Kontrakt om tilrådighedsstillelse af en fælles løsning til understøttelse af rejse- og udlægsadministrationen for statslige myndigheder og statslige selvejende institutioner
1: Baggrund og formål
Moderniseringsstyrelsen ønsker at indgå kontrakt om tilrådighedsstillelse af en fælles løsning til understøttelse af rejse- og udlægsadministrationen for statslige myndigheder og statslige selvejende institutioner (systemet benævnes STRUHS for Statens rejse- og udlægshåndteringssystem). Løsningen skal indgå som en del af Moderniseringsstyrelsens system-portefølje på økonomiområdet. Systemerne anvendes obligatorisk af de fleste statslige myndigheder, jf. bekendtgørelse nr. 70 af 27. januar 2011 om statens regnskabsvæsen mv. Desuden kan løsningen anvendes af en række selvejende institutioner henhørende under ministeransvarsområder, der fremgår af
http://www.modst.dk/Systemer/Projekter/Anden-udbudsrunde-af-RejsUd. Af listen fremgår endvidere de på tidspunktet for udbudsbekendtgørelsen eksisterende statslige selvejende institutioner henhørende under de enkelte ministeransvarsområder, der potentielt har mulighed for at anvende løsningen.
Moderniseringsstyrelsen vil være direkte kontraktpart med tjenesteyderen. De enkelte statslige myndigheder og de statslige selvejende institutioner vil ved brug af løsningen skulle indgå tilslutningsaftaler med Moderniseringsstyrelsen.
Den eksisterende RejsUd løsning anvendes af ca. 130 statslige myndigheder der årligt behandler cirka 200.000 afregninger i systemet, og ca. 10 statslige selvejende institutioner, der årligt behandler cirka 135 000 afregninger. I alt har den nuværende RejsUd-løsning ca. 40 000 aktive brugere årligt. 'Aktiv bruger' defineres som en bruger, der har fået godkendt mindst én afregning inden for en periode på 12 måneder, uanset om brugeren selv har oprettet afregningen eller om den er oprettet af en anden person (fx en sekretær) på brugerens vegne.
I alt vil ca. 460 statslige myndigheder og statslige selvejende institutioner have mulighed for at tilslutte sig STRUHS. Det vurderes dog ikke realistisk, at så mange institutioner vil benytte STRUHS, idet institutionerne skal have en vis størrelse før, der er en klar gevinst ved at bruge systemet.
Til brug for håndtering af ovenstående behov, ønsker Moderniseringsstyrelsen tilrådighedsstillelse af en moderne brugervenlig standardløsning, der løbende vedligeholdes og udvikles i takt med standarder og best practice på markedet. Løsningen skal understøtte dels forhåndsgodkendelse rejser og afsendelse af rejsebestilling, dels afregning af rejser (inkl. beregning af godtgørelser), udlæg og andre udgifter afholdt i tjenesteøjemed, herunder befordring. Løsningen skal sikre et effektivt kontrol- og godkendelsesflow og hjælpe ledelsen med at skabe overblik over organisationens rejseaktiviteter og omkostninger. Løsningen skal integreres med Navision Stat samt statens datavarehus, DV, samt med banker, statens rejsebureau og taxaselskab. Derudover skal løsningen kunne understøtte Moderniseringsstyrelsens indberetning af godtgørelser til SKAT. Løsningen skal kunne understøtte en effektiv dataoverførsel og afstemningsmuligheder til de systemer, der integreres med. Løsningen skal kunne tages i brug kort tid efter kontraktindgåelse og de nødvendige integrationer, herunder integrationen til Navision Stat, skal derfor kunne etableres hurtigt.
Moderniseringsstyrelsen vil indgå en kontrakt, som vil indebære en købspligt for etablering af integrationer og anvendelse af løsningen svarende til 35.000 aktive bruger årligt. De 35.000 aktive brugere anses for at udgøre den væsentligste del af kontraktens værdi, henset til de omkostninger, der er forbundet med etablering, vedligeholdelse og drift af løsningen. Hertil kommer et kontraktuelt krav om en prisstruktur, der giver betydelige rabatter, når mængden af aktive brugere i løsningen øges. For at skabe den nødvendige fleksibilitet i kontraktperioden og tilgodese behovet for eventuel udvidet anvendelse af løsningen, har Moderniseringsstyrelsen mulighed for at benytte de i punkt II.2.2) beskrevne optioner.
2: Ydelsernes hovedområder
Moderniseringsstyrelsen ønsker at indgå en kontrakt, der i hovedtræk forventes at omfatte følgende ydelser:
A) Software-as-a-Service
— Tilrådighedsstillelse af en moderne og brugervenlig standardløsning, som drives og hostes af tjenesteyderen (også benævnt SaaS, Software-as-a-Service, eller »on demand«), hvor der ikke foretages væsentlige tilpasninger, udover de nødvendige integrationer.
— Tjenesteyderen skal udover drift og hosting levere vedligeholdelse og support af løsningen.
— Løsningen skal være webbaseret, så brugerne kan tilgå løsningen med en browser, og brugerne skal effektivt kunne gennemføre mindre komplekse operationer i løsningen på brugergrænseflader beregnet til mobile enheder som smartphones og tablets.
— Løsningen skal understøtte administration på tværs af ministerier og styrelser.
— Løsningen skal understøtte overholdelsen af SKAT's regelsæt for kørselsgodtgørelser samt rejsegodtgørelser (hhv.
https://www.skat.dk/SKAT.aspx?oId=2064181&vId=0 og
https://www.skat.dk/SKAT.aspx?oId=2064205&vId=0).
— Løsningen skal omfatte integrationer til Navision Stat, Statens datavarehus (DV), banker og rejsebureau, samt understøtte Moderniseringsstyrelsens indberetning af godtgørelser til SKAT.
— Løsningen skal kunne understøtte en dimensionskontoplan.
B) Videreudvikling og vedligeholdelse
— Ved videreudvikling forstås bl.a. ændring af etablerede integrationer.
— Ved vedligehold forstås bl.a. løbende tilpasning, udvikling og opgradering af Standardsystemet, herunder nye versioner, releases, teknologier/systemgenerationer, m.v.
C) Værktøjer, uddannelses- og vejledningsmaterialer samt konsulentydelser
— Tjenesteyder skal levere implementeringsværktøjer og uddannelses- og vejledningsmaterialer vedrørende løsningen.
— Tjenesteyder skal i mindre omfang tilbyde konsulentydelser i tilknytning til løsningen, f.eks. til rådgivning af Moderniseringsstyrelsen og uddannelse af Moderniseringsstyrelsens ansatte.
Deadline
Fristen for modtagelse af bud var på 2014-09-01.
Indkøbet blev offentliggjort på 2014-07-02.
Leverandører
Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:
Hvem?
Hvad?
Hvor?
Indkøbshistorik
| Dato |
Dokument |
| 2014-07-02
|
Udbudsbekendtgørelse
|
| 2015-03-09
|
Bekendtgørelse om indgåede kontrakter
|