Indkøb og implementering af IT-system til tidshåndtering på Aarhus Universitet
Ordregiver er i gang med at implementere en sammenhængende og integreret løsning til understøttelse af tidshåndtering.
Tidshåndtering skal her forstås som en blanding af tidsallokering (fiktiv tidsregistrering i forhold til en norm via en allokeringsnøgle) og tidsregistrering (faktisk tidsregistrering).
Ordregivers registrering af medarbejderes tidsallokering og faktiske tidsforbrug skal efterleve krav af såvel revisionsmæssig og lovgivningsmæssig art, samt efterleve eksterne bevillingshaveres krav til tidshåndtering.
Ordregivers aktiviteter har en meget divers organisering og finansiering.
Nogle bevillinger forudsætter at bevillingshaver kan levere en detaljeret faktura eller en detaljeret rapportering, hvor der skal kunne redegøres for projektets faktiske timeforbrug.
Andre projekter kan nøjes med en almindelig detaljeret budgettering og finansiel opfølgning på projekt- og aktivitetsniveau.
Bl.a. i forbindelse med myndighedsbetjening stilles der krav om detaljeret projektøkonomistyring.
Her udføres opgaver der skal faktureres på baggrund af faktuelt timeforbrug.
I forbindelse med tidshåndtering skal løsningen kunne understøtte statslige overenskomster i forbindelse med arbejdstid, mer- og overarbejde.
Tidshåndtering skal endvidere understøtte lovgivningsmæssig indberetning af ferie og fravær. Dette både hvad angår registrering og administration samt forpligtigelser i forbindelse med indberetninger til offentlige myndigheder.
Endvidere skal det være muligt at understøtte refusionsprocesser.
Ordregiver påtænker at anskaffe en it-løsning til at understøtte tidshåndtering gennem en sammenhængende proces og om muligt ét sammenhængende system så grundlag for budget og regnskab udgår fra samme kilde, og man har et samlet opdateret overblik over ressourcer og ressourceforbrug.
Ordregiver har en it-strategi hvor der foretrækkes standardsystemer ud fra et »best of breed« — princip. Derfor foretrækker Ordregiver et standardprodukt der forudsætter mindst mulig specialudvikling.
En konsekvens af »best of breed« — princippet er at der skal etableres et antal integrationer mellem de standardsystemer der indgår i den samlede løsning.
Også her foretrækkes i videst mulig omfang en løsning baseret på standardintegrationer:
A. Navision Stat indgår i Ordregivers it-understøttelse af tidshåndtering, det er dette system der benyttes til budgettering, bogføring og fakturering. Det er ligeledes i Navision Stat at projektkontoplanen (som administreres i Navision Stat Sagsmodul) vedligeholdes som del af den samlede kontoplan. Endvidere benyttes Navision Stat Ressourcemodul til administration af ressourcer.
B. Ud over behovet for understøttelse af budgettering og fakturering, som løses af Navision Stat, er der forretningsmæssigt også behov for en tværgående rapportering i form af finansiel opfølgning på budgetter og decideret timerapportering. Disse behov tænkes i den sammenhængende it-understøttelse løst i et rapporteringsværktøj der indlæser data fra Navision og øvrige kildesystemer f.eks. ØS_LDV (Økonomistyrelsens lokale datavarehus).
C. SLS (Statens Løn System — udbydes af Moderniseringsstyrelsen) indgår i Ordregivers administration af løn – herunder timeløn samt ferie og fravær.
D. Grunddata om organisationsstrukturen — alle medarbejdere (ca. 11 000 ansatte) og deres arbejdsrelation skal autoritativt findes i Ordregivers organisationssystem. Data tilgås herfra (og opdateres heri) via integrationer.
Udbuddet omfatter således dels en IT-systemløsning til håndteringen af opgaverne som beskrevet ovenfor, selve implementeringen af løsningen for og i samarbejde med Ordregiver samt en efterfølgende drift og vedligeholdelse af løsningen.
Udbuddet omfatter således en kontrakt, der indeholder elementer af såvel en offentlig kontrakt som en rammeaftale, idet kontrakten både omfatter Ansøgers pligt til at levere de ovenfor angivne ydelser om etablering, levering, implementering og efterfølgende drift og vedligeholdelse af IT-systemet til tidshåndtering på Aarhus Universitet, ligesom der vil indgå et element af en rammeaftale i forbindelse med Ordregivers muligheder for i kontraktperioden at bestille relaterede konsulentydelser, tilpasninger og videreudviklingsarbejder i overensstemmelse med kontrakten.
Deadline
Fristen for modtagelse af bud var på 2014-12-17.
Indkøbet blev offentliggjort på 2014-11-17.
Leverandører
Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:
Hvem?
Hvad?
Hvor?
Indkøbshistorik
| Dato |
Dokument |
| 2014-11-17
|
Udbudsbekendtgørelse
|
| 2015-04-29
|
Bekendtgørelse om indgåede kontrakter
|