Kontrakt om etablering af Unified Communication løsning

Kerteminde Kommune

Udbuddet omfatter indgåelse af en kontrakt vedrørende teknisk og organisatorisk etablering samt service af en ny telefoni- og kommunikationsløsning til Kerteminde Kommune, herunder: bl.a.:
— etablering af ny telefoniplatform
— integration til og sameksistens med mobiltelefoni, tablets, laptops og stationære pc'er
— applikation med omstillingsanlægsfunktionalitet
— optimering af brugernes kommunikation bl.a. i form af at kunne se brugernes »presence« samt understøtte behovet for »instant messaging«
— sikre integrationer til og features op mod kommunens Microsoft Office pakke (kalenderfunktion, fildeling)
— etablering af den nødvendige supplerende infrastruktur til kommunikationsløsningen.
Der forventes en fasevis implementering, således at dele af den eksisterende telefoniløsning kan fortsætte i en overgangsperiode, herunder telefoniløsningen på rådhuset, en række alarm- og faxløsninger samt telefoni på eksterne lokationer med begrænset netværkskapacitet.
Formålet med anskaffelsen er at:
— Sikre implementeringen af en ny, moderne og fremtidssikret fælles kommunikationsplatform, baseret på en revideret og optimeret platform, der bl.a. skal understøtte kommunens vision om, at onlinemøder og online deling af dokumenter udbredes og integreres som et dagligt kommunikationsredskab, centralt og decentralt i kommunen.
— Understøtte implementeringen af et »one phone«-princip på tværs af forvaltninger og institutioner.
— Sikre optimale muligheder for at håndtere borgernes henvendelser til kommunen via telefon, mail m.v.
Kerteminde Kommune har i dag en central telefoniplatform baseret på en Nortel installation. Platformen dækker rådhuset samt flere eksterne adresser (forvaltninger, institutioner). På andre eksterne adresser, især plejehjem og øvrige institutioner, er der mindre telefonsystemer af varierende fabrikat og størrelse. Kerteminde Kommune har cirka 800 mobilbrugere, hvoraf cirka 450 er administrative medarbejdere.
Det bemærkes, at Kerteminde Kommune har cirka 150 Lync Office 365 licenser (cloud licenser) og cirka 500 Lync klientlicenser (licenser indkøbt som en del af MS Office PRO 2010), der stilles til rådighed for den valgte leverandør. Uanset om tilbudsgiver ønsker at gøre brug af disse licenser, skal tilbudsgiver give tilbud på service og support af licenser.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2014-06-23. Indkøbet blev offentliggjort på 2014-05-20.

Hvem? Hvad? Hvor?
Indkøbshistorik
Dato Dokument
2014-05-20 Udbudsbekendtgørelse
2015-01-23 Supplerende oplysninger
Udbudsbekendtgørelse (2014-05-20)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support
Mængde eller omfang: Der henvises til punkt II.1.5).
Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support 📦

Procedure
Procedureform: Begrænset udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Regional eller lokal myndighed
Navn på ordregivende myndighed: Kerteminde Kommune
Postadresse: Hans Schacksvej 4
Postnummer: 5300
Postby: Kerteminde
Kontakt
Internetadresse: http://www.kerteminde.dk 🌏

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2014-05-20 📅
Tilbudsfrist: 2014-06-23 📅
Offentliggørelsesdato: 2014-05-24 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2014/S 100-174924
EUT-S-nummer: 100
Yderligere oplysninger
1) I henhold til pkt. I.1), bemærkes, at der ikke er yderligere dokumenter, som ansøgeren kan rekvirere fra ordregiver under prækvalifikationsfasen. Yderligere dokumenter i form af udbudsmaterialet vil alene blive udsendt til de leverandører, der efter prækvalifikationen opfordres til at afgive tilbud. Eventuelle spørgsmål og svar vedrørende prækvalifikationen vil tilsvarende blive offentliggjort på ordregivers hjemmeside (http://www.kerteminde.dk/Om-kommunen/%C3%98konomi/Aktuelle-udbud.aspx). Ansøgere opfordres til løbende at holde sig orienteret på hjemmesiden. 2) Anmodningen om prækvalifikation skal udarbejdes på baggrund af de i del III.2) angivne betingelser for deltagelse. Ansøgende virksomheder skal således afgive samtlige i pkt. III.2.1), III.2.2) og III.2.3) angivne oplysninger, erklæringer mv. for at komme i betragtning som eventuel tilbudsgiver. Såfremt leverandøren ønsker, at eventuelle underleverandørers økonomiske eller tekniske formåen skal indgå i bedømmelsen af leverandørens egnethed til at udføre kontrakten, skal leverandøren ligeledes afgive de i punkt III.2.2) og III.2.3) anførte oplysninger for disse underleverandører, og leverandøren skal godtgøre, at han er berettiget til at trække på underleverandørens økonomiske og/eller tekniske formåen i det af leverandøren angivne omfang til opfyldelse af kontrakten (eksempelvis ved relevant støtteerklæring fra den pågældende underleverandør). 3) Hver ansøger kan kun afgive 1 anmodning om prækvalifikation. 4) Det bemærkes, at der vil blive lagt særligt vægt på referencer (teknisk kapacitet) vedrørende: — brede kommunikationsløsninger med integration af datadeling, telefoni og video — tekniske og organisatoriske implementeringsløsninger — »presence« og »instant messaging« funktionaliteter, ved udvælgelsen, jf. pkt. III.2.3). 5) Frist for modtagelse af anmodning om prækvalifikation fremgår af pkt. IV.3.4). 6) Anmodningen om prækvalifikation skal sendes til Rambøll Management Consulting, jf. kontaktdata i pkt. I.1). Anmodningen om prækvalifikation skal afgives i 1 fysisk (papirbaseret) eksemplar. Ordregiver ser desuden gerne, at ansøgeren herudover vedlægger 4 fysiske (papirbaserede) kopier af anmodningen samt 1 elektronisk kopi af anmodningen vedlagt på et fysisk medium, f.eks. CD/DVD-rom eller USB-flash. 7) Anmodningen om prækvalifikation kan ikke afgives pr. e-mail. 8) Med henvisning til punkt II.3) oplyses supplerende, at kontraktens varighed på 48 måneder skal regnes fra tidspunktet for overtagelse. 9) Med henvisning til punkt IV.3.5) oplyses supplerende, at ansøgning om prækvalifikation skal være på dansk, ligesom udbudsmaterialet vil foreligge på dansk, og tilbud skal afgives på dansk. I udbudsmaterialet kan være nærmere bestemmelser om undtagelser fra kravet om dansk, eksempelvis i relation til teknisk dokumentation, der forventes at kunne afleveres på dansk, engelsk, svensk og norsk.
Vis mere

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:
Udbuddet omfatter indgåelse af en kontrakt vedrørende teknisk og organisatorisk etablering samt service af en ny telefoni- og kommunikationsløsning til Kerteminde Kommune, herunder: bl.a.:
— etablering af ny telefoniplatform
— integration til og sameksistens med mobiltelefoni, tablets, laptops og stationære pc'er
— applikation med omstillingsanlægsfunktionalitet
— optimering af brugernes kommunikation bl.a. i form af at kunne se brugernes »presence« samt understøtte behovet for »instant messaging«
— sikre integrationer til og features op mod kommunens Microsoft Office pakke (kalenderfunktion, fildeling)
— etablering af den nødvendige supplerende infrastruktur til kommunikationsløsningen.
Der forventes en fasevis implementering, således at dele af den eksisterende telefoniløsning kan fortsætte i en overgangsperiode, herunder telefoniløsningen på rådhuset, en række alarm- og faxløsninger samt telefoni på eksterne lokationer med begrænset netværkskapacitet.
Vis mere
Formålet med anskaffelsen er at:
— Sikre implementeringen af en ny, moderne og fremtidssikret fælles kommunikationsplatform, baseret på en revideret og optimeret platform, der bl.a. skal understøtte kommunens vision om, at onlinemøder og online deling af dokumenter udbredes og integreres som et dagligt kommunikationsredskab, centralt og decentralt i kommunen.
Vis mere
— Understøtte implementeringen af et »one phone«-princip på tværs af forvaltninger og institutioner.
— Sikre optimale muligheder for at håndtere borgernes henvendelser til kommunen via telefon, mail m.v.
Kerteminde Kommune har i dag en central telefoniplatform baseret på en Nortel installation. Platformen dækker rådhuset samt flere eksterne adresser (forvaltninger, institutioner). På andre eksterne adresser, især plejehjem og øvrige institutioner, er der mindre telefonsystemer af varierende fabrikat og størrelse. Kerteminde Kommune har cirka 800 mobilbrugere, hvoraf cirka 450 er administrative medarbejdere.
Vis mere
Det bemærkes, at Kerteminde Kommune har cirka 150 Lync Office 365 licenser (cloud licenser) og cirka 500 Lync klientlicenser (licenser indkøbt som en del af MS Office PRO 2010), der stilles til rådighed for den valgte leverandør. Uanset om tilbudsgiver ønsker at gøre brug af disse licenser, skal tilbudsgiver give tilbud på service og support af licenser.
Vis mere
Beskrivelse af mulighederne:
1) Forlængelse af kontrakten:
— Kontrakten vil indeholde en option på forlængelse af kontraktens løbetid i 12 måneder. Optionen kan anvendes op til 2 gange.
2) Opgradering af den eksisterende infrastruktur:
— Opgraderingen er særligt for de brugere, der ikke på nuværende tidspunkt er omfattet af den eksisterende telefoniplatform og som har lokale løsninger i institutioner mv.
— Opgraderingen kan i nødvendigt omfang omfatte etablering af fibernet.
— Det forventes, at Leverandøren i samarbejde med Kerteminde Kommune identificerer relevante behov og ønsker til opgraderingen for hver af lokationerne. På grundlag af behovsanalysen træffes endelig beslutning om omfanget af opgraderingen.
Antal mulige forlængelser: 2
Tidsramme for efterfølgende kontrakter: 12 måneder
Varighed: 48 måneder
Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen: Hos Ordregiver.

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Egnethed til at udøve det erhverv:
En erklæring på tro og love (eventuelt i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen) om, hvorvidt ansøger har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger I henhold til retsforskrifterne i det land, hvor ansøger er etableret, og i Danmark.
Vis mere
Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal oplysningerne afgives for hver enkelt deltager.
På udbuddets hjemmeside (http://www.kerteminde.dk/Om-kommunen/%C3%98konomi/Aktuelle-udbud.aspx) findes en skabelon til tro og love erklæring, som ansøgerne kan anvende.
Økonomisk og finansiel stilling:
1) En erklæring om ansøgers samlede omsætning i de 3 seneste disponible regnskabsår afhængigt af, hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger.
2) En erklæring om ansøgers soliditetsgrad i de 3 seneste disponible regnskabsår afhængigt af, hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed.
Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal ovenstående oplysninger (punkt 1 og 2) afgives for hver enkelt deltager.
Teknisk og faglig kompetence:
Forelæggelse af en liste over de betydeligste tilsvarende tjenesteydelser (referenceliste), herunder særligt tilsvarende tjenesteydelser vedrørende kommunikationsløsninger, der vedrører:
— brede kommunikationsløsninger med integration af datadeling, telefoni og video
— tekniske og organisatoriske implementeringsløsninger
— »presence« og »instant messaging« funktionaliteter.
Jf. punkt II.1.5), ansøger har udført i løbet af de sidste 3 år med angivelse af tidspunkter for leverancen afhængigt af, hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed.
Ansøger bedes for hver beskrivelse af tilsvarende tjenesteydelser redegøre for, hvorfor tjenesteydelsen er relevant for Kerteminde Kommune, jf. pkt. II.1.5).
Kontraktens udførelse
Krav om deponering og sikkerhedsstillelse:
Krav om eventuel sikkerhedsstillelse og garantier vil fremgå af udbudsmaterialet.
De vigtigste finansieringsbetingelser og betalingsordninger og/eller henvisning til de relevante bestemmelser, der regulerer dem: Betalingsvilkår, herunder betalingsplan, vil fremgå af udbudsmaterialet.
Den juridiske form, som den sammenslutning af økonomiske aktører, der skal have kontrakten, skal have:
Der kræves ingen særlig retlig form. Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af økonomiske aktører, skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget.

Procedure
Påtænkt antal ansøgere: 5
Objektive kriterier for udvælgelse:
Eventuel begrænsning af antallet af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud, vil ske efter en vurdering af, hvilke ansøgere, der (A) har dokumenteret den bedste økonomiske kapacitet på baggrund af den oplyste omsætning samt soliditetsgrad, jf. pkt. III.2.2), og (B) har dokumenteret de bedste og mest relevante referencer, jf. pkt. III.2.3). Der vil blive lagt særligt vægt på tilsvarende tjenesteydelser, der vedrører:
Vis mere
— brede kommunikationsløsninger med integration af datadeling, telefoni og video
— tekniske og organisatoriske implementeringsløsninger
— »presence« og »instant messaging« funktionaliteter. I vurderingen vægter (B) mere end (A).
Sprog
Sprog: dansk 🗣️
Andre sprog: Standardbeskrivelser af teknisk karakter kan angives på engelsk, svensk eller norsk. Det vil i øvrigt fremgå af udbudsmaterialet om og — i givet fald — hvilke oplysninger, der kan afgives på engelsk, svensk eller norsk.

Ordregivende myndighed
Kontakt
Navn: Rambøll Management Consulting A/S
Postadresse: Olof Palmes Allé 20
Postby: Aarhus N
Postnummer: 8200
Enhed: Charlotte Mozart Ernst
Telefon: +45 51613408 📞
E-mail: cme@ramboll.com 📧
URL til yderligere oplysninger: http://ramboll-management.dk 🌏
URL til dokumenter: http://ramboll-management.dk 🌏
URL til deltagelse: http://ramboll-management.dk 🌏
E-mail: kfst@kfst.dk 📧

Reference
Yderligere oplysninger
1) I henhold til pkt. I.1), bemærkes, at der ikke er yderligere dokumenter, som ansøgeren kan rekvirere fra ordregiver under prækvalifikationsfasen. Yderligere dokumenter i form af udbudsmaterialet vil alene blive udsendt til de leverandører, der efter prækvalifikationen opfordres til at afgive tilbud.
Vis mere
Eventuelle spørgsmål og svar vedrørende prækvalifikationen vil tilsvarende blive offentliggjort på ordregivers hjemmeside (http://www.kerteminde.dk/Om-kommunen/%C3%98konomi/Aktuelle-udbud.aspx).
Ansøgere opfordres til løbende at holde sig orienteret på hjemmesiden.
2) Anmodningen om prækvalifikation skal udarbejdes på baggrund af de i del III.2) angivne betingelser for deltagelse. Ansøgende virksomheder skal således afgive samtlige i pkt. III.2.1), III.2.2) og III.2.3) angivne oplysninger, erklæringer mv. for at komme i betragtning som eventuel tilbudsgiver.
Vis mere
Såfremt leverandøren ønsker, at eventuelle underleverandørers økonomiske eller tekniske formåen skal indgå i bedømmelsen af leverandørens egnethed til at udføre kontrakten, skal leverandøren ligeledes afgive de i punkt III.2.2) og III.2.3) anførte oplysninger for disse underleverandører, og leverandøren skal godtgøre, at han er berettiget til at trække på underleverandørens økonomiske og/eller tekniske formåen i det af leverandøren angivne omfang til opfyldelse af kontrakten (eksempelvis ved relevant støtteerklæring fra den pågældende underleverandør).
Vis mere
3) Hver ansøger kan kun afgive 1 anmodning om prækvalifikation.
4) Det bemærkes, at der vil blive lagt særligt vægt på referencer (teknisk kapacitet) vedrørende:
— brede kommunikationsløsninger med integration af datadeling, telefoni og video
— tekniske og organisatoriske implementeringsløsninger
— »presence« og »instant messaging« funktionaliteter, ved udvælgelsen, jf. pkt. III.2.3).
5) Frist for modtagelse af anmodning om prækvalifikation fremgår af pkt. IV.3.4).
6) Anmodningen om prækvalifikation skal sendes til Rambøll Management Consulting, jf. kontaktdata i pkt. I.1). Anmodningen om prækvalifikation skal afgives i 1 fysisk (papirbaseret) eksemplar. Ordregiver ser desuden gerne, at ansøgeren herudover vedlægger 4 fysiske (papirbaserede) kopier af anmodningen samt 1 elektronisk kopi af anmodningen vedlagt på et fysisk medium, f.eks. CD/DVD-rom eller USB-flash.
Vis mere
7) Anmodningen om prækvalifikation kan ikke afgives pr. e-mail.
8) Med henvisning til punkt II.3) oplyses supplerende, at kontraktens varighed på 48 måneder skal regnes fra tidspunktet for overtagelse.
9) Med henvisning til punkt IV.3.5) oplyses supplerende, at ansøgning om prækvalifikation skal være på dansk, ligesom udbudsmaterialet vil foreligge på dansk, og tilbud skal afgives på dansk.
I udbudsmaterialet kan være nærmere bestemmelser om undtagelser fra kravet om dansk, eksempelvis i relation til teknisk dokumentation, der forventes at kunne afleveres på dansk, engelsk, svensk og norsk.

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Dahlerups Pakhus, Langelinie Allé 17
Postby: København Ø
Postnummer: 2100
Land: Danmark 🇩🇰
E-mail: klfu@erst.dk 📧
Telefon: +45 35291000 📞
Internetadresse: http://www.klfu.dk 🌏
Navn: Der er ikke noget mæglingsorgan i Danmark
Oplysninger om frister for klageprocedurer:
Der gælder visse lovbestemte frister for indgivelse af klager til Klagenævnet for Udbud, jf. lov nr. 492 af 12.5.2010 om håndhævelse af udbudsreglerne mv. med senere ændringer. Loven med senere ændringer er offentliggjort på www.retsinfo.dk
Ønsker en virksomhed at klage over ikke at være blevet prækvalificeret, skal klagen være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen. I andre situationer er udgangspunktet, at klage skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 dage fra dagen efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort. Klageren skal senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen.
Vis mere
Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
Internetadresse: http://www.kfst.dk 🌏
Fax: +45 41715100 📠
Kilde: OJS 2014/S 100-174924 (2014-05-20)
Supplerende oplysninger (2015-01-23)
Objekt
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Supplerende oplysninger

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2015-01-23 📅
Offentliggørelsesdato: 2015-01-28 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2015/S 019-030602
Henviser til bekendtgørelse: 2014/S 100-174924
EUT-S-nummer: 19
Kilde: OJS 2015/S 019-030602 (2015-01-23)
Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕
Relaterede søgninger 🔍
Region:
Danmark Danmark Syddanmark Fyn
Produkter/tjenester:
Post- og telekommunikationstjenester Telekommunikation Telekommunikationstjenester, undtagen... Telekonferencetjenester It-tjenester: rådgivning,... Programmering af software og konsulentvirksomhed Konsulentvirksomhed i forbindelse med... Udvikling af kundespecificeret programmel System- og supporttjenester Programmelrelaterede tjenester