Drift og Applikationshåndtering af KESDH (Forsvarets Koncernfælles Elektroniske Sags- og Dokumenthåndteringssystem)

Forsvarsministeriet v/Forsvarets Koncernfælles Informatiktjeneste

Forsvaret er ved at gennemføre en opgradering af Forsvarets eksisterende Koncernfælles Elektroniske Sags-og Dokumenthåndteringssystem (herefter benævnt KESDH).
Løsningen er baseret på ScanJour applikationen Captia og benyttes af alle myndigheder, der er underlagt Forsvarsministeriet. KESDH benyttes i dag af ca. 10 000 brugere.
Løsningen er baseret på ScanJour applikationen Captia, og opgraderingen består i hovedtræk af:
en versionsopgradering af Captia til nyeste version samt en overførelse af en række eksisterende forsvar specifikke specialtilpasninger i Captia samt opbygning af en ny og tidssvarende infrastruktur.
Opgraderingen af løsningen foretages af den nuværende driftsleverandør.
Parallelt med at opgraderingen foretages, ønsker Forsvaret, ved nærværende udbud, at udbyde den fremtidige drift, vedligeholdelse og videreudvikling af den opgraderede løsning.
Den opgraderede KESDH-løsning vil således først blive udrullet til koncernens brugende myndigheder og hermed ibrugtaget, når den fremtidige Leverandør af drift og applikationshåndtering er valgt ved nærværende udbud.
Den nye drift og applikation håndterings kontrakt skal sikre, at:
a) koncernens krav til serviceniveauer indenfor hhv. drift og Applikationshåndtering, er tilgodeset, og at prissætningen heraf er konkurrencedygtig
b) koncernen løbende kan foretage opgraderinger af såvel software som hardware uden at dette kræver et fornyet udbud
c) koncernen efterfølgende kan indkøbe og ibrugtage ny funktionalitet i relation til Captia
d) koncernen kan få den nødvendige faglige rådgivning og sparring om såvel anvendelse af den opgraderede Captia-løsning som om fremtidige videreudviklingsmuligheder samt adgang til at få disse ydelser udført.
Kontrakten vil dække følgende hovedpunkter:
1. Etablering, migrering og udrulning, herunder:
a) etablering af en sikret og godkendt lokalitet hos den kommende leverandør, fysisk flytning af nødvendige infrastruktur fra den nuværende leverandør og opstilling ved den kommende leverandør
b) etablering og konfigurering af de nødvendige koncern- og standarddatabaser i overensstemmelse med forsvarets til den tid gældende organisation
c) datamigrering og udrulning af løsningen til de brugende myndigheder.
2. Drift, herunder:
a) drift og vedligeholdelse af driftsinfrastrukturen, herunder skalering
b) tilkøb af prædefinerede driftsydelser baseret på et ydelseskatalog
c) øvrige driftsopgaver, herunder tilkøb af driftskonsulenter.
3. Applikationshåndtering, herunder:
a) vedligehold af applikation, herunder mindre applikationsændringer samt andre dag til dag konsulentbehov i relation til applikationen og dennes anvendelse
b) udvikling i relation til applikation.
4. Mulighed for at iværksætte en række beredskabsforpligtigelser for leverandøren i forbindelse med forhøjet beredskab, krise og krig med henblik på at sikre de brugende myndigheders fortsatte adgang til applikationen.

Deadline
Fristen for modtagelse af bud var på 2014-09-30. Indkøbet blev offentliggjort på 2014-08-27.

Leverandører
Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:
Hvem?

Hvad?

Hvor?

Indkøbshistorik
Dato Dokument
2014-08-27 Udbudsbekendtgørelse
2015-12-15 Bekendtgørelse om indgåede kontrakter
2022-12-12 Bekendtgørelse med henblik på frivillig forudgående gennemsigtighed
Bekendtgørelse med henblik på frivillig forudgående gennemsigtighed (2022-12-12)
Ordregivende myndighed
Navn og adresser
Navn: Forsvarsministeriet Materiel- og Indkøbsstyrelsen
Nationalt registreringsnummer: 16287180
Postadresse: Lautrupbjerg 1
Postby: Ballerup
Postnummer: 2750
Land: Danmark 🇩🇰
Kontaktperson: Anders Thede Bossen
Telefon: +45 40277349 📞
E-mail: fmi-ki-d87k@mil.dk 📧
Region: Hovedstaden 🏙️
URL: http://www.fmi.dk 🌏

Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel:
“Aftaletillæg om forlængelse af kontrakt om drift og applikationshåndtering af KESDH (Forsvarets Koncernfælles Elektroniske Sags- og Dokumenthåndteringssystem)”
Produkter/tjenester: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support 📦
Kort beskrivelse:
“Aftaletillæg om forlængelse af kontrakt om drift og applikationshåndtering (vedligeholdelse og videreudvikling mv.) af KESDH (Forsvarets Koncernfælles...”    Vis mere
Samlet værdi af indkøbsaftalen (ekskl. moms): DKK 18 000 000 💰

1️⃣
Yderligere produkter/tjenester: Konsulentvirksomhed i forbindelse med forretningsanalyser 📦
Yderligere produkter/tjenester: Tjenesteydelser i forbindelse med informationsteknologi 📦
Yderligere produkter/tjenester: Konsulentvirksomhed i forbindelse med integration af programmel 📦
Yderligere produkter/tjenester: Vedligeholdelse af programmel til informationsteknologi 📦
Yderligere produkter/tjenester: Drift af datanetværk 📦
Sted for udførelsen: Hovedstaden 🏙️
Hovedsted eller sted for udførelsen: Ballerup
Beskrivelse af udbuddet:
“FMI har behov for at indgå aftale om at forlænge varigheden af den eksisterende kontrakt med KMD A/S (herefter ”KMD”) vedrørende drift og...”    Vis mere
Oplysninger om valgmuligheder
Indstillinger
Beskrivelse af mulighederne: FMI har mulighed for at forlænge tillægsaftalen med yderligere to måneder.

Procedure
Tildeling af en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en indkaldelse af bud i Den Europæiske Unions Tidende i følgende tilfælde
Indkøbet falder uden for direktivets anvendelsesområde
Type af procedure
Tildeling af en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en indkaldelse af bud i Den Europæiske Unions Tidende (begrundelse):
“FMI’s eksisterende kontrakt om drift og applikationshåndtering af KESDH er indgået efter gennemført udbud i medfør af Forsvars- og Sikkerhedsdirektivet, jf....”    Vis mere
Administrative oplysninger
Tidligere offentliggørelse vedrørende denne procedure: 2014/S 165-295520

Tildeling af kontrakt

1️⃣
Kontraktnummer: 1
Titel:
“Aftaletillæg om forlængelse af kontraktkompleks vedrørende drift og applikationshåndtering (vedligeholdelse og videreudvikling mv.) i relation til...”    Vis mere
Dato for indgåelse af kontrakten: 2022-12-07 📅
Navn og adresse på kontrahenten
Navn: Kmd a/s
Nationalt registreringsnummer: 26911745
Postadresse: Lautrupparken 40-42
Postby: Ballerup
Postnummer: 2750
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 44601000 📞
Region: Hovedstaden 🏙️
URL: http://www.kmd.dk 🌏
Entreprenøren er en SMV
Oplysninger om kontraktens/parcellens værdi (ekskl. moms)
Anslået samlet værdi af kontrakten/partiet: DKK 18 000 000 💰
Kontraktens/parcellens samlede værdi: DKK 18 000 000 💰

Supplerende oplysninger
Yderligere oplysninger

“Datoen angivet i bekendtgørelsens pkt. V.2.1) er datoen for beslutningen om at tildele aftaletillægget direkte og ikke datoen for aftaletillæggets...”    Vis mere
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Nævnenes Hus, Toldboden 2
Postby: Viborg
Postnummer: 8800
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 72405600 📞
E-mail: klfu@naevneneshus.dk 📧
URL: https://klfu.naevneneshus.dk/ 🌏
Gennemgangsprocedure
Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer:
“FMI følger proceduren i klagenævnslovens § 4 (lovbekendtgørelse nr. 593 af 2. juni 2016 om Klagenævnet for Udbud, tilgængelig på www.retsinformation.dk)....”    Vis mere
Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 41715000 📞
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
URL: http://www.kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2022/S 243-701866 (2022-12-12)