftale, idet kontrakten både omfatter Leverandørens pligt til at levere det ovenfor angivne, ligesom der vil indgå et element af en rammeaftale i forbindelse med Kundens muligheder for i kontraktperioden at bestille ad hoc bistand og yderligere ydelser relateret til den leverede løsning.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2015-01-20. Indkøbet blev offentliggjort på 2014-12-19.

Leverandører

Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

Hvem? Hvad? Hvor?
Indkøbshistorik
Dato Dokument
2014-12-19 Udbudsbekendtgørelse
2015-08-05 Bekendtgørelse om indgåede kontrakter
Udbudsbekendtgørelse (2014-12-19)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support
Mængde eller omfang: Der henvises til punkt II.1.5).
Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support 📦

Procedure
Procedureform: Begrænset udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Offentligretligt organ
Navn på ordregivende myndighed: Det Kongelige Teater
Postadresse: August Bournonvilles Passage 2-8
Postnummer: 1055
Postby: København K
Kontakt
Internetadresse: http://kglteater.dk 🌏
E-mail: metk@ramboll.com 📧
Telefon: +45 51613965 📞

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2014-12-19 📅
Tilbudsfrist: 2015-01-20 📅
Offentliggørelsesdato: 2014-12-24 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2014/S 248-439228
EUT-S-nummer: 248
Yderligere oplysninger
1) I henhold til pkt. I.1), bemærkes, at der udover skabeloner til brug for prækvalitfikationsanmodningen, ikke er yderligere dokumenter, som ansøgeren kan rekvirere fra Ordregiver under prækvalifikationsfasen. Yderligere dokumenter i form af udbudsmaterialet vil alene blive udsendt til de leverandører, der efter prækvalifikationen opfordres til at afgive tilbud. 2) Anmodningen om prækvalifikation skal udarbejdes på baggrund af de i del III.2) angivne betingelser for deltagelse. Ansøgende virksomheder skal således afgive samtlige i pkt. III.2.1), III.2.2) og III.2.3) angivne oplysninger, erklæringer mv. for at komme i betragtning som eventuel tilbudsgiver. Såfremt leverandøren ønsker, at eventuelle underleverandørers økonomiske eller tekniske formåen skal indgå i bedømmelsen af leverandørens egnethed til at udføre kontrakten, skal leverandøren ligeledes afgive de i punkt III.2.2) og III.2.3) anførte oplysninger for disse underleverandører, og leverandøren skal godtgøre, at han er berettiget til at trække på underleverandørens økonomiske og/eller tekniske formåen i det af leverandøren angivne omfang til opfyldelse af kontrakten (eksempelvis ved relevant støtteerklæring fra den pågældende underleverandør). Ved henvendelse til udbuddets kontaktpunkt jf. pkt. I.1) (Chefkonsulent Mette Kolby, metk@ramboll.dk), kan der udleveres skabeloner til afgivelse af de nødvendige erklæringer og oplysninger. Ordregiver anbefaler at ansøgere benytter disse skabeloner. 3) Hver ansøger kan kun afgive 1 anmodning om prækvalifikation. 4) Det bemærkes, at der vil blive lagt særligt vægt på referencer (teknisk kapacitet) vedrørende: — ESDH- løsninger i drift ved udvælgelsen, jf. pkt. III.2.3) og pkt. IV.1.1). 5) Frist for modtagelse af anmodning om prækvalifikation fremgår af pkt. IV.3.4). 6) Anmodningen om prækvalifikation skal sendes til Rambøll Management Consulting, jf. kontaktdata i pkt. I.1). Anmodningen om prækvalifikation skal afgives i 1 fysisk (papirbaseret) eksemplar. Ordregiver ser desuden gerne, at ansøgeren herudover vedlægger 1 elektronisk kopi af anmodningen vedlagt på et fysisk medium, f.eks. USB. 7) Anmodningen om prækvalifikation kan ikke afgives pr. e-mail. 8) Med henvisning til punkt II.3) oplyses supplerende, at kontraktens varighed på 72 måneder skal regnes fra tidspunktet for idrifttagelse. 9) Med henvisning til punkt IV.3.5) oplyses supplerende, at ansøgning om prækvalifikation skal være på dansk, ligesom udbudsmaterialet vil foreligge på dansk, og tilbud skal afgives på dansk. I udbudsmaterialet kan være nærmere bestemmelser om undtagelser fra kravet om dansk, eksempelvis i relation til teknisk dokumentation, der forventes at kunne afleveres på dansk, engelsk svensk og norsk.
Vis mere

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:
Udbuddet omfatter indgåelse af en kontrakt vedrørende anskaffelse, etablering, vedligeholdelse og videreudvikling af en ESDH-løsning til cirka 300 ESDH-brugere hos Det Kongelige Teater.
Løsningen skal understøtte Det Kongelige Teaters administrative processer og sagsgange, bl.a. i forbindelse med skanning, journalisering, sagsstyring og dokumenthåndtering, mødehåndtering og håndtering af personalesager. ESDH løsningen skal også i et vist omfang understøtte adgang via mobile løsninger.
Vis mere
Omfattet af opgaven er endvidere integrationer til følgende:
— MS Office
— Active Directory
Driften varetages af Det Kgl. Teater.
Udbuddet omfatter en kontrakt, der indeholder elementer af såvel en offentlig kontrakt som en rammeaftale, idet kontrakten både omfatter Leverandørens pligt til at levere det ovenfor angivne, ligesom der vil indgå et element af en rammeaftale i forbindelse med Kundens muligheder for i kontraktperioden at bestille ad hoc bistand og yderligere ydelser relateret til den leverede løsning.
Vis mere
Beskrivelse af mulighederne:
1. Konvertering af en del af sagsmængden fra gammel periode (Scanjour version G).
2. Etablering af historisk base.
3. Uddannelse af superbrugere/instruktører.
4. Uddannelse af slutbrugere.
Antal mulige forlængelser: 2
Tidsramme for efterfølgende kontrakter: 12 måneder
Varighed: 72 måneder
Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen: København, Danmark.

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Egnethed til at udøve det erhverv:
1) Entydig identifikation af ansøger, herunder virksomhedens navn, adresse og CVR-nr. eller tilsvarende for udenlandske ansøgere samt navn, telefonnr., og e-mail for kontaktpersonen angående anmodningen om prækvalifikation, bedes fremgå af ansøgningen.
Vis mere
2) Ifølge bekendtgørelse af lov om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger skal ansøger afgive en erklæring på tro og love om, hvorvidt ansøger har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor ansøger er etableret, og i Danmark.
Vis mere
Udenlandske virksomheder, der ikke er etableret i Danmark, skal således både vedlægge en erklæring på tro og love om, hvorvidt ansøger har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor ansøger er etableret, OG vedlægge en erklæring på tro og love om, hvorvidt ansøger har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i Danmark.
Vis mere
Såfremt ansøger ikke er eller har været forpligtet til at betale skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i Danmark, skal dette eksplicit anføres som begrundelse for, at en sådan tro og love erklæring ikke er vedlagt.
Ansøger kan som et alternativ til en tro og love erklæring vedlægge autoritativ dokumentation fra relevant myndighed(er) i det pågældende land. Som dokumentation for betaling af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i Danmark kan således vedlægges en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Udenlandske virksomheder, der ikke er etableret i Danmark, kan som dokumentation for betaling af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor virksomheden er etableret, vedlægge en tilsvarende autoritativ attest fra den relevante myndighed i det land, hvor den udenlandske virksomhed er etableret.
Vis mere
Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal oplysningerne afgives for hver enkelt deltager.
Ved henvendelse til udbuddets kontaktpunkt jf. pkt. I.1) (Chefkonsulent Mette Kolby, metk@ramboll.dk), kan der udleveres skabeloner til afgivelse af de nødvendige erklæringer og oplysninger. Ordregiver anbefaler at ansøgere benytter disse skabeloner.
Vis mere
Økonomisk og finansiel stilling:
1) En erklæring om ansøgers samlede omsætning i de 3 seneste disponible regnskabsår afhængigt af, hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger.
2) En erklæring om ansøgers soliditetsgrad i de 3 seneste disponible regnskabsår afhængigt af, hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed.
Soliditetsgraden beregnes som ansøgerens samlede egenkapitals værdi i forhold til ansøgerens samlede aktiver, udregnet i procent. Dvs. at soliditetsgrad = (samlede egenkapitals værdi/samlede aktivers værdi) x 100.
Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal ovenstående oplysninger (punkt 1 og punkt 2) afgives for hver enkelt deltager.
Hvis ansøger baserer sig på andre enheders formåen (f.eks. underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber) skal ansøger godtgøre, at ansøger fuldt ud kan råde over de ressourcer, der er nødvendige for kontraktens udførelse, jf. udbudsdirektivets art. 47, stk. 2. Dette kan f.eks. ske ved en erklæring eller ved fremlæggelse af dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed. I modsat fald har ordregiver ikke mulighed for at lægge vægt på andre enheders formåen.
Vis mere
Ved henvendelse til udbuddets kontaktpunkt jf. pkt. I.1) (Chefkonsulent Mette Kolby, metk@ramboll.dk), kan der udleveres skabeloner til afgivelse af de nødvendige erklæringer og oplysninger. Ordregiver anbefaler at ansøgere benytter disse skabeloner.
Vis mere
Teknisk og faglig kompetence:
Forelæggelse af en liste over de betydeligste tilsvarende tjenesteydelser (referenceliste), herunder særligt tilsvarende tjenesteydelser, der omfatter:
— ESDH-løsninger i drift, jf. punkt II.1.5), ansøger har udført i løbet af de sidste 3 år med angivelse af tidspunkter for leverancen afhængigt af, hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed.
Ansøger bedes for hver beskrivelse af tilsvarende tjenesteydelser redegøre for, hvorfor tjenesteydelsen er relevant for Det Kongelige Teater, jf. pkt. II.1.5).
Hvis ansøger baserer sig på andre enheders formåen (f.eks. underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber) skal ansøger godtgøre, at ansøger fuldt ud kan råde over de ressourcer, der er nødvendige for kontraktens udførelse, jf. udbudsdirektivets art. 48, stk. 3. Dette kan f.eks. ske ved en erklæring eller ved fremlæggelse af dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed. I modsat fald har ordregiver ikke mulighed for at lægge vægt på andre enheders formåen.
Vis mere
Ved henvendelse til udbuddets kontaktpunkt jf. pkt. I.1) (Chefkonsulent Mette Kolby, metk@ramboll.dk), kan der udleveres skabeloner til afgivelse af de nødvendige erklæringer og oplysninger. Ordregiver anbefaler at ansøgere benytter disse skabeloner.
Vis mere
Kontraktens udførelse
Krav om deponering og sikkerhedsstillelse:
Krav om eventuel sikkerhedsstillelse og garantier vil fremgå af udbudsmaterialet.
De vigtigste finansieringsbetingelser og betalingsordninger og/eller henvisning til de relevante bestemmelser, der regulerer dem: Betalingsvilkår, herunder betalingsplan, vil fremgå af udbudsmaterialet.
Den juridiske form, som den sammenslutning af økonomiske aktører, der skal have kontrakten, skal have:
Der kræves ingen særlig retlig form. Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af økonomiske aktører skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget blandt de solidarisk hæftende deltagere.

Procedure
Påtænkt antal ansøgere: 5
Objektive kriterier for udvælgelse:
Eventuel begrænsning af antallet af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud, vil ske efter en vurdering af,hvilke ansøgere, der (A) har dokumenteret den bedste økonomiske og finansielle kapacitet på baggrund af den oplysteomsætning samt soliditetsgrad, jf. pkt. III.2.2), og (B) har dokumenteret de bedste og mest relevante referencer,jf. pkt. III.2.3). Der vil blive lagt særligt vægt på tilsvarende tjenesteydelser, der omfatter: ESDH- løsninger i drift. I vurderingen vægter (B) mere end (A).
Vis mere
Sprog
Sprog: dansk 🗣️
Andre sprog: Standardbeskrivelser af teknisk karakter kan angives på engelsk, svensk eller norsk. Det vil i øvrigt fremgå af udbudsmaterialet om og — i givet fald — hvilke oplysninger, der kan afgives på engelsk, svensk eller norsk.

Ordregivende myndighed
Kontakt
Enhed: Mette Kolby
E-mail: kfst@kfst.dk 📧

Reference
Yderligere oplysninger
1) I henhold til pkt. I.1), bemærkes, at der udover skabeloner til brug for prækvalitfikationsanmodningen, ikke er yderligere dokumenter, som ansøgeren kan rekvirere fra Ordregiver under prækvalifikationsfasen. Yderligere dokumenter i form af udbudsmaterialet vil alene blive udsendt til de leverandører, der efter prækvalifikationen opfordres til at afgive tilbud.
Vis mere
2) Anmodningen om prækvalifikation skal udarbejdes på baggrund af de i del III.2) angivne betingelser for deltagelse. Ansøgende virksomheder skal således afgive samtlige i pkt. III.2.1), III.2.2) og III.2.3) angivne oplysninger, erklæringer mv. for at komme i betragtning som eventuel tilbudsgiver.
Vis mere
Såfremt leverandøren ønsker, at eventuelle underleverandørers økonomiske eller tekniske formåen skal indgå i bedømmelsen af leverandørens egnethed til at udføre kontrakten, skal leverandøren ligeledes afgive de i punkt III.2.2) og III.2.3) anførte oplysninger for disse underleverandører, og leverandøren skal godtgøre, at han er berettiget til at trække på underleverandørens økonomiske og/eller tekniske formåen i det af leverandøren angivne omfang til opfyldelse af kontrakten (eksempelvis ved relevant støtteerklæring fra den pågældende underleverandør).
Vis mere
Ved henvendelse til udbuddets kontaktpunkt jf. pkt. I.1) (Chefkonsulent Mette Kolby, metk@ramboll.dk), kan der udleveres skabeloner til afgivelse af de nødvendige erklæringer og oplysninger. Ordregiver anbefaler at ansøgere benytter disse skabeloner.
Vis mere
3) Hver ansøger kan kun afgive 1 anmodning om prækvalifikation.
4) Det bemærkes, at der vil blive lagt særligt vægt på referencer (teknisk kapacitet) vedrørende:
— ESDH- løsninger i drift ved udvælgelsen, jf. pkt. III.2.3) og pkt. IV.1.1).
5) Frist for modtagelse af anmodning om prækvalifikation fremgår af pkt. IV.3.4).
6) Anmodningen om prækvalifikation skal sendes til Rambøll Management Consulting, jf. kontaktdata i pkt. I.1).
Anmodningen om prækvalifikation skal afgives i 1 fysisk (papirbaseret) eksemplar. Ordregiver ser desuden gerne, at ansøgeren herudover vedlægger 1 elektronisk kopi af anmodningen vedlagt på et fysisk medium, f.eks. USB.
7) Anmodningen om prækvalifikation kan ikke afgives pr. e-mail.
8) Med henvisning til punkt II.3) oplyses supplerende, at kontraktens varighed på 72 måneder skal regnes fra tidspunktet for idrifttagelse.
9) Med henvisning til punkt IV.3.5) oplyses supplerende, at ansøgning om prækvalifikation skal være på dansk, ligesom udbudsmaterialet vil foreligge på dansk, og tilbud skal afgives på dansk.
I udbudsmaterialet kan være nærmere bestemmelser om undtagelser fra kravet om dansk, eksempelvis i relation til teknisk dokumentation, der forventes at kunne afleveres på dansk, engelsk svensk og norsk.

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Dahlerups Pakhus, Langelinie Allé 17
Postby: København Ø
Postnummer: 2100
Land: Danmark 🇩🇰
E-mail: klfu@erst.dk 📧
Telefon: +45 35291000 📞
Internetadresse: http://www.klfu.dk 🌏
Navn: Der er ikke noget mæglingsorgan i Danmark
Oplysninger om frister for klageprocedurer:
Der gælder visse lovbestemte frister for indgivelse af klager til Klagenævnet for Udbud, jf. lov nr. 492 af 12.5.2010 om håndhævelse af udbudsreglerne mv. med senere ændringer. Loven med senere ændringer er offentliggjort på www.retsinfo.dk
Ønsker en virksomhed at klage over ikke at være blevet prækvalificeret, skal klagen være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen. I andre situationer er udgangspunktet, at klage skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 dage fra dagen efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort. Klageren skal senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i stand still-perioden. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i stand still-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen.
Vis mere
Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715100 📞
Internetadresse: http://www.kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2014/S 248-439228 (2014-12-19)
Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2015-08-05)
Objekt
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Ordregivende myndighed
Kontakt
Telefon: +45 51618264 📞

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2015-08-05 📅
Offentliggørelsesdato: 2015-08-08 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2015/S 152-281014
Henviser til bekendtgørelse: 2014/S 248-439228
EUT-S-nummer: 152
Yderligere oplysninger
I.1) Navn, adresser og kontaktpunkt(er): Postnummer: 1055 K.

Procedure
Kriterier for tildeling
Kriterium: 1. Systemets kvalitet (45)
2. Pris (35)
3. Proces og vedligeholdelses kvalitet (20)

Tildeling af kontrakt
Dato for kontraktindgåelse: 2015-05-13 📅
Navn: Kmd a/s
Postadresse: Lautrupparken 40-42
Postby: Ballerup
Postnummer: 2750
Land: Danmark 🇩🇰
Oplysninger om udbud
Antal modtagne bud: 3

Ordregivende myndighed
Kontakt
Enhed: Birger Kidmose

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Oplysninger om frister for klageprocedurer:
Ønsker en virksomhed at klage over ikke at være blevet prækvalificeret, skal klagen være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen. I andre situationer er udgangspunktet, at klage skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 dage fra dagen efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort. Klageren skal senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen.
Vis mere
Kilde: OJS 2015/S 152-281014 (2015-08-05)
Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕
Relaterede søgninger 🔍
Region:
Danmark Danmark Hovedstaden Byen København
Produkter/tjenester:
It-tjenester: rådgivning,... Programmering af software og konsulentvirksomhed Programmelrelaterede tjenester Programmelsupport Implementering af programmel Programmelvedligeholdelses- og... Levering af programmel