Aflevering af Forsvarets ESDH-løsning til Statens Arkiver

Forsvarets Koncernfælles Informatiktjeneste

Aktuelt står 16 af Forsvarets myndigheder overfor en periodisk aflevering af nuværende ESDH-system til Statens Arkiver. Der vil i kontraktens løbetid, kunne forekomme tilkøb af flere afleveringer, som på nuværende tidspunkt ikke er kendt.
Leverandørstyring samt opgaven vedrørende oprydning og klargøring af Forsvarets databaser forud for afleveringen til Statens Arkiver, koordineres fra et i Forsvaret centralt projekt.
Den af kontrakten omfattede opgave vedrører etablering af arkivversion, herunder at modtage data og filer, rendere disse data og filer, fejlrette og aflevere endelig arkivversion, jf. bekendtgørelse nr. 1007 om arkiveringsversioner af 20.8.2010, til Statens Arkiver.
På grund af den af 10.4.2014 udmeldte reorganisering af Forsvaret, vil der blive afveget fra den afleveringsplan, som er offentliggjort på Statens Arkivers hjemmeside (www.sa.dk).
Aflevering til Statens Arkiver af de forventelige 5 myndigheder, der ikke bliver ramt af Forsvarets reorganisering, forventes påbegyndt med første afleveringsopstart i 4. kvartal 2014. Afleveringerne vil skulle køre som parallelle forløb, hvorfor det forventes at rendering og fejlrettelser inden endelig aflevering, vil skulle forløbe samtidig for flere af Forsvarets myndigheder. Omfanget der skal afleveres spænder fra 1 100 til 340 000 sager og fra 24 000 til 1 200 000 dokumenter.
Fastsættelse af de specifikke datoer for afleveringerne afhænger af den konkrete udmøntning af Forsvarets reorganisering.
Det skal være muligt for Forsvaret at indkøbe hardware til rendering under kontrakten. Håndtering af Forsvarets data (klassificeret fortroligt) skal ske i henhold til Forsvarets bestemmelser herom.
Forsvarets ESDH-løsning er baseret på Captia v. 3.0. Det forventes at Forsvaret gennemfører en teknisk opgradering fra den nuværende Captia v. 3.0 til v. 4.6, hvorfor afleveringer skal kunne gennemføres fra begge versioner.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2014-06-30. Indkøbet blev offentliggjort på 2014-05-28.

Hvem? Hvad? Hvor?
Indkøbshistorik
Dato Dokument
2014-05-28 Udbudsbekendtgørelse
Udbudsbekendtgørelse (2014-05-28)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: Datatjenester
Mængde eller omfang: 15 000 00020 000 000
Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: Datatjenester 📦

Procedure
Procedureform: Begrænset udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Ministerium eller anden myndighed på nationalt plan eller forbundsplan
Navn på ordregivende myndighed: Forsvarets Koncernfælles Informatiktjeneste
Postadresse: Helseholmen 1
Postnummer: 2650
Postby: Hvidovre
Kontakt
Internetadresse: http://www.Forsvaret.dk/Fkit 🌏
E-mail: fkit-res626@mil.dk 📧
Telefon: +45 45677000 📞

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2014-05-28 📅
Tilbudsfrist: 2014-06-30 📅
Offentliggørelsesdato: 2014-05-31 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2014/S 104-183324
EUT-S-nummer: 104
Yderligere oplysninger
Afgivelse af anmodning om deltagelse kan kun ske elektronisk via den særlige hjemmeside, ETHICS. Her kan ansøgere ved brug af menupunktet »Tilmelding« få tilsendt mail med brugernavn og bekræftelse af adgangen til hjemmesiden. For yderligere information henvises til de vejledninger, som findes under de enkelte menupunkter på hjemmesiden. For at være i stand til at udfylde og gemme PDF-dokumenter skal der på ansøgeres computer være installeret Adobe Reader version 9.0 eller nyere. Ordregiver skal have modtaget anmodninger om deltagelse inden udløb af tidsfristen, som er angivet på ETHICS i menufeltet på hjemmesidens venstre side, jf. også punkt IV.3.4). Anmodninger om deltagelse eller dele heraf som ordregiver ikke har modtaget via den særlige hjemmeside inden den angivne frist, vil blive afvist. Den officielle tid for dette udbud er angivet i boksen »Server tid« i menufeltet på hjemmesidens venstre side. Ad III.2.2) Økonomisk og finansiel formåen samt Teknisk kapacitet, jf. punkt III.2.3): En ansøger kan basere sig på andre juridiske personers økonomiske og/eller finansielle formåen og/eller tekniske kapacitet. Såfremt relevant skal ansøger i sin anmodning godtgøre, at ansøger råder over de nødvendige ressourcer, f.eks. ved at fremlægge dokumentation fra disse juridiske personers forpligtelser i så henseende. På udbudssiden http://www.ethics.dk/asp5/qualify/fkit_0118_20140523.nsf findes skabelonen støtteerklæring, som kan anvendes til afgivelse af oplysninger.
Vis mere

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:
Aktuelt står 16 af Forsvarets myndigheder overfor en periodisk aflevering af nuværende ESDH-system til Statens Arkiver. Der vil i kontraktens løbetid, kunne forekomme tilkøb af flere afleveringer, som på nuværende tidspunkt ikke er kendt.
Leverandørstyring samt opgaven vedrørende oprydning og klargøring af Forsvarets databaser forud for afleveringen til Statens Arkiver, koordineres fra et i Forsvaret centralt projekt.
Den af kontrakten omfattede opgave vedrører etablering af arkivversion, herunder at modtage data og filer, rendere disse data og filer, fejlrette og aflevere endelig arkivversion, jf. bekendtgørelse nr. 1007 om arkiveringsversioner af 20.8.2010, til Statens Arkiver.
Vis mere
På grund af den af 10.4.2014 udmeldte reorganisering af Forsvaret, vil der blive afveget fra den afleveringsplan, som er offentliggjort på Statens Arkivers hjemmeside (www.sa.dk).
Aflevering til Statens Arkiver af de forventelige 5 myndigheder, der ikke bliver ramt af Forsvarets reorganisering, forventes påbegyndt med første afleveringsopstart i 4. kvartal 2014. Afleveringerne vil skulle køre som parallelle forløb, hvorfor det forventes at rendering og fejlrettelser inden endelig aflevering, vil skulle forløbe samtidig for flere af Forsvarets myndigheder. Omfanget der skal afleveres spænder fra 1 100 til 340 000 sager og fra 24 000 til 1 200 000 dokumenter.
Vis mere
Fastsættelse af de specifikke datoer for afleveringerne afhænger af den konkrete udmøntning af Forsvarets reorganisering.
Det skal være muligt for Forsvaret at indkøbe hardware til rendering under kontrakten. Håndtering af Forsvarets data (klassificeret fortroligt) skal ske i henhold til Forsvarets bestemmelser herom.
Forsvarets ESDH-løsning er baseret på Captia v. 3.0. Det forventes at Forsvaret gennemfører en teknisk opgradering fra den nuværende Captia v. 3.0 til v. 4.6, hvorfor afleveringer skal kunne gennemføres fra begge versioner.
Anslået værdi uden moms: 15 000 000 💰
20 000 000 💰
Beskrivelse af mulighederne:
Det skal være muligt for Forsvaret at indkøbe hardware til rendering under kontrakten.
Antal mulige forlængelser: 1
Tidsramme for efterfølgende kontrakter: 12 måneder
Varighed: 36 måneder

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Egnethed til at udøve det erhverv:
Erklæring på tro og love om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige og om opfyldelse af udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og stk. 2, litra a-c.
Det er et krav, at ansøger anvender den af ordregiver udarbejdede skabelon til brug for afgivelse af oplysninger om gæld til det offentlige, og art. 45 stk. 1-2, som findes på: http://www.ethics.dk/asp5/qualify/fkit_0118_20140523.nsf
Økonomisk og finansiel stilling:
En erklæring om:
1) Gennemsnitlig soliditetsgrad, over de 3 seneste disponible regnskabsår, beregnet efter formlen:
Gennemsnitlig soliditetsgrad* = (Soliditetsgrad seneste disponible regnskabsår + soliditetsgrad næst seneste disponible regnskabsår + soliditetsgrad tredje seneste disponible regnskabsår)/3.
*Soliditetsgrad pr. år, beregnes efter formlen:
Soliditetsgrad = (Egenkapital**)/(samlede aktiver) x 100.
**Egenkapital skal være som angivet i seneste revisorpåtegnede regnskab for det pågældende regnskabsår.
Ved sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium) beregnes den gennemsnitlige soliditetsgrad som virksomhedernes samlede egenkapitals værdi divideret med virksomhedernes samlede aktiver multipliceret med 100/3.
2) Gennemsnitlig likviditetsgrad, over de 3 seneste disponible regnskabsår, beregnet efter formlen:
Gennemsnitlig likviditetsgrad* = (Likviditetsgrad seneste disponible regnskabsår + likviditetsgrad næst seneste disponible regnskabsår + likviditetsgrad tredje seneste disponible regnskabsår)/3.
*Likviditetsgrad pr. år, beregnes efter formlen:
Likviditetsgrad = (Kortfristede omsætningsaktiver)/(kortfristet gæld) x 100.
Ved sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium) beregnes likviditetsgraden som virksomhedernes samlede kortfristede omsætningsaktiver divideret med virksomhedernes samlede kortfristede gæld multipliceret med 100/3.
3) Samlet gennemsnitlig omsætning, over de 3 seneste disponible regnskabsår, efter formlen:
Samlet gennemsnitlig omsætning = (Samlet omsætning seneste disponible regnskabsår + samlet omsætning næst seneste disponible regnskabsår + samlet omsætning tredje seneste disponible regnskabsår)/3.
Ved sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium) beregnes samlet gennemsnitlig omsætning pr. år som virksomhedernes samlede samlet gennemsnitlige omsætning pr. år lagt sammen (adderet) for de 3 år/3.
Det er et krav, at ansøgere anvender skabelonerne på internetadressen, jf. punkt I.1) Navn, adresser og kontaktpunkt(er).
Teknisk og faglig kompetence:
Referencer på opgaver i forbindelse med aflevering af ESDH-systemer til Statens arkiver med mere end 300 000 stk. dokumenter.
Referencer skal indeholde følgende oplysninger:
a. Angivelse af kunden
b. Periode for udførsel af referencen med angivelse af varighed (start og evt. sluttidspunkt)
c. Beskrivelse af den udførte opgave
d. Beskrivelse af ansøgerens rolle
e. Angivelse af hvilken ESDH-løsning der er afleveret fra (eksempelvis Captia v. 3.0)
f. Antal sager og antal dokumenter afleveret
g. Antal relevante konsulenter som ansøger råder over indenfor områderne 1) ESDH, 2) Captia, 3) Aflevering til Statens Arkiver — organisatorisk rolle samt 4) Aflevering til Statens Arkiver — teknisk rolle
h. Antal ESDH-afleveringer til Statens Arkiver som er gennemført af ansøger fra stat og kommune indenfor de seneste 5 år
i. Antal ESDH-afleveringer til Statens Arkiver som er gennemført af ansøger fra koncerner, som har flere underliggende myndigheder og derfor flere afleveringsiterationer, flere fysiske placeringer samt forskellig anvendelsespraksis (her kan som eksempel nævnes ministerier med underliggende myndigheder).
Vis mere
Referencer må ikke være afsluttet senere end 5 år før ansøgningstidspunktet.
Ansøger kan specificere op til 10 relevante afleveringsprojekter gennemført indenfor de seneste 5 år.
Det er et krav, at Ansøgere anvender skabelonerne på internetadressen, jf. punkt I.1) Navn, adresser og kontaktpunkt(er).
Mindstekrav til niveauet:
a. Ansøger skal råde over mindst én konsulent med erfaring indenfor hhv. 1) ESDH, 2) Aflevering til Statens Arkiver — organisatorisk rolle samt 3) Aflevering til Statens Arkiver — teknisk rolle
b. Mindst én af referencerne skal være til en statslig myndighed.
Kontraktens udførelse
De vigtigste finansieringsbetingelser og betalingsordninger og/eller henvisning til de relevante bestemmelser, der regulerer dem: Vil fremgå af udbudsmaterialet.
Den juridiske form, som den sammenslutning af økonomiske aktører, der skal have kontrakten, skal have:
Der kræves ingen særlig retlig form. Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af økonomiske aktører, skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget.
Andre særlige vilkår:
Leverandørernes tilbudte konsulenter skal kunne sikkerhedsgodkendes af Forsvarets Efterretningstjeneste, og sikkerhedsgodkendelsen skal kunne opretholdes i kontraktens løbetid.
Krav til sikkerhedsgodkendelser vil fremgå af udbudsmaterialet.

Procedure
Mindste antal ansøgere: 5
Objektive kriterier for udvælgelse:
Begrænsning af ansøgere, vil ske efter en vurdering af hvilke ansøgere, der har fremsendt de mest relevante referencer, jf. punkt III.2.3), som kontrakten omfatter, jf. punkt II.1.5).
Nedenstående objektive kriterier anvendes i prioriteret rækkefølge for valg af det begrænsede antal kandidater:
1) Det tillægges positiv vægt, hvis de vedlagte referencer, enten er igangværende eller afsluttet indenfor de seneste 12 måneder. Herudover vægtes:
a. Antallet af afleveringsprojekter indenfor stat og kommune som ansøger har gennemført indenfor de seneste 5 år.
b. Antallet af afleveringsprojekter med mere end 300 000 antal dokumenter som ansøger har gennemført indenfor de seneste 5 år.
c. Antallet af konsulenter som ansøger råder over indenfor områderne ESDH, Captia, aflevering til Statens Arkiver — organisatorisk rolle samt aflevering til Statens Arkiver — teknisk rolle, som har 3 års erfaring eller derover.
d. Erfaring med aflevering til Statens Arkiver indenfor ESDH-systemet Captia.
e. Erfaring med løsninger i miljøer med særlige krav til sikkerhed.
2) Ansøgers afgivne økonomiske oplysninger, jf. punkt III.2.2), vurderes samlet. Det tillægges positiv vægt jo højere en gennemsnitlig soliditetsgrad, gennemsnitlig likviditetsgrad samt samlet gennemsnitlig omsætning ansøger har.
Sprog
Sprog: dansk 🗣️

Ordregivende myndighed
Identitet
Nationalt registreringsnummer: Dk
Kontakt
Enhed: Cecilie Voss
Køberprofilens adresse: http://www.ethics.dk/asp5/qualify/fkit_0118_20140523.nsf 🌏
URL til deltagelse: http://www.ethics.dk/asp5/qualify/fkit_0118_20140523.nsf 🌏
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
URL til dokumenter: http://www.ethics.dk/asp5/qualify/fkit_0118_20140523.nsf 🌏

Reference
Yderligere oplysninger
Afgivelse af anmodning om deltagelse kan kun ske elektronisk via den særlige hjemmeside, ETHICS. Her kan ansøgere ved brug af menupunktet »Tilmelding« få tilsendt mail med brugernavn og bekræftelse af adgangen til hjemmesiden.
For yderligere information henvises til de vejledninger, som findes under de enkelte menupunkter på hjemmesiden. For at være i stand til at udfylde og gemme PDF-dokumenter skal der på ansøgeres computer være installeret Adobe Reader version 9.0 eller nyere.
Vis mere
Ordregiver skal have modtaget anmodninger om deltagelse inden udløb af tidsfristen, som er angivet på ETHICS i menufeltet på hjemmesidens venstre side, jf. også punkt IV.3.4). Anmodninger om deltagelse eller dele heraf som ordregiver ikke har modtaget via den særlige hjemmeside inden den angivne frist, vil blive afvist. Den officielle tid for dette udbud er angivet i boksen »Server tid« i menufeltet på hjemmesidens venstre side.
Vis mere
Ad III.2.2) Økonomisk og finansiel formåen samt Teknisk kapacitet, jf. punkt III.2.3): En ansøger kan basere sig på andre juridiske personers økonomiske og/eller finansielle formåen og/eller tekniske kapacitet. Såfremt relevant skal ansøger i sin anmodning godtgøre, at ansøger råder over de nødvendige ressourcer, f.eks. ved at fremlægge dokumentation fra disse juridiske personers forpligtelser i så henseende. På udbudssiden http://www.ethics.dk/asp5/qualify/fkit_0118_20140523.nsf findes skabelonen støtteerklæring, som kan anvendes til afgivelse af oplysninger.
Vis mere

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Dahlerups Pakhus, Langelinie Allé 17
Postby: 2100
Postnummer: København Ø
Land: Danmark 🇩🇰
E-mail: klfu@erst.dk 📧
Telefon: +45 35291000 📞
Internetadresse: www.klfu.dk 🌏
Fax: +45 33307600 📠
Oplysninger om frister for klageprocedurer:
Håndhævelseslovens § 7 fastsætter følgende klagefrister for EU udbud, som Ordregiver henholder sig til:
(1) Klage over ikke at være blevet prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, jf. håndhævelseslovens § 2, stk. 1, nr. 1, såfremt underretningen er ledsaget med en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, jf. lovens § 7, stk. 1.
Vis mere
Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Postadresse: Carl Jacobsens vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
Internetadresse: www.kfst.dk 🌏
Fax: +45 41715100 📠
Kilde: OJS 2014/S 104-183324 (2014-05-28)
Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕
Relaterede søgninger 🔍
Region:
Danmark Danmark Hovedstaden Københavns omegn
Produkter/tjenester:
It-tjenester: rådgivning,... Datatjenester