Facility Management system til Københavns Kommune

Københavns Kommune, Økonomiforvaltningen, Københavns Ejendomme

Københavns Kommune/Københavns Ejendomme ønsker at anskaffe et standard Facility Management system, der understøtter Københavns Ejendommes arbejde med at udføre strategisk styring af ejendomsporteføljen, samt drift og vedligehold på en bygningsmasse bestående af ca. 2 500 000 m².
Kontrakten omfatter installering, implementering, vedligehold, support og drift af standard, web baseret system, leveret som en servicebureauløsning/cloudløsning.
Systemet forventes at kunne understøtte:
— bygningsvedligehold — herunder udarbejdelsen af drifts- og vedligeholdelsesplaner, bl.a. ved registrering af ejendommenes tilstand (bygningssyn) og de aktiviteter, der er nødvendige at gennemføre for at opretholde ejendommenes værdi. Registreringen og dokumentationen af de vedligeholdelsesaktiviteter, der løbende udføres (bl.a. opfølgning på servicekontrakter), samt håndtere indmeldinger fra Københavns Ejendommes brugere og kunder — herunder efterfølgende behandling og afslutning af disse aktiviteter (workflow).
— gennemførsel af digital aflevering ved renoveringer eller opførelser af nye ejendomme
— porteføljestyring og arealforvaltning med registrering på rum niveau
— håndtering og visning af forbrugsdata på ejendomme
— håndtering og visning af tegningsdokumentation — fx CAD (2D-tegninger) og BIM (objektbaserede 3D-modeller).
Med indkøbet af et nyt Facility Management system er der i Københavns Ejendomme fokus på muligheden for at udvikle forretningsgange og forbedre datastyringen — herunder processer for opdatering, udstilling og vedligehold af data. Væsentligt er systemets integrationsmuligheder med Københavns Kommunes systemer (fx nuværende økonomisystem, fremtidigt ERP-system, CRM, huslejesystem, dokumenthåndteringssystem, ejendomsportal) samt relevante eksterne systemer (fx BBR, OIS). I tillæg hertil forventes det i høj grad at gøre brug af tablets/ smartphones til inddatering og visning af data i systemet.
Endeligt afstedkommer ejendomsporteføljens størrelse et behov for hurtigt at kunne danne sig et overblik, hvorfor søgninger og rapportudtræk på tværs af porteføljens data er centralt i Københavns Ejendommes forretningsprocesser. Dette tilstræbes understøttet af en grafisk visning af data via GIS.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2014-11-12. Indkøbet blev offentliggjort på 2014-10-10.

Leverandører

Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

Hvem? Hvad? Hvor?
Indkøbshistorik
Dato Dokument
2014-10-10 Udbudsbekendtgørelse
2015-11-19 Bekendtgørelse om indgåede kontrakter
Udbudsbekendtgørelse (2014-10-10)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support
Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support 📦

Procedure
Procedureform: Begrænset udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Regional eller lokal myndighed
Navn på ordregivende myndighed: Københavns Kommune, Økonomiforvaltningen, Københavns Ejendomme
Postadresse: Nyropsgade 1
Postnummer: 1602
Postby: København V
Kontakt
Internetadresse: http://www.kk.dk/udbud 🌏
E-mail: bk83@ks.kk.dk 📧

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2014-10-10 📅
Tilbudsfrist: 2014-11-12 📅
Offentliggørelsesdato: 2014-10-15 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2014/S 198-350058
EUT-S-nummer: 198
Yderligere oplysninger
Anmodningen om prækvalifikation skal udarbejdes på baggrund af de i del III.2) angivne betingelser for deltagelse. Ansøgende virksomheder skal således afgive samtlige i pkt. III.2.1), III.2.2) og III.2.3) angivne oplysninger, erklæringer mv. for at komme i betragtning som eventuel tilbudsgiver. Det bemærkes at ansøger skal anvende den anførte blanket i forhold til afgivelse af oplysninger og dokumentation i relation til pkt. III.2.1), III.2.2) og III.2.3). Blanketten findes på på www.kk.dk/erhverv/indkoeb-og-udbud/varer-og-tjenesteydelser under projektet »Facillity Management system«. En ansøger kan basere sig på andres økonomiske og finansielle og/eller tekniske kapacitet, jf. udbudsdirektivets artikel 47, stk. 2 og udbudsdirektivets artikel 48, stk. 3, uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem ansøgeren og disse andre økonomiske aktører. Ansøger skal i prækvalifikations ansøgningen i givet fald godtgøre, at ansøger er berettiget til at disponere over de nødvendige ressourcer, fx. ved at fremlægge dokumentation for andres forpligtelser i så henseende. Til brug for godtgørelse af disse oplysninger SKAL ansøger benytte blanketten. En ansøger kan således eksempelvis basere sig på andres tekniske kapacitet. I så fald skal ansøgeren fremlægge dokumentation fra de andre indeholdende et tilsagn om, at de andre vil og skal stille de pågældende tekniske ressourcer til rådighed for ansøgeren. Endvidere skal ansøgeren i så fald fremlægge samme type af informationer om andres tekniske kapacitet, som ansøgeren skal fremlægge vedrørende egen tekniske kapacitet. Dette skal ske ved udfyldelse af de relevante skemaer i blanketten. Hver ansøger kan alene indsende én ansøgning. Såfremt samme juridiske enhed er en del af flere ansøgere, fx. selv indgiver egen ansøgning, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der ansøger, skal ansøgerne sikre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgivers tilbud. Der er mulighed for at ansøge som et konsortium. Som konsortium skal der hæftes direkte, solidarisk og ubegrænset samt udpeges en fælles befuldmægtiget blandt de solidarisk hæftendem deltagere. Anmodning om prækvalifikation skal afgives pr. e-mail. til mailadressen bk83@ks.kk.dk I emnefeltet i mailen skal være angivet: »Prækvalifikation — udbud af facillity management system«. Der vil blive fremsendt en e-mail kvittering for modtagelsen. Den fremsendte mail vil dog først blive åbnet efter ansøgningsperiodens udløb. Bemærk, at eventuelle supplerende oplysninger eller materiale samt svar på spørgsmål vil blive offentliggjort på ordregivers hjemmeside www.kk.dk/erhverv/indkoeb-og-udbud/varer-og-tjenesteydelser under projektet »Facillity Management system«. Ansøgerne opfordres derfor til, at holde sig løbende orienteret med indholdet på siden. Der vil i udbudsmaterialet blive stillet krav om overholdelse af Københavns Kommunes sociale klausuler. Disse vil fremgå af udbudsmaterialet.
Vis mere

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:
Københavns Kommune/Københavns Ejendomme ønsker at anskaffe et standard Facility Management system, der understøtter Københavns Ejendommes arbejde med at udføre strategisk styring af ejendomsporteføljen, samt drift og vedligehold på en bygningsmasse bestående af ca. 2 500 000 m².
Vis mere
Kontrakten omfatter installering, implementering, vedligehold, support og drift af standard, web baseret system, leveret som en servicebureauløsning/cloudløsning.
Systemet forventes at kunne understøtte:
— bygningsvedligehold — herunder udarbejdelsen af drifts- og vedligeholdelsesplaner, bl.a. ved registrering af ejendommenes tilstand (bygningssyn) og de aktiviteter, der er nødvendige at gennemføre for at opretholde ejendommenes værdi. Registreringen og dokumentationen af de vedligeholdelsesaktiviteter, der løbende udføres (bl.a. opfølgning på servicekontrakter), samt håndtere indmeldinger fra Københavns Ejendommes brugere og kunder — herunder efterfølgende behandling og afslutning af disse aktiviteter (workflow).
Vis mere
— gennemførsel af digital aflevering ved renoveringer eller opførelser af nye ejendomme
— porteføljestyring og arealforvaltning med registrering på rum niveau
— håndtering og visning af forbrugsdata på ejendomme
— håndtering og visning af tegningsdokumentation — fx CAD (2D-tegninger) og BIM (objektbaserede 3D-modeller).
Med indkøbet af et nyt Facility Management system er der i Københavns Ejendomme fokus på muligheden for at udvikle forretningsgange og forbedre datastyringen — herunder processer for opdatering, udstilling og vedligehold af data. Væsentligt er systemets integrationsmuligheder med Københavns Kommunes systemer (fx nuværende økonomisystem, fremtidigt ERP-system, CRM, huslejesystem, dokumenthåndteringssystem, ejendomsportal) samt relevante eksterne systemer (fx BBR, OIS). I tillæg hertil forventes det i høj grad at gøre brug af tablets/ smartphones til inddatering og visning af data i systemet.
Vis mere
Endeligt afstedkommer ejendomsporteføljens størrelse et behov for hurtigt at kunne danne sig et overblik, hvorfor søgninger og rapportudtræk på tværs af porteføljens data er centralt i Københavns Ejendommes forretningsprocesser. Dette tilstræbes understøttet af en grafisk visning af data via GIS.
Vis mere
Beskrivelse af mulighederne: Eventuelle optioner vil fremgå af udbudsmaterialet.
Antal mulige forlængelser: 2
Tidsramme for efterfølgende kontrakter: 12 måneder
Varighed: 72 måneder

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Egnethed til at udøve det erhverv:
1) Oplysning om ansøgers navn, selvskabsform, CVR-nr., adresse samt samt navn og e-mail på ansøgers kontaktperson.
2) Oplysning om eventuel konsortiedannelse.
3) Tro og love-erklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige i henhold til lovbekg. nr. 336 af 13.5.1997, og dokumentation for at ansøgeren ikke befinder sig i en af de i udbudsdirektivets art. 45, stk. 1 og 2 nævnte situationer.
4) Erklæring om relevant og gyldig erhvervsansvarsforsikring.
Såfremt anmodningen fremsendes af et konsortium eller anden form for sammenslutning af virksomheder, skal oplysningerne i nr. 1-4 afgives for hver enkelt virksomhed.
»Blanket til ansøgning om prækvalifikation ved begrænset udbud af facility management system til Københavns Kommune« skal benyttes ved afgivelse af oplysningerne om 1)-4).
Økonomisk og finansiel stilling:
5) Erklæring om virksomhedens økonomiske nøgletal »Blanket til ansøgning om prækvalifikation ved begrænset udbud af facility managemt system til Københavns Kommune« skal benyttes. Hvis ansøger baserer sig på andre enheders formåen (fx underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber) skal ansøger godtgøre, at ansøger fuldt ud kan råde over de ressourcer, der er nødvendige for kontraktens udførelse, jf. udbudsdirektivets artikel 47, stk. 2. Dette skal ske ved udfyldelse af »erklæring om henvisning til andre økonomiske aktørers ressourcer« i »Blanket til ansøgning om prækvalifikation ved begrænset udbud af facility management system til Københavns Kommune«.
Vis mere
Såfremt anmodningen fremsendes af et konsortium eller anden form for sammenslutning af virksomheder, skal oplysningerne i nr. 5 afgives for hver enkelt virksomhed.
Mindstekrav til niveauet:
Ansøgeren skal have haft en positiv egenkapital i de sidste 3 disponible regnskabsår.
Teknisk og faglig kompetence:
6) Erklæring om virksomhedens årlige gennemsnitlige antal beskæftigede.
7) Oplysning om brug af underleverandører eller underentreprise.
8) Referenceliste med angivelse af op til de 6 betydeligste referencer på lignende opgaver som det udbudte, jf. pkt. II.1.5) med kontraktindgåelsestidspunkt indenfor de sidste 5 år (2010, 2011, 2012, 2013, 2014). De angivne referencesystemer skal være rettet mod det kommunale område eller større organisationer (private eller offentlige).
Vis mere
Hvis ansøger baserer sig på andre enheders formåen (fx underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber) skal ansøger godtgøre, at ansøger fuldt ud kan råde over de ressourcer, der er nødvendige for kontraktens udførelse, jf. udbudsdirektivets artikel 48, stk. 3.
Vis mere
Såfremt anmodningen fremsendes af et konsortium eller anden form for sammenslutning af virksomheder, skal oplysningerne i nr. 6, 7 og 8 afgives samlet.
»Blanket til ansøgning om prækvalifikation ved begrænset udbud af facility Management system til Københavns Kommune« skal benyttes ved afgivelse af oplysninger om 6)-8).
Mindstekrav til niveauet:
Ansøgeren skal som minimum kunne angive 3 referencer på lignende opgaver som det udbudte område med kontraktindgåelsestidspunkt indenfor de sidste 5 år (2010, 2011, 2012, 2013, 2014). De angivne referencersystemer skal være rettet mod det kommunale område eller større organisationer (private eller offentlige).
Vis mere
Kontraktens udførelse
Krav om deponering og sikkerhedsstillelse: Eventuelle vilkår vil fremgå af udbudsmaterialet.
De vigtigste finansieringsbetingelser og betalingsordninger og/eller henvisning til de relevante bestemmelser, der regulerer dem: Betalingsvilkår vil fremgå af udbudsmaterialet.
Den juridiske form, som den sammenslutning af økonomiske aktører, der skal have kontrakten, skal have:
Der kræves ingen særlig retlig form. Samtlige deltagere i et konsortium eller anden form for sammenslutning af virksomheder skal hæfte direkte, solidarisk og ubegrænset for tilbuddet og opfyldelse af den tildelte kontrakt og udpege en fælles befuldmægtiget blandt de solidarisk hæftende deltagere.
Vis mere
Se »Blanket til ansøgning om prækvalifikation ved begrænset udbud af Facillity Management system til Københavns Kommune« som skal udfyldes.

Procedure
Mindste antal ansøgere: 5
Største antal ansøgere: 6
Objektive kriterier for udvælgelse:
Såfremt flere end 6 ansøgere opfylder ordregivers krav til egnethed, udvælger ordregiver de ansøgere, somer bedst egnede til at løse opgaver af den pågældende art. Udvælgelsen vil primært ske på baggrund af en vurdering af de mest relevante referencer, jf. pkt. III.2.3), nr. 6 set i forhold til den udbudte opgave, jf. pkt. II.1.5),sekundært ud fra de i pkt. III.2.2), nr. 5 oplyste omsætninger hvor de ansøgere der har den største omsætning indenfor det aktivitetsområde som kontrakten vedrører vurderes som de mest egnede
Vis mere
Sprog
Sprog: dansk 🗣️

Ordregivende myndighed
Kontakt
Enhed: Københavns Kommune, Koncernservice
Lotte Marcher
Internetadresse: www.kk.dk/udbud 🌏
E-mail: kfst@kfst.dk 📧

Reference
Yderligere oplysninger
Anmodningen om prækvalifikation skal udarbejdes på baggrund af de i del III.2) angivne betingelser for deltagelse. Ansøgende virksomheder skal således afgive samtlige i pkt. III.2.1), III.2.2) og III.2.3) angivne oplysninger, erklæringer mv. for at komme i betragtning som eventuel tilbudsgiver. Det bemærkes at ansøger skal anvende den anførte blanket i forhold til afgivelse af oplysninger og dokumentation i relation til pkt. III.2.1), III.2.2) og III.2.3). Blanketten findes på på www.kk.dk/erhverv/indkoeb-og-udbud/varer-og-tjenesteydelser under projektet »Facillity Management system«.
Vis mere
En ansøger kan basere sig på andres økonomiske og finansielle og/eller tekniske kapacitet, jf. udbudsdirektivets artikel 47, stk. 2 og udbudsdirektivets artikel 48, stk. 3, uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem ansøgeren og disse andre økonomiske aktører. Ansøger skal i prækvalifikations ansøgningen i givet fald godtgøre, at ansøger er berettiget til at disponere over de nødvendige ressourcer, fx. ved at fremlægge dokumentation for andres forpligtelser i så henseende. Til brug for godtgørelse af disse oplysninger SKAL ansøger benytte blanketten. En ansøger kan således eksempelvis basere sig på andres tekniske kapacitet.
Vis mere
I så fald skal ansøgeren fremlægge dokumentation fra de andre indeholdende et tilsagn om, at de andre vil og skal stille de pågældende tekniske ressourcer til rådighed for ansøgeren. Endvidere skal ansøgeren i så fald fremlægge samme type af informationer om andres tekniske kapacitet, som ansøgeren skal fremlægge vedrørende egen tekniske kapacitet. Dette skal ske ved udfyldelse af de relevante skemaer i blanketten.
Vis mere
Hver ansøger kan alene indsende én ansøgning. Såfremt samme juridiske enhed er en del af flere ansøgere, fx. selv indgiver egen ansøgning, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der ansøger, skal ansøgerne sikre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgivers tilbud. Der er mulighed for at ansøge som et konsortium. Som konsortium skal der hæftes direkte, solidarisk og ubegrænset samt udpeges en fælles befuldmægtiget blandt de solidarisk hæftendem deltagere.
Vis mere
Anmodning om prækvalifikation skal afgives pr. e-mail. til mailadressen bk83@ks.kk.dk I emnefeltet i mailen skal være angivet: »Prækvalifikation — udbud af facillity management system«. Der vil blive fremsendt en e-mail kvittering for modtagelsen. Den fremsendte mail vil dog først blive åbnet efter ansøgningsperiodens udløb.
Vis mere
Bemærk, at eventuelle supplerende oplysninger eller materiale samt svar på spørgsmål vil blive offentliggjort på ordregivers hjemmeside www.kk.dk/erhverv/indkoeb-og-udbud/varer-og-tjenesteydelser under projektet »Facillity Management system«. Ansøgerne opfordres derfor til, at holde sig løbende orienteret med indholdet på siden.
Vis mere
Der vil i udbudsmaterialet blive stillet krav om overholdelse af Københavns Kommunes sociale klausuler. Disse vil fremgå af udbudsmaterialet.

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Dahlerups Pakhus, Langelinie Allé 17
Postby: København
Land: Danmark 🇩🇰
E-mail: klfu@erst.dk 📧
Telefon: +45 35291000 📞
Oplysninger om frister for klageprocedurer:
I henhold til lov nr. 492 af 12.5.2010 om håndhævelse af udbudsreglerne mv. (med senere ændringer) gælder følgende klagefrister i relation til gennemførelse af udbud. Klage over ikke at være prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, jf. lovens § 7, stk. 1. I andre situationer skal klage over udbud være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 dage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort, jf. lovens § 7, stk. 2, nr. 1. Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 3, stk. 1.
Vis mere
Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
Kilde: OJS 2014/S 198-350058 (2014-10-10)
Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2015-11-19)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Den samlede værdi af udbuddet: 9 000 000 💰
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Ordregivende myndighed
Identitet
Postadresse: Nyropsgade 7

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2015-11-19 📅
Offentliggørelsesdato: 2015-11-24 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2015/S 227-413752
Henviser til bekendtgørelse: 2014/S 198-350058
EUT-S-nummer: 227

Procedure
Kriterier for tildeling
Kriterium: 1. Kvalitet (40)
2. Økonomi (35)
3. Tid og implementering (25)

Tildeling af kontrakt
Dato for kontraktindgåelse: 2015-10-26 📅
Navn: NTI CADcenter A/S
Postby: Værløse
Postnummer: 3500
Land: Danmark 🇩🇰
Oplysninger om udbud
Antal modtagne bud: 4
Kilde: OJS 2015/S 227-413752 (2015-11-19)
Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕
Relaterede søgninger 🔍
Region:
Danmark Danmark Hovedstaden Byen København