Kontrakt om anskaffelse og implementering af system til ESDH — elektronisk sags- og dokumenthåndtering
Udbuddet omfatter anskaffelse og vedligehold af ESDH-system samt tilknyttede tjenesteydelser til ca. 135 unikke brugere hos Institut for Menneskerettigheder (IMR). IMR ønsker en fuld digitalisering af den interne sags- og dokumenthåndtering.
ESDH-systemet er et bærende element i IMR's strategiske målsætning om at være en smidig og veldrevet organisation, hvilket indgår i Instituttets strategi for 2013-2016. Systemet skal kunne understøtte en fuld og tidssvarende digitalisering af instituttets sagsgange i forbindelse med skanning, håndtering af ind- og udgående post, journalisering, generel projekt- og sagsstyring, dokumentproduktion og -behandling, lagring og vidensdeling m.v.
Indgående post skal kunne indscannes og journaliseres centralt. Udgående post skal desuden kunne journaliseres decentralt af de enkelte brugere på en enkel måde. Der skal være mulighed for udtræk af statistik på brugerniveau og som ledelsesinformation.
Der lægges vægt på fleksibilitet i opsætning og konfiguration af systemet ud fra de aktuelle behov i de enkelte afdelinger. Leverancen bør desuden indeholde en uddannelsespakke til administration og drift samt uddannelse i scanning. Systemet skal kunne integreres med instituttets brev- og rapportskabeloner samt interne formularer.
ESDH-systemet skal have den fornødne integration til MS Office samt snitflader til instituttets hjemmeside og intranet.
Instituttet bruger engelsk som arbejdssprog i mange sammenhænge, hvorfor ESDH-systemet skal understøtte både en dansk og engelsk brugerflade.
Instituttets arbejde foregår ofte eksternt — både i Danmark og i udlandet. Derfor skal ESDH-systemet også kunne tilgås eksternt med fuldstændig funktionalitet. I forbindelse med feltarbejde har instituttets medarbejdere behov for at tjekke dokumenter ud og ind af systemet med online/offline funktionalitet.
Institut for Menneskerettigheder skal følge gældende love og regler for sags- og dokumentbehandling i statslige organisationer, hvilket ESDH-systemet skal understøtte fuldt og helt. Det betyder også, at instituttet er underlagt afleveringspligt for arkivalier til Statens Arkiver.
En kort beskrivelse af Instituttets opgaver og ansvarsområde:
Institut for Menneskerettigheder — Danmarks Nationale Menneskerettighedsinstitution er etableret ved lov med det overordnede formål at fremme og beskytte menneskerettighederne i overensstemmelse med FN's Paris-Principper om nationale menneskerettighedsinstitutioner. Instituttet skal fremme og beskytte menneskerettighederne ved bl.a. at:
— overvåge og rapportere om menneskerettighedssituationen i Danmark
— udføre analyse af og forskning på menneskerettighedsområdet
— rådgive Folketinget, regeringen, andre offentlige myndigheder og private aktører om menneskerettigheder
— fremme koordination af og bistand til civilsamfundsorganisationers arbejde med menneskerettigheder
— gennemføre og fremme undervisning i menneskerettigheder
— forestå information om menneskerettigheder
— sikre biblioteksfaciliteter vedrørende menneskerettigheder
— bidrage til gennemførelse af menneskerettigheder i ind- og udland.
Institut for Menneskerettigheder skal i sit arbejde tage udgangspunkt i de af det internationale samfund til enhver tid anerkendte menneskerettigheder, herunder især de menneskerettigheder, der er omtalt i FN's Verdenserklæring, FN's konventioner, Europarådets konventioner, Den Europæiske Unions Charter om Grundlæggende Rettigheder og frihedsrettighederne i grundloven.
Deadline
Fristen for modtagelse af bud var på 2014-06-17.
Indkøbet blev offentliggjort på 2014-05-08.
Hvem?
Hvad?
Hvor?
Indkøbshistorik
| Dato |
Dokument |
| 2014-05-08
|
Udbudsbekendtgørelse
|