Udbud af fælles praktikportal til professionshøjskolerne

Professionshøjskolen UCC – University College Capital, Professionshøjskolen Metropol – Metropolitan University College, Universi

De 7 professionshøjskoler Professionshøjskolen UCC, Professionshøjskolen Metropol, University College Sjælland, University College Lillebælt, University College Syddanmark, University College Nordjylland og VIA University College udbyder en fælles praktikportal ved udbud af en leverancekontrakt, hvor alle ovennævnte institutioner vil være ordregivende myndigheder og kontraktparter i forhold til den valgte leverandør.
De 7 professionshøjskoler har hver mange forskellige uddannelser af forskellige størrelser, hvoraf ca. 10 uddannelsesområder dækker ca. 80 % af studiepladserne. Den fælles praktikportal skal dog kunne håndtere alle uddannelser på institutionerne, som har praktik.
Professionshøjskolerne har til opgave at udbyde og udvikle videregående uddannelser og efter- og videreuddannelse. Danske Professionshøjskoler er den politiske interesseorganisation for professionshøjskolerne i Danmark.
Danske Professionshøjskoler vil optræde som administrator på vegne af de deltagende institutioner i forhold til udbudsforretningens gennemførelse. Der vil i forbindelse med kontraktens indgåelse ligeledes blive udpeget én institution, som vil få til opgave at koordinere opgavens udførelse i forhold til den valgte leverandør. Kunden skal betragtes som professionshøjskolerne som en helhed i et fællesadministrativt samarbejde og ikke som de enkelte professionshøjskoler.
Formålet med den fælles praktikportal er at optimere og IT-understøtte praktikadministrative arbejdsgange på professionshøjskolernes uddannelser. Leverancen vil omfatte én central praktikportal.
Brugerne til den fælles praktikportal vil bl.a. være:
— Personalet på uddannelsen (især administrativt personale, men bl.a. også vejledere/undervisere)
— Praktikstederne (koordinatorer og vejledere)
— Studerende
Hovedegenskaberne i den fælles praktikportal forventes at være følgende:
a) en indgang til hver af de tre overordnede brugergrupper hhv praktiksteder, studerende og personalet på uddannelserne.
b) en fælles kommunikationsplatform mellem alle involverede parter i praktikforløbet
c) selvbetjeningsmuligheder for praktiksteder og studerende
d) en flowstyringskomponent, som gør processen for praktikforløbet synlig samt muliggør en godkendelsesprocedure og som kan hjælpe brugerne undervejs til at se hvilke trin, de mangler for at understøtte hele processen.
e) funktionalitet til at generere, vedligeholde og opbevare praktikrelaterede dokumenter (aftaler, korrespondance o.l.)
f) integration til de studieadministrative systemer og mailsystemer
g) brugeradministration med integration til professionshøjskolernes AD
Specifikke funktionsområder i den fælles praktikportal, vil bl.a. være:
— Oprette og vedligeholde praktiksted og grundaftale mellem praktiksted og uddannelse/professionshøjskole
— Tilknytte og vedligeholde tilknytning af praktikpladser på praktiksted
— Indhente tilvalgsønsker fra studerende
— Lave automatisk (og manuel) fordeling af praktikpladser
— Oprette konkret praktikaftale mellem studerende og praktiksted
— Lave opfølgning på praktikforløb frem til afsluttet praktikforløb
— Lave statistiske udtræk
— Etc.
Udvikling ønskes gennemført ved anvendelse af en agil metode, hvorfor der vil blive indgået en kontrakt, som er tilpasset den agile metode.
Da Kunden har begrænset erfaring med den agile metode, vil der være en høj forventning til leverandørens facilitering af den agile proces med kunden og kundens parter.
Der forventes at blive gennemført en trinvis udrulning af den centrale løsning til praktikportalen. Den trinvise udrulning forventes at blive fordelt per uddannelse på tværs af institutionerne og/eller per institution.
For at sikre høj brugervenlighed i den udviklede løsning, vil der blive stillet høje krav til brugervenlighed.
Det er forventningen, at lanceringen af den første version af den fælles praktikportal sker i 3.-4. kvartal af 2014.
Leverandøren forventes at skulle levere vedligeholdelse og også optionelt varetage driftsopgaven.

Deadline
Fristen for modtagelse af bud var på 2013-09-26. Indkøbet blev offentliggjort på 2013-08-19.

Leverandører
Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

• • ditmer A/S

Hvem?

• • Professionshøjskolen UCC – University College Capital, Professionshøjskolen Metropol – Metropolitan University College, Universi

Hvad?

• • It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support

Hvor?

• • Danmark › Danmark