e-Indkøbsløsning

Aalborg Kommune, Miljø- og Energiforvaltningen og Aalborg Forsyning, Service A/S

Aalborg Kommune og Aalborg Forsyning, Service A/S udbyder kontrakt om en løsning for hele kommunen omfattende understøttelse af kommunens opgaver og processer indenfor e-indkøb. Løsningen skal således anvendes af brugere placeret i kommunens 7 forvaltninger samt tilhørende institutioner og tillige af brugere placeret i selskaber i Aalborg Forsyning-koncernen, som Aalborg Forsyning, Service A/S er en del af.
Der udbydes en løsning på 500 brugere med option på tilkøb af flere brugeradgange, forventelig op til 2 000 brugere i kontraktperioden (option).
De nuværende brugere er primært fra produktionskøkkenerne.
Aalborg Kommunes nuværende kontrakt vedr. e-Indkøbsløsning udløber d. 31.12.2014.
Leverancen skal omfatte alle ydelser, der er nødvendige for ibrugtagning af løsningen, herunder:
— Brugsret til løsningen.
— Drift og support.
— Vedligeholdelse og videreudvikling af løsningen i forhold til lovgivningsmæssig, faglig og teknologisk udvikling.
— Integration og snitflader til/fra andre systemer, herunder til kommunens økonomisystem Prisme Økonomi, som leveres af Fujitsu A/S
— Implementering af løsningen, herunder projektledelse, superbrugeruddannelse, afprøvning, dokumentation og kvalitetssikring i forbindelse med ibrugtagning af løsningen.
— Levering og vedligeholdelse af dokumentation på dansk.
— Slutbrugeruddannelse i henhold til aftalt omfang (option).
— Forlængelse af kontraktperioden i henhold til aftalt omfang (option).
Aalborg Kommune og Aalborg Forsyning, Service A/S ønsker at indgå kontrakt om en standardløsning med mindst muligt behov for udvikling.
Løsningen skal tilbydes som en servicebureauløsning (hostet løsning). Kontraktindgåelse vil være baseret på en K01 tilpasset en servicebureauløsning.
Sidste kvartal af 2014 og første kvartal af 2015 afsættes til implementering, idet løsningen skal sættes i drift i Aalborg Kommunes produktionskøkkener pr. 1.1.2015 og senest pr. 1.4.2015 i resterende forvaltninger/institutioner og selskaber i Aalborg Forsyning-koncernen, som Aalborg Forsyning, Service A/S er en del af.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2014-06-10. Indkøbet blev offentliggjort på 2014-05-02.

Hvem? Hvad? Hvor?
Indkøbshistorik
Dato Dokument
2014-05-02 Udbudsbekendtgørelse
2014-09-04 Supplerende oplysninger
Udbudsbekendtgørelse (2014-05-02)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support
Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support 📦

Procedure
Procedureform: Begrænset udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Regional eller lokal myndighed
Navn på ordregivende myndighed: Aalborg Kommune, Miljø- og Energiforvaltningen og Aalborg Forsyning, Service A/S
Postadresse: Stigsborg Brygge 5
Postnummer: 9400
Postby: Nørresundby
Kontakt
Internetadresse: http://aalborgkommune.dk 🌏
E-mail: bente.christiansen@aalborg.dk 📧
Telefon: +45 99319474 📞

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2014-05-02 📅
Tilbudsfrist: 2014-06-10 📅
Offentliggørelsesdato: 2014-05-07 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2014/S 088-154044
EUT-S-nummer: 88
Yderligere oplysninger
Ordregiver er Aalborg Kommune og Aalborg Forsyning, Service A/S på vegne af selskaberne i Aalborg Forsyning-koncernen. Den oplyste kontraktvarighed i II.3) er beregnet fra det tidspunkt, hvor løsningen sættes i drift i Aalborg Kommunes produktionskøkkener (1.1.2015). Anmodningen om prækvalifikation skal udarbejdes på baggrund af de i pkt. III.2) angivne betingelser for deltagelse. Ansøgende virksomheder skal således afgive samtlige i pkt. III.2.1), III.2.2) og III.2.3) angivne oplysninger, erklæringer mv. for at komme i betragtning som eventuel tilbudsgiver. Det bemærkes, at ansøger skal anvende de anførte skabeloner i forhold til afgivelse af oplysninger og dokumentation i relation til pkt. III.2.1), III.2.2) og III.2.3). Skabelonerne fremsendes på e-mail efter henvendelse til kontaktpersonen angivet under pkt. I.1). En ansøger kan basere sig på andres økonomiske og finansielle og/eller tekniske kapacitet, jf. udbudsdirektivets artikel 47, stk. 2 og udbudsdirektivets artikel 48, stk. 3, uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem ansøgeren og disse andre økonomiske aktører. Ansøger skal i prækvalifikationsanmodningen i givet fald godtgøre, at ansøger er berettiget til at disponere over de nødvendige ressourcer, fx. ved at fremlægge dokumentation for andres forpligtelser i så henseende. [Skabelon 11 skal anvendes]. En ansøger kan således eksempelvis basere sig på andres tekniske kapacitet. I så fald skal ansøgeren fremlægge dokumentation fra de andre indeholdende et tilsagn om, at de andre vil og skal stille de pågældende tekniske ressourcer til rådighed for ansøgeren. (Dette skal ske ved udfyldelse af skabelon 11). Endvidere skal ansøgeren i så fald fremlægge samme type af informationer om andres tekniske kapacitet, som ansøgeren skal fremlægge vedrørende egen tekniske kapacitet. Dette skal ske ved udfyldelse af de relevante skabeloner hertil. Hver ansøger kan alene indsende én ansøgning. Såfremt samme juridiske enhed er en del af flere ansøgere, fx. selv indgiver egen ansøgning, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der ansøger, skal ansøgerne sikre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgivers tilbud. Anmodning om prækvalifikation skal afleveres i 1 underskrevet originalt eksemplar samt 1 elektronisk eksemplar på USB-nøgle eller tilsvarende medie og afleveres hos eller sendes til den kontaktpersonen, der fremgår af pkt. I.1). Anmodning om prækvalifikation kan ikke afgives pr. e-mail. Anmodningen bedes mærket »Ansøgning om deltagelse — udbud af e-Indkøbs løsning. Må kun åbnes af Miljø- og Energiforvaltningen«. Frist for modtagelse af anmodning om prækvalifikation fremgår af pkt. IV.3.4). Spørgsmål vedrørende prækvalifikation skal fremsendes via e-mail til kontaktpersonen, der fremgår af pkt. I.1). Anonymiserede spørgsmål og afgivne svar herpå vil blive udsendt pr. mail til de tilbudsgivere, der ved interessetilkendegivelse har ytret ønske om dette til kontaktpersonen, der fremgår af pkt. I.1).
Vis mere

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:
Aalborg Kommune og Aalborg Forsyning, Service A/S udbyder kontrakt om en løsning for hele kommunen omfattende understøttelse af kommunens opgaver og processer indenfor e-indkøb. Løsningen skal således anvendes af brugere placeret i kommunens 7 forvaltninger samt tilhørende institutioner og tillige af brugere placeret i selskaber i Aalborg Forsyning-koncernen, som Aalborg Forsyning, Service A/S er en del af.
Vis mere
Der udbydes en løsning på 500 brugere med option på tilkøb af flere brugeradgange, forventelig op til 2 000 brugere i kontraktperioden (option).
De nuværende brugere er primært fra produktionskøkkenerne.
Aalborg Kommunes nuværende kontrakt vedr. e-Indkøbsløsning udløber d. 31.12.2014.
Leverancen skal omfatte alle ydelser, der er nødvendige for ibrugtagning af løsningen, herunder:
— Brugsret til løsningen.
— Drift og support.
— Vedligeholdelse og videreudvikling af løsningen i forhold til lovgivningsmæssig, faglig og teknologisk udvikling.
— Integration og snitflader til/fra andre systemer, herunder til kommunens økonomisystem Prisme Økonomi, som leveres af Fujitsu A/S
— Implementering af løsningen, herunder projektledelse, superbrugeruddannelse, afprøvning, dokumentation og kvalitetssikring i forbindelse med ibrugtagning af løsningen.
— Levering og vedligeholdelse af dokumentation på dansk.
— Slutbrugeruddannelse i henhold til aftalt omfang (option).
— Forlængelse af kontraktperioden i henhold til aftalt omfang (option).
Aalborg Kommune og Aalborg Forsyning, Service A/S ønsker at indgå kontrakt om en standardløsning med mindst muligt behov for udvikling.
Løsningen skal tilbydes som en servicebureauløsning (hostet løsning). Kontraktindgåelse vil være baseret på en K01 tilpasset en servicebureauløsning.
Sidste kvartal af 2014 og første kvartal af 2015 afsættes til implementering, idet løsningen skal sættes i drift i Aalborg Kommunes produktionskøkkener pr. 1.1.2015 og senest pr. 1.4.2015 i resterende forvaltninger/institutioner og selskaber i Aalborg Forsyning-koncernen, som Aalborg Forsyning, Service A/S er en del af.
Vis mere
Beskrivelse af mulighederne:
1) Forlængelse af aftalen i 3 x 12 måneder.
2) Levering af slutbrugeruddannelse.
3) Yderligere brugeradgange.
Antal mulige forlængelser: 3
Tidsramme for efterfølgende kontrakter: 12 måneder
Varighed: 60 måneder
Referencenummer: 2014-18786)
Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen: Aalborg.

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Egnethed til at udøve det erhverv:
1) Oplysninger om tilbudsgivers firmanavn, cvr-nr. (for ansøgere, der ikke har hjemsted i Danmark: selskabs eller virksomhedsnummer), adresse, telefonnummer samt navn og e-mailadresse på kontaktperson.
Oplysninger skal afgives ved udfyldelse af skabelon 1 (se pkt. VI.3) Yderligere oplysninger).
2) Generel virksomhedsprofil, herunder oplysninger om ejerforhold og organisation. Oplysninger skal afgives ved udfyldelse af skabelon 2 (se pkt. VI.3) Yderligere oplysninger).
3) Erklæring på tro og love om ubetalt forfalden gæld til det offentlige i henhold til bekendtgørelsen af lov om begrænsning af skyldners mulighed for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændringer af visse andre love, LBK nr. 336 af 13.5.1997. Oplysninger skal afgives ved udfyldelse af skabelon 3 (se pkt. VI.3) Yderligere oplysninger).
Vis mere
4) Erklæring på tro og love om at ansøger ikke befinder sig i en af de i udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og 2 anførte udelukkelsesgrunde. Oplysninger skal afgives ved udfyldelse af skabelon 4 (se pkt. VI.3) Yderligere oplysninger).
Såfremt tilbudsgiver er et konsortium eller lignende sammenslutning, skal ovennævnte dokumentation foreligge for hver deltager.
Økonomisk og finansiel stilling:
5) Årsrapporter (underskrevet af revisor) eller revisionspåtegnet erklæring, indeholdende følgende nøgletal for de seneste 2 afsluttede regnskabsår:
i) Nettoomsætning
ii) Resultat før skat
iii) Aktiver
iv) Egenkapital
v) Soliditetsgrad
Oplysninger skal afgives ved udfyldelse af skabelon 5 (se pkt. VI.3) Yderligere oplysninger).
6) Økonomisk opgørelse over omsætning inden for det aktivitetsområde opgaven omfatter, jf. pkt. II.1.5), i de seneste 2 afsluttede regnskabsår. Oplysninger skal afgives ved udfyldelse af skabelon 6 (se pkt. VI.3) Yderligere oplysninger).
Såfremt tilbudsgiver er et konsortium eller lignende sammenslutning, skal ovennævnte dokumentation foreligge for hver deltager.
Teknisk og faglig kompetence:
7) En erklæring om ansøgers årlige antal beskæftigede i 2012, 2013 og 2014 fordelt på følgende medarbejderkategorier:
i) udviklere
ii) projektledere
iii) support
iv) drift.
Oplysninger skal afgives ved udfyldelse af skabelon 7 (se pkt. VI.3) Yderligere oplysninger).
8) Referenceliste med angivelse af de betydeligste lignende referencer som anført i pkt. II.1.5) for 2012, 2013 og 2014. De oplyste referencer skal gerne indeholde en beskrivelse af den konkrete løsning, herunder oplysning om opgaven vedrører en e-Indkøbs løsning samt oplysning om kontraktperiode, navn på modtageren samt oplysning om antal brugere. Endvidere ønskes oplyst, om ansøger var hovedleverandør inklusive oplysning om evt. underleverandører til ansøger. Ansøger skal maks. angive 5 referencer. Referencer herudover vil ikke blive taget i betragtning.
Vis mere
Oplysninger skal afgives ved udfyldelse af skabelon 8 (se pkt. VI.3) Yderligere oplysninger).
9) Oplysning om hvor stor en del og hvilke områder af kontrakten tilbudsgiver evt. agter at lade udføre af andre.
Oplysninger skal afgives ved udfyldelse af skabelon 9 (se pkt. VI.3) Yderligere oplysninger).
10) Dokumentation for relevant erhvervsansvarsforsikring med oplysning om relevante vilkår og maksimum for policen samt dokumentation for, at forsikringen er i kraft.
Oplysninger skal afgives ved udfyldelse af skabelon 10 (se pkt. VI.3) Yderligere oplysninger).
Såfremt tilbudsgiver er et konsortium eller lignende sammenslutning, skal ovennævnte dokumentation foreligge for hver deltager.
Mindstekrav til niveauet:
Det er et mindstekrav, at ansøger kan dokumentere minimum 1 reference med levering af en e-Indkøbsløsning tilsvarende den udbudte løsning som er udført i løbet af enten 2012, 2013 eller 2014 og med mindst 500 brugere af løsningen.
Kontraktens udførelse
Krav om deponering og sikkerhedsstillelse: Vil fremgå af udbudsmaterialet.
De vigtigste finansieringsbetingelser og betalingsordninger og/eller henvisning til de relevante bestemmelser, der regulerer dem: Vil fremgå af udbudsmaterialet.
Den juridiske form, som den sammenslutning af økonomiske aktører, der skal have kontrakten, skal have:
Der kræves ingen særlig retlig form.
Såfremt tilbud afgives af et konsortium eller lignende sammenslutning, skal sammenslutningens deltagere hæfte solidarisk, ubetinget og direkte for kontraktens opfyldelse overfor ordregiver, og sammenslutningen skal på forhånd udpege en repræsentant, der på sammenslutningens vegne kan koordinere og indgå bindende aftale med udbyder. I kontraktperioden skal konsortier og lignende optræde som én. Deltagerne skal udfylde skabelon 12 som en del af anmodningen (se pkt. VI.3) Yderligere oplysninger).
Vis mere
Hvis tilbud afgives af et konsortium eller lignende sammenslutning, skal oplysningerne i pkt. III 2) gives for hver virksomhed, og ved prækvalifikationen vil sammenslutningens samlede egnethed blive taget i betragtning.

Procedure
Påtænkt antal ansøgere: 5
Objektive kriterier for udvælgelse:
Såfremt flere end 5 ansøgere opfylder ordregivers krav til egnethed, udvælger ordregiver de 5 ansøgere, som er bedst egnede til at løse opgaver af den pågældende art. Udvælgelsen vil ske på baggrund af en vurdering af de mest relevante referencer, jf. pkt. III.2.3), set i forhold til den udbudte opgave, jf. pkt. II.1.5). I forbindelse med vurderingen af en virksomheds egnethed til at løfte opgaven, vil ordregiver lægge størst vægt på de referencer, der dokumenterer erfaring med etablering af integrationer til økonomisystemer, der understøtter den offentlige sektor.
Vis mere
Sprog
Sprog: dansk 🗣️

Ordregivende myndighed
Kontakt
Enhed: Miljø- og Energiforvaltningen
Bente Frostholm Christiansen
E-mail: kfst@kfst.dk 📧

Reference
Identifikatorer
Referencenummer tildelt af den ordregivende myndighed: 2014-18786)
Yderligere oplysninger
Ordregiver er Aalborg Kommune og Aalborg Forsyning, Service A/S på vegne af selskaberne i Aalborg Forsyning-koncernen.
Den oplyste kontraktvarighed i II.3) er beregnet fra det tidspunkt, hvor løsningen sættes i drift i Aalborg Kommunes produktionskøkkener (1.1.2015).
Anmodningen om prækvalifikation skal udarbejdes på baggrund af de i pkt. III.2) angivne betingelser for deltagelse. Ansøgende virksomheder skal således afgive samtlige i pkt. III.2.1), III.2.2) og III.2.3) angivne oplysninger, erklæringer mv. for at komme i betragtning som eventuel tilbudsgiver. Det bemærkes, at ansøger skal anvende de anførte skabeloner i forhold til afgivelse af oplysninger og dokumentation i relation til pkt. III.2.1), III.2.2) og III.2.3). Skabelonerne fremsendes på e-mail efter henvendelse til kontaktpersonen angivet under pkt. I.1).
Vis mere
En ansøger kan basere sig på andres økonomiske og finansielle og/eller tekniske kapacitet, jf. udbudsdirektivets artikel 47, stk. 2 og udbudsdirektivets artikel 48, stk. 3, uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem ansøgeren og disse andre økonomiske aktører. Ansøger skal i prækvalifikationsanmodningen i givet fald godtgøre, at ansøger er berettiget til at disponere over de nødvendige ressourcer, fx. ved at fremlægge dokumentation for andres forpligtelser i så henseende. [Skabelon 11 skal anvendes]. En ansøger kan således eksempelvis basere sig på andres tekniske kapacitet. I så fald skal ansøgeren fremlægge dokumentation fra de andre indeholdende et tilsagn om, at de andre vil og skal stille de pågældende tekniske ressourcer til rådighed for ansøgeren. (Dette skal ske ved udfyldelse af skabelon 11). Endvidere skal ansøgeren i så fald fremlægge samme type af informationer om andres tekniske kapacitet, som ansøgeren skal fremlægge vedrørende egen tekniske kapacitet. Dette skal ske ved udfyldelse af de relevante skabeloner hertil. Hver ansøger kan alene indsende én ansøgning. Såfremt samme juridiske enhed er en del af flere ansøgere, fx. selv indgiver egen ansøgning, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der ansøger, skal ansøgerne sikre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgivers tilbud.
Vis mere
Anmodning om prækvalifikation skal afleveres i 1 underskrevet originalt eksemplar samt 1 elektronisk eksemplar på USB-nøgle eller tilsvarende medie og afleveres hos eller sendes til den kontaktpersonen, der fremgår af pkt. I.1). Anmodning om prækvalifikation kan ikke afgives pr. e-mail.
Vis mere
Anmodningen bedes mærket »Ansøgning om deltagelse — udbud af e-Indkøbs løsning. Må kun åbnes af Miljø- og Energiforvaltningen«.
Frist for modtagelse af anmodning om prækvalifikation fremgår af pkt. IV.3.4).
Spørgsmål vedrørende prækvalifikation skal fremsendes via e-mail til kontaktpersonen, der fremgår af pkt. I.1). Anonymiserede spørgsmål og afgivne svar herpå vil blive udsendt pr. mail til de tilbudsgivere, der ved interessetilkendegivelse har ytret ønske om dette til kontaktpersonen, der fremgår af pkt. I.1).
Vis mere

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Dahlerups Pakhus, Langelinie Allé 17
Postby: København Ø
Postnummer: 2100
Land: Danmark 🇩🇰
E-mail: klfu@erst.dk 📧
Telefon: +45 35291000 📞
Internetadresse: http://www.klfu.dk 🌏
Oplysninger om frister for klageprocedurer:
I henhold til lov nr. 492 af 12.5.2010 om håndhævelse af udbudsreglerne mv. (med senere ændringer) gælder følgende klagefrister i relation til gennemførelse af udbud. Klage over ikke at være prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, jf. lovens § 7, stk. 1.
Vis mere
I andre situationer skal klage over udbud være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort, jf. lovens § 7, stk. 2, nr. 1. Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 3, stk. 1.
Vis mere
Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
Internetadresse: http://www.kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2014/S 088-154044 (2014-05-02)
Supplerende oplysninger (2014-09-04)
Objekt
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Supplerende oplysninger

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2014-09-04 📅
Offentliggørelsesdato: 2014-09-09 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2014/S 172-305009
Henviser til bekendtgørelse: 2014/S 88-154044
EUT-S-nummer: 172
Kilde: OJS 2014/S 172-305009 (2014-09-04)