Kontrakt om tilrådighedsstillelse af en fælles løsning til understøttelse af rejse- og udlægsadministrationen for statslige myndigheder og statslige selvejende institutioner
1: Baggrund og formål
Moderniseringsstyrelsen ønsker at indgå kontrakt om tilrådighedsstillelse af en fælles løsning til understøttelse af rejse- og udlægshåndtering for statslige myndigheder og statslige selvejende institutioner (løsningen benævnes STRUHS). Løsningen skal erstatte Moderniseringsstyrelsens nuværende RejsUd-løsning. Løsningen skal indgå som en del af Moderniseringsstyrelsens system-portefølje på økonomiområdet. Løsningen skal anvendes obligatorisk af de fleste statslige myndigheder, jf. bekendtgørelse nr. 70 af 27. januar 2011 om statens regnskabsvæsen m.v. Desuden kan løsningen anvendes af en række selvejende institutioner. På:
http://www.modst.dk/Systemer/Projekter/Genudbud-af-RejsUd-og-IndFak kan ses en liste over statslige selvejende institutioner, der med den nuværende organisering potentielt har mulighed for at anvende løsningen.
Moderniseringsstyrelsen vil være direkte kontraktpart med tjenesteyderen. De enkelte statslige myndigheder og de statslige selvejende institutioner vil ved brug af løsningen skulle indgå tilslutningsaftaler med Moderniseringsstyrelsen.
Den eksisterende RejsUd løsning anvendes af ca. 140 statslige myndigheder og statslige selvejende institutioner, der i alt har ca. 52 000 brugere, som årligt behandler ca. 160 000 afregninger i systemet.
I alt vil ca. 460 statslige myndigheder og statslige selvejende institutioner have mulighed for at tilslutte sig løsningen. Moderniseringsstyrelsen skønner, at disse statslige myndigheder og statslige selvejende institutioner årligt behandler ca. 520 000 afregninger. Det vurderes dog ikke, at det fulde potentiale vil blive udnyttet.
Til brug for håndtering af ovenstående behov, ønsker Moderniseringsstyrelsen tilrådighedstillelse af en etableret moderne brugervenlig standardløsning, der løbende vedligeholdes og udvikles i takt med standarder og best practice på markedet. Løsningen skal understøtte dels forhåndsgodkendelse af udlæg/rejser og rejsebestilling, dels afregning af rejser (inkl. beregning af godtgørelser), udlæg og andre udgifter afholdt i tjenesteøjemed, herunder befordring. Løsningen skal sikre et effektivt kontrol- og godkendelsesflow og hjælpe ledelsen med at skabe overblik over organisationens rejseaktiviteter og omkostninger. Løsningen skal integreres med Navision Stat, Statens datavarehus, ØSLDV samt med banker, rejsebureau og taxaselskab. Derudover skal løsningen kunne integreres til SKAT med henblik på indberetning af de rejsendes godtgørelser. Løsningen skal kunne understøtte en effektiv dataoverførsel og afstemningsmuligheder til de systemer, der integreres med. Løsningen skal kunne tages i brug kort tid efter kontraktindgåelse og de nødvendige integrationer, herunder integrationen til Navision Stat, skal derfor kunne etableres hurtigt. Derudover skal løsningen kunne understøtte tværgående konsolidering i administrative fællesskaber, der varetager administrative opgaver på tværs af organisatoriske enheder både inden for det enkelte ministerområde og på tværs af ministerområder, samt på tværs af Navision Stat installationer, ligesom løsningen skal kunne understøtte statens kontoplan, der er en dimensionskontoplan, hvor antallet af anvendte dimensioner og dimensionsværdier varierer fra regnskab til regnskab.
Moderniseringsstyrelsen vil indgå en kontrakt, som vil indebære en købspligt for etablering af integrationer og anvendelse svarende til 200 000 afregninger årligt. Dette anses for at udgøre den væsentligste del af kontraktens værdi, henset til de omkostninger, der er forbundet med etablering af løsningen. Hertil kommer et kontraktuelt krav om en prisstruktur, der giver betydelige rabatter, når mængden af afregninger i løsningen øges. For at skabe den nødvendige fleksibilitet i kontraktperioden og tilgodese behovet for eventuel udvidet anvendelse af løsningen, har Moderniseringsstyrelsen mulighed for at benytte de i punkt II.2.2) beskrevne optioner.
2: Ydelsernes hovedområder
Moderniseringsstyrelsen ønsker at indgå en kontrakt, der i hovedtræk forventes at omfatte følgende ydelser:
A) Software-as-a-Service
— Tilrådighedsstillelse af en etableret, moderne og brugervenlig standardløsning, som drives og hostes af tjenesteyderen (også benævnt SaaS, Software-as-a-Service, eller »on demand«), hvor der ikke foretages væsentlige tilpasninger, udover de nødvendige integrationer.
— Tjenesteyderen skal udover drift og hosting levere vedligeholdelse og support af løsningen.
— Løsningen skal være webbaseret, så brugerne kan tilgå løsningen med en browser, og brugerne skal effektivt kunne gennemføre mindre komplekse operationer i løsningen på brugergrænseflader beregnet til mobile enheder som smartphones og tablets.
— Løsningen skal understøtte overholdelsen af regelsættet i Cirkulære om Tjenesterejseaftalen (
https://www.retsinformation.dk/Forms/R0710.aspx?id=5318).
— Løsningen skal omfatte integrationer til Navision Stat, Statens datavarehus ØSLDV samt med banker, rejsebureau og taxaselskab. Derudover skal løsningen kunne integreres til SKAT.
— Løsningen skal kunne understøtte en dimensionskontoplan.
— Løsningen skal være en koncernløsning til staten, der understøtter tværgående konsolidering i administrative fællesskaber.
B) Videreudvikling
— Ved videreudvikling forstås bl.a. ændring af etablerede integrationer.
C) Værktøjer, uddannelses- og vejledningsmaterialer samt konsulentydelser
— Tjenesteyder skal levere implementeringsværktøjer og uddannelses- og vejledningsmaterialer vedrørende løsningen.
— Tjenesteyderen skal i mindre omfang tilbyde konsulentydelser i tilknytning til løsningen, f.eks. til rådgivning af Moderniseringsstyrelsen og uddannelse af Moderniseringsstyrelsens ansatte.
Deadline
Fristen for modtagelse af bud var på 2013-08-15.
Indkøbet blev offentliggjort på 2013-06-17.
Hvem?
Hvad?
Hvor?
Indkøbshistorik
| Dato |
Dokument |
| 2013-06-17
|
Udbudsbekendtgørelse
|
| 2014-02-21
|
Supplerende oplysninger
|