Rammekontrakt vedrørende indkøb af multifunktionsmaskiner, tilbehør og tilknyttede serviceydelser (multifunktionsmaskine-aftalen)
Som en del af Statens Indkøbsprogram er det besluttet at effektivisere statslige myndigheders indkøb af multifunktionsmaskiner, tilbehør og tilknyttede serviceydelser. Effektiviseringen medfører, at indkøbet på tværs af statslige myndigheder standardiseres, koordineres og forpligtes. Det er hensigten med udbuddet af denne rammekontrakt at opnå væsentlige besparelser på området.
Moderniseringsstyrelsen indgår rammekontrakten på vegne af hele staten i medfør af cirkulære af 20.3.2012 om indkøb i staten (cirkulæret kan hentes på:
www.statensindkob.dk og
www.retsinformation.dk).
Statslige institutioner bliver ved rammekontraktens ikrafttræden forpligtede til at anvende rammekontrakten i forbindelse med indkøb af multifunktionsmaskiner, tilbehør og tilknyttede serviceydelser, jf. cirkulære om indkøb i staten.
Rammekontrakten indebærer, at statslige myndigheder forpligtes til kun at købe ind hos den på rammekontrakten valgte leverandør inden for rammekontraktens område.
Udetjenesten under Udenrigsministeriet er undtaget fra forpligtelsen, men udetjenesten kan gøre brug af rammekontrakten. Partsstatussen for udetjenesten medfører således alene en ret, men ikke en pligt til at anvende rammekontrakten.
En række selvejende institutioner m.v., hvis bevilling er optaget på finansloven, er endvidere oprindelige parter i rammekontrakten, og kan derfor gøre brug af rammekontrakten, jf. tekstanmærkning nr. 110 til § 7 på finansloven for 2013. Partsstatussen medfører alene en ret, men ikke en pligt til at anvende rammekontrakten. De omfattede selvejende institutioner m.v. er angivet på:
www.statensindkob.dk.
Endelig er Danmarks Nationalbank, Folketinget samt Færøernes Hjemmestyre ligeledes oprindelige parter i rammekontrakten, og kan derfor vælge at gøre brug af rammekontrakten.
Med hensyn til de i punkt II.1.4) og II.2.1) anførte beløb bemærkes, at disse er anslået ud fra historiske forbrugsmønstre i staten for rammekontraktens løbetid inklusive optioner om forlængelse. Det vil sige for i alt 4 år. Der forventes dog betydelige besparelser som følge af det fællesstatslige indkøb. Det er derfor forventningen, at rammekontraktens samlede værdi for så vidt angår de statslige myndigheder vil være lavere end det i punkt II.1.4) og II.2.1) anførte. I praksis vil statens forbrug på rammekontrakten fremover kunne være såvel mindre som større end det angivne spænd over værdien af ydelserne i løbet af rammekontraktens løbetid.
I relation til punkt II.1.4) og II.2.1) kan volumen endvidere blive væsentlig forøget, i det omfang selvejende institutioner m.v., Danmarks Nationalbank, Folketinget samt Færøernes Hjemmestyre gør brug af rammekontrakten. Det skal understreges, at det er den enkelte selvejende institution m.v. samt Danmarks Nationalbank, Folketinget samt Færøernes Hjemmestyre, som selv beslutter, om denne tilslutter sig retten til at gøre brug af rammekontrakten.
Det bemærkes, at serviceaftaler indgået under den eksisterende rammeaftale kan løbe i hele eller dele af nærværende rammekontrakts løbetid. Eventuel forlængelse af serviceaftaler indgået under den eksisterende rammeaftale falder uden for nærværende rammekontrakts ydelsesområde. Tilsvarende vil serviceaftaler indgået under nærværende rammekontrakt potentielt løbe længere end rammekontraktens løbetid.
Ydelsesbeskrivelse:
Rammekontrakten vil omfatte multifunktionsmaskiner, tilbehør og tilknyttede serviceydelser indenfor følgende områder:
— Multifunktionsmaskiner, herunder dels farvemaskiner og dels sort/hvid-maskiner
— Tilbehør til multifunktionsmaskiner
— Installation af multifunktionsmaskiner i forbindelse med levering
— Serviceaftaler relateret til multifunktionsmaskiner, herunder vedr. afhjælpning af driftsproblematikker, tonerpåfyldning m.v.
— Serviceydelser relateret til ovenstående, herunder reparation, brugeruddannelse, rådgivning vedr. printressourcer m.v.
Det bemærkes, at storformat- og trykkerimaskiner ikke er omfattet af nærværende udbud.
Levering af produkter skal ske inden 10 arbejdsdage fra modtagelse af bestilling, medmindre kunden angiver en længere frist ved bestilling. Særligt store ordrer leveres dog efter nærmere aftale mellem kunden og leverandøren.
Detailspecifikationer vil fremgå af udbudsmaterialet.
Tildeling af kontrakter baseret på en rammekontrakt vil ske på baggrund af de vilkår, der er fastsat i rammekontrakten, uden at der iværksættes en fornyet konkurrence (køb direkte på rammekontrakten).
Levering skal ske til den enkelte institution efter anvisning fra kunden. Levering af varer til kunder uden for Danmark samt til Færøerne sker FOB dansk havn/transportør. Leverancer til kunder uden for Danmark samt til Færøerne består udelukkende af hardware, og ikke installation, serviceaftaler, eller serviceydelser i øvrigt.
Leverandøren skal kunne levere de dokumenter, der kræves for at understøtte statens fælles indkøbs- og faktureringssystem, IndFak. Processer, format- og kvalitetskrav samt de værktøjer, der stilles til Leverandørens rådighed, vil være beskrevet i udbudsmaterialet. Samtidig skal det være muligt at bestille via Leverandørens hjemmeside, pr. telefon og e-mail.
De elektroniske varekataloger skal løbende opdateres efter de i udbudsmaterialet nærmere angivne retningslinjer.
Der vil være krav til, at leverandøren indrapporterer data, der detaljeret viser det faktiske salg på rammekontrakten. Nærmere specifikationer for datakrav og format vil fremgå af udbudsmaterialet.
Deadline
Fristen for modtagelse af bud var på 2013-08-12.
Indkøbet blev offentliggjort på 2013-06-21.
Leverandører
Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:
Hvem?
Hvad?
Hvor?
Indkøbshistorik
| Dato |
Dokument |
| 2013-06-21
|
Udbudsbekendtgørelse
|
| 2013-06-25
|
Supplerende oplysninger
|
| 2014-01-10
|
Bekendtgørelse om indgåede kontrakter
|