Udbud af kontrakt om anskaffelse, implementering, uddannelse, vedligeholdelse og support af et nyt fælles ERP-system
SamAqua ønsker på vegne af 2 af sine ejere (VandCenter Syd og Vand og Affald) at etablere ét nyt fælles ERP system (herefter betegnet "systemet") til begge selskaber.
Organisation
Vand og Affald blev etableret primo 2007 og er ved udgangen af 2010 fusioneret med Svendborg Renovation. Det fusionerede selskab har 75 medarbejdere. Vand og Affald har i dag en løsning fra Brugerdata. For yderligere information se evt.
www.vandogaffald.dk
VandCenter Syd blev etableret som selvstændigt selskab i 1994. Selskabet beskæftiger omkring 190 medarbejdere. VandCenter Syd har i dag en ældre Microsoft Dynamics NAV løsning.
For yderligere information se evt.
www.vandcenter.dk
SamAqua er et shared service selskab, der levere serviceydelser til forsyningsvirksomheder. Selskabet har 10 medarbejdere. SamAqua er ejet af VandCenter Syd, Vand og Affald, Middelfart Spildevand, Fredericia spildevand, Ærø vand, Nyborg forsyning, Assens forsyning og Kerteminde Forsyning. For yderligere information se evt.
www.samaqua.dk
Om SamAqua A/S
SamAqua leverer serviceydelser til forsyningsvirksomheder, som på samme tid både er vores ejere og kunder. Vores afsæt har været IT-ydelser. Herfra er vores opgaver pt. vokset til også at omfatte kommunikation, indkøb og lønadministration.
Omfang af opgaven
Systemet forventes implementeret hos SamAqua A/S, som driftsenhed, og skal kunne håndtere flere selskaber, heriblandt koncernforbundne selskaber (herefter betegnet "ejere") i fremtiden.
SamAqua ønsker derfor et system, som kan understøtte den samlede forretningsplatform og de IT-baserede forretningsprocesser, der håndterer alle funktionelle områder hos vores ejere. Systemet skal derfor hjælpe med til at sikre en central og effektiv styring af alle ressourcer, samt til at holde styr på alle relevante økonomiske forretningstransaktioner.
Det nye system bliver en væsentlig strategisk platform for SamAqua i relation til de enhver tid værende ejere af SamAqua. Ambitionen for det nye system er, at det skal være en brancheløsning inden for rent vand, spildevand og affald, og vil kunne tilføre SamAqua en væsentlig salgsparameter over for nye ejere. Ikke alle forsyningsvirksomheder vil kunne løfte den opgave det er, at udvikle et brancherettet system, hvorfor disse vil se det som en stor fordel at kunne koble sig på et nyt system. SamAqua A/S ønsker dog udelukkende at servicere dets ejere, og ønsker ikke at tilbyde sine serviceydelser generelt i branchen.
Baggrunden for udbuddet af systemet er især, at det har kunnet konstateres, at det kan være svært leve op til de udefrakommende krav om rapportering, og de øgede krav om at kunne tilpasse sig hurtigt nok i det nuværende systemlandskab. Det kan ligeledes blive svært at opnå den ønskede synergi effekt i forbindelse med SamAqua ideen, i det nuværende systemlandskab.
Konklusionen er derfor, at der vil være store gevinster for VandCenter Syd og Vand og Affald ved anskaffelse af nyt fælles system, og det er især på fire centrale områder hvor begge virksomheder vil blive løftet, i fuld overensstemmelse med de aktuelle strategi- og virksomhedsplaner:
— Integration til andre IT-systemer
— Procesmæssig integration på tværs af procesmodellen
— Mulighed for fyldestgørende rapportering
— Understøttelse af benchmarking (Forsyningssekretariat, DANVA, IWA).
Den udbudte opgave vil omfatte en faseopdelt anskaffelse, implementering, uddannelse, vedligeholdelse og support af et nyt fælles system.
Systemet vil skulle anvendes af medarbejdere hos VandCenter Syd, Vand og Affald, samt SamAqua A/S, i alt ca. 275 brugere. Systemet skal dog kunne udvides til at omfatte øvrige ejere af SamAqua, estimeret til yderligere ca. 250 brugere, jf. pkt. II.2., vedrørende ordrens omfang.
Den udbudte kontrakt indeholder således elementer af såvel en offentlig kontrakt som en rammeaftale. Da den anslåede værdi af den andel af kontrakten, der udgør en offentlig kontrakt, overstiger den anslåede værdi af den andel af kontrakten, der udgør en rammeaftale, udbydes kontrakten som en offentlig kontrakt.
Udbudsmaterialet vil beskrive de krav og forventninger der er til systemet. Dette materiale vil blive fremsendt til de prækvalificerede tilbudsgivere. Systemet forventes implementeret i faser med driftsstart for første fase 1. kvartal 2014.
Nuværende systemmiljø
Kort beskrivelse af nuværende systemmiljø. SamAqua har p.t. en serverpark som består af ca. 50 servere. 35 af dem er virtuelle servere der kører på VMware ver. 4 platformen. Resten er fysiske blade eller rackserver. SamAqua benytter IBM's SAN storage løsning for VMware miljøet og for nogle standalone servere. Netværket kører grundliggende på Cisco hardware og klienterne kører på ny generation Lenovo stationær/bærbar pc'er med Microsoft Windows 7 64-bit samt Microsoft Office 2010 64-bit og Internet Explorer 9.
Der anvendes Microsoft SQL server 2008, Microsoft SharePoint 2010 og Microsoft Exchange 2010. Internet og Intranet er baseret på SiteCore og ESDH platformen er baseret på Microsoft SharePoint og TeamShare 3.0 fra Lector.
Nuværende ERP system er Navision (VandCenter Syd) og Brugerdata (Vand og Affald). Lønsystemet er fælles og baseret på LESSOR 5. Microsoft Terminal Services anvendes i væsentlig grad i hele organisationen.
Nuværende etablerede systemer
Der er i dag etableret flere tværgående IT-systemer hos VandCenter Syd, og Vand og Affald, som systemet forventes at skulle integrere til:
Intranet:
Der anvendes i dag Sitecore Intranet Portal. Dette anvendes som den primære indgang og kommunikationsplatform med medarbejderen. Der er opbygget funktionalitet til tidsregistrering, personalehåndbog og arbejdsmiljø.
ESDH:
Der anvendes i dag Microsoft SharePoint 2010 med TeamShare 3.0 fra Lector som ESDH system. Alle dokumenter gemmes i TeamShare, og workflow funktionaliteten anvendes til procesunderstøttelse.
Der anvendes desuden følgende fagspecifikke systemer til håndtering af enkelte hovedprocesser:
Drift og Vedligehold:
DAS Drive Enterprise fra Niras
INFOR EAM
GIS, (Esri og microstation)
Løn:
Der anvendes i dag lønsystem fra LESSOR-5 Løn.
HR:
Mindkey
Indkøb:
Comcare Rakat.
Deadline
Fristen for modtagelse af bud var på 2013-06-21.
Indkøbet blev offentliggjort på 2013-05-21.
Hvem?
Hvad?
Hvor?
Indkøbshistorik
| Dato |
Dokument |
| 2013-05-21
|
Udbudsbekendtgørelse
|
| 2013-05-27
|
Supplerende oplysninger
|