IT- konsulentrammeaftale til Forsvarets SAP-system indenfor funktionsområderne logistik og økonomi

Forsvarets Koncernfælles Informatiktjeneste

Forsvarets Koncernfælles Informatiktjeneste (FKIT) driver, udvikler og vedligeholder den koncernfælles IKT-infrastruktur inden for Forsvarsministeriets område og fungerer bl.a. som kompetencecenter for Dansk Forsvars Management- og Ressourcesystem (DeMars). DeMars er Forsvarets ERP-system, der bygger på SAP.
DeMars Drift- og Vedligeholdelsesafdeling (DV) i FKIT er normeret til at varetage drifts- og vedligeholdelsesmæssige opgaver i forbindelse med Forsvarets SAP-løsning DeMars.
Personellet i DV har opbygget en viden inden for DeMars, men udskiftninger af personellet gør, at DV ikke kan fastholde kompetencer inden for alle områder af SAP. Specialistviden inden for SAP er derfor også forankret ved konsulenter, som løser opgaver i DV på lige fod med afdelingens øvrige medarbejdere.
Denne beskrivelse omfatter DeMars PM sektionen, der indgår i DV.
DeMars PM sektionens ansvarsområde omfatter de systemprocesser, der understøtter Forsvarets vedligeholdelsesprocesser til vedligeholdelse af materiel og bygninger omfattende fly, skibe, kampvogne, våbensystemer, håndvåben, køretøjer, bygninger m.v.
Vedligeholdelsesprocesserne er delprocesser af materieldrift, hvor Forsvarets Materieltjeneste (FMT) er Ansvarlig Bruger Myndighed (ABM) og etablissementsdrift, hvor Forsvarets Bygnings- og Etablissementstjeneste (FBE) er ABM. Ansvarsområdet omfatter desuden relateret ledelsesinformation, herunder BI samt integration mellem SAP/DeMars funktionsområder som MM, IP, PS, FI, CO, FM og HR.
Vedligeholdelsesprocesserne systemunderstøttes af PM-modulet i SAP R/3. For at tilgodese behovet for konfigurationsstyring indenfor fly området er SAP IS Aerospace & Defence (A&D) implementeret. Endvidere omfatter området integration til perifere systemer som dokumenthåndteringssystemet IETDS, kommando- og kontrol-systemet RT-C2, tidsregistreringssystemet JOBSYS samt integration til forskellige flytyper og skibsklasser.
Udbuddet omfatter IT-konsulentydelser indenfor SAP-PM området i DeMars:
Konsulenterne skal indgå i PM-sektionen på lige fod med Forsvarets øvrige medarbejdere, og yde assistance til følgende opgaver:
1) Varetagelse af teknisk sagsbehandling, rådgivning i forbindelse med fejlrettelser samt mindre ændringer til den nuværende system-opsætning, herunder løsning af systemtekniske problemstillinger og indgå i DeMars Release Management og Change processen.
2) Systemmæssig og forretningsmæssig vurdering af, hvorvidt rettelser af fejl og ønskede ændringer skal gennemføres på produktionsmiljøet.
3) Udarbejdelse af test cases og tester fejlrettelser og ændringer.
4) Rådgiver Forsvarets DeMars-brugere på 2. level niveau både ud fra en funktionel og procesorienteret synsvinkel, i fortsættelse af og i samarbejde med FKIT-IT-Servicecenter.
5) Rådgivning af Forsvarets myndigheder og brugere vedrørende autorisationer/roller/profiler.
6) Udarbejdelse, korrektioner og godkendelser eller indstiller til godkendelse af systemmæssig DeMars dokumentation, bl.a. ved brug af SOLMAN, samt
7) Systemmæssig projektdeltagelse for nyudvikling samt større fejlrettelser og tilpasninger.
IT- konsulentassistancen skal ydes I samarbejde med Forsvaret og Forsvarets øvrige eksterne leverandører.
Arbejdssproget er dansk og konsulentassistance skal ydes på dansk i skrift og tale.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2014-05-20. Indkøbet blev offentliggjort på 2014-04-16.

Hvem?

• Forsvarets Koncernfælles Informatiktjeneste

Hvad?

• It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support

Hvor?

• Hovedstaden › Københavns omegn

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2014-04-16	Udbudsbekendtgørelse
2014-07-02	Supplerende oplysninger

Udbudsbekendtgørelse (2014-04-16)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support
Mængde eller omfang: 12 000 00016 000 000
Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support 📦

Procedure
Procedureform: Begrænset udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Ministerium eller anden myndighed på nationalt plan eller forbundsplan
Navn på ordregivende myndighed: Forsvarets Koncernfælles Informatiktjeneste
Postadresse: Helseholmen 1
Postnummer: 2650
Postby: Hvidovre
Kontakt
Internetadresse: http://Forsvaret.dk/Fkit 🌏
E-mail: fkit-res630@mil.dk 📧
Telefon: +45 41892840 📞

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2014-04-16 📅
Tilbudsfrist: 2014-05-20 📅
Offentliggørelsesdato: 2014-04-18 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2014/S 077-133495
EUT-S-nummer: 77
Yderligere oplysninger

Afgivelse af anmodning om deltagelse kan kun ske elektronisk via den særlige hjemmeside, ETHICS. Her kan ansøgere ved brug af menupunktet »Tilmelding« få tilsendt mail med brugernavn og bekræftelse af adgangen til hjemmesiden. For yderligere information henvises til de vejledninger, som findes under de enkelte menupunkter på hjemmesiden. For at være i stand til at udfylde og gemme PDF-dokumenter skal der på ansøgeres computer være installeret Adobe Reader version 9.0 eller nyere. Ordregiver skal have modtaget anmodninger om deltagelse inden udløb af tidsfristen, som er angivet på ETHICS i menufeltet på hjemmesidens venstre side, jf. også punkt IV.3.4). Anmodninger om deltagelse, eller dele heraf, som ordregiver ikke har modtaget via den særlige hjemmeside inden den angivne frist, vil blive afvist. Den officielle tid for dette udbud er angivet i boksen »Server tid« i menufeltet på hjemmesidens venstre side. Ad III.2.2) Økonomisk og finansiel formåen samt teknisk kapacitet, jf. punkt III.2.3): En ansøger kan basere sig på andre juridiske personers økonomiske og/eller finansielle formåen og/eller tekniske kapacitet. Såfremt relevant skal ansøger i sin anmodning godtgøre, at ansøger råder over de nødvendige ressourcer, f.eks. ved at fremlægge dokumentation fra disse juridiske personers forpligtelser i så henseende.

Objekt
Omfanget af udbuddet
Anslået værdi uden moms: 12 000 000 💰
16 000 000 💰
Kort beskrivelse:

DeMars Drift- og Vedligeholdelsesafdeling (DV) i FKIT er normeret til at varetage drifts- og vedligeholdelsesmæssige opgaver i forbindelse med Forsvarets SAP-løsning DeMars.

Personellet i DV har opbygget en viden inden for DeMars, men udskiftninger af personellet gør, at DV ikke kan fastholde kompetencer inden for alle områder af SAP. Specialistviden inden for SAP er derfor også forankret ved konsulenter, som løser opgaver i DV på lige fod med afdelingens øvrige medarbejdere.

Denne beskrivelse omfatter DeMars PM sektionen, der indgår i DV.

DeMars PM sektionens ansvarsområde omfatter de systemprocesser, der understøtter Forsvarets vedligeholdelsesprocesser til vedligeholdelse af materiel og bygninger omfattende fly, skibe, kampvogne, våbensystemer, håndvåben, køretøjer, bygninger m.v.

Vedligeholdelsesprocesserne er delprocesser af materieldrift, hvor Forsvarets Materieltjeneste (FMT) er Ansvarlig Bruger Myndighed (ABM) og etablissementsdrift, hvor Forsvarets Bygnings- og Etablissementstjeneste (FBE) er ABM. Ansvarsområdet omfatter desuden relateret ledelsesinformation, herunder BI samt integration mellem SAP/DeMars funktionsområder som MM, IP, PS, FI, CO, FM og HR.

Vedligeholdelsesprocesserne systemunderstøttes af PM-modulet i SAP R/3. For at tilgodese behovet for konfigurationsstyring indenfor fly området er SAP IS Aerospace & Defence (A&D) implementeret. Endvidere omfatter området integration til perifere systemer som dokumenthåndteringssystemet IETDS, kommando- og kontrol-systemet RT-C2, tidsregistreringssystemet JOBSYS samt integration til forskellige flytyper og skibsklasser.

Udbuddet omfatter IT-konsulentydelser indenfor SAP-PM området i DeMars:

Konsulenterne skal indgå i PM-sektionen på lige fod med Forsvarets øvrige medarbejdere, og yde assistance til følgende opgaver:

1) Varetagelse af teknisk sagsbehandling, rådgivning i forbindelse med fejlrettelser samt mindre ændringer til den nuværende system-opsætning, herunder løsning af systemtekniske problemstillinger og indgå i DeMars Release Management og Change processen.

2) Systemmæssig og forretningsmæssig vurdering af, hvorvidt rettelser af fejl og ønskede ændringer skal gennemføres på produktionsmiljøet.

3) Udarbejdelse af test cases og tester fejlrettelser og ændringer.

4) Rådgiver Forsvarets DeMars-brugere på 2. level niveau både ud fra en funktionel og procesorienteret synsvinkel, i fortsættelse af og i samarbejde med FKIT-IT-Servicecenter.

5) Rådgivning af Forsvarets myndigheder og brugere vedrørende autorisationer/roller/profiler.

6) Udarbejdelse, korrektioner og godkendelser eller indstiller til godkendelse af systemmæssig DeMars dokumentation, bl.a. ved brug af SOLMAN, samt

7) Systemmæssig projektdeltagelse for nyudvikling samt større fejlrettelser og tilpasninger.

IT- konsulentassistancen skal ydes I samarbejde med Forsvaret og Forsvarets øvrige eksterne leverandører.

Arbejdssproget er dansk og konsulentassistance skal ydes på dansk i skrift og tale.

Varighed: 48 måneder
Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen: Forsvarets Koncernfælles Informatiktjeneste, Helseholmen 1, 2650 Hvidovre.

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Egnethed til at udøve det erhverv:

Erklæring på tro og love om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, og om opfyldelse af krav, jf. udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1, og stk. 2, litra a-c.

Det er et formkrav, at ansøger anvender den af ordregiver udarbejdede skabelon til brug for afgivelse af oplysninger om gæld til det offentlige, og art. 45 stk. 1-2, der kan hentes, jf. punkt I.1) Navn, adresser og kontaktpunkt(er).

Økonomisk og finansiel stilling:

En erklæring om:

1) Gennemsnitlig soliditetsgrad, over der de 3 seneste disponible regnskabsår, beregnet efter formlen:

Gennemsnitlig soliditetsgrad* = (soliditetsgrad seneste disponible regnskabsår + soliditetsgrad næst seneste disponible regnskabsår + soliditetsgrad tredje seneste disponible regnskabsår)/3.

*Soliditetsgrad pr. år, beregnes efter formlen:

Soliditetsgrad = (egenkapital**)/(samlede aktiver) x 100.

**Egenkapital skal være som angivet i seneste revisorpåtegnede regnskab for det pågældende regnskabsår.

Ved sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium) beregnes den gennemsnitlige soliditetsgrad som virksomhedernes samlede egenkapitals værdi divideret med virksomhedernes samlede aktiver multipliceret med 100.

2) Gennemsnitlig likviditetsgrad, over de 3 seneste disponible regnskabsår, beregnet efter formlen:

Gennemsnitlig likviditetsgrad* = (likviditetsgrad seneste disponible regnskabsår + likviditetsgrad næst seneste disponible regnskabsår + likviditetsgrad tredje seneste disponible regnskabsår)/3.

*Likviditetsgrad pr. år, beregnes efter formlen:

Likviditetsgrad = (kortfristede omsætningsaktiver)/(kortfristet gæld) x 100.

Ved sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium) beregnes likviditetsgraden som virksomhedernes samlede kortfristede omsætningsaktiver i forhold til virksomhedernes samlede kortfristede gæld.

3) Samlet gennemsnitlige omsætning, over de 3 seneste disponible regnskabsår, efter formlen:

Samlet gennemsnitlig omsætning = (samlet omsætning seneste disponible regnskabsår + samlet omsætning næst seneste disponible regnskabsår + samlet omsætning tredje seneste disponible regnskabsår)/3.

Ved sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium) beregnes samlet gennemsnitlig omsætning pr. år som virksomhedernes samlede samlet gennemsnitlige omsætning pr. år lagt sammen (adderet) for de 3 år.

Det er et formkrav, at ansøgere anvender skabelonerne på internetadressen, jf. punkt I.1) Navn, adresser og kontaktpunkt(er ).

Mindstekrav til niveauet:

Ad 1: Gennemsnitlig soliditetsgrad på 30 i løbet af de seneste 3 år

Ad 2: Gennemsnitlig likviditetsgrad på 100 i løbet af de seneste 3 år

Ad 3: Samlet gennemsnitlig omsætning på 7,5 mio. DKK i løbet af de seneste 3 år.

Teknisk og faglig kompetence:

Referencer på:

1) Referencer omfattende rådgivning i indenfor SAP-PM i forbindelse med drifts- og vedligeholdelse af SAP-systemer for kunder med mere end 1 000 ansatte.

For hver reference skal ansøger oplyse:

a) Hvilken kunde referencen omhandler

b) Kontraktens varighed (start og evt. sluttidspunkt), med angivelse af hvorvidt referencen er udført, eller er afsluttet, inden for de seneste 12 måneder

c) Beskrivelse af opgaven

d) Beskrivelse af ansøgers rolle

e) Angivelse af hvilke af de under punkt II.1.5) angivne opgaver, som omfattes af nærværende udbudsforretning, der har været udført i forbindelse med referencen, samt

f) Angivelse af hvorvidt referencen omfatter rådgivning i indenfor SAP-PM i forbindelse med drifts- og vedligeholdelse af SAP-systemer for kunder med mere end 1 000 ansatte.

Sluttidspunktet af referencen må ikke være ældre end 12 måneder (oplyst, jf. litra b, ovenfor) fra ansøgningstidspunktet.

Ansøgere kan afgive op til 10 referencer.

Ved sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium) skal referencer for sammenslutningen af virksomheder afgives samlet.

2) En erklæring om antal personer, der:

a) På anmodningstidspunktet var tilknyttet ansøger i 37 timer pr. uge eller mere. Oplysning om antal personer, der har været tilknyttet ansøger, hhv. længere eller kortere end 12 måneder, regnet fra ansøgningstidspunktet.

b) Har mindst 3 års erfaring med rådgivning i indenfor SAP PM i forbindelse med drifts- og vedligeholdelse af SAP-systemer, og

c) Behersker dansk i skrift og tale.

Ved sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium), skal erklæringen afgives for sammenslutningen af virksomheder samlet.

Det er et formkrav, at ansøgere anvender skabelonerne på internetadressen, jf. punkt I.1) Navn, adresser og kontaktpunkt(er ).

Mindstekrav til niveauet:

Referencer:

Ad 1: 3 referencer, der:

a) Ikke er ældre en 12 måneder

b) Omfatter rådgivning om SAP-PM i forbindelse med drifts- og vedligeholdelse af SAP-systemer for kunder med mere end 1 000 brugere.

Ad 2: Mindst 5 personer, der:

a) På anmodningstidspunktet var tilknyttet ansøger

b) Har mindst 3 års erfaring med rådgivning i indenfor SAP-PM i forbindelse med drifts- og vedligeholdelse af SAP-systemer, samt

c) Behersker dansk i skrift og tale.

Kontraktens udførelse
De vigtigste finansieringsbetingelser og betalingsordninger og/eller henvisning til de relevante bestemmelser, der regulerer dem:

Vil fremgå af udbudsmaterialet. Der henvises endvidere til påkrævet elektronisk fakturering, og mulighed for elektronisk ordre i henhold til lovbkg. nr. 798 af 28.6.2007 om offentlige betalinger mv. med senere ændringer. Lovbekendtgørelsen kan hentes på www.retsinformation.dk

Den juridiske form, som den sammenslutning af økonomiske aktører, der skal have kontrakten, skal have:

Der kræves ingen særlig retlig form. Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af økonomiske aktører, skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget.

Andre særlige vilkår:

Leverandørernes tilbudte konsulenter skal kunne sikkerhedsgodkendes af Forsvarets Efterretningstjeneste, og sikkerhedsgodkendelsen skal kunne opretholdes i rammeaftalens løbetid. Krav til sikkerhedsgodkendelser vil fremgå af udbudsmaterialet.

Procedure
Antal operatører i rammeaftalen: 3
Rammeaftalens varighed i år: 4
Påtænkt antal ansøgere: 5
Objektive kriterier for udvælgelse:

Begrænsning af ansøgere, vil ske efter en vurdering af hvilke ansøgere, der har fremsendt de mest relevante referencer, jf. punkt III.2.3), som rammeaftalen omfatter, jf. punkt II.1.5).

Det tillægges positiv vægt, hvis ansøgere i de fremsendte referencer, jf. punkt III.2.3), har langvarig erfaring med SAP-PM, herunder særligt med integration til andre logistikområder, som bl.a. MM, samt økonomiområderne i SAP.

Sprog
Sprog: dansk 🗣️

Ordregivende myndighed
Identitet
Nationalt registreringsnummer: Dk
Kontakt
Enhed: Atli Djurholm
Køberprofilens adresse: www.ethics.dk//asp5/qualify/fkit_2206_20140415.nsf 🌏
URL til deltagelse: www.ethics.dk//asp5/qualify/fkit_2206_20140415.nsf 🌏
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
URL til dokumenter: www.ethics.dk//asp5/qualify/fkit_2206_20140415.nsf 🌏

Reference
Yderligere oplysninger

For yderligere information henvises til de vejledninger, som findes under de enkelte menupunkter på hjemmesiden. For at være i stand til at udfylde og gemme PDF-dokumenter skal der på ansøgeres computer være installeret Adobe Reader version 9.0 eller nyere.

Ordregiver skal have modtaget anmodninger om deltagelse inden udløb af tidsfristen, som er angivet på ETHICS i menufeltet på hjemmesidens venstre side, jf. også punkt IV.3.4). Anmodninger om deltagelse, eller dele heraf, som ordregiver ikke har modtaget via den særlige hjemmeside inden den angivne frist, vil blive afvist. Den officielle tid for dette udbud er angivet i boksen »Server tid« i menufeltet på hjemmesidens venstre side.

Ad III.2.2) Økonomisk og finansiel formåen samt teknisk kapacitet, jf. punkt III.2.3): En ansøger kan basere sig på andre juridiske personers økonomiske og/eller finansielle formåen og/eller tekniske kapacitet. Såfremt relevant skal ansøger i sin anmodning godtgøre, at ansøger råder over de nødvendige ressourcer, f.eks. ved at fremlægge dokumentation fra disse juridiske personers forpligtelser i så henseende.

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Dahlerups Pakhus, Langelinie Allé 17
Postby: København Ø
Postnummer: 2100
Land: Danmark 🇩🇰
E-mail: klfu@erst.dk 📧
Telefon: +45 35291000 📞
Internetadresse: www.klfu.dk 🌏
Fax: +45 33307600 📠
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

Håndhævelseslovens § 7 fastsætter følgende klagefrister for EU udbud, som ordregiver henholder sig til:

(1) Klage over ikke at være blevet prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, jf. håndhævelseslovens § 2, stk. 1, nr. 1, såfremt underretningen er ledsaget med en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, jf. § 7, stk. 1.

(2) Klager over andet end ordregivers prækvalifikationsbeslutninger under nr. (1) skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

— 45 dage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i EU-Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, hvor fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

— 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystemer indgået, såfremt underretningen er ledsaget med en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen.

— 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. håndhævelseslovens § 2, stk. 2.

(3) Klager over kontraktindgåelse uden gennemførelse af udbud efter håndhævelseslovens § 4 skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse EU-Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i EU-Tidende.

Ovenstående gælder også for sagsanlæg ved domstolene om, at de regler, der er nævnt i håndhævelseslovens § 1, stk. 2, nr. 1 og 2, er overtrådt, og sagsøgeren ikke forinden har indgivet klage til Klagenævnet for Udbud herom.

Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
Internetadresse: www.kfst.dk 🌏
Fax: +45 41715100 📠
Kilde: OJS 2014/S 077-133495 (2014-04-16)

Supplerende oplysninger (2014-07-02)
Objekt
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Supplerende oplysninger

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2014-07-02 📅
Offentliggørelsesdato: 2014-07-05 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2014/S 127-226829
Henviser til bekendtgørelse: 2014/S 77-133495
EUT-S-nummer: 127
Kilde: OJS 2014/S 127-226829 (2014-07-02)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support (2 nye indkøb)