Forsvaret er ved at gennemføre en opgradering af Forsvarets eksisterende Koncernfælles Elektroniske Sags-og Dokumenthåndteringssystem (herefter benævnt KESDH).
Løsningen er baseret på ScanJour applikationen Captia og benyttes af alle myndigheder, der er underlagt Forsvarsministeriet. KESDH benyttes i dag af ca. 10 000 brugere.
Løsningen er baseret på ScanJour applikationen Captia, og opgraderingen består i hovedtræk af:
en versionsopgradering af Captia til nyeste version samt en overførelse af en række eksisterende forsvar specifikke specialtilpasninger i Captia samt opbygning af en ny og tidssvarende infrastruktur.
Opgraderingen af løsningen foretages af den nuværende driftsleverandør.
Parallelt med at opgraderingen foretages, ønsker Forsvaret, ved nærværende udbud, at udbyde den fremtidige drift, vedligeholdelse og videreudvikling af den opgraderede løsning.
Den opgraderede KESDH-løsning vil således først blive udrullet til koncernens brugende myndigheder og hermed ibrugtaget, når den fremtidige Leverandør af drift og applikationshåndtering er valgt ved nærværende udbud.
Den nye drift og applikation håndterings kontrakt skal sikre, at:
a) koncernens krav til serviceniveauer indenfor hhv. drift og Applikationshåndtering, er tilgodeset, og at prissætningen heraf er konkurrencedygtig
b) koncernen løbende kan foretage opgraderinger af såvel software som hardware uden at dette kræver et fornyet udbud
c) koncernen efterfølgende kan indkøbe og ibrugtage ny funktionalitet i relation til Captia
d) koncernen kan få den nødvendige faglige rådgivning og sparring om såvel anvendelse af den opgraderede Captia-løsning som om fremtidige videreudviklingsmuligheder samt adgang til at få disse ydelser udført.
Kontrakten vil dække følgende hovedpunkter:
1. Etablering, migrering og udrulning, herunder:
a) etablering af en sikret og godkendt lokalitet hos den kommende leverandør, fysisk flytning af nødvendige infrastruktur fra den nuværende leverandør og opstilling ved den kommende leverandør
b) etablering og konfigurering af de nødvendige koncern- og standarddatabaser i overensstemmelse med forsvarets til den tid gældende organisation
c) datamigrering og udrulning af løsningen til de brugende myndigheder.
2. Drift, herunder:
a) drift og vedligeholdelse af driftsinfrastrukturen, herunder skalering
b) tilkøb af prædefinerede driftsydelser baseret på et ydelseskatalog
c) øvrige driftsopgaver, herunder tilkøb af driftskonsulenter.
3. Applikationshåndtering, herunder:
a) vedligehold af applikation, herunder mindre applikationsændringer samt andre dag til dag konsulentbehov i relation til applikationen og dennes anvendelse
b) udvikling i relation til applikation.
4. Mulighed for at iværksætte en række beredskabsforpligtigelser for leverandøren i forbindelse med forhøjet beredskab, krise og krig med henblik på at sikre de brugende myndigheders fortsatte adgang til applikationen.
Deadline
Fristen for modtagelse af bud var på 2014-09-30.
Indkøbet blev offentliggjort på 2014-08-27.
Leverandører
Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:
Bekendtgørelse med henblik på frivillig forudgående gennemsigtighed (2022-12-12) Ordregivende myndighed Navn og adresser
Navn: Forsvarsministeriet Materiel- og Indkøbsstyrelsen
Nationalt registreringsnummer: 16287180
Postadresse: Lautrupbjerg 1
Postby: Ballerup
Postnummer: 2750
Land: Danmark 🇩🇰
Kontaktperson: Anders Thede Bossen
Telefon: +45 40277349📞
E-mail: fmi-ki-d87k@mil.dk📧
Region: Hovedstaden🏙️
URL: http://www.fmi.dk🌏
Objekt Omfanget af udbuddet
Titel:
“Aftaletillæg om forlængelse af kontrakt om drift og applikationshåndtering af KESDH (Forsvarets Koncernfælles Elektroniske Sags- og Dokumenthåndteringssystem)”
Produkter/tjenester: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support📦
Kort beskrivelse:
“Aftaletillæg om forlængelse af kontrakt om drift og applikationshåndtering (vedligeholdelse og videreudvikling mv.) af KESDH (Forsvarets Koncernfælles...”
Kort beskrivelse
Aftaletillæg om forlængelse af kontrakt om drift og applikationshåndtering (vedligeholdelse og videreudvikling mv.) af KESDH (Forsvarets Koncernfælles Elektroniske Sags- og Dokumenthåndteringssystem)
Vis mere
Samlet værdi af indkøbsaftalen (ekskl. moms): DKK 18 000 000 💰
FMI har behov for at indgå aftale om at forlænge varigheden af den eksisterende kontrakt med KMD A/S (herefter ”KMD”) vedrørende drift og applikationshåndtering (vedligeholdelse, videreudvikling mv.) af Forsvarets Koncernfælles Elektroniske Sags- og Dokumenthåndteringssystem (herefter KESDH) med 10 måneder med option på forlængelse i yderligere to måneder.
Som følge heraf påtænkes indgået aftaletillæg om forlængelse af kontraktkompleks vedrørende drift og applikationshåndtering (vedligeholdelse og videreudvikling mv.) i relation til Forsvarets ESDH-system benævnt KESDH.
Vis mere Oplysninger om valgmuligheder
Indstillinger ✅
Beskrivelse af mulighederne: FMI har mulighed for at forlænge tillægsaftalen med yderligere to måneder.
Procedure Tildeling af en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en indkaldelse af bud i Den Europæiske Unions Tidende i følgende tilfælde
Indkøbet falder uden for direktivets anvendelsesområde
Type af procedure
Tildeling af en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en indkaldelse af bud i Den Europæiske Unions Tidende (begrundelse):
“FMI’s eksisterende kontrakt om drift og applikationshåndtering af KESDH er indgået efter gennemført udbud i medfør af Forsvars- og Sikkerhedsdirektivet, jf....”
Tildeling af en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en indkaldelse af bud i Den Europæiske Unions Tidende (begrundelse)
FMI’s eksisterende kontrakt om drift og applikationshåndtering af KESDH er indgået efter gennemført udbud i medfør af Forsvars- og Sikkerhedsdirektivet, jf. udbudsbekendtgørelse 2014/S 165-295520 af 29. august 2014. Kontrakten blev tildelt KMD A/S, jf. bekendtgørelse om indgået kontrakt 2015/S 245-445962. Denne bekendtgørelse med henblik på frivillig forudgående gennemsigtighed indrykkes, idet FMI har besluttet at forlænge den indgåede aftale i en periode på 10 måneder med option på forlængelse i yderligere to måneder, det vil sige fra den 1. januar 2023 til 31. oktober 2023 og med option på forlængelse frem til 31. december 2023.
Forlængelsen af KESDH-kontrakten er nødvendig for opretholdelse af et operativt fungerende forsvar. KESDH er Forsvarets ESDH-system, der anvendes af Forsvarsministeriets Departement og alle underliggende styrelser og enheder. Der er tale om en helt afgørende it-system i Forsvaret, der er kritisk for Forsvarets virke. En manglende opretholdelse af KESDH vil have alvorlige konsekvenser for Forsvaret som helhed; både økonomisk og driftsmæssigt, men også operationelt og sikkerhedsmæssigt for Forsvaret og Forsvarets IT infrastruktur.
FMI har igangsat en proces om genanskaffelse af ydelserne omfattet af KESDH-kontrakten. Gennemførelse af proces for genanskaffelse af ydelserne samt nødvendig transition kan som følge af udefrakommende uforudsete omstændigheder ikke være afsluttet inden udløb af den eksisterende KESDH-kontrakt. Processen er bl.a. påvirket af den helt ekstraordinære sikkerhedssituation samt ligeledes omstændigheder relateret til levering af den nødvendige infrastruktur i form af hardware mv.
FMI vurderer, at der med forlængelsen ikke er tale om en udvidelse af kontraktens anvendelsesområde.
Henset til den helt ekstraordinære situation grundet den foreliggende ændrede sikkerhedssituation for Danmark, omstændighederne i relation til levering af den nødvendige infrastruktur samt det yderligere forhold, at forlængelsen sker under nøje iagttagelse af proportionalitetsprincippet, er det FMI’s samlede vurdering, at forlængelsen af kontrakten udgør en nødvendig forlængelse under tvingende omstændigheder. Som følge heraf er det FMI's vurdering, at aftaletillægget ikke udgør en ændring af grundlæggende elementer i kontrakten, og at forlængelsen derfor kan foretages inden for de udbudsretlige rammer for ændringer af kontrakter.
Vis mere Administrative oplysninger
Tidligere offentliggørelse vedrørende denne procedure: 2014/S 165-295520
Tildeling af kontrakt
1️⃣
Kontraktnummer: 1
Titel:
“Aftaletillæg om forlængelse af kontraktkompleks vedrørende drift og applikationshåndtering (vedligeholdelse og videreudvikling mv.) i relation til...”
Titel
Aftaletillæg om forlængelse af kontraktkompleks vedrørende drift og applikationshåndtering (vedligeholdelse og videreudvikling mv.) i relation til Forsvarets ESDH-system benævnt KESDH
Vis mere
Dato for indgåelse af kontrakten: 2022-12-07 📅
Navn og adresse på kontrahenten
Navn: Kmd a/s
Nationalt registreringsnummer: 26911745
Postadresse: Lautrupparken 40-42
Postby: Ballerup
Postnummer: 2750
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 44601000📞
Region: Hovedstaden🏙️
URL: http://www.kmd.dk🌏
Entreprenøren er en SMV
Oplysninger om kontraktens/parcellens værdi (ekskl. moms)
Anslået samlet værdi af kontrakten/partiet: DKK 18 000 000 💰
Kontraktens/parcellens samlede værdi: DKK 18 000 000 💰
Supplerende oplysninger Yderligere oplysninger
“Datoen angivet i bekendtgørelsens pkt. V.2.1) er datoen for beslutningen om at tildele aftaletillægget direkte og ikke datoen for aftaletillæggets...”
Datoen angivet i bekendtgørelsens pkt. V.2.1) er datoen for beslutningen om at tildele aftaletillægget direkte og ikke datoen for aftaletillæggets indgåelse. Aftaletillægget vil ikke blive indgået/underskrevet, før udløbet af en periode på 10 dage fra offentliggørelse af denne bekendtgørelse, jf. yderligere pkt. VI.4.3).
Værdien angivet i pkt. II.1.7) og V.2.4) er den estimerede værdi af aftaletillægget, og er således ikke udtryk for aftaletillæggets endelige værdi, ligesom FMI ikke herved har forpligtet sig til at foretage anskaffelser svarende til denne værdi.
Vis mere Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Nævnenes Hus, Toldboden 2
Postby: Viborg
Postnummer: 8800
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 72405600📞
E-mail: klfu@naevneneshus.dk📧
URL: https://klfu.naevneneshus.dk/🌏 Gennemgangsprocedure
Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer:
“FMI følger proceduren i klagenævnslovens § 4 (lovbekendtgørelse nr. 593 af 2. juni 2016 om Klagenævnet for Udbud, tilgængelig på www.retsinformation.dk)....”
Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer
FMI følger proceduren i klagenævnslovens § 4 (lovbekendtgørelse nr. 593 af 2. juni 2016 om Klagenævnet for Udbud, tilgængelig på www.retsinformation.dk). Aftaletillægget vil ikke blive indgået før udløbet af 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor denne bekendtgørelse er offentliggjort, jf. klagenævnslovens § 4, stk. 1, nr. 2.
I henhold til klagenævnslovens § 7, stk. 3, skal en klage over, at ordregiveren i strid med udbudsreglerne har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, i tilfælde hvor en ordregiver har fulgt proceduren i § 4, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende.
Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i den periode på 10 kalenderdage, som er fastsat i § 4, stk. 1, nr. 2. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i den nævnte periode, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning, jf. § 12, stk. 1.
Kontaktoplysning til Klagenævnet for Udbud er angivet i pkt. VI.3.1).
Klagenævnet for Udbuds egen vejledning om klager er tilgængelig på hjemmesiden angivet i pkt. VI.3.1).
Vis mere Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 41715000📞
E-mail: kfst@kfst.dk📧
URL: http://www.kfst.dk🌏
Kilde: OJS 2022/S 243-701866 (2022-12-12)