Kontrakt om fælles digitalt eksamensadministrationssystem, inkl. drift, vedligeholdelse og support

Erhvervsakademi Aarhus

De ni erhvervsakademier og 5 maritime professionsbacheloruddannelser i Danmark (Ordregiverne) udbyder i fællesskab en IT-løsning til at understøtte digitalisering og administration af eksamensprocesser — skriftlige som mundtlige. Udover selve systemet omfatter udbuddet også implementeringen hos de respektive uddannelsesinstitutioner, samt efterfølgende drift, support og vedligeholdelse. De løbende ydelser kan forlænges ud over de fastsatte 4 år i yderligere 2 gange et år. Den maksimale løbetid for kontrakten er således seks år regnet fra tidspunktet for overtagelsesdagen for systemet (og dermed ikke regnet fra tildelingen).
De omfattede uddannelsesinstitutioner gennemfører en række forskellige prøve- og eksamensforløb fra helt enkle skriftlige og mundtlige eksaminer til eksaminer, hvor forskellige prøveformer kombineres. Systemet skal understøtte denne variation i eksamensformer.
Eksamensadministrationssystemet skal fungere i tæt integration med uddannelsesinstitutionernes (øvrige) studieadministrative systemer for de respektive uddannelser, og systemet vil blive et kritisk system i institutionernes virksomhed og aktiviteter, hvorfor der i høj grad lægges vægt på, at systemet er velfungerende og let at arbejde i, samt — ikke mindst — at systemet kan driftsafvikles på en stabil og sikker måde. Det gælder særligt i spidsbelastningsperioder og under et stort antal brugere. Eksamensadministrationssystemet skal driftsafvikles samlet for alle de omfattede uddannelsesinstitutioner, og både driften samt den løbende vedligeholdelse og support skal varetages af den vindende tilbudsgiver.
Tilbudsgiver skal endvidere levere projektbistand til klargøring, test og implementering af systemet.
Ordregiverne under dette udbud er de 14 respektive nævnte uddannelsesinstitutioner, der dels er nævnt i afsnit VI.3) og i øvrigt er beskrevet uddybende i udbudsbetingelserne med bilag, men anskaffelsen skal betragtes som en helhed, der koordineres af en nedsat styre- og projektgruppe.
Erhvervsakademi Aarhus fungerer som udbudsfuldmægtig for de 14 deltagende uddannelsesinstitutioner i forhold til gennemførelsen af dette udbud, men selve kontrakten vil blive underskrevet af de enkelte institutioner, der således både er ordregivere og kontraktparter i forhold til den vindende tilbudsgiver (dvs. den valgte leverandør).

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2014-12-22. Indkøbet blev offentliggjort på 2014-10-28.

Leverandører

Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

• UNIwise ApS

Hvem?

• Erhvervsakademi Aarhus

Hvad?

Hvor?

• Danmark

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2014-10-28	Udbudsbekendtgørelse
2015-03-13	Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Udbudsbekendtgørelse (2014-10-28)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support
Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support 📦

Procedure
Procedureform: Offentligt udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Offentligretligt organ
Navn på ordregivende myndighed: Erhvervsakademi Aarhus
Postadresse: Sønderhøj 30
Postnummer: 8260
Postby: Viby J
Kontakt
Internetadresse: http://www.eaaa.dk 🌏
E-mail: plo@eaaa.dk 📧

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2014-10-28 📅
Tilbudsfrist: 2014-12-22 📅
Offentliggørelsesdato: 2014-10-31 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2014/S 210-372155
EUT-S-nummer: 210
Yderligere oplysninger

1) Ordregiverne i dette udbud er de ni erhvervsakademier (Erhvervsakademi Aarhus, Erhvervsakademi Dania, Erhvervsakademi Midtvest, Erhvervsakademi Lillebælt, Erhvervsakademi Sydvest, Erhvervsakademi Sjælland, Cph Business, KEA Københavns Erhvervsakademi og Erhvervsakademi Kolding) og de fem maritime professionsbacheloruddannelser (Aarhus Maskinmesterskole, Fredericia Maskinmesterskole, MARTEC, Maskinmesterskolen København og Svendborg international Maritime Academy). Udbuddet gennemføres af Erhvervsakademi Aarhus som udbudsfuldmægtig for disse uddannelsesinstitutioner. Adresser og kontaktoplysninger på alle de respektive uddannelsesinstitutioner fremgår af udbudsmaterialet. 2) Udbudsmaterialet rekvireres ved at sende en e-mail til kontaktpersonen i bilag A til udbudsbekendtgørelsen. Evt. spørgsmål skal fremsendes til samme kontaktperson, der løbende vil fremsende spørgsmål og svar i anonymiseret form til alle, der har rekvireret udbudsmaterialet. 3) Kontraktens varighed i pkt. II.3) er beregnet fra den i kontrakten definerede Overtagelsesdag, som forventes at ligge senest i august 2015. 4) Tilbud fremsendes elektronisk og markeres »Fortroligt — udbud af fælles digitalt eksamensadministrationssystem« til kontaktpersonen anført i bilag A til udbudsbekendtgørelsen (og i øvrigt af udbudsmaterialet). Efter fremsendelse af tilbuddet bedes tilbudsgiver lave en »reply all« uden vedhæftning af filer. Såfremt blot en af disse to mails er modtaget inden tilbudsfristens udløb, vil ordregiver betragte tilbuddet som rettidigt modtaget. 5) Ordregiver forbeholder sig muligheden for at anvende fremgangsmåden i § 12 i bekendtgørelse nr. 712 af 15.6.2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter, hvis et tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav.

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:

De omfattede uddannelsesinstitutioner gennemfører en række forskellige prøve- og eksamensforløb fra helt enkle skriftlige og mundtlige eksaminer til eksaminer, hvor forskellige prøveformer kombineres. Systemet skal understøtte denne variation i eksamensformer.

Eksamensadministrationssystemet skal fungere i tæt integration med uddannelsesinstitutionernes (øvrige) studieadministrative systemer for de respektive uddannelser, og systemet vil blive et kritisk system i institutionernes virksomhed og aktiviteter, hvorfor der i høj grad lægges vægt på, at systemet er velfungerende og let at arbejde i, samt — ikke mindst — at systemet kan driftsafvikles på en stabil og sikker måde. Det gælder særligt i spidsbelastningsperioder og under et stort antal brugere. Eksamensadministrationssystemet skal driftsafvikles samlet for alle de omfattede uddannelsesinstitutioner, og både driften samt den løbende vedligeholdelse og support skal varetages af den vindende tilbudsgiver.

Tilbudsgiver skal endvidere levere projektbistand til klargøring, test og implementering af systemet.

Ordregiverne under dette udbud er de 14 respektive nævnte uddannelsesinstitutioner, der dels er nævnt i afsnit VI.3) og i øvrigt er beskrevet uddybende i udbudsbetingelserne med bilag, men anskaffelsen skal betragtes som en helhed, der koordineres af en nedsat styre- og projektgruppe.

Erhvervsakademi Aarhus fungerer som udbudsfuldmægtig for de 14 deltagende uddannelsesinstitutioner i forhold til gennemførelsen af dette udbud, men selve kontrakten vil blive underskrevet af de enkelte institutioner, der således både er ordregivere og kontraktparter i forhold til den vindende tilbudsgiver (dvs. den valgte leverandør).

Antal mulige forlængelser: 2
Tidsramme for efterfølgende kontrakter: 12 måneder
Varighed: 72 måneder

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Egnethed til at udøve det erhverv:

a) Tilbudsgiver bedes vedlægge en kort, generel beskrivelse af tilbudsgivers virksomhed, herunder med relevante kontakt- og adresseoplysninger, CVR-nr. etc.

b) Tilbudsgiver skal vedlægge erklæring på tro og love omkring gæld til det offentlige, jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13.5.1997 hhv. en erklæring omkring forholdene i Udbudsdirektivets artikel 45 og §§ 10-11 i bekendtgørelsen nr. 712 af 15.6.2011. Erklæringen må ikke være mere end tre måneder gammel regnet fra tilbudsafgivelsestidspunktet. Ordregiver har vedlagt en skabelon til erklæring som bilag C til udbudsmaterialet.

Såfremt tilbudsgiver er et konsortium, skal hver deltager i konsortiet vedlægge underskrevne erklæringer som anført i litra b). Erklæringerne er ikke nødvendige ift. evt. underleverandører. Den generelle beskrivelse som anført i a) bør dække alle deltagerne i konsortiet.

Efter tildeling vil den vindende tilbudsgiver kunne blive anmodet om at fremsende en serviceattest eller lignende vedrørende ovenstående forhold.

Økonomisk og finansiel stilling:

c) Tilbudsgiver skal vedlægge en erklæring — påtegnet af ledelsen eller revisor — hvoraf følgende oplysninger skal fremgå:

1) Tilbudsgivers samlede omsætning i hvert af de seneste 3 afsluttede og godkendte regnskabsår

2) Tilbudsgivers — evt. skønnet — omsætning inden for lignende ydelser som omfattet af dette udbud i hvert af de seneste 3 afsluttede og godkendte regnskabsår

3) Tilbudsgivers egenkapital i hvert af de seneste 3 afsluttede og godkendte regnskabsår, og

4) Tilbudsgivers soliditetsgrad i hvert af de seneste 3 afsluttede og godkendte regnskabsår.

Såfremt dokumentationen vedlægges i form af godkendte og underskrevne årsrapporter, bedes tilbudsgiverne være særligt opmærksom på oplysningen krævet som nr. 2) ovenfor — omsætning indenfor lignende ydelser som omfattet af dette udbud — der normalt ikke kan udledes af en årsrapport. Såfremt en erklæring eller en årsrapport mangler en/eller flere af de punkt 1)-4) anførte oplysningstyper, vil dette ikke nødvendigvis føre til ukonditionsmæssighed, men vil kunne komme tilbudsgiver til skade ved egnethedsvurderingen.

Såfremt tilbudsgiver er et konsortium, skal hver deltager i konsortiet vedlægge de fire økonomiske oplysningstyper som anført i litra c). Såfremt tilbudsgiver baserer sig på ressourcer hos en underleverandør, skal tilbudsgiver dokumentere at have tilstrækkelig rådighed over de pågældende ressourcer, f.eks. ved at vedlægge en underskrevet aftale med eller erklæring fra den/de pågældende underleverandør(er), samt vedlægge de fire økonomiske oplysningstyper som anført i litra c) for den/de pågældende underleverandør(er).

Teknisk og faglig kompetence:

d) Tilbudsgiver skal vedlægge en referenceliste med op til ti referencer for lignende eller tilsvarende kontrakter (dvs. projekter der primært understøtter studieadministrative funktioner, herunder også systemer til afvikling af eksamen) indenfor de seneste 3 år. Hvis der er vedlagt mere end ti referencer, vil Ordregiver alene inddrage de første ti.

Referencelisten skal udarbejdes på virksomhedsniveau, og hver reference bør indeholde oplysninger om:

1) navn på tilbudsgivers kunde

2) kontaktoplysninger på en relevant kontaktperson hos tilbudsgivers kunde

3) beskrivende navn på, samt start- og sluttidspunkt for referenceprojektet

4) kort beskrivelse af projektet generelt, herunder tekniske og økonomisk karakteristika, kort beskrivelse af samarbejdet mellem tilbudsgiver og dennes kunde, indholdet i de opgaver/ydelser som tilbudsgiver udførte/udfører under kontrakten, samt kontraktsummens estimerede værdi.

Såfremt en reference mangler en/eller flere af de punkt 1)-4) nævnte oplysningstyper, vil dette ikke nødvendigvis føre til ukonditionsmæssighed, men vil kunne komme tilbudsgiver til skade ved egnethedsvurderingen. Ordregiver forbeholder sig i øvrigt retten til at kontakte de oplyste referencer.

Såfremt tilbudsgiver er et konsortium, må der fortsat alene vedlægges op til ti referencer som anført i litra d). Såfremt tilbudsgiver baserer sig på ressourcer (og dermed referencer) hos en underleverandør, skal tilbudsgiver dokumentere at have tilstrækkelig rådighed over de pågældende ressourcer, f.eks. ved at vedlægge en underskrevet aftale med eller erklæring fra den/de pågældende underleverandør(er), samt herudover vedlægge/markere relevante referencer for den/de pågældende. Det vil fortsat alene være de op til ti første referencer, som ordregiver vil inddrage i vurderingen.

Kontraktens udførelse
Den juridiske form, som den sammenslutning af økonomiske aktører, der skal have kontrakten, skal have:

Der kræves ingen særlig retlig form. Såfremt tilbudsgiver er et konsortium eller anden form for sammenslutning af virksomheder, skal alle deltagende virksomheder hæfte direkte, solidarisk og ubegrænset for tilbuddet og opfyldelse af den tildelte kontrakt. Der skal udpeges en fælles befuldmægtiget blandt de solidarisk hæftende deltagere. Ordregiver gør opmærksom på, at de respektivt deltagende virksomheder i et konsortium og/eller anden for form sammenslutning hver især skal iagttage afleveringskravene beskrevet i udbudsmaterialet, herunder i forhold til økonomisk og teknisk kapacitet.

Procedure
Tilbuddets gyldighedsperiode: 4 måneder
Sprog
Sprog: dansk 🗣️
Andre sprog: Tilbuddet skal udarbejdes på dansk. Bilag må være udarbejdet på enten dansk eller engelsk.

Ordregivende myndighed
Kontakt
Enhed: Erhvervsakademi Aarhus
Peter Locht
Navn: Kromann Reumert
Postadresse: Rådhuspladsen 3
Postby: Aarhus C
Postnummer: 8000
Enhed: Advokat Jeppe Lefevre Olsen
Telefon: +45 38774308 📞
E-mail: jol@kromannreumert.com 📧
: kfst@kfst.dk 📧

Reference
Yderligere oplysninger

2) Udbudsmaterialet rekvireres ved at sende en e-mail til kontaktpersonen i bilag A til udbudsbekendtgørelsen. Evt. spørgsmål skal fremsendes til samme kontaktperson, der løbende vil fremsende spørgsmål og svar i anonymiseret form til alle, der har rekvireret udbudsmaterialet.

3) Kontraktens varighed i pkt. II.3) er beregnet fra den i kontrakten definerede Overtagelsesdag, som forventes at ligge senest i august 2015.

4) Tilbud fremsendes elektronisk og markeres »Fortroligt — udbud af fælles digitalt eksamensadministrationssystem« til kontaktpersonen anført i bilag A til udbudsbekendtgørelsen (og i øvrigt af udbudsmaterialet). Efter fremsendelse af tilbuddet bedes tilbudsgiver lave en »reply all« uden vedhæftning af filer. Såfremt blot en af disse to mails er modtaget inden tilbudsfristens udløb, vil ordregiver betragte tilbuddet som rettidigt modtaget.

5) Ordregiver forbeholder sig muligheden for at anvende fremgangsmåden i § 12 i bekendtgørelse nr. 712 af 15.6.2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter, hvis et tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav.

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Dahlerups Pakhus, Langelinie Allé 17
Postby: København Ø
Postnummer: 2100
Land: Danmark 🇩🇰
E-mail: klfu@erst.dk 📧
Telefon: +45 35291000 📞
Internetadresse: http://www.klfu.dk 🌏
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

Reglerne om indgivelse af klager findes i Håndhævelsesloven (lov nr. 492 af 12.5.2010 med senere ændringer). Klager over udbud skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 kalenderdage efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort, jf. Håndhævelseslovens § 7. Senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives, og om klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. Håndhævelseslovens § 3.

Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
Internetadresse: http://www.kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2014/S 210-372155 (2014-10-28)

Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2015-03-13)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Den samlede værdi af udbuddet: 11 326 500 💰
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2015-03-13 📅
Offentliggørelsesdato: 2015-03-18 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2015/S 054-095000
Henviser til bekendtgørelse: 2014/S 210-372155
EUT-S-nummer: 54

Procedure
Kriterier for tildeling
Kriterium: 1. Tilbuddets økonomiske værdi (35)
2. Funktionalitet (35)
3. Metode og proces (10)
4. Drift, vedligeholdelse og videreudvikling (20)

Tildeling af kontrakt
Dato for kontraktindgåelse: 2015-01-09 📅
Navn: Uniwise ApS
Postadresse: Søren Frichsvej 42F
Postby: Aabyhøj
Postnummer: 8230
Land: Danmark 🇩🇰
E-mail: info@uniwise.dk 📧
Internetadresse: www.uniwise.dk 🌏
Oplysninger om udbud
Antal modtagne bud: 2

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

Reglerne om indgivelse af klager findes i Håndhævelsesloven (lov nr. 492 af 12.5.2010 med senere ændringer). Klager over udbud skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 kalenderdage efter, at denne bekendtgørelse er offentliggjort i Den Europæiske Unions Tidende. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort, jf. Håndhævelseslovens § 7. Senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives, og om klagen er indgivet i standstill-perioden.

Kilde: OJS 2015/S 054-095000 (2015-03-13)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support (3 nye indkøb)